ビジネスでの組織化：採用する9つの天才ソリューション

公開: 2022-01-21

この投稿は、時間を節約し、ビジネスを整理しながら1日でより多くのことを成し遂げたい場合に役立ちます。 生産性は非常に重要です。 あなたの会社を組織化することは、より生産的になるための第一歩です。

同意？ それはあなただけではありません。

組織化されていない場合、すべてがより困難になります。 それはあなたの集中力を損ない、あなたの力を弱めます。 どこから始めればよいかわからない場合、ビジネスでの組織化はストレスになる可能性があります。

ビジネスでの組織化

これは、より短い時間でより多くのことを達成するのに役立つ、ビジネスソリューションの9つの小さな組織です。

1.成功のためにあなたの会社を設立する方法

あなたのオフィスを見回して、すべてがきちんと整理されていて、行く準備ができているのを見つけるのは満足ではありませんか？前回そのように感じたときのことを思い出せない場合は、自分の行動を片付けて、ビジネスの組織化を始める時が来ました。

自分の職場環境が生産性に直接影響することが証明されています。プリンストン大学神経科学研究所の研究者によると、カオスはタスクに集中する能力を損なう可能性があります。 OfficeMaxワークステーション組織調査への回答者の71％は、ワークスペースを組織化することで、より達成感が増したと述べています。

ビジネスステップでのこの基本的な編成は、ビジネスを構築する方法を示します。

コンピュータのデスクトップの雑然としたものを取り除きます。きちんとしたコンピュータ画面はあなたのモチベーションと創造性を高めるかもしれません。数日ごとに、数分かけて古いファイルを削除し、新しいファイルを適切なディレクトリに配置します。それがビジネスの組織化の始まりです。
スマートフォンでGeniusScanを使用して紙をスキャンすることで、ビジネスの整理を行うことができます。紙と膨らんだファイリングキャビネット（ Evernoteなどのノートブックツールと統合されています）に別れを告げることができます。 Shoeboxedを使用してスキャンを外部委託することもできます。スキャンしたいものを集めてShoeboxedに送信するだけで、残りはShoeboxedが処理します。また、スキャンしたデータをさまざまな人気のあるWebプログラムに転送することもできます。
ビジネスで組織するために、キャッチオールエリアを作ります。あなたの会社のためにすべての入ってくるものが保管されるべきであるあなたの職場の場所を確立してください。請求書や請求書などの重要な紙のドキュメントを定期的に入手する場合は、デスクトップファイルオーガナイザーを検討してください。これらには通常、ファイルに優先順位を付けたり配置したりできる3〜5個のトレイが含まれています。
ワイヤーを整理しましょう！ケーブルはデスクトップをメデューサの頭に急速に変えるかもしれませんが、いくつかの単純なジップタイと、必要に応じてデスク下のケーブルトレイを使用すると、ワイヤーの混乱を簡単に制御できます。
物理ワークスペースをクリーンアップします。机の上のすべてに「値札」を付けますが、金銭的な価値を付ける代わりに、それがあなたの仕事の日と時間にどれほど価値があるかを理解してください。それはあなたが一日に持っている時間を減らしたり増やしたりしますか？前者の場合は、机から取り除いてください。

ビジネスを適切に整理するために、毎週10分を確保して、おそらく金曜日に机を片付ける必要があります。書類をそれらが属する場所に置き、紙くずやゴミを捨て、汚れた皿を台所に持っていきます。このようにして、次にオフィスに足を踏み入れたときに、新鮮に始めて整理された気分になれます。

2.翌日のToDoリストを作成します（そしてそれを使用します）

ビジネスでの組織化の分野では、やることリストは世界共通の言語です。問題は、ごく一部の個人だけがリストをフォローアップしていることです。仕事の優先順位を追跡するためにやることリストを使用しない場合、やることリストはどのようなメリットがありますか？

やることリストを順調に進めるためのヒントをいくつか紹介します。

達成する必要のあるすべてのリストを作成します（特定の順序である必要はありません。単にあなたの腸に行き、頭に浮かんだことを書き留めてください）。
同時にまたは同じチャンクで実行される可能性のあるジョブのグループをアセンブルします。
リストに番号を付け、必要に応じて再配置して、リストに優先順位を付けます。優先順位付けは、時間の感度、生産性、および対応を考慮した方法で決定する必要があります。
大きなやることの箇条書きの下に、小さなやることリストを作成します。これは、単一のジョブの完了を調整するのに役立ちますが、全体的な目的に向かって作業を続けるように動機付けすることもできます。
タスクが実行されたら、リストから外します。チェックマークの付いた職務のリストを見ると、より安心して達成できるようになります。

紙とペンは単純なやることリストには使用できますが、 Todoistのようなクラウドベースのツールを使用して、外出中の家事を追跡することをお勧めします。

3.メールを受け取ったらできるだけ早く返信する

就業日の最も軽蔑されている側面は電子メールです。特にメッセージを継続的にチェックしている場合は、不快感を与えることで有名です。

メールボックスを定期的にチェックし、メールを読んでから応答を延期するのではなく、ビジネスを整理するには、次のことを試してください。毎日、1〜2ブロックの時間（午前と午後に1つずつ）を取っておき、チェックして応答します。メール。 これにより、メールが作業を中断するのを防ぎ、受信トレイが適切に整理されていることを確認できます。

ビジネスでの組織化

4.バーチャルアシスタントの助けを借りる

ビジネスで組織している間、あなたは繰り返しの仕事をすることによってあなたのエネルギーを消耗するかもしれません。それでも、あなたのビジネスが運営を続けるためには、それらを完了する必要があります。 仮想アシスタント（VA）は、アシスタントが欲しいと思っていたのに、アシスタントを雇う余裕がなかった場合に、まさに探していたものです。

仮想アシスタント（VA）は、自宅から低コストのオンデマンド管理サービスを提供する自営業者です。

バーチャルアシスタントは、クライアントとのチャットから戦略的な選択まで、ほぼすべてのタスクを支援できます。 Upwork 、 Zirtual 、 Fancy Handsなどのプラットフォームで専門のフリーランサーや仮想アシスタントを探して、あなたの生活をより生産的にしてください。

5.クライアントサービスを仮想化する

ビジネスで組織化するために、チャットボットがカスタマーサポートにどのように役立つかを調べました。 Chatfuel、Botsify、およびSequelはすべて、プログラミングを知らなくても（Facebook Messengerプラットフォームを使用して）チャットボットを作成できるようにするサービスです。

チャットボットをインストールすると、より日常的なクライアントとの遭遇を自動化するのに役立ちます。彼らはよくある質問やその他の顧客からの問い合わせに答え、支払いを処理し、消費者が24時間年中無休でフィードバックを残すための脅威のない環境を作り、休息するか、少なくとも他の場所に注意をそらすことができます。

6.クラウドをすべてのツールの一部にする

ビジネスで組織化するために、データをクラウドに配置することで、データが安全でいつでもアクセスできるようになります。 DropboxやGoogleドライブなどのツールはすべて無料バージョンを提供し、PCとモバイルデバイスで動作するため、クラウド戦略を採用している企業の82％に参加してください。

そのため、どこにいても、どのデバイスを使用していても、必要なファイルにアクセスできます。

7.オンライン会計ソフトウェアに切り替えます

クラウドベースの簿記ソフトウェアは、記録を管理し、そのように維持するのに役立ちます。彼らはあなたの銀行口座に接続し、取引を抽出し、あなたのエントリと比較します。おそらく、すべての最大の利点は、モバイルアプリを使用して、いつでもどこでもアカウントのバランスをとることができることです。たとえば、オイルが交換されるのを待っている間などです。

私たちの個人的なお気に入りは何ですか？ XeroおよびQuickBooksOnline。

8.あなたの時間を担当する

多くの人は、ビジネスを組織するときに時間管理に苦労しますが、一度習得すると、想像もしていなかった1日の時間を発見するのに役立つ場合があります。それはまたあなたがあなたの手に戻ってあなたの時間をどのように過ごすかを選択する能力をあなたに与えます。

次の方法に従うと、時間管理スキルを向上させることができます。

朝の通勤を利用して、退屈な活動を完了してください。公共交通機関を利用すると、受信トレイ内の不要なメールを削除したり、作業中のプロジェクトの調査を行ったりするなど、職場に到着する前に多くの作業を行うことができます。
公共交通機関を利用せず、車で通勤していなくても、Bluetooth接続を使用して通話に追いつくことができます。
「マイクロブレイク」（5分から15分まで続く可能性があります）をとることは、あなたの精神的な鋭敏さと一日を通して集中する能力を高めることが示されています。建物の周りを少し散歩したり、食事をしたり、オンラインゲームをしたりしてください。画面を見つめたり、長時間座ったりすると、身体の痛みを引き起こし、不満を感じたり、手元の作業に集中できなくなったりすることがあります。
あなたがビジネスであなたの組織化のために時間を追跡する必要があるならば、ハーベストはそれを簡単にします。 PCとモバイルデバイスの両方で動作し、すべてが同期されます。さらに、請求書を提出し、予算に対する支出を追跡することができます。
管理タスクをより自動化します。 Calendlyは、やりとりすることなく会議のスケジュールを自動化できます。
Buffer、HootSuite、およびSprout Socialは、ソーシャルメディアの更新を事前に自動的に送信できるため、1週間または1か月の時間を節約できます。 最近のほとんどすべての管理または運用上の義務は、何らかの方法で自動化できます。

9.連絡先管理を改善する

クライアント、リード、支払い、およびその他の重要なデータを追跡することは、売り上げを失う可能性のある絶え間ない問題です。顧客関係管理（CRM）ツールを使用すると、現代の中小企業は、会社のアプリに接続し、請求書の遅延、見積もり、顧客からの質問など、最も必要な場所でフォローアップできるようにすることで、組織化され、その状態を維持します。プログラムがあなたのためにそれらを追跡するので、あなたは重要な電子メールを見失うことを心配する必要はありません。

結論

あなたのために働くビジネスで組織化する方法を作成します。

まったく新しいワークフローや一連の整理方法を採用するのではなく、さまざまなツールを試してから、それらを既存の習慣と統合することを検討してください。小さな会社を組織化するための万能のソリューションはありませんが、生産性を高め、ビジネスの組織化を容易にするためにワークフローに実装できる戦略と方法がいくつかあります。