组织业务：采用 9 种天才解决方案

如果您想在组织业务的同时节省时间并在一天内完成更多工作，这篇文章适合您。 生产力非常重要。 让您的公司组织起来是提高生产力的第一步。

同意？ 不只是你。

当你没有条理时，一切都会变得更加困难。 它会分散你的注意力并削弱你的力量。 如果您不知道从哪里开始，组织业务可能会带来压力。

组织业务

这里有 9 个小型的商业组织解决方案，可帮助您在更短的时间内完成更多工作。

1. 如何建立您的公司以取得成功

环顾您的办公室，发现一切都安排得井井有条，准备就绪，这难道不是很令人满意吗？ 如果您不记得上一次有这种感觉是什么时候，那么是时候清理您的行为并开始组织业务了。

事实证明，一个人的工作环境对生产力有直接影响。 据普林斯顿大学神经科学研究所的研究人员称，混乱会削弱一个人专注于一项任务的能力。 在 OfficeMax 工作站组织研究中，71% 的受访者声称整理工作空间让他们感觉更有成就感。

这个基本的业务步骤组织将向您展示如何构建业务：

• 摆脱电脑桌面上的杂乱。 整洁的电脑屏幕可能会激发您的动力和创造力。 每隔几天，花几分钟时间删除旧文件并将新文件放在适当的目录中。 这是组织业务的开始。
• 可以通过在智能手机上使用Genius Scan扫描文件来组织业务，您可以告别纸张和鼓鼓的文件柜（与Evernote等笔记本工具集成）。 您也可以使用Shoeboxed外包您的扫描。 只需收集您要扫描的任何内容并将其提交给Shoeboxed ，剩下的就交给它了。 它还允许您将扫描的数据传输到各种流行的网络程序中。
• 为了组织业务，请创建一个包罗万象的区域。 在您的工作场所建立一个位置，应该存储您公司的所有传入物品。 如果您定期获得重要的纸质文档，例如发票或账单，请考虑使用桌面文件管理器。 这些通常包含三到五个托盘，您可以在其中优先处理或排列文件。
• 整理你的电线！ 电缆可能会迅速将桌面变成美杜莎的脑袋，但使用一些简单的扎带和（如有必要）桌下电缆托盘，您可以简单地控制电线混乱。
• 清理您的物理工作空间。 在办公桌上的每样东西上都贴上“价格标签”，但不要在上面贴上货币价值，而是要弄清楚它对你的工作日和时间有多大的价值。 它会减少还是增加您一天中的时间？ 如果是前者，把它从你的办公桌上扔掉。

为了妥善组织业务，您还应该每周留出 10 分钟来清理您的办公桌，也许是在星期五。 把你的文件放在它们所属的地方，扔掉所有的废纸或垃圾，把你的脏盘子带到厨房，等等。 这样，下次您走进办公室时，您可以重新开始并感觉井井有条。

2. 为第二天做一个待办事项清单（并使用它）

在商业组织领域，待办事项清单是全球通用的语言。 问题是只有一小部分人会跟进他们的名单。 如果您不使用待办事项清单来跟踪您的工作优先级，那么它们有什么用呢？

这里有一些提示可以帮助您按计划完成待办事项：

• 列出你需要完成的所有事情（不必按照任何特定的顺序；只要按照你的直觉，把想到的事情记下来）。
• 组合一组可能在同一时间或同一时间段内执行的作业。
• 通过对列表进行编号并根据需要重新排列来确定列表的优先级。 应通过考虑时间敏感性、生产率和对应关系的方法确定优先级。
• 在较大的待办事项项目符号下方，制作较小的待办事项列表。 这将帮助您协调完成一项工作，同时也激励您继续朝着您的总体目标努力。
• 随着任务的执行，将它们从您的列表中划掉。 当您看到带有复选标记的职责列表时，您会感到更加轻松和有成就感。

虽然纸和笔可以用于简单的待办事项列表，但我们建议使用Todoist等基于云的工具来跟踪您在旅途中的家务。

3. 收到电子邮件后尽快回复

到目前为止，工作日中最受鄙视的方面是电子邮件。 它以让你紧张而闻名，尤其是当你不断检查你的消息时。

为了组织业务而不是定期查看邮箱、阅读电子邮件，然后推迟回复，试试这个：每天，留出一到两个时间段（早上一个，下午一个）来查看和回复电子邮件。 这将防止电子邮件干扰您的工作，并确保您的收件箱井井有条。

4.寻求虚拟助手的帮助

在组织业务时，您可能会因重复性工作而耗尽精力。 但是，必须完成它们才能使您的业务继续运​​营。 如果您曾经希望拥有一名助理但无力聘请一名助理，那么虚拟助理 (VA)正是您一直在寻找的。

虚拟助理 (VA)是自雇人士，他们在家中提供低成本的按需管理服务。

虚拟助手几乎可以帮助您完成任何任务，从与客户聊天到做出战略选择。 在Upwork 、 Zirtual和Fancy Hands等平台上寻找专业的自由职业者和虚拟助手，让您的生活更有效率。

5. 使您的客户服务虚拟化

为了组织业务，我们研究了聊天机器人如何帮助客户支持。 Chatfuel、Botsify和Sequel都是允许您在不了解任何编程的情况下创建聊天机器人（使用 Facebook Messenger 平台）的服务。

聊天机器人一旦安装，就可以帮助您自动化一些更常规的客户接触。 他们可能会回答常见问题和其他客户询问，处理付款，并为消费者创造一个无威胁的环境，让他们每周 7 天、每天 24 小时留下反馈，让您休息或至少将注意力转移到其他地方。

6.让云成为你所有工具的一部分

为了组织业务，将您的数据放在云中可确保它们始终安全且可访问。 Dropbox 和 Google Drive 等工具都提供免费版本，并且可以在您的 PC 和移动设备上运行，所以加入 82% 的拥有云战略的公司吧。

因此，无论您身在何处或使用什么设备，都可以访问所需的文件。

7.切换到在线会计软件

基于云的簿记软件可以帮助您管理和维护记录。 它们连接到您的银行帐户，提取交易并将其与您的条目进行比较。 也许最大的好处是您可以随时随地使用移动应用程序来平衡您的账户——例如，在等待换油时。

我们个人的最爱是什么？ Xero和QuickBooks Online。

8.掌控你的时间

许多人在组织业务时都在努力管理时间，但一旦掌握了它，它可能会帮助你发现你一天中从未想象过的时间。 它还使您能够选择如何将时间花在手中。

遵循这些方法可以帮助您提高时间管理技能：

• 利用您早上的通勤时间来完成繁琐的活动。 如果您使用公共交通工具，您甚至可能在到达工作场所之前就完成了大量工作，例如删除收件箱中的任何不必要的电子邮件或为您正在进行的项目进行研究。
• 即使您不乘坐公共交通工具和开车上班，也可以使用蓝牙连接来接听电话。
• 采取“微休息”——可能持续五到十五分钟——已被证明可以提高你的精神敏锐度和全天集中注意力的能力。 在大楼周围短暂漫步，吃点东西，或玩在线游戏。 长时间盯着屏幕或长时间坐着会导致身体疼痛，导致不满和无法专注于手头的工作。
• 如果您需要跟踪组织业务的时间， Harvest让事情变得简单。 它适用于您的 PC 和移动设备，并且所有内容都已同步。 此外，您可以提交发票并根据预算跟踪您的支出。
• 使管理任务更加自动化。 Calendly可以自动安排会议，无需来回。
• Buffer、HootSuite 和 Sprout Social 可以提前自动发送社交媒体更新，为您节省一周或一个月的时间。 如今，几乎所有的行政或运营职责都可以通过某种方式实现自动化。

9. 让您的联系人管理更好

跟踪客户、潜在客户、付款和其他关键数据是一个持续存在的问题，可能会失去您的销售额。 借助客户关系管理 (CRM) 工具，当代小公司变得有条理——并保持这种状态——通过连接到您的公司应用程序并让您在最需要的地方进行跟进：迟到的账单、报价、客户问题等等。 您不必担心丢失重要电子邮件，因为该程序会为您跟踪它们。

结论

创建适合您的业务组织方法。

考虑尝试使用不同的工具，然后尝试将它们与您现有的习惯相结合，而不是强迫自己接受全新的工作流程或一组组织实践。 没有一种万能的解决方案可以让您的小公司保持井井有条，但您可以在工作流程中实施多种策略和方法，以提高生产力并轻松组织业务。