仮想コラボレーションが従業員にとって不可欠な理由

バーチャル コラボレーションはトレンドではありません。

たとえば、リモートワークを考えてみましょう。 リモートワークは、過去 5 年間だけでも 44% の成長を遂げていますが、それには正当な理由があります。 ますます多くの企業が、従業員がインパクトを与えるために物理的にオフィスにいる必要がないことに気付くようになりました。 従業員も、物理的なオフィスに出入りすることなく、良好なワークライフ バランスを実現しやすいことに気づき始めています。

とはいえ、リモートワークが主流になるのは、世界中の人々が簡単かつ瞬時に接続できる現在利用可能な仮想コラボレーション ツールのおかげです。

仮想コラボレーションの取り決めでは、雇用主はコスト削減とリモート ワーカーの生産性の向上というメリットを享受できます。 たとえば、調査によると、在宅勤務の American Express の従業員は 43% 生産性が高く、JD Edwards のテレワーカーは、オフィスにいる同僚よりも最大 25% 生産性が高いことがわかりました。

これらの仮想コラボレーションの長所を踏まえて、トピックをさらに深く掘り下げて定義し、会社がそのような取り決めのメリットを享受できる実用的な方法を特定しましょう.

企業が仮想コラボレーションを習得する必要があるのはなぜですか?

企業はこれらの取り決めを使用して、家賃、光熱費、インターネット コストなどのオーバーヘッド コストを削減またはゼロにすることができるため、リモートでのコラボレーションのコストは低くなります。 派手な家具やオフィス アートも必要ありません。 これらのコストはすべて加算され、代わりにリモートでコラボレーションしている場合は、それらのリソースをビジネスに投資することができます.

仮想コラボレーションをマスターすることは、運用の合理化も意味します。 適切なコラボレーション ツールとシステムを展開することで、手動の管理タスクを最小限に抑えることができ、チーム メンバーは、成果物を作成し、顧客を驚かせ、収益を増加させる、より有意義な作業に集中できるようになります。

仮想作業環境は、優秀な人材を引き付けるための優れた触媒にもなります。 あなたの会社は潜在的な応募者の地元のプールに限定されていないので、近くにいる人に落ち着くのではなく、より広いネットをキャストし、理想的な候補者で役割を満たすことができます.

仮想コラボレーションを成功させる 4 つの方法

仮想コラボレーションの成功は、効果的な習慣から生まれます。 チーム メンバーはガイダンスと構造を必要とします。そのため、明確なオンボーディング プラン、定期的な会議時間、適切なツールを用意することで、デジタル コラボレーションの取り組みに関連する結果に大きな違いが生じる可能性があります。

1. チームメイトや直属の部下と定期的にチェックインする

従業員の満足度と生産性を維持するには、毎週の 1 対 1 が不可欠です。 直属の部下の場合は、1 対 1 の時間を "自分の時間" と考えて、好きなことについて話すようにします。 彼らがプロジェクトの核心を突いたり、クライアントの非現実的な期待について話したりしたい場合は、腰を下ろして共感的な耳を貸すのが最善です.

仮想チームでは、この時間を守り、キャンセルや再スケジュールを避けることが特に重要です。 離れた場所にいるチーム メンバーには、サイドバーの会話のためにオフィスであなたに会う余裕がないことを忘れないでください。

1 対 1 の時間はチームの時間であるため、定期的にミーティングをスケジュールして、これらのセッションの外でアナウンスをブロードキャストすることが不可欠です。 プロジェクトの場合、事前に準備できるように、会議の日時を設定し、会議の議題を明確にすることをお勧めします。 時間に制約のある 1 回限りのメッセージの場合は、「バーチャル スタンドアップ」を作成して、プラットフォームと 5 ～ 15 分間でチームに概要を伝えることができます。

仮想会議の効果を最大化するには、詳細なメモを取ることが重要です。これにより、重要な会話に戻ったり、将来の仮想コラボレーション セッションの前に記憶をリフレッシュしたりすることができます。

詳細なメモを取るのが得意だったビル・クリントンからヒントを得ましょう。 新しい人に会った後、クリントンはしばしばメモカードに会話の詳細を手書きし、後でファイルしました. その後、定期的にカードを確認して、つながりを作ったり、個人的なフォローアップを行ったり、自分が考えていることを人々に知らせたりしました。

クリントンの政治的成功の一部は、この種の綿密なメモ取りにあると考える人もいます。 小規模では、仮想チームとの戦略を活用して、より緊密な絆を築き、会議をより生産的にすることができます。

ノートを手元に置いて、会議、出席者の生活、仕事の習慣、気になっていること、興奮していること、および目標に関する興味深い詳細を書き留めます。 通話中にメモに記入し、次の会議の前にそれらのメモを一目で確認できるようにして、重要な詳細を見逃さないようにします。

2. 重要なドキュメントを共有し、各人にアクセスを許可する

プロジェクト管理ソフトウェアまたはファイル管理ツールを活用して、全員が文字通り同じページにいるようにします。 初日から、すべての新入社員が選択したソフトウェアにアクセスでき、プロジェクトの途中で障害にぶつからないように適切な権限が設定されている必要があります。

最大限のコラボレーションを実現するには、ドキュメント共有ツールがどのように機能するか、さらに重要なこととして、会社が具体的にどのように使用するかを正確に説明するオンボーディング プログラムを作成します。 この 1 つのステップだけで、多くの頭痛の種が解消され、行き来する手間が大幅に削減されます。 テンプレートを利用している場合は、テンプレートがロックされていることを確認して、誤って上書きできないようにする必要があります。

3. オフィスにいるときと同じように、限られた始業時間と終業時間を守る

自宅で仕事をしているチーム メンバーは、仕事と私生活の境界線があいまいになる傾向があるため、仮想的に働くと、怠惰になったり、残業する傾向につながる可能性があります。 チームを支援するために、ワークライフ バランスの維持に力を入れてください。 最初から具体的な労働時間を決めて、それを強制する。

離れた場所にいるチームでは、タイム ゾーンの違いに対応するのが難しい場合があります。そのため、人々がオンラインで利用可能であることが期待されるコア アワーの適切な中間時間を見つけることは、大きな妥協点になる可能性があります。

とはいえ、会社の構造や成果物によっては、厳密な「労働」時間を定義する必要がない場合もあります。 従業員はパフォーマンスで判断されることを好み、Paul Graham が Maker's Schedule と呼んでいる、生産性を最大化するために 1 日が 3 ～ 4 時間単位で中断される Maker's Schedule でよりよく働く可能性があります。

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それでも、この場合でも、アクティブなプロジェクトの流れを維持するために、メッセージングツールを介して人々が確実に対応できるように、コアタイムを設定することができます. また、「すべてのメールは 24 時間以内に、すべてのメッセージは 4 時間以内に返信する必要があります」など、平均応答時間のパラメーターを設定することも賢明です。

4. ブレーンストーミングとコミュニケーションのための仮想懇親会を主催する

仮想コラボレーション イニシアチブの全体的な有効性は、チームが互いに噛み合う能力から生じます。 すべてのビデオ チャットは、目的主導型である必要はなく、正式な会議構造に従う必要もありません。 セッションを使用して、プロジェクトのハングアップについてブレインストーミングを行ったり、非効率的なプロセスをトラブルシューティングしたり、単にお互いを知ることもできます。

ビデオ会議ソフトウェアがあらゆる規模の企業の手の届くところにある現在、バーチャルな「ハッピーアワー」が大流行しています。 毎週、または 2 週間に 1 度、チームとして同期し、仕事以外の項目について話し合う時間を作ります。 お好みの飲み物を持ってきて、砕氷船のゲームで盛り上がりましょう。

リーダーとして、これらの仮想の集まりに参加して楽しみたいと思うでしょうが、管理者の存在なしで独自の集まりを主催するようにチームに勧めてください. そうすることで、セッションからのプレッシャーがいくらか軽減され、チーム メンバーがリラックスして、リーダーが耳を傾けているときに避けるかもしれないトピックについて話すことができるようになります。

最適な仮想コラボレーションのための 5 つのツール

膨大な数の仮想コラボレーション ツールが存在しますが、それらすべてがすべての企業に適しているわけではありません。 最先端のテクノロジーを提供するものだけでなく、チームが使いたくなる直感的なものを探してください。 ここでは、効果的な仮想コラボレーションのために武器庫に入れておきたい 5 つの特定のツール タイプを紹介します。

1. プロジェクト管理ツール

パフォーマンスの高いプロジェクトのなんと 77% がプロジェクト管理ソフトウェアを使用しています。 これらのスイートは、多くの場合、ファイル管理、チーム メッセージング、パフォーマンス レポート、タスクの完了を追跡するための共有ワークスペースなどの機能を備えたオールインワン システムとして機能し、仮想コラボレーションには絶対に必要です。

全員が作業する共有ワークスペースを持つことは、仮想コラボレーションを習得する上で非常に貴重です。 ただし、それを使用して最新の状態に保つ人々と同じくらい有用です。 早期に賛同を得て、定期的な更新を実施することをお勧めします。これにより、データが古くなり、スタッフがそこに保存されているデータを信用しなくなります。

2. ファイル管理ツール

適切なファイル管理ツールを使用して、管理作業とメールのやり取りを減らすことには、1 セントの価値があります。 Project.co の通信レポートによると、74% の人が、他のユーザーと共有されたファイルを失うことがよくあります。

仮想コラボレーション環境では、世界中のどこからでも必要なファイルに誰もが安全にアクセスできるように、使用するソフトウェアがクラウドベースであることが不可欠です (選択したファイル管理ツールが使用する他のツールに接続されている場合はボーナス ポイント)。

最新かつ最高のファイル管理ツールには、ファイル変更のリアルタイム通知、更新のタイムスタンプ、スケーラブルなストレージ容量などの機能が含まれています。これらはすべて、仮想チームの効率性、組織化、成長への原動力を維持します。

3. ビデオ会議ツール

最近では、ますます多くの企業が、分散したチームをまとめるためにエンタープライズ ビデオ コミュニケーション ツールに目を向けています。 定期的なチェックインのリズムがなければ、効果的な仮想コラボレーションはほぼ不可能です。 同僚や直属の部下は、質問をしたり、プロジェクトの詳細を明確にしたり、成果物に関するフィードバックを要求したり、切望されている関係を築いたりするために、ビデオ会議を通じて対面する時間を必要とします。

Microsoft 365 に含まれる Teams などの多くのビデオ会議ツールは、HD ビデオとオーディオだけでなく、画面共有、共同注釈、統合チャットなどの組み込みのコラボレーション ツールを提供します。 さらに、最新のビデオ会議ツールのほとんどは、一般的なカレンダー システムとシームレスに統合されているため、ボタンをクリックするだけで簡単にチーム間で同期できます。

多くの企業は、候補者とリモートでつながることができるように、ビデオ面接にも目を向けています。 適切な面接スクリプトを使用した候補者のビデオ スクリーニングは、面接プロセスを合理化し、リソースを節約し、対面式の会議と同様の結果をもたらす可能性があります。

4. スケジューリングツール

会議のスケジュール設定は、競合するカレンダーやタイム ゾーンの違いにより、組織にとって大きな問題になる可能性があります。

ありがたいことに、いくつかの SaaS 企業は、方程式から当て推量を取り除き、実質的に行き来をなくすスケジューリング ツールでギャップを埋めています。 これらのツールを使用すると、個人のカレンダー リンクを共有し、連絡先があなたの空き状況を確認して自分のスロットを取得できるようにするだけで、会議のスケジュールが簡単になります。

5.チャットツール

最後に、リアルタイムでメッセージを交換する機能は、仮想チームにとって重要な生産性の優先事項です。 1 対 1 のチャット、グループ チャット、プロジェクト ベースのチャネル、または会社全体のアナウンスなど、包括的なビジネス チャット ツールの利便性と効率性に勝るものはありません。 専用の社内コミュニケーション プラットフォームを使用している企業では、従業員エンゲージメントが 30% 向上する可能性があります。

そのようなシステムの多くは現在、音声通話とビデオ通話の統合を提供しており、ファイル共有ツール、プロジェクト管理ツール、CRM ソフトウェア プログラムとのサードパーティ アプリの統合を通じて範囲を広げることができます。

すべてをまとめる

仮想コラボレーションをマスターするには、優れたチームを構築し、効率的なプロセスと最高のツールを利用できるようにする必要があります。 しかし、その方程式は簡単に聞こえるかもしれませんが、一夜にしてできるプロセスではありません。 適切な人材を引き付け、適切なシステムを実装し、運用を合理化するには、時間とエネルギーが必要です。 それでも、間違いはありません。追加の努力には、1 セント 1 セント、1 滴の汗の価値があります。

Owl Labs の調査によると、リモートワークをサポートしている企業は、そうでない企業よりも離職率が平均で 25% 低いことが示唆されています。 仮想チームがより効果的にコラボレーションできるようにするという単純な行為は、組織に非常に大きな影響を与え、長期的には利益をもたらす可能性があります。

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