Организация в бизнесе: 9 гениальных решений для принятия

Этот пост для вас, если вы хотите сэкономить время и сделать больше за день при организации бизнеса. Производительность очень важна. Организация вашей фирмы — это первый шаг к тому, чтобы стать более продуктивным.

Соглашаться? Это не только ты.

Все становится сложнее, когда вы неорганизованны. Это отвлекает от вашей концентрации и истощает ваши силы. Организация бизнеса может вызвать стресс, если вы не знаете, с чего начать.

Организация в бизнесе

Вот 9 небольших организационных решений в бизнесе, которые помогут вам добиться большего за меньшее время.

1. Как настроить свою компанию на успех

Разве не приятно осмотреть свой офис и обнаружить, что все аккуратно расставлено и готово к работе? Если вы не можете вспомнить, когда в последний раз чувствовали себя так, пришло время привести себя в порядок и начать организовываться в бизнесе.

Доказано, что рабочая среда напрямую влияет на производительность. По словам исследователей Института неврологии Принстонского университета, хаос может ухудшить способность сосредоточиться на задаче. 71 % респондентов исследования организации рабочих станций OfficeMax заявили, что организация рабочего пространства помогает им чувствовать себя более успешными.

Эта базовая организация бизнес-этапов покажет вам, как структурировать бизнес:

• Избавьтесь от беспорядка на рабочем столе вашего компьютера. Аккуратный экран компьютера может повысить вашу мотивацию и креативность. Каждые несколько дней выделяйте несколько минут на удаление старых файлов и размещение новых в соответствующих каталогах. Это начало организации бизнеса.
• Навести порядок в бизнесе можно, отсканировав документы с помощью Genius Scan на смартфоне. Вы можете попрощаться с бумагой и выпуклыми картотеками (которые интегрируются с такими инструментами для ноутбуков, как Evernote ). Вы также можете использовать Shoeboxed для аутсорсинга сканирования. Просто соберите все, что вы хотите отсканировать, и отправьте это в Shoeboxed , который позаботится обо всем остальном. Он также позволяет передавать отсканированные данные в различные популярные веб-программы.
• Для организации бизнеса создайте универсальную зону. Определите место на своем рабочем месте, где должны храниться все входящие вещи для вашей компании. Подумайте о настольном органайзере для файлов, если вы регулярно получаете важные бумажные документы, такие как счета или счета. Обычно они содержат от трех до пяти лотков, в которых вы можете расставлять приоритеты или упорядочивать файлы.
• Организуйте свои провода! Кабели могут быстро превратить рабочий стол в голову Медузы, но с помощью нескольких простых стяжек и, если необходимо, кабельных лотков под столом, вы можете просто контролировать хаос проводов.
• Очистите свое физическое рабочее пространство. Повесьте «ценник» на все, что лежит на вашем столе, но вместо того, чтобы ставить на нем денежную оценку, выясните, насколько это ценно для вашего рабочего дня и времени. Сокращает ли это или увеличивает количество времени, которое у вас есть в день? Если это первое, избавьтесь от него со своего стола.

Для правильной организации бизнеса вы также должны каждую неделю выделять 10 минут на уборку рабочего стола, например, в пятницу. Разложите документы по своим местам, выбросьте ненужную бумагу или мусор, отнесите грязную посуду на кухню и так далее. Таким образом, в следующий раз, когда вы войдете в свой офис, вы сможете начать все с чистого листа и чувствовать себя организованно.

2. Составьте список дел на следующий день (и используйте его)

В сфере организации бизнеса списки дел являются глобальным языком. Проблема в том, что лишь небольшой процент людей следит за своими списками. Что хорошего в списках дел, если вы не используете их для отслеживания своих рабочих приоритетов?

Вот несколько советов, которые помогут вам не сбиться со списка дел:

• Составьте список всего, что вам нужно сделать (это не должно быть в какой-то определенной последовательности; просто следуйте своей интуиции и записывайте то, что приходит вам на ум).
• Соберите группу заданий, которые могут выполняться одновременно или в один и тот же промежуток времени.
• Расставьте приоритеты в своем списке, пронумеровав его и упорядочив соответствующим образом. Приоритизация должна определяться методом, учитывающим чувствительность ко времени, производительность и корреспонденцию.
• Под крупными списками дел составьте меньшие списки дел. Это поможет вам координировать выполнение одной работы, а также будет мотивировать вас продолжать работать над достижением общей цели.
• По мере выполнения задач вычеркивайте их из своего списка. Когда вы увидите список обязанностей с галочками, вы почувствуете себя более непринужденно и выполненным.

В то время как бумага и ручка приемлемы для простых списков дел, мы рекомендуем использовать облачный инструмент, такой как Todoist , чтобы следить за своими делами в дороге.

3. Отвечайте на электронные письма как можно быстрее, когда вы их получаете

Безусловно, самым презираемым аспектом рабочего дня является электронная почта. Он известен тем, что заставляет вас нервничать, особенно если вы постоянно проверяете свои сообщения.

Для организации бизнеса вместо того, чтобы регулярно проверять свой почтовый ящик, читать электронные письма и откладывать ответы, попробуйте следующее: каждый день выделяйте один-два отрезка времени (один утром и один днем), чтобы проверять и отвечать на письма. электронные письма. Это не позволит электронным письмам мешать вашей работе и гарантирует, что ваш почтовый ящик будет хорошо организован.

4. Заручитесь помощью виртуального помощника

Организуя бизнес, вы можете истощать свою энергию, выполняя однообразную работу. Тем не менее, они должны быть выполнены, чтобы ваш бизнес продолжал работать. Виртуальный помощник (ВА) — это именно то, что вам нужно, если вы когда-либо хотели иметь помощника, но не могли позволить себе его нанять.

Виртуальные помощники (VA) — это работающие не по найму люди, которые предоставляют недорогие административные услуги по запросу из дома.

Виртуальный помощник может помочь вам практически с любой задачей, от общения с клиентами до принятия стратегических решений. Ищите специалистов-фрилансеров и виртуальных помощников на таких платформах, как Upwork , Zirtual и Fancy Hands , чтобы сделать вашу жизнь более продуктивной.

5. Сделайте вашу клиентскую службу виртуальной

Для организации бизнеса мы рассмотрели, как чат-боты могут помочь в поддержке клиентов. Chatfuel, Botsify и Sequel — это сервисы, которые позволяют вам создать своего чат-бота (используя платформу Facebook Messenger), не зная программирования.

После установки чат-боты могут помочь вам автоматизировать некоторые из ваших более рутинных встреч с клиентами. Они могут отвечать на часто задаваемые вопросы и другие запросы клиентов, обрабатывать платежи и создавать безопасную среду, в которой потребители могут оставлять отзывы 24 часа в сутки, семь дней в неделю, позволяя вам отдохнуть или, по крайней мере, отвлечься на что-то другое.

6. Сделайте облако частью всех ваших инструментов

Для организации бизнеса размещение ваших данных в облаке гарантирует их безопасность и доступность в любое время. Такие инструменты, как Dropbox и Google Drive, предлагают бесплатные версии и будут работать на вашем ПК и мобильных устройствах, так что присоединяйтесь к 82% фирм, придерживающихся облачной стратегии.

Таким образом, вы можете получить доступ к нужным файлам независимо от того, где вы находитесь и какое устройство используете.

7. Переключитесь на программное обеспечение для онлайн-бухгалтерии

Облачное бухгалтерское программное обеспечение может помочь вам управлять своими записями и поддерживать их таким образом. Они подключаются к вашему банковскому счету, извлекают транзакции и сравнивают их с вашими записями. Возможно, самым большим преимуществом является то, что вы можете сбалансировать свои счета в любом месте и в любое время с помощью мобильных приложений, например, в ожидании замены масла.

Каковы некоторые из наших личных фаворитов? Xero и QuickBooks Online.

8. Управляйте своим временем

Многие люди борются с тайм-менеджментом при организации бизнеса, но однажды освоив его, вы сможете обнаружить в своем дне время, о существовании которого вы даже не подозревали. Это также дает вам возможность выбирать, как вы проводите свое время в своих руках.

Следование этим методам может помочь вам улучшить свои навыки тайм-менеджмента:

• Используйте утренние поездки на работу, чтобы завершить утомительные дела. Если вы пользуетесь общественным транспортом, вы можете выполнить много работы еще до того, как прибудете на работу, например, удалить все ненужные электронные письма из папки «Входящие» или провести исследование для проекта, над которым вы работаете.
• Используйте соединение Bluetooth, чтобы отвечать на звонки, даже если вы не пользуетесь общественным транспортом и не едете на работу.
• Доказано, что « микроперерывы », которые могут длиться от пяти до пятнадцати минут, повышают вашу остроту ума и способность концентрироваться в течение дня. Прогуляйтесь по зданию, перекусите или сыграйте в онлайн-игру. Продолжительные периоды, проведенные за просмотром экрана или сидением в течение длительного времени, могут вызвать физическую боль, что приведет к неудовлетворенности и неспособности сосредоточиться на текущей работе.
• Если вам нужно отслеживать время для организации вашего бизнеса, Harvest упрощает эту задачу. Он работает как на вашем ПК, так и на мобильных устройствах, и все синхронизируется. Кроме того, вы можете отправлять счета и отслеживать свои расходы в соответствии с бюджетом.
• Сделайте административные задачи более автоматизированными. Calendly может автоматизировать планирование встреч без перестановки.
• Buffer, HootSuite и Sprout Social могут заранее автоматически рассылать обновления в социальных сетях, экономя ваше время в течение недели или месяца. В наши дни почти любую административную или операционную обязанность можно каким-то образом автоматизировать.

9. Улучшите управление контактами

Отслеживание клиентов, потенциальных клиентов, платежей и других важных данных — постоянная проблема, которая может привести к снижению продаж. С помощью инструментов управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) современные небольшие компании становятся организованными — и остаются такими — путем подключения к корпоративным приложениям и предоставления вам возможности следить за тем, где вам это нужно больше всего: просроченные счета, предложения, вопросы клиентов и многое другое. Вам не придется беспокоиться о том, что вы потеряете важные электронные письма, так как программа будет отслеживать их для вас.

Вывод

Создайте метод организации бизнеса, который работает для вас.

Подумайте о том, чтобы попробовать разные инструменты, а затем попытаться интегрировать их с вашими существующими привычками, а не заставлять себя использовать совершенно новый рабочий процесс или набор методов организации. Не существует универсального решения для организации вашей небольшой компании, но есть несколько стратегий и методов, которые вы можете внедрить в свой рабочий процесс, чтобы повысить производительность и легко организовать бизнес.