為什麼虛擬協作對您的員工至關重要

虛擬協作不是一種趨勢——它會一直存在。

讓我們以遠程工作為例。 僅在過去五年中，遠程工作就增長了 44%，這是有充分理由的。 越來越多的公司已經意識到，員工不需要親自到辦公室來產生影響。 員工也注意到了這一點，他們發現無需往返實體辦公室更容易實現良好的工作與生活平衡。

也就是說，只有借助當今可用的虛擬協作工具，遠程工作才能成為主流，這些工具使來自世界各地的人們可以毫不費力地即時聯繫。

在虛擬協作安排中，雇主可以獲得節省成本和提高遠程工作人員生產力的好處。 例如，研究發現，在家工作的美國運通員工的工作效率提高了 43%，而 JD Edwards 遠程工作人員的工作效率比辦公室同事提高了 25%。

鑑於虛擬協作的這些優點，讓我們更深入地研究該主題，以定義它並確定您的公司可以從這種安排中獲得好處的可行方式。

為什麼企業要掌握虛擬協作？

遠程協作的成本更低，因為公司可以使用這些安排來減少或消除諸如租金、公用事業和互聯網成本等間接成本。 也不需要花哨的家具或辦公室藝術品。 所有這些成本加起來，當您改為遠程協作時，您可以將這些資源重新投入到業務中。

掌握虛擬協作還意味著簡化操作。 推出適當的協作工具和系統可以最大限度地減少手動管理任務，讓團隊成員有足夠的時間專注於更有意義的工作，從而創造可交付成果、讓客戶讚歎並增加收入。

虛擬工作環境也可以成為吸引頂尖人才的重要催化劑。 由於您的公司並不局限於當地的潛在申請人群體，因此您可以投放更廣泛的網絡並用理想的候選人來填補職位，而不是為附近的人安頓下來。

成功進行虛擬協作的 4 種方法

成功的虛擬協作源於有效的習慣。 團隊成員需要指導和結構，因此擁有清晰的入職計劃、定期的會議時間節奏以及適當的工具可以使與您的數字協作工作相關的結果大不相同。

1.與隊友和直接下屬定期簽到

每週一對一對於讓您的員工保持快樂和高效至關重要。 對於直接下屬，考慮一對一的“他們的時間”來談論他們想要的任何事情。 如果他們想深入了解項目的具體細節或發洩客戶不切實際的期望，最好坐下來，善解人意地傾聽。

對於虛擬團隊，保護這個時間並避免取消或重新安排時間尤為重要。 請記住，遠程團隊成員無法在辦公室周圍看到您進行邊欄對話。

由於一對一時間是您團隊的時間，因此您必須定期安排會議以在這些會議之外廣播公告。 對於項目，最好給會議時間和日期，以及明確的會議議程，以便人們提前做好準備。 對於時間敏感的一次性消息，您可以創建“虛擬站立”，為您提供一個平台和 5 到 15 分鐘的時間來向您的團隊介紹情況。

最大限度地提高虛擬會議的效率歸結為記下詳細的筆記，這可以幫助您記住在未來的虛擬協作會議之前回顧重要的對話或刷新您的記憶。

從比爾克林頓那裡得到啟發，他以擅長做詳細的筆記而聞名。 在結識新朋友後，克林頓經常會在便條卡上手寫對話細節並歸檔以備後用。 然後，他會定期查看自己的名片，以便建立聯繫、進行個人跟進，或者只是讓人們知道他在考慮他們。

一些人將克林頓的政治成功部分歸因於這種細緻的筆記。 在較小的規模上，您可以利用該策略與您的虛擬團隊建立更緊密的聯繫並使會議更有效率。

隨身攜帶一個筆記本，並寫下有關您的會議、與會者的生活、他們的工作習慣、困擾他們的事情、他們對什麼感到興奮以及他們的目標的有趣細節。 在通話期間填寫筆記，並在下次見面之前快速瀏覽這些筆記，以確保不會錯過重要細節。

2. 共享重要文件並授予每個人訪問權限

利用項目管理軟件或文件管理工具讓每個人都在同一個頁面上——從字面上看。 從第一天開始，所有新員工都應該可以訪問您選擇的軟件並擁有正確的權限集，這樣他們就不會在項目中期遇到障礙。

為實現最大程度的協作，請創建一個入職計劃，該計劃準確說明文檔共享工具的工作原理，更重要的是，您的公司具體如何使用它。 僅這一步就可以省去很多麻煩，並大大減少來回的次數。 如果您正在使用模板，您還應該確保它們被鎖定，這樣任何人都不會錯誤地覆蓋它們。

3. 保持有限的開始和結束工作時間，就像在辦公室一樣

虛擬工作可能會導致懈怠或傾向於加班，因為在家工作的團隊成員傾向於模糊工作和個人生活之間的界限。 為了幫助您的團隊，努力保持工作與生活的平衡。 從一開始就確定具體的工作時間並加以執行。

對於遠程團隊，駕馭時區差異可能具有挑戰性，因此找到一個讓人們期望在線和可用的核心時間的快樂媒介可能是一個很好的折衷方案。

也就是說，根據您公司的結構或可交付成果，您可能不需要定義嚴格的“工作”時間。 員工可能更喜歡根據績效來評判，並且可能會在 Paul Graham 所說的 Maker's Schedule 中工作得更好，在該日程表中，一天以 3-4 小時為增量不間斷地進行阻塞，以實現最大的生產力。

資源

然而，即使在這種情況下，仍然可以設置核心時間以確保人們可以通過消息傳遞工具來保持活躍的項目流動。 為平均響應時間設置參數也是明智之舉，例如“所有電子郵件應在 24 小時內回复，所有消息應在 4 小時內回复”。

4. 舉辦虛擬聚會以進行頭腦風暴和交流

您的虛擬協作計劃的整體有效性源於您的團隊相互配合的能力。 每個視頻聊天都不必以目的為導向或遵循正式的會議結構。 您還可以使用您的會議集思廣益項目掛起，解決低效的流程，或者只是相互了解。

虛擬“歡樂時光”風靡一時，現在各種規模的公司都可以使用視頻會議軟件。 每週或每兩週抽出時間作為一個團隊同步並討論非工作項目。 帶上精選的飲料，玩破冰遊戲讓它變得有趣。

作為領導者，您將希望通過這些虛擬聚會來享受樂趣，但也鼓勵您的團隊在沒有管理人員出席的情況下舉辦自己的聚會。 這樣做可以減輕會議的壓力，讓團隊成員可以放鬆並談論他們在領導能力範圍內可能避免的話題。

5 種優化虛擬協作的工具

儘管存在大量虛擬協作工具，但它們並不都適合每家公司。 不僅要尋找那些提供尖端技術的產品，還要尋找那些足夠直觀以至於您的團隊想要使用它們的產品。 以下是您希望在您的工具庫中擁有的五種特定工具類型，以實現有效的虛擬協作。

1.項目管理工具

高達 77% 的高績效項目使用項目管理軟件。 這些套件是虛擬協作的絕對必需品，通常充當具有文件管理、團隊消息傳遞、績效報告和共享工作空間等功能的一體化系統，以跟踪任務完成情況。

擁有一個每個人都可以使用的共享工作空間對於掌握虛擬協作非常寶貴。 但是，它僅與使用它並保持最新的人一樣有用。 最好儘早獲得支持並強制執行定期更新，這樣數據就不會變得陳舊，並且您的員工開始不信任那裡存儲的內容。

2.文件管理工具

使用適當的文件管理工具減少管理工作和來回發送電子郵件是值得的。 根據 Project.co 的通訊報告，74% 的人經常丟失與他人共享的文件。

在虛擬協作環境中，您使用的軟件必須基於雲，以便每個人都可以從世界任何地方安全地訪問他們需要的文件（如果您選擇的文件管理工具連接到您使用的任何其他工具，則可以獲得獎勵積分）。

最新最好的文件管理工具包括文件更改的實時通知、更新的時間戳和可擴展的存儲容量等功能——所有這些都可以讓您的虛擬團隊保持高效、有條理並促進增長。

3.視頻會議工具

如今，越來越多的公司正在轉向企業視頻通信工具，以將其分散的團隊聚集在一起。 如果沒有定期的簽到節奏，幾乎不可能進行有效的虛擬協作。 同事和直接下屬需要通過視頻會議面對面提出問題、澄清項目細節、請求對可交付成果的反饋，並建立急需的融洽關係。

許多視頻會議工具（例如 Microsoft 365 中包含的 Teams）不僅提供高清視頻和音頻，還提供屏幕共享、共同註釋和集成聊天等內置協作工具。 此外，大多數現代視頻會議工具與流行的日曆系統無縫集成，使跨團隊的同步變得像點擊按鈕一樣簡單。

許多公司也轉向視頻面試，以便他們可以遠程與候選人聯繫。 使用正確的面試腳本對候選人進行視頻篩選可以簡化面試過程，節省資源，並可能為您帶來與面對面會議相似的結果。

4.調度工具

由於日曆衝突和時區差異，安排會議可能是組織的真正痛點。

值得慶幸的是，一些 SaaS 公司已經用調度工具填補了這一空白，這些工具消除了猜測，幾乎消除了來回。 使用這些工具，安排會議變得像共享您的個人日曆鏈接並允許聯繫人查看您的空閒時間並為自己搶占一個位置一樣簡單。

5.聊天工具

最後，實時交換消息的能力代表了虛擬團隊的關鍵生產力優先級。 無論是一對一聊天、群聊、基於項目的頻道，還是公司範圍內的公告，您都無法超越綜合商務聊天工具的便利性和效率。 使用專用內部溝通平台的公司可能會看到員工敬業度提高 30%。

許多此類系統現在提供音頻和視頻通話集成，並且可以通過第三方應用程序與文件共享工具、項目管理工具和 CRM 軟件程序的集成來擴展其覆蓋範圍。

把這一切放在一起

掌握虛擬協作歸結為建立一支出色的團隊並為他們配備高效的流程和可用的最佳工具。 但這個方程式聽起來很簡單，但這不是一個一夜之間的過程。 吸引合適的人才、實施合適的系統並簡化您的運營需要時間和精力。 然而，不要誤會：付出的努力值得每一分錢和每一滴汗水。

Owl Labs 的研究表明，支持遠程工作的公司的員工流動率平均比不支持的公司低 25%。 使您的虛擬團隊能夠更有效地協作的簡單行為可以對您的組織產生巨大的影響，從長遠來看，這將帶來紅利。

發現眾多團隊協作軟件選項，您可以使用它們來提高遠程/虛擬、混合和分佈式勞動力的整體生產力和成功率。