Почему виртуальное сотрудничество важно для вашей рабочей силы

Виртуальное сотрудничество — это не тенденция, оно никуда не денется.

Возьмем, к примеру, удаленную работу. Только за последние пять лет удаленная работа выросла на 44% — и на то есть веские причины. Все больше и больше компаний приходят к пониманию того, что сотрудникам не нужно физически находиться в офисе, чтобы оказывать влияние. Сотрудники тоже обращают на это внимание, обнаружив, что легче поддерживать хороший баланс между работой и личной жизнью, не добираясь до офиса и обратно.

Тем не менее, удаленная работа может стать массовой только благодаря доступным сегодня инструментам виртуальной совместной работы, которые позволяют людям со всего мира легко и мгновенно подключаться.

В рамках виртуального сотрудничества работодатели могут воспользоваться преимуществами экономии средств и повышения производительности удаленных сотрудников. Исследование показало, например, что сотрудники American Express, которые работали из дома, были на 43% более продуктивными, в то время как удаленные сотрудники JD Edwards были на 25% более продуктивными, чем их коллеги в офисе.

Учитывая эти плюсы виртуального сотрудничества, давайте углубимся в тему, чтобы определить ее и определить действенные способы, которыми ваша компания может воспользоваться преимуществами такой договоренности.

Почему предприятия должны осваивать виртуальное сотрудничество?

Удаленная совместная работа обходится дешевле, поскольку компании могут использовать эти механизмы для сокращения или исключения накладных расходов, таких как аренда, коммунальные услуги и расходы на Интернет. Нет необходимости в изысканной мебели или офисном искусстве. Все эти затраты складываются, и когда вместо этого вы сотрудничаете удаленно, вы можете инвестировать эти ресурсы обратно в бизнес.

Освоение виртуального сотрудничества также означает оптимизацию операций. Развертывание соответствующих инструментов и систем для совместной работы может свести к минимуму ручные административные задачи, предоставляя членам команды пропускную способность, чтобы сосредоточиться на более значимой работе, которая создает результаты, восхищает клиентов и увеличивает доход.

Виртуальная рабочая среда также может стать отличным катализатором для привлечения лучших специалистов. Поскольку ваша компания не ограничивается местным пулом потенциальных кандидатов, вы можете расширить сеть и заполнить вакансии идеальными кандидатами вместо того, чтобы довольствоваться теми, кто находится в непосредственной близости.

4 способа успешного виртуального сотрудничества

Успешное виртуальное сотрудничество вырастает из эффективных привычек. Члены команды нуждаются в руководстве и структуре, поэтому наличие четкого плана адаптации, регулярного графика встреч и правильных инструментов может иметь решающее значение для результатов, связанных с вашими усилиями по цифровой совместной работе.

1. Регулярно общайтесь с товарищами по команде и подчиненными

Еженедельные встречи один на один необходимы для того, чтобы ваши сотрудники оставались довольными и продуктивными. Для непосредственных подчиненных считайте время один на один «их временем», чтобы поговорить о том, что они хотят. Если они хотят углубиться в мельчайшие детали проекта или рассказать о нереалистичных ожиданиях клиента, лучше всего сесть и выслушать их с сочувствием.

С виртуальными командами особенно важно защитить это время и избежать отмены или переноса. Помните, что удаленные члены команды не могут позволить себе роскошь видеть вас в офисе для бесед на боковой панели.

Поскольку общение один на один — это время вашей команды, крайне важно, чтобы вы регулярно планировали встречи для трансляции объявлений вне этих сессий. Для проектов лучше всего указать время и дату встреч и четкую повестку дня, чтобы люди могли подготовиться заранее. Для одноразовых сообщений, которые чувствительны ко времени, вы можете создавать «виртуальные стендапы», которые дают вам платформу и от пяти до 15 минут, чтобы проинформировать вашу команду вместе.

Максимизация эффективности ваших виртуальных совещаний сводится к созданию подробных заметок, которые помогут вам не забыть вернуться к важным разговорам или освежить память перед будущими сеансами виртуального сотрудничества.

Берите пример с Билла Клинтона, известного своими подробными заметками. После знакомства с кем-то новым Клинтон часто записывала подробности разговора на карточках и откладывала их на потом. Затем он регулярно просматривал свои карточки, чтобы устанавливать связи, обращаться с личными дополнениями или просто давать людям знать, что он думает о них.

Некоторые приписывают политический успех Клинтон отчасти такому тщательному ведению записей. В меньшем масштабе вы можете использовать эту стратегию со своей виртуальной командой, чтобы установить более тесные связи и сделать встречи более продуктивными.

Держите под рукой блокнот и записывайте интересные подробности о ваших встречах, жизни участников, их рабочих привычках, что их беспокоит, что их волнует и их цели. Заполняйте примечания во время звонка и бегло просматривайте эти примечания перед следующей встречей, чтобы не пропустить важные детали.

2. Делитесь важными документами и предоставляйте доступ каждому

Используйте программное обеспечение для управления проектами или инструменты управления файлами, чтобы буквально держать всех на одной странице. С первого дня все новые сотрудники должны иметь доступ к выбранному вами программному обеспечению и иметь правильный набор разрешений, чтобы они не сталкивались с препятствиями, когда они находятся в середине проекта.

Для максимального сотрудничества создайте программу адаптации, в которой будет точно описано, как работает инструмент для обмена документами и, что более важно, как конкретно ваша компания его использует. Один только этот шаг может избавить от многих головных болей и значительно сократить количество операций туда-сюда. Если вы используете шаблоны, вы также должны убедиться, что они заблокированы, чтобы никто не мог перезаписать их по ошибке.

3. Ограничьте время начала и окончания работы, как в офисе

Виртуальная работа может привести к безделью или склонности к сверхурочной работе, поскольку члены команды, работающие из дома, имеют тенденцию стирать границы между своей работой и личной жизнью. Чтобы помочь своей команде, усердно работайте над поддержанием баланса между работой и личной жизнью. Установите конкретные рабочие часы с самого начала и обеспечивайте их соблюдение.

С удаленными командами может быть сложно ориентироваться в разнице часовых поясов, поэтому найти золотую середину основных часов, в течение которых люди должны быть онлайн и доступны, может быть отличным компромиссом.

Тем не менее, в зависимости от структуры или результатов вашей компании, вам может не понадобиться определять строгие «рабочие» часы. Сотрудники могут предпочесть, чтобы их оценивали по производительности, и они могут лучше работать по тому, что Пол Грэм называет графиком Производителя, где день блокируется с шагом в 3-4 часа без перерыва для максимальной производительности.

Источник

Тем не менее, даже в этом случае основные часы все еще могут быть установлены, чтобы убедиться, что люди доступны через инструменты обмена сообщениями, чтобы поддерживать активные проекты. Также целесообразно установить параметры для среднего времени ответа, например «На все электронные письма следует отвечать в течение 24 часов, а на все сообщения — в течение четырех часов».

4. Проводите виртуальные встречи для мозгового штурма и общения

Общая эффективность ваших инициатив по виртуальному сотрудничеству зависит от способности вашей команды взаимодействовать друг с другом. Каждый видеочат не должен быть целенаправленным или следовать формальной структуре встречи. Вы также можете использовать свои сеансы для мозгового штурма зависаний проекта, устранения неполадок неэффективных процессов или просто для знакомства друг с другом.

Виртуальные «счастливые часы» сейчас в моде, поскольку программное обеспечение для видеоконференций доступно компаниям любого размера. Каждую неделю или две выделяйте время для совместной работы и обсуждения нерабочих вопросов. Принесите любимый напиток и развлекайтесь играми с ледоколами.

Как лидер, вы захотите присоединиться к веселью с этими виртуальными встречами, но поощрите свою команду проводить свои собственные без присутствия руководства. Это снимет некоторую нагрузку с сессий, позволив членам команды расслабиться и поговорить на темы, которых они могут избегать, когда руководство находится в пределах слышимости.

5 инструментов для оптимального виртуального сотрудничества

Хотя существует огромное количество виртуальных инструментов для совместной работы, не все они подходят для каждой компании. Ищите не только те, которые предлагают передовые технологии, но и те, которые достаточно интуитивно понятны, чтобы ваша команда захотела их использовать. Вот пять конкретных типов инструментов, которые вы захотите иметь в своем арсенале для эффективного виртуального сотрудничества.

1. Инструменты управления проектами

Колоссальные 77% высокоэффективных проектов используют программное обеспечение для управления проектами. Эти наборы абсолютно необходимы для виртуального сотрудничества, часто выступая в качестве систем «все в одном» с такими функциями, как управление файлами, обмен сообщениями в команде, отчеты о производительности и общие рабочие пространства для отслеживания выполнения задач.

Наличие общего рабочего пространства, в котором все работают, имеет неоценимое значение для освоения виртуального сотрудничества. Тем не менее, это настолько полезно, насколько люди, которые используют его и поддерживают его в актуальном состоянии. Лучше заблаговременно заручиться поддержкой и обеспечить регулярные обновления, чтобы данные не устарели и ваши сотрудники перестали доверять тому, что там хранится.

2. Инструменты управления файлами

Сокращение работы администратора и обмена электронными письмами с помощью надлежащего инструмента управления файлами стоит каждого цента. Согласно коммуникационному отчету Project.co, 74% людей часто теряют файлы, которыми поделились с другими.

В среде виртуальной совместной работы крайне важно, чтобы используемое вами программное обеспечение было облачным, чтобы каждый мог безопасно получить доступ к нужным файлам из любой точки мира (бонусные баллы, если выбранный вами инструмент управления файлами подключается к любым другим используемым вами инструментам).

Новейшие и лучшие инструменты управления файлами включают в себя такие функции, как уведомления в режиме реального времени об изменениях файлов, временные метки для обновлений и масштабируемая емкость хранилища — все это обеспечивает эффективность, организованность и рост вашей виртуальной команды.

3. Инструменты для видеоконференций

В наши дни все больше и больше компаний обращаются к инструментам корпоративной видеосвязи, чтобы объединить свои распределенные команды. Эффективное виртуальное сотрудничество практически невозможно без регулярной регистрации. Коллегам и непосредственным подчиненным необходимо личное общение с помощью видеоконференций, чтобы задать вопросы, уточнить детали проекта, запросить отзыв о результатах и ​​установить столь необходимое взаимопонимание.

Многие инструменты для видеоконференций, такие как Teams, входящие в состав Microsoft 365, предлагают не только HD-видео и аудио, но и встроенные инструменты для совместной работы, такие как совместное использование экрана, совместное комментирование и встроенный чат. Кроме того, большинство современных инструментов для видеоконференций легко интегрируются с популярными системами календаря, что позволяет легко синхронизировать данные между командами одним нажатием кнопки.

Многие компании также обращаются к видеоинтервью, чтобы иметь возможность удаленно связываться с кандидатами. Видеопросмотр кандидатов с правильными сценариями интервью может упростить процесс собеседования, сэкономить ресурсы и, вероятно, принести вам такие же результаты, как и личная встреча.

4. Инструменты планирования

Планирование совещаний может стать настоящей проблемой для организаций из-за конфликтующих календарей и различий в часовых поясах.

К счастью, несколько SaaS-компаний заполнили этот пробел с помощью инструментов планирования, которые исключают догадки из уравнения, фактически исключая возврат и возврат. С помощью этих инструментов планирование совещаний становится таким же простым, как предоставление ссылки на ваш личный календарь и предоставление контактам возможности видеть вашу доступность и занимать место для себя.

5. Инструменты чата

Наконец, возможность обмена сообщениями в режиме реального времени представляет собой критический приоритет производительности для виртуальных команд. Будь то чаты один на один, групповые чаты, каналы на основе проектов или объявления в масштабах всей компании, вы не сможете превзойти удобство и эффективность комплексного инструмента бизнес-чата. В компаниях, использующих специальную платформу для внутренней коммуникации, вовлеченность сотрудников может повыситься на 30%.

Многие такие системы в настоящее время предлагают интеграцию аудио- и видеовызовов и могут расширять свои возможности за счет интеграции сторонних приложений с инструментами для обмена файлами, инструментами управления проектами и программами CRM.

Объединяя все это

Освоение виртуального сотрудничества сводится к созданию звездной команды и оснащению ее эффективными процессами и лучшими доступными инструментами. Но как бы просто ни звучало это уравнение, это не процесс за одну ночь. Требуется время и энергия, чтобы привлечь нужных специалистов, внедрить правильные системы и оптимизировать свои операции. Тем не менее, не заблуждайтесь: дополнительные усилия стоят каждой копейки и каждой капли пота.

Исследования Owl Labs показывают, что в компаниях, которые поддерживают удаленную работу, текучесть кадров в среднем на 25% ниже, чем в компаниях, которые этого не делают. Простое действие по расширению возможностей вашей виртуальной команды для более эффективного сотрудничества может оказать огромное влияние на вашу организацию, которое принесет дивиденды в долгосрочной перспективе.

Откройте для себя множество вариантов программного обеспечения для совместной работы, которые можно использовать для повышения общей производительности и успеха удаленных/виртуальных, гибридных и распределенных сотрудников.