İş Hayatında Düzenleme: Benimsenmesi Gereken 9 Dahi Çözüm

İşinizi organize ederken zamandan tasarruf etmek ve bir günde daha fazlasını yapmak istiyorsanız bu gönderi tam size göre. Verimlilik oldukça önemlidir. Firmanızın organize olması, daha üretken olmanın ilk adımıdır.

Kabul etmek? Sadece sen değilsin.

Örgütlenmediğinizde her şey daha zor hale gelir. Konsantrasyonunuzu düşürür ve gücünüzü tüketir. Nereden başlayacağınızı bilmiyorsanız, iş hayatında organize olmak stresli olabilir.

İşletmede Organize Etme

İşte daha az zamanda daha fazlasını başarmanıza yardımcı olacak iş çözümlerinde 9 küçük organizasyon.

1. Şirketinizi Başarı İçin Nasıl Kurabilirsiniz?

Ofisinizde etrafa bakınmak ve her şeyi özenle düzenlenmiş ve gitmeye hazır bulmak tatmin edici değil mi? En son ne zaman böyle hissettiğinizi hatırlayamıyorsanız, hareketinizi temizlemenin ve işinizde örgütlenmeye başlamanın zamanı geldi.

Kişinin çalışma ortamının üretkenlik üzerinde doğrudan bir etkisi olduğu kanıtlanmıştır. Princeton Üniversitesi Nörobilim Enstitüsü araştırmacılarına göre, kaos, kişinin bir göreve odaklanma kapasitesini bozabilir. Bir OfficeMax İş İstasyonu Organizasyon Araştırmasına katılanların %71'i, çalışma alanlarını düzenlemenin kendilerini daha başarılı hissettirdiğini iddia etti.

İş adımlarındaki bu temel düzenleme size bir işi nasıl yapılandıracağınızı gösterecektir:

• Bilgisayarınızın masaüstündeki dağınıklıktan kurtulun. Düzenli bir bilgisayar ekranı motivasyonunuzu ve yaratıcılığınızı artırabilir. Birkaç günde bir, eski dosyaları kaldırmak ve yenilerini uygun dizinlere yerleştirmek için birkaç dakikanızı ayırın. Bu, iş hayatında organize olmaya bir başlangıçtır.
• Akıllı telefonunuzdaki Genius Scan ile kağıtlarınızı tarayarak iş organizasyonu yapabilir, kağıda ve şişkin dosya dolaplarınıza ( Evernote gibi notebook araçlarıyla entegre olan) veda edebilirsiniz. Taramanızı dış kaynak sağlamak için Shoeboxed'ı da kullanabilirsiniz. Sadece taramak istediğiniz her şeyi toplayın ve gerisini halledecek olan Shoeboxed'a gönderin. Ayrıca taranan verilerinizi çeşitli popüler web programlarına aktarmanıza olanak tanır.
• İş hayatında organize olmak için her şeyi kapsayan bir alan oluşturun. İşyerinizde, şirketiniz için gelen tüm eşyaların depolanacağı bir yer belirleyin. Faturalar veya faturalar gibi kritik kağıt belgeleri düzenli olarak alıyorsanız, bir masaüstü dosya düzenleyici düşünün. Bunlar normalde dosyalarınızı önceliklendirebileceğiniz veya düzenleyebileceğiniz üç ila beş tepsi içerir.
• Tellerinizi düzenleyin! Kablolar bir masaüstünü hızla Medusa'nın kafasına dönüştürebilir, ancak bazı basit fermuarlar ve gerekirse masa altı kablo kanalları ile kablo karmaşasını kolayca kontrol edebilirsiniz.
• Fiziksel çalışma alanınızı temizleyin. Masanızdaki her şeye bir "fiyat etiketi" koyun, ancak üzerine parasal bir değer koymak yerine, iş gününüz ve zamanınız için ne kadar değerli olduğunu anlayın. Gün içinde geçirdiğiniz süreyi azaltıyor mu yoksa artırıyor mu? Eskiyse, masanızdan kurtulun.

İş hayatında düzgün bir şekilde organize olmak için, her hafta 10 dakikayı masanızı temizlemek için, belki de Cuma günü ayırmanız gerekir. Belgelerinizi ait oldukları yere koyun, hurda kağıt veya çöpleri atın, kirli bulaşıklarınızı mutfağa götürün vb. Bu şekilde, ofisinize bir sonraki girişinizde, yeni bir başlangıç ​​yapabilir ve kendinizi düzenli hissedebilirsiniz.

2. Bir Sonraki Gün için Yapılacaklar Listesi yapın (ve kullanın)

İş organizasyonu alanında yapılacaklar listeleri küresel dildir. Sorun, bireylerin yalnızca küçük bir yüzdesinin listelerini takip etmesidir. Yapılacaklar listelerini iş önceliklerinizi takip etmek için kullanmıyorsanız ne işe yarar?

Yapılacaklar listenizle doğru yolda kalmanıza yardımcı olacak birkaç ipucu:

• Başarmanız gereken her şeyin bir listesini yapın (belirli bir sırada olması gerekmez; sadece içgüdünüze göre hareket edin ve aklınıza gelen şeyleri not edin).
• Aynı anda veya aynı zaman diliminde gerçekleştirilebilecek bir grup işi bir araya getirin.
• Listenizi numaralandırarak ve uygun şekilde yeniden düzenleyerek önceliklendirin. Önceliklendirme, zaman duyarlılığı, üretkenlik ve yazışmaları dikkate alan bir yöntemle belirlenmelidir.
• Daha büyük yapılacaklar listesinin altına daha küçük yapılacaklar listesi yapın. Bu, tek bir işin tamamlanmasını koordine etmenize yardımcı olurken, aynı zamanda genel hedefiniz doğrultusunda çalışmaya devam etmeniz için sizi motive edecektir.
• Görevler yerine getirildikçe, bunları listenizden çıkarın. Onay işaretli bir görev listesi gördüğünüzde, kendinizi daha rahat ve başarılı hissedeceksiniz.

Basit yapılacaklar listeleri için kağıt ve kalem kabul edilebilir olsa da, yoldayken işlerinizi takip etmek için Todoist gibi bulut tabanlı bir araç kullanmanızı öneririz.

3. E-postaları Aldığınızda Olabildiğince Hızlı Yanıtlayın

İş gününün açık ara en nefret edilen yönü e-postadır. Özellikle mesajlarınızı sürekli kontrol ediyorsanız, sizi gergin hale getirmesiyle ünlüdür.

Posta kutunuzu düzenli olarak kontrol etmek, e-postaları okumak ve ardından yanıtlamayı ertelemek yerine işinizi organize etmek için şunu deneyin: Her gün, kontrol etmek ve yanıtlamak için bir veya iki blok zaman ayırın (biri sabah ve diğeri öğleden sonra). e-postalar. Bu, e-postaların işinizi aksatmasını önleyecek ve gelen kutunuzun iyi organize edilmesini sağlayacaktır.

4. Bir Sanal Asistanın Yardımını Kaydedin

İşinizi organize ederken, tekrar eden işler yaparak enerjinizi tüketebilirsiniz. Ancak, işletmenizin çalışmaya devam etmesi için bunların tamamlanması gerekir. Bir sanal asistan (VA) , bir asistanınız olmasını dilediyseniz, ancak bir tane kiralamayı göze alamadıysanız, tam da aradığınız şeydir.

Sanal asistanlar (VA'lar) , evlerinden düşük maliyetli, isteğe bağlı idari hizmetler sağlayan serbest çalışan kişilerdir.

Sanal asistan, müşterilerle sohbet etmekten stratejik seçimler yapmaya kadar neredeyse her görevde size yardımcı olabilir. Hayatınızı daha üretken kılmak için Upwork , Zirtual ve Fancy Hands gibi platformlarda uzman serbest çalışanlar ve sanal asistanlar arayın.

5. Müşteri Hizmetinizi Sanal Hale Getirin

İş organizasyonu için sohbet robotlarının müşteri desteğine nasıl yardımcı olabileceğini inceledik. Chatfuel, Botsify ve Sequel , herhangi bir programlama bilmeden sohbet robotunuzu (Facebook Messenger platformunu kullanarak) oluşturmanıza izin veren tüm hizmetlerdir.

Chatbot'lar kurulduktan sonra, daha rutin müşteri karşılaşmalarınızdan bazılarını otomatikleştirmenize yardımcı olabilir. Sık sorulan sorulara ve diğer müşteri sorularına yanıt verebilir, ödemeleri işleyebilir ve tüketicilerin günde 24 saat, haftada yedi gün geri bildirim bırakmaları için tehdit edici olmayan bir ortam oluşturarak dinlenmenize veya en azından dikkatinizi başka bir yere yönlendirmenize olanak tanırlar.

6. Bulutu Tüm Araçlarınızın Bir Parçası Yapın

İşinizi organize etmek için verilerinizi buluta koymak, her zaman güvenli ve erişilebilir olmalarını sağlar. Dropbox ve Google Drive gibi araçların tümü ücretsiz sürümler sunar ve PC'nizde ve mobil cihazlarınızda çalışır, bu nedenle bulut stratejisine sahip şirketlerin %82'sine katılın.

Böylece, nerede olursanız olun veya hangi cihazı kullanırsanız kullanın, ihtiyacınız olan dosyalara ulaşabilirsiniz.

7. Çevrimiçi Muhasebe Yazılımına Geçiş Yapın

Bulut tabanlı muhasebe yazılımı, kayıtlarınızı yönetmenize ve bu şekilde korumanıza yardımcı olabilir. Banka hesabınıza bağlanır, işlemleri çıkarır ve girişlerinizle karşılaştırırlar. Belki de bunların en güzeli, mobil uygulamaları kullanarak, örneğin yağınızın değişmesini beklerken, istediğiniz yerde ve istediğiniz zaman hesaplarınızı dengeleyebilmenizdir.

Kişisel favorilerimizden bazıları nelerdir? Xero ve QuickBooks Çevrimiçi.

8. Zamanınızın Sorumluluğunu Alın

Pek çok kişi, iş hayatında organize olurken zaman yönetimi ile mücadele eder, ancak bir kez ustalaştıktan sonra, gün içinde var olduğunu asla hayal etmediğiniz zamanı keşfetmenize yardımcı olabilir. Ayrıca size zamanınızı nasıl geçireceğinizi seçme yeteneği verir.

Bu yöntemleri takip etmek, zaman yönetimi becerilerinizi geliştirmenize yardımcı olabilir:

• Sıkıcı aktiviteleri tamamlamak için sabah işe gidişinizi kullanın. Toplu taşıma kullanıyorsanız, gelen kutunuzdaki gereksiz e-postaları kaldırmak veya üzerinde çalıştığınız proje için araştırma yapmak gibi birçok işi daha iş yerine gelmeden halledebilirsiniz.
• Toplu taşımaya binmeseniz ve işe arabayla gitmeseniz bile aramaları tamamlamak için bir Bluetooth bağlantısı kullanın.
• Beş ila on beş dakika arasında sürebilen “ mikro molalar ” almanın, gün boyunca zihinsel keskinliğinizi ve odaklanma kapasitenizi artırdığı gösterilmiştir. Binada kısa bir gezintiye çıkın, bir şeyler atıştırın veya çevrimiçi bir oyun oynayın. Bir ekrana bakarak veya uzun süre oturarak geçirilen uzun süreler fiziksel acıya neden olabilir, bu da memnuniyetsizliğe ve eldeki işe odaklanamama ile sonuçlanabilir.
• İş organizasyonunuz için zamanı takip etmeniz gerekiyorsa, Harvest bunu kolaylaştırır. Hem PC'nizde hem de mobil cihazlarınızda çalışır ve her şey senkronize edilir. Ayrıca, fatura gönderebilir ve harcamalarınızı bir bütçeye göre takip edebilirsiniz.
• Yönetim görevlerini daha otomatik hale getirin. Calendly , toplantı planlamasını ileri geri olmadan otomatikleştirebilir.
• Buffer, HootSuite ve Sprout Social, sosyal medya güncellemelerini önceden otomatik olarak göndererek size hafta veya ay boyunca zaman kazandırır. Bugünlerde neredeyse tüm idari veya operasyonel görevler bir şekilde otomatikleştirilebilir.

9. Kişi Yönetiminizi İyileştirin

Müşterileri, olası satışları, ödemeleri ve diğer kritik verileri takip etmek, satışlarınızı kaybedebilecek sürekli bir sorundur. Müşteri ilişkileri Yönetimi (CRM) araçlarıyla, çağdaş küçük şirketler, şirket uygulamalarınıza bağlanarak ve en çok ihtiyacınız olan yeri takip etmenize izin vererek organize hale gelir ve bu şekilde kalır: gecikmiş faturalar, teklifler, müşteri soruları ve daha fazlası. Program sizin için onları takip edeceğinden, önemli e-postaların kaydını kaybetme konusunda endişelenmenize gerek kalmayacak.

Çözüm

Sizin için işe yarayan bir iş organizasyonu yöntemi oluşturun.

Kendinizi tamamen yeni bir iş akışını veya bir dizi düzenleme uygulamasını benimsemeye zorlamak yerine, farklı araçlarla denemeyi ve ardından bunları mevcut alışkanlıklarınızla bütünleştirmeyi düşünün. Küçük şirketinizi düzenli tutmak için herkese uyan tek bir çözüm yoktur, ancak üretkenliği artırmak ve işinizde kolayca organize olmaya devam etmek için iş akışınıza uygulayabileceğiniz birkaç strateji ve yöntem vardır.