เหตุใดการทำงานร่วมกันเสมือนจึงมีความสำคัญต่อพนักงานของคุณ

การทำงานร่วมกันเสมือนไม่ใช่เทรนด์ – อยู่ที่นี่เพื่อคงอยู่

มาทำงานทางไกลกันเถอะ การทำงานทางไกลมีการเติบโต 44% ในช่วงห้าปีที่ผ่านมาเพียงอย่างเดียว – และด้วยเหตุผลที่ดี บริษัทต่างๆ เริ่มตระหนักมากขึ้นเรื่อยๆ ว่าพนักงานไม่จำเป็นต้องอยู่ในสำนักงานเพื่อสร้างผลกระทบ พนักงานก็สังเกตเห็นเช่นกัน โดยพบว่าการสร้างสมดุลระหว่างชีวิตและงานทำได้ง่ายขึ้นโดยไม่ต้องเดินทางไปและกลับจากสำนักงาน

ที่กล่าวว่าการทำงานระยะไกลสามารถทำได้เฉพาะกับกระแสหลักเท่านั้นด้วยเครื่องมือการทำงานร่วมกันเสมือนที่มีอยู่ในปัจจุบันที่ช่วยให้ผู้คนจากทั่วทุกมุมโลกสามารถเชื่อมต่อได้อย่างง่ายดายและทันที

ในข้อตกลงความร่วมมือเสมือนจริง นายจ้างจะได้รับประโยชน์จากการประหยัดต้นทุนและประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นของผู้ปฏิบัติงานนอกสถานที่ การวิจัยพบว่า ตัวอย่างเช่น พนักงานของ American Express ที่ทำงานจากที่บ้านมีประสิทธิผลเพิ่มขึ้น 43% ในขณะที่พนักงานทางไกลของ JD Edwards มีประสิทธิผลมากกว่าเพื่อนร่วมงานในสำนักงานถึง 25%

ด้วยข้อดีของการทำงานร่วมกันแบบเสมือนเหล่านี้ เรามาเจาะลึกในหัวข้อเพื่อกำหนดและระบุวิธีที่บริษัทของคุณสามารถเก็บเกี่ยวผลประโยชน์จากการจัดการดังกล่าวได้

เหตุใดธุรกิจจึงควรเชี่ยวชาญในการทำงานร่วมกันเสมือน

การทำงานร่วมกันจากระยะไกลมีค่าใช้จ่ายน้อยลง เนื่องจากบริษัทต่างๆ สามารถใช้ข้อตกลงเหล่านี้เพื่อลดหรือลบต้นทุนค่าโสหุ้ย เช่น ค่าเช่า ค่าสาธารณูปโภค และค่าอินเทอร์เน็ต ไม่จำเป็นต้องใช้เฟอร์นิเจอร์หรูหราหรืองานศิลปะในสำนักงาน ค่าใช้จ่ายทั้งหมดนั้นเพิ่มขึ้น และเมื่อคุณทำงานร่วมกันจากระยะไกลแทน คุณสามารถลงทุนทรัพยากรเหล่านั้นกลับคืนสู่ธุรกิจได้

การเรียนรู้การทำงานร่วมกันแบบเสมือนยังหมายถึงการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอีกด้วย การเปิดตัวเครื่องมือและระบบการทำงานร่วมกันที่เหมาะสมสามารถลดงานของผู้ดูแลระบบแบบแมนนวล ทำให้สมาชิกในทีมมีแบนด์วิดท์เพื่อมุ่งเน้นไปที่งานที่มีความหมายมากขึ้นซึ่งจะสร้างผลงานได้ สร้างความประทับใจให้กับลูกค้า และเพิ่มรายได้

สภาพแวดล้อมการทำงานเสมือนจริงอาจเป็นตัวเร่งปฏิกิริยาที่ยอดเยี่ยมในการดึงดูดผู้มีความสามารถระดับสูง เนื่องจากบริษัทของคุณไม่ได้จำกัดอยู่เฉพาะกลุ่มผู้มีโอกาสเป็นผู้สมัครในพื้นที่ของคุณ คุณจึงสามารถสร้างเครือข่ายที่กว้างขึ้นและเติมบทบาทด้วยผู้สมัครที่เหมาะสม แทนที่จะต้องชำระให้กับผู้ที่อยู่ในบริเวณใกล้เคียง

4 วิธีในการทำงานร่วมกันอย่างประสบความสำเร็จ

การทำงานร่วมกันเสมือนที่ประสบความสำเร็จนั้นเกิดจากนิสัยที่มีประสิทธิภาพ สมาชิกในทีมต้องการคำแนะนำและโครงสร้าง ดังนั้นการวางแผนการเริ่มต้นที่ชัดเจน ระยะเวลาการประชุมอย่างสม่ำเสมอ และเครื่องมือที่เหมาะสมสามารถสร้างความแตกต่างในผลลัพธ์ที่เกี่ยวข้องกับความพยายามในการทำงานร่วมกันทางดิจิทัลของคุณ

1. ทำการเช็คอินเป็นประจำกับเพื่อนร่วมทีมและรายงานโดยตรง

ตัวต่อตัวรายสัปดาห์มีความสำคัญต่อการรักษาพนักงานของคุณให้มีความสุขและมีประสิทธิผล สำหรับการรายงานโดยตรง ให้พิจารณา "เวลาของพวกเขา" แบบตัวต่อตัวเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาต้องการ หากพวกเขาต้องการเจาะลึกรายละเอียดสำคัญของโครงการหรือระบายเกี่ยวกับความคาดหวังที่ไม่สมจริงของลูกค้า วิธีที่ดีที่สุดคือนั่งลงและรับฟังความเห็นอกเห็นใจ

สำหรับทีมเสมือนจริง การป้องกันในครั้งนี้เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งและหลีกเลี่ยงการยกเลิกหรือกำหนดเวลาใหม่ โปรดจำไว้ว่า สมาชิกในทีมที่อยู่ห่างไกลไม่จำเป็นต้องเห็นคุณในสำนักงานเพื่อสนทนาในแถบด้านข้าง

เนื่องจากเวลาแบบตัวต่อตัวเป็นเวลาของทีม คุณจึงจำเป็นต้องจัดกำหนดการประชุมเป็นประจำเพื่อออกอากาศประกาศนอกเซสชันเหล่านี้ สำหรับโครงการ เป็นการดีที่สุดที่จะกำหนดเวลาและวันที่สำหรับการประชุมและวาระการประชุมที่ชัดเจน เพื่อให้ผู้คนสามารถเตรียมการล่วงหน้าได้ สำหรับข้อความแบบครั้งเดียวที่มีความสำคัญต่อเวลา คุณสามารถสร้าง “การยืนแบบเสมือน” ซึ่งให้แพลตฟอร์มและห้าถึง 15 นาทีในการสรุปทีมของคุณร่วมกัน

การเพิ่มประสิทธิผลของการประชุมเสมือนของคุณให้สูงสุดคือการจดบันทึกอย่างละเอียด ซึ่งสามารถช่วยให้คุณไม่ลืมที่จะวนรอบการสนทนาที่สำคัญหรือรีเฟรชหน่วยความจำของคุณก่อนเซสชันการทำงานร่วมกันเสมือนในอนาคต

ฟังคำแนะนำจากบิล คลินตัน ผู้ซึ่งเป็นที่รู้จักในเรื่องการบันทึกรายละเอียดได้ดี หลังจากพบคนใหม่ คลินตันมักจะเขียนรายละเอียดการสนทนาด้วยลายมือลงในการ์ดบันทึกย่อและเก็บไว้ใช้ในภายหลัง จากนั้นเขาก็ตรวจทานการ์ดของเขาเป็นประจำเพื่อสร้างความเชื่อมโยง ติดต่อเพื่อติดตามผลส่วนตัว หรือเพียงแค่ให้คนอื่นรู้ว่าเขากำลังคิดเกี่ยวกับการ์ดเหล่านั้น

ความสำเร็จทางการเมืองของคลินตันส่วนหนึ่งมาจากการจดบันทึกอย่างพิถีพิถันประเภทนี้ ในระดับที่เล็กกว่า คุณสามารถใช้ประโยชน์จากกลยุทธ์กับทีมเสมือนของคุณเพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้นและทำให้การประชุมมีประสิทธิผลมากขึ้น

เก็บสมุดบันทึกไว้ใกล้มือ และจดรายละเอียดที่น่าสนใจเกี่ยวกับการประชุมของคุณ ชีวิตของผู้เข้าร่วมประชุม นิสัยการทำงานของพวกเขา สิ่งที่รบกวนพวกเขา สิ่งที่พวกเขาตื่นเต้นเกี่ยวกับ และเป้าหมายของพวกเขา กรอกบันทึกในระหว่างการโทรและให้บันทึกย่อเหล่านั้นอย่างรวดเร็วก่อนการเผชิญหน้าครั้งต่อไปของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่พลาดรายละเอียดที่สำคัญ

2. แบ่งปันเอกสารสำคัญและให้แต่ละคนเข้าถึง

ใช้ประโยชน์จากซอฟต์แวร์การจัดการโครงการหรือเครื่องมือการจัดการไฟล์เพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน - แท้จริงแล้ว ตั้งแต่วันแรก พนักงานใหม่ทุกคนควรมีสิทธิ์เข้าถึงซอฟต์แวร์ที่คุณเลือกและตั้งค่าการอนุญาตที่ถูกต้องเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาเมื่ออยู่กลางโครงการ

เพื่อการทำงานร่วมกันอย่างสูงสุด ให้สร้างโปรแกรมการเตรียมความพร้อมที่แสดงให้เห็นว่าเครื่องมือการแชร์เอกสารทำงานอย่างไร และที่สำคัญกว่านั้นคือบริษัทของคุณใช้งานอย่างไรโดยเฉพาะ ขั้นตอนเดียวนี้สามารถช่วยบรรเทาอาการปวดหัวได้มากและลดการกลับไปกลับมาอย่างมาก หากคุณกำลังใช้ประโยชน์จากเทมเพลต คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจด้วยว่าพวกเขาถูกล็อคเพื่อไม่ให้ใครสามารถเขียนทับได้โดยไม่ตั้งใจ

3. ให้เวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดการทำงานที่ จำกัด เช่นเดียวกับที่คุณทำในสำนักงาน

การทำงานจริงอาจนำไปสู่การหย่อนยานหรือมีแนวโน้มที่จะทำงานล่วงเวลาได้ เนื่องจากสมาชิกในทีมที่ทำงานจากที่บ้านมักจะเบลอเส้นแบ่งระหว่างงานและชีวิตส่วนตัว เพื่อช่วยทีมของคุณ พยายามอย่างหนักในการรักษาสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน กำหนดชั่วโมงการทำงานที่เฉพาะเจาะจงตั้งแต่ต้นและบังคับใช้

สำหรับทีมที่อยู่ห่างไกล การสำรวจความแตกต่างของเขตเวลาอาจเป็นเรื่องยาก ดังนั้นการหาสื่อกลางที่มีความสุขในช่วงเวลาหลักที่ผู้คนคาดว่าจะออนไลน์และพร้อมใช้งานอาจเป็นการประนีประนอมอย่างมาก

ที่กล่าวว่า ขึ้นอยู่กับโครงสร้างหรือผลงานของบริษัทของคุณ คุณอาจไม่จำเป็นต้องกำหนดเวลา "ทำงาน" ที่เข้มงวด พนักงานอาจต้องการได้รับการตัดสินจากผลงาน และอาจทำงานได้ดีขึ้นในสิ่งที่ Paul Graham อ้างถึงว่าเป็นกำหนดการของ Maker โดยที่วันจะถูกบล็อกทีละ 3-4 ชั่วโมงอย่างต่อเนื่องเพื่อประสิทธิภาพการทำงานสูงสุด

แหล่งที่มา

ถึงกระนั้น ในกรณีนี้ ยังสามารถตั้งค่าชั่วโมงหลักเพื่อให้แน่ใจว่าผู้คนพร้อมใช้งานผ่านเครื่องมือการส่งข้อความ เพื่อให้โครงการที่ดำเนินอยู่ดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง คุณควรตั้งค่าพารามิเตอร์สำหรับเวลาตอบกลับโดยเฉลี่ย เช่น "อีเมลทั้งหมดควรตอบกลับภายใน 24 ชั่วโมงและข้อความทั้งหมดภายในสี่ชั่วโมง"

4. จัดการประชุมเสมือนจริงสำหรับการระดมความคิดและการสื่อสาร

ประสิทธิภาพโดยรวมของการริเริ่มการทำงานร่วมกันแบบเสมือนเกิดจากความสามารถของทีมในการทำงานร่วมกัน ทุกวิดีโอแชทไม่จำเป็นต้องมีจุดมุ่งหมายหรือทำตามโครงสร้างการประชุมที่เป็นทางการ คุณยังสามารถใช้เซสชั่นของคุณเพื่อระดมสมองโปรเจ็กต์แฮงเอาท์ แก้ไขปัญหากระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพ หรือเพียงแค่ทำความรู้จักกัน

“ชั่วโมงแห่งความสุข” เสมือนจริงกำลังเดือดดาล ตอนนี้ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโออยู่ไม่ไกลเกินเอื้อมของบริษัททุกขนาด แบ่งเวลาทุกสัปดาห์หรือสองสัปดาห์เพื่อซิงค์กันเป็นทีมและหารือเกี่ยวกับรายการที่ไม่ใช่งาน นำเครื่องดื่มที่เลือกมาและสนุกกับเกมตัดน้ำแข็ง

ในฐานะผู้นำ คุณจะต้องการร่วมสนุกกับงานพบปะเสมือนจริงเหล่านี้ แต่สนับสนุนให้ทีมของคุณเป็นเจ้าภาพจัดการกันเองโดยไม่ต้องมีฝ่ายบริหารด้วย การทำเช่นนี้จะช่วยลดความกดดันในเซสชั่น ทำให้สมาชิกในทีมได้ปล่อยตัวและพูดคุยเกี่ยวกับหัวข้อที่พวกเขาอาจหลีกเลี่ยงเมื่อผู้นำอยู่ในการรับฟัง

5 เครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันเสมือนที่ดีที่สุด

แม้ว่าจะมีเครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบเสมือนอยู่มากมาย แต่ก็ไม่เหมาะสำหรับทุกบริษัท ไม่เพียงแค่มองหาอุปกรณ์ที่มีเทคโนโลยีล้ำสมัยเท่านั้น แต่ควรมองหาอุปกรณ์ที่ใช้งานง่ายเพียงพอที่ทีมของคุณจะต้องการใช้งาน ต่อไปนี้เป็นเครื่องมือเฉพาะห้าประเภทที่คุณต้องการให้มีในคลังแสงของคุณเพื่อการทำงานร่วมกันเสมือนอย่างมีประสิทธิภาพ

1. เครื่องมือการจัดการโครงการ

โครงการที่มีประสิทธิภาพสูงจำนวน 77% ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ชุดเหล่านี้มีความจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับการทำงานร่วมกันแบบเสมือน ซึ่งมักจะทำหน้าที่เป็นระบบแบบครบวงจรพร้อมคุณสมบัติต่างๆ เช่น การจัดการไฟล์ การส่งข้อความในทีม การรายงานประสิทธิภาพ และพื้นที่ทำงานที่ใช้ร่วมกันเพื่อติดตามความสำเร็จของงาน

การมีพื้นที่ทำงานที่ใช้ร่วมกันที่ทุกคนใช้ร่วมกันนั้นมีค่าอย่างยิ่งต่อการเรียนรู้การทำงานร่วมกันแบบเสมือน อย่างไรก็ตาม จะมีประโยชน์เฉพาะกับผู้ใช้และอัปเดตข้อมูลเท่านั้น ทางที่ดีควรซื้อล่วงหน้าและบังคับใช้การอัปเดตเป็นประจำเพื่อให้ข้อมูลไม่ค้าง และพนักงานของคุณเริ่มไม่เชื่อถือสิ่งที่เก็บไว้ที่นั่น

2. เครื่องมือจัดการไฟล์

การลดงานของผู้ดูแลระบบและอีเมลไปมาด้วยเครื่องมือการจัดการไฟล์ที่เหมาะสมนั้นคุ้มค่าทุกสตางค์ ตามรายงานการสื่อสารของ Project.co ผู้คน 74% มักจะสูญเสียไฟล์ที่แชร์กับผู้อื่น

ในสภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกันเสมือน จำเป็นอย่างยิ่งที่ซอฟต์แวร์ที่คุณใช้ต้องใช้ระบบคลาวด์ เพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึงไฟล์ที่ต้องการได้อย่างปลอดภัยจากทุกที่ในโลก (คะแนนโบนัสหากเครื่องมือการจัดการไฟล์ที่คุณเลือกเชื่อมต่อกับเครื่องมืออื่นๆ ที่คุณใช้)

เครื่องมือการจัดการไฟล์ล่าสุดและดีที่สุดประกอบด้วยคุณสมบัติต่างๆ เช่น การแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์สำหรับการเปลี่ยนแปลงไฟล์ การประทับเวลาสำหรับการอัปเดต และความจุของพื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่ปรับขนาดได้ ซึ่งทั้งหมดนี้ช่วยให้ทีมเสมือนของคุณมีประสิทธิภาพ จัดระเบียบ และเป็นเชื้อเพลิงสำหรับการเติบโต

3. เครื่องมือการประชุมทางวิดีโอ

ทุกวันนี้ มีบริษัทจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ ที่หันมาใช้เครื่องมือสื่อสารผ่านวิดีโอระดับองค์กรเพื่อนำทีมที่กระจายออกไปมารวมกัน การทำงานร่วมกันเสมือนที่มีประสิทธิภาพแทบจะเป็นไปไม่ได้เลยหากไม่มีจังหวะการเช็คอินปกติ เพื่อนร่วมงานและรายงานโดยตรงต้องใช้เวลาเผชิญหน้าผ่านการประชุมทางวิดีโอเพื่อถามคำถาม ชี้แจงรายละเอียดโครงการ ขอความคิดเห็นเกี่ยวกับผลงาน และสร้างสายสัมพันธ์ที่จำเป็นมาก

เครื่องมือการประชุมทางวิดีโอมากมาย เช่น Teams ที่รวมอยู่ใน Microsoft 365 ไม่เพียงแต่นำเสนอวิดีโอ HD และเสียงเท่านั้น แต่ยังมีเครื่องมือในการทำงานร่วมกันในตัว เช่น การแชร์หน้าจอ การใส่คำอธิบายประกอบร่วม และการแชทแบบบูรณาการ นอกจากนี้ เครื่องมือการประชุมทางวิดีโอที่ทันสมัยที่สุดยังผสานรวมกับระบบปฏิทินยอดนิยมได้อย่างลงตัว ทำให้การซิงค์ระหว่างทีมทำได้ง่ายเพียงแค่คลิกปุ่ม

หลายๆ บริษัทยังหันไปใช้การสัมภาษณ์ทางวิดีโอเพื่อให้สามารถติดต่อกับผู้สมัครได้จากระยะไกล การคัดกรองผู้สมัครด้วยสคริปต์การสัมภาษณ์ที่เหมาะสมด้วยวิดีโอสามารถปรับปรุงกระบวนการสัมภาษณ์ ประหยัดทรัพยากร และมีแนวโน้มที่จะให้ผลลัพธ์ที่คล้ายคลึงกันแก่คุณเช่นเดียวกับการประชุมแบบตัวต่อตัว

4. เครื่องมือจัดตารางเวลา

การจัดกำหนดการการประชุมอาจเป็นปัญหาที่แท้จริงสำหรับองค์กร เนื่องจากปฏิทินที่ขัดแย้งกันและความแตกต่างของเขตเวลา

โชคดีที่บริษัท SaaS หลายแห่งได้อุดช่องว่างด้วยเครื่องมือจัดกำหนดการที่ไม่ต้องคาดเดาจากสมการ แทบขจัดการกลับไปกลับมา ด้วยเครื่องมือเหล่านี้ การจัดกำหนดการประชุมจะง่ายพอๆ กับการแชร์ลิงก์ปฏิทินส่วนตัวของคุณ และอนุญาตให้ผู้ติดต่อเห็นเวลาว่างของคุณและหาที่ว่างสำหรับตนเอง

5. เครื่องมือแชท

สุดท้าย ความสามารถในการแลกเปลี่ยนข้อความในแบบเรียลไทม์แสดงถึงความสำคัญด้านประสิทธิภาพการทำงานที่สำคัญสำหรับทีมเสมือน ไม่ว่าจะเป็นการแชทแบบตัวต่อตัว การสนทนากลุ่ม ช่องทางตามโครงการ หรือการประกาศทั่วทั้งบริษัท คุณไม่สามารถเอาชนะความสะดวกและประสิทธิภาพของเครื่องมือแชททางธุรกิจที่ครอบคลุมได้ บริษัทที่ใช้แพลตฟอร์มการสื่อสารภายในโดยเฉพาะอาจเห็นการมีส่วนร่วมของพนักงานเพิ่มขึ้น 30%

ขณะนี้ระบบดังกล่าวจำนวนมากเสนอการผสานรวมการโทรด้วยเสียงและวิดีโอ และสามารถขยายการเข้าถึงผ่านการผสานรวมแอปของบุคคลที่สามด้วยเครื่องมือแชร์ไฟล์ เครื่องมือการจัดการโครงการ และโปรแกรมซอฟต์แวร์ CRM

รวมทุกอย่างไว้ด้วยกัน

การเรียนรู้การทำงานร่วมกันแบบเสมือนเป็นการเรียนรู้เพื่อสร้างทีมที่ยอดเยี่ยมและจัดเตรียมกระบวนการที่มีประสิทธิภาพและเครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับพวกเขา แต่สมการนั้นตรงไปตรงมา มันไม่ใช่กระบวนการข้ามคืน ต้องใช้เวลาและพลังงานในการดึงดูดผู้มีความสามารถ ใช้ระบบที่เหมาะสม และปรับปรุงการดำเนินงานของคุณ แต่อย่าพลาด: ความพยายามเพิ่มเติมนั้นคุ้มค่าทุกเพนนีและเหงื่อทุกหยด

การวิจัยจาก Owl Labs ชี้ให้เห็นว่าบริษัทที่สนับสนุนการทำงานทางไกล โดยเฉลี่ยแล้ว อัตราการลาออกของพนักงานลดลง 25% เมื่อเทียบกับบริษัทที่ไม่รองรับ การดำเนินการง่ายๆ ในการมอบอำนาจให้ทีมเสมือนของคุณทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น อาจส่งผลกระทบอย่างมหาศาลต่อองค์กรของคุณซึ่งจะจ่ายเงินปันผลในระยะยาว

ค้นพบตัวเลือกซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันในทีมมากมายที่คุณสามารถใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมและความสำเร็จสำหรับพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่/เสมือน แบบไฮบริด และแบบกระจาย