Warum virtuelle Zusammenarbeit für Ihre Belegschaft unerlässlich ist

Virtuelle Zusammenarbeit ist kein Trend – sie wird bleiben.

Nehmen wir zum Beispiel Remote-Arbeit. Allein in den letzten fünf Jahren ist die Remote-Arbeit um 44 % gewachsen – und das aus gutem Grund. Immer mehr Unternehmen erkennen, dass Mitarbeiter nicht physisch im Büro sein müssen, um etwas zu bewirken. Auch die Mitarbeiter werden aufmerksam und stellen fest, dass es einfacher ist, eine gute Work-Life-Balance zu haben, ohne zu und von einem physischen Büro zu pendeln.

Allerdings kann Remote-Arbeit nur dank der heute verfügbaren Tools für die virtuelle Zusammenarbeit zum Mainstream werden, die es Menschen auf der ganzen Welt ermöglichen, sich mühelos und sofort zu verbinden.

Bei einer virtuellen Zusammenarbeit profitieren Arbeitgeber von Kosteneinsparungen und der gesteigerten Produktivität von Remote-Mitarbeitern. Untersuchungen haben beispielsweise ergeben, dass Mitarbeiter von American Express, die von zu Hause aus arbeiteten, 43 % produktiver waren, während Telearbeiter von JD Edwards bis zu 25 % produktiver waren als ihre Kollegen im Büro.

Lassen Sie uns angesichts dieser Vorteile der virtuellen Zusammenarbeit tiefer in das Thema eintauchen, um es sowohl zu definieren als auch umsetzbare Möglichkeiten zu identifizieren, wie Ihr Unternehmen die Vorteile einer solchen Vereinbarung nutzen kann.

Warum sollten Unternehmen die virtuelle Zusammenarbeit beherrschen?

Die Remote-Zusammenarbeit kostet weniger, da Unternehmen diese Vereinbarungen nutzen können, um Gemeinkosten wie Miete, Nebenkosten und Internetkosten zu reduzieren oder zu beseitigen. Es braucht auch keine ausgefallenen Möbel oder Bürokunst. All diese Kosten summieren sich, und wenn Sie stattdessen remote zusammenarbeiten, können Sie diese Ressourcen wieder in das Unternehmen investieren.

Die Beherrschung der virtuellen Zusammenarbeit bedeutet auch, den Betrieb zu optimieren. Die Einführung geeigneter Collaboration-Tools und -Systeme kann manuelle Verwaltungsaufgaben minimieren und den Teammitgliedern die Bandbreite geben, sich auf sinnvollere Arbeiten zu konzentrieren, die Ergebnisse schaffen, Kunden begeistern und höhere Einnahmen erzielen.

Eine virtuelle Arbeitsumgebung kann auch ein großartiger Katalysator für die Gewinnung von Top-Talenten sein. Da Ihr Unternehmen nicht auf Ihren lokalen Pool potenzieller Bewerber beschränkt ist, können Sie ein breiteres Netz auswerfen und Stellen mit idealen Kandidaten besetzen, anstatt sich mit denen in unmittelbarer Nähe zufrieden zu geben.

4 Wege zur erfolgreichen virtuellen Zusammenarbeit

Erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit erwächst aus effektiven Gewohnheiten. Teammitglieder fordern Anleitung und Struktur, daher können ein klarer Onboarding-Plan, ein regelmäßiger Rhythmus von Besprechungszeiten und die richtigen Tools den entscheidenden Unterschied in den Ergebnissen Ihrer Bemühungen zur digitalen Zusammenarbeit ausmachen.

1. Treffen Sie sich regelmäßig mit Teamkollegen und direkten Untergebenen

Wöchentliche Einzelgespräche sind unerlässlich, um Ihre Mitarbeiter zufrieden und produktiv zu halten. Betrachten Sie für direkt unterstellte Mitarbeiter persönliche Gespräche als „ihre Zeit“, um über alles zu sprechen, was sie wollen. Wenn sie in die wesentlichen Details eines Projekts eintauchen oder sich über die unrealistischen Erwartungen eines Kunden äußern möchten, ist es am besten, sich zurückzulehnen und einfühlsam zuzuhören.

Bei virtuellen Teams ist es besonders wichtig, diese Zeit zu verteidigen und Absagen oder Umplanen zu vermeiden. Denken Sie daran, dass Remote-Teammitglieder nicht den Luxus haben, Sie im Büro für Gespräche in der Seitenleiste zu sehen.

Da Einzelgespräche die Zeit Ihres Teams sind, ist es zwingend erforderlich, dass Sie regelmäßig Besprechungen planen, um Ankündigungen außerhalb dieser Sitzungen zu übertragen. Für Projekte ist es am besten, eine feste Uhrzeit und ein Datum für Meetings und eine klare Meeting-Agenda anzugeben, damit sich die Leute im Voraus vorbereiten können. Für einmalige Nachrichten, die zeitkritisch sind, können Sie „virtuelle Stand-ups“ erstellen, die Ihnen eine Plattform und fünf bis 15 Minuten Zeit geben, um Ihr Team gemeinsam zu informieren.

Um die Effektivität Ihrer virtuellen Meetings zu maximieren, müssen Sie detaillierte Notizen machen, die Ihnen helfen können, sich daran zu erinnern, wichtige Gespräche wieder aufzunehmen oder Ihr Gedächtnis vor zukünftigen virtuellen Zusammenarbeitssitzungen aufzufrischen.

Nehmen Sie ein Stichwort von Bill Clinton, der dafür bekannt war, gut darin zu sein, detaillierte Notizen zu machen. Nachdem sie jemanden kennengelernt hatte, schrieb Clinton Gesprächsdetails oft handschriftlich auf Notizkarten und legte sie für später ab. Dann überprüfte er regelmäßig seine Karten, um Verbindungen herzustellen, sich mit persönlichen Follow-ups zu melden oder die Leute einfach wissen zu lassen, dass er an sie dachte.

Einige führen Clintons politischen Erfolg teilweise auf diese Art des akribischen Notizenmachens zurück. In kleinerem Maßstab können Sie die Strategie mit Ihrem virtuellen Team nutzen, um engere Bindungen aufzubauen und Meetings produktiver zu gestalten.

Halten Sie ein Notizbuch bereit und notieren Sie interessante Details über Ihre Meetings, das Leben der Teilnehmer, ihre Arbeitsgewohnheiten, was sie stört, worüber sie sich freuen und ihre Ziele. Füllen Sie während des Anrufs Notizen aus und werfen Sie einen kurzen Blick auf diese Notizen vor Ihrer nächsten Begegnung, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Details übersehen werden.

2. Teilen Sie wichtige Dokumente und geben Sie jeder Person Zugriff

Nutzen Sie Projektmanagement-Software oder Dateimanagement-Tools, um alle auf dem gleichen Stand zu halten – buchstäblich. Vom ersten Tag an sollten alle neuen Mitarbeiter Zugriff auf die von Ihnen gewählte Software haben und über die richtigen Berechtigungen verfügen, damit sie nicht auf Hindernisse stoßen, wenn sie mitten im Projekt sind.

Erstellen Sie für maximale Zusammenarbeit ein Onboarding-Programm, das genau beschreibt, wie das Tool zum Teilen von Dokumenten funktioniert und, was noch wichtiger ist, wie Ihr Unternehmen es speziell verwendet. Dieser eine Schritt allein kann eine Menge Kopfschmerzen ersparen und das Hin und Her enorm reduzieren. Wenn Sie Vorlagen nutzen, sollten Sie auch sicherstellen, dass sie gesperrt sind, damit sie nicht versehentlich überschrieben werden können.

3. Halten Sie feste Anfangs- und Endzeiten ein, wie Sie es im Büro tun würden

Virtuelles Arbeiten kann zu Nachlässigkeit oder einer Tendenz zu Überstunden führen, da Teammitglieder, die von zu Hause aus arbeiten, dazu neigen, die Grenzen zwischen ihrer Arbeit und ihrem Privatleben zu verwischen. Um Ihrem Team zu helfen, setzen Sie sich intensiv für die Aufrechterhaltung einer Work-Life-Balance ein. Legen Sie konkrete Arbeitszeiten von Anfang an fest und setzen Sie diese durch.

Bei Remote-Teams kann es schwierig sein, Zeitzonenunterschiede zu bewältigen. Daher kann es ein guter Kompromiss sein, ein gutes Mittel der Kernzeiten zu finden, während derer erwartet wird, dass die Mitarbeiter online und verfügbar sind.

Abhängig von der Struktur oder den Leistungen Ihres Unternehmens müssen Sie jedoch möglicherweise keine strengen „Arbeitszeiten“ definieren. Mitarbeiter ziehen es möglicherweise vor, nach Leistung beurteilt zu werden, und arbeiten möglicherweise besser nach dem, was Paul Graham als „Maker's Schedule“ bezeichnet, bei dem der Tag in Schritten von 3-4 ununterbrochenen Stunden für maximale Produktivität festgelegt ist.

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Doch selbst in diesem Fall können Kernzeiten festgelegt werden, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter über Messaging-Tools verfügbar sind, um aktive Projekte am Laufen zu halten. Es ist auch ratsam, Parameter für durchschnittliche Antwortzeiten festzulegen, z. B. „Alle E-Mails sollten innerhalb von 24 Stunden und alle Nachrichten innerhalb von vier Stunden beantwortet werden.“

4. Veranstalten Sie virtuelle Zusammenkünfte für Brainstorming und Kommunikation

Die Gesamteffektivität Ihrer Initiativen zur virtuellen Zusammenarbeit ergibt sich aus der Fähigkeit Ihres Teams, sich miteinander zu vernetzen. Jeder Video-Chat muss nicht zweckgebunden sein oder einer formellen Meeting-Struktur folgen. Sie können Ihre Sitzungen auch nutzen, um Projektprobleme zu lösen, ineffiziente Prozesse zu beheben oder sich einfach kennenzulernen.

Virtuelle „Happy Hours“ sind in aller Munde, seit Videokonferenzsoftware für Unternehmen jeder Größe verfügbar ist. Nehmen Sie sich alle ein bis zwei Wochen Zeit, um sich als Team abzustimmen und arbeitsfremde Dinge zu besprechen. Bringen Sie ein Getränk Ihrer Wahl mit und machen Sie Spaß mit Eisbrecher-Spielen.

Als Führungskraft möchten Sie sicher am Spaß dieser virtuellen Treffen teilnehmen, aber ermutigen Sie Ihr Team, auch ohne Anwesenheit des Managements eigene Treffen zu veranstalten. Dies entlastet die Sitzungen etwas und ermöglicht es den Teammitgliedern, loszulassen und über Themen zu sprechen, die sie möglicherweise vermeiden, wenn die Führung in Hörweite ist.

5 Tools für optimale virtuelle Zusammenarbeit

Obwohl es eine enorme Anzahl von Tools für die virtuelle Zusammenarbeit gibt, sind sie nicht alle für jedes Unternehmen geeignet. Suchen Sie nicht nur nach solchen, die Spitzentechnologie bieten, sondern auch nach solchen, die so intuitiv sind, dass Ihr Team sie verwenden möchte. Hier sind fünf spezifische Tooltypen, die Sie für eine effektive virtuelle Zusammenarbeit in Ihrem Arsenal haben sollten.

1. Projektmanagement-Tools

Satte 77 % der leistungsstarken Projekte verwenden Projektmanagement-Software. Diese Suiten sind eine absolute Notwendigkeit für die virtuelle Zusammenarbeit und fungieren oft als All-in-One-Systeme mit Funktionen wie Dateiverwaltung, Team-Messaging, Leistungsberichten und gemeinsam genutzten Arbeitsbereichen, um die Erledigung von Aufgaben zu verfolgen.

Ein gemeinsamer Arbeitsbereich, in dem alle arbeiten, ist von unschätzbarem Wert, um die virtuelle Zusammenarbeit zu meistern. Es ist jedoch nur so nützlich wie die Menschen, die es verwenden und auf dem neuesten Stand halten. Es ist am besten, sich frühzeitig einzukaufen und regelmäßige Updates durchzusetzen, damit die Daten nicht veraltet werden und Ihre Mitarbeiter den dort gespeicherten Daten nicht mehr vertrauen.

2. Dateiverwaltungstools

Die Reduzierung der Verwaltungsarbeit und des Hin- und Her-E-Mails mit einem geeigneten Dateiverwaltungstool ist jeden Cent wert. Laut einem Kommunikationsbericht von Project.co verlieren 74 % der Menschen häufig Dateien, die sie mit anderen geteilt haben.

In einer Umgebung für virtuelle Zusammenarbeit muss die von Ihnen verwendete Software unbedingt cloudbasiert sein, damit jeder von überall auf der Welt sicher auf die benötigten Dateien zugreifen kann (Bonuspunkte, wenn Ihr ausgewähltes Dateiverwaltungstool eine Verbindung zu anderen von Ihnen verwendeten Tools herstellt).

Die neuesten und besten Dateiverwaltungstools umfassen Funktionen wie Echtzeitbenachrichtigungen für Dateiänderungen, Zeitstempel für Updates und skalierbare Speicherkapazität – all dies sorgt dafür, dass Ihr virtuelles Team effizient, organisiert und auf Wachstumskurs bleibt.

3. Tools für Videokonferenzen

Heutzutage wenden sich immer mehr Unternehmen Videokommunikationstools für Unternehmen zu, um ihre verteilten Teams zusammenzubringen. Eine effektive virtuelle Zusammenarbeit ist ohne einen regelmäßigen Check-in-Rhythmus nahezu unmöglich. Kollegen und direkt unterstellte Mitarbeiter benötigen per Videokonferenz persönliche Zeit, um Fragen zu stellen, Projektdetails zu klären, Feedback zu Ergebnissen anzufordern und dringend benötigte Beziehungen aufzubauen.

Viele Videokonferenz-Tools, wie z. B. Teams, das in Microsoft 365 enthalten ist, bieten nicht nur HD-Video und -Audio, sondern auch integrierte Collaboration-Tools wie Bildschirmfreigabe, gemeinsame Anmerkungen und integrierten Chat. Darüber hinaus lassen sich die meisten modernen Videomeeting-Tools nahtlos in gängige Kalendersysteme integrieren, sodass die Synchronisierung zwischen Teams so einfach wie ein Knopfdruck ist.

Viele Unternehmen wenden sich auch Videointerviews zu, um aus der Ferne mit Kandidaten in Kontakt zu treten. Das Videoscreening von Kandidaten mit den richtigen Interviewskripten kann den Interviewprozess rationalisieren, Ressourcen sparen und Ihnen wahrscheinlich ähnliche Ergebnisse bringen wie ein persönliches Treffen.

4. Planungstools

Die Planung von Besprechungen kann aufgrund von widersprüchlichen Kalendern und Zeitzonenunterschieden ein echter Schmerzpunkt für Unternehmen sein.

Glücklicherweise haben mehrere SaaS-Unternehmen die Lücke mit Planungstools gefüllt, die das Rätselraten aus der Gleichung nehmen und das Hin und Her praktisch eliminieren. Mit diesen Tools wird das Planen von Meetings so einfach wie das Teilen Ihres persönlichen Kalenderlinks und das Ermöglichen von Kontakten, Ihre Verfügbarkeit zu sehen und sich einen Platz für sich selbst zu sichern.

5. Chat-Tools

Schließlich stellt die Möglichkeit, Nachrichten in Echtzeit auszutauschen, eine entscheidende Produktivitätspriorität für virtuelle Teams dar. Ob Einzel-Chats, Gruppen-Chats, projektbasierte Kanäle oder unternehmensweite Ankündigungen, der Komfort und die Effizienz eines umfassenden Business-Chat-Tools sind unschlagbar. Unternehmen, die eine dedizierte interne Kommunikationsplattform verwenden, können eine Steigerung des Mitarbeiterengagements um 30 % verzeichnen.

Viele solcher Systeme bieten jetzt Integrationen für Audio- und Videoanrufe und können ihre Reichweite durch App-Integrationen von Drittanbietern mit Dateifreigabe-Tools, Projektmanagement-Tools und CRM-Softwareprogrammen erweitern.

Alles zusammenbringen

Um die virtuelle Zusammenarbeit zu meistern, müssen Sie ein hervorragendes Team aufbauen und es mit effizienten Prozessen und den besten verfügbaren Tools ausstatten. Aber so einfach diese Gleichung klingt, es ist kein Prozess über Nacht. Es braucht Zeit und Energie, um die richtigen Talente anzuziehen, die richtigen Systeme zu implementieren und Ihre Abläufe zu rationalisieren. Doch täuschen Sie sich nicht: Der Mehraufwand ist jeden Cent und jeden Schweißtropfen wert.

Untersuchungen von Owl Labs legen nahe, dass Unternehmen, die Remote-Arbeit unterstützen, im Durchschnitt eine um 25 % geringere Mitarbeiterfluktuation aufweisen als Unternehmen, die dies nicht tun. Der einfache Akt, Ihr virtuelles Team in die Lage zu versetzen, effektiver zusammenzuarbeiten, kann einen enormen Einfluss auf Ihr Unternehmen haben, der sich langfristig auszahlt.

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