Organização nos negócios: 9 soluções geniais a serem adotadas

Este post é para você que deseja economizar tempo e fazer mais em um dia enquanto se organiza nos negócios. A produtividade é bastante importante. Ter sua empresa organizada é o primeiro passo para se tornar mais produtivo.

Aceita? Não é só você.

Tudo se torna mais difícil quando você está desorganizado. Isso diminui sua concentração e esgota sua força. Organizar nos negócios pode ser estressante se você não souber por onde começar.

Organização nos negócios

Aqui estão 9 pequenas soluções de organização em negócios para ajudá-lo a realizar mais em menos tempo.

1. Como configurar sua empresa para o sucesso

Não é gratificante olhar ao redor de seu escritório e encontrar tudo organizado e pronto para ser usado? Se você não consegue se lembrar da última vez que se sentiu assim, é hora de limpar seu ato e começar a se organizar nos negócios.

Está comprovado que o ambiente de trabalho influencia diretamente na produtividade. O caos pode prejudicar a capacidade de se concentrar em uma tarefa, de acordo com pesquisadores do Instituto de Neurociência da Universidade de Princeton. 71% dos entrevistados em um estudo de organização de estações de trabalho do OfficeMax afirmaram que organizar seu espaço de trabalho os fez se sentirem mais realizados.

Esta organização básica em etapas de negócios mostrará como estruturar um negócio:

• Livre-se da desordem na área de trabalho do seu computador. Uma tela de computador arrumada pode aumentar sua motivação e criatividade. A cada poucos dias, reserve alguns minutos para remover arquivos antigos e colocar os novos nos diretórios apropriados. Isso é um começo para organizar nos negócios.
• A organização nos negócios pode ser feita digitalizando seus papéis usando o Genius Scan em seu smartphone, você pode dizer adeus ao papel e aos seus armários abarrotados (que se integra a ferramentas de notebook como o Evernote ). Você também pode usar o Shoeboxed para terceirizar sua digitalização. Basta reunir o que você deseja digitalizar e enviá-lo para Shoeboxed , que cuidará do resto. Ele também permite que você transfira seus dados digitalizados para uma variedade de programas populares da web.
• Para organizar nos negócios, faça uma área pega-tudo. Estabeleça um local em seu local de trabalho onde todas as coisas recebidas para sua empresa devem ser armazenadas. Considere um organizador de arquivos de desktop se você recebe regularmente documentos importantes em papel, como faturas ou contas. Eles normalmente contêm de três a cinco bandejas nas quais você pode priorizar ou organizar seus arquivos.
• Organize seus fios! Os cabos podem transformar rapidamente uma mesa na cabeça da Medusa, mas com algumas braçadeiras simples e – se necessário – bandejas de cabos sob a mesa, você pode simplesmente controlar o caos dos fios.
• Limpe seu espaço de trabalho físico. Coloque uma “etiqueta de preço” em tudo em sua mesa, mas em vez de colocar um valor monetário nisso, descubra o quão valioso é para o seu dia de trabalho e tempo. Reduz ou aumenta a quantidade de tempo que você tem no seu dia? Se for o primeiro, livre-se dele da sua mesa.

Para uma organização adequada nos negócios, você também deve reservar 10 minutos toda semana para limpar sua mesa, talvez na sexta-feira. Coloque seus documentos onde eles pertencem, jogue fora qualquer papel de rascunho ou lixo, leve seus pratos sujos para a cozinha e assim por diante. Dessa forma, da próxima vez que você entrar em seu escritório, poderá começar de novo e se sentir organizado.

2. Faça uma lista de tarefas para o dia seguinte (e use-a)

No domínio da organização nos negócios, as listas de tarefas são a linguagem global. O problema é que apenas uma pequena porcentagem de indivíduos acompanha suas listas. De que servem as listas de tarefas se você não as usa para acompanhar suas prioridades de trabalho?

Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a se manter no caminho certo com sua lista de tarefas:

• Faça uma lista de tudo o que você precisa realizar (não precisa estar em nenhuma sequência específica; simplesmente siga seu instinto e anote as coisas à medida que vierem à mente).
• Monte um grupo de tarefas que podem ser executadas ao mesmo tempo ou no mesmo período de tempo.
• Priorize sua lista numerando-a e reorganizando-a conforme apropriado. A priorização deve ser determinada por um método que considere sensibilidade ao tempo, produtividade e correspondência.
• Debaixo de marcadores de tarefas maiores, faça listas de tarefas menores. Isso o ajudará a coordenar a conclusão de um único trabalho, ao mesmo tempo em que o motivará a continuar trabalhando em direção ao seu objetivo geral.
• À medida que as tarefas são executadas, risque-as da sua lista. Ao ver uma lista de tarefas marcadas, você se sentirá mais à vontade e realizado.

Embora papel e caneta sejam aceitáveis ​​para listas de tarefas simples, recomendamos o uso de uma ferramenta baseada em nuvem como Todoist para acompanhar suas tarefas enquanto estiver na estrada.

3. Responda aos e-mails o mais rápido possível quando os receber

De longe, o aspecto mais desprezado do dia de trabalho é o e-mail. É conhecido por deixá-lo nervoso, especialmente se você estiver verificando continuamente suas mensagens.

Para se organizar nos negócios, em vez de verificar sua caixa de correio regularmente, ler e-mails e adiar a resposta, tente o seguinte: todos os dias, reserve um ou dois blocos de tempo (um de manhã e outro à tarde) para verificar e responder e-mails. Isso evitará que os e-mails atrapalhem seu trabalho e garantirá que sua caixa de entrada esteja bem organizada.

4. Conte com a ajuda de um assistente virtual

Ao se organizar nos negócios, você pode drenar sua energia fazendo trabalhos repetitivos. No entanto, eles devem ser concluídos para que sua empresa continue operando. Um assistente virtual (VA) é exatamente o que você está procurando se você já desejou ter um assistente, mas não podia contratar um.

Os assistentes virtuais (VAs) são indivíduos autônomos que fornecem serviços administrativos sob demanda e de baixo custo em suas casas.

Um assistente virtual pode ajudá-lo em quase todas as tarefas, desde conversar com clientes até fazer escolhas estratégicas. Procure freelancers especializados e assistentes virtuais em plataformas como Upwork , Zirtual e Fancy Hands para tornar sua vida mais produtiva.

5. Torne seu Atendimento ao Cliente Virtual

Para organizar nos negócios, analisamos como os chatbots podem ajudar no suporte ao cliente. Chatfuel, Botsify e Sequel são todos serviços que permitem que você crie seu chatbot (usando a plataforma Facebook Messenger) sem conhecer nenhuma programação.

Os chatbots, uma vez instalados, podem ajudá-lo a automatizar alguns de seus encontros mais rotineiros com clientes. Eles podem responder a perguntas frequentes e outras perguntas de clientes, processar pagamentos e criar um ambiente não ameaçador para que os consumidores deixem comentários 24 horas por dia, sete dias por semana, permitindo que você descanse ou pelo menos desvie sua atenção para outro lugar.

6. Faça da nuvem uma parte de todas as suas ferramentas

Para organização nos negócios, colocar seus dados na nuvem garante que eles estejam seguros e acessíveis o tempo todo. Ferramentas como Dropbox e Google Drive oferecem versões gratuitas e funcionarão em seu PC e dispositivos móveis, então junte-se aos 82% das empresas que têm uma estratégia de nuvem.

Assim, você pode acessar os arquivos de que precisa, não importa onde esteja ou qual dispositivo esteja usando.

7. Faça a mudança para o software de contabilidade online

O software de contabilidade baseado em nuvem pode ajudá-lo a gerenciar seus registros e mantê-los dessa maneira. Eles se conectam à sua conta bancária, extraem transações e as comparam com suas entradas. Talvez o melhor benefício de todos seja que você pode equilibrar suas contas em qualquer lugar e a qualquer momento usando os aplicativos móveis - por exemplo, enquanto espera a troca do óleo.

Quais são alguns dos nossos favoritos pessoais? Xero e QuickBooks Online.

8. Assuma o controle do seu tempo

Muitas pessoas lutam com o gerenciamento do tempo ao organizar os negócios, mas uma vez dominado, pode ajudá-lo a descobrir o tempo em seu dia que você nunca imaginou que existisse. Ele também lhe dá a capacidade de escolher como você gasta seu tempo de volta em suas mãos.

Seguir esses métodos pode ajudá-lo a melhorar suas habilidades de gerenciamento de tempo:

• Use seu trajeto matinal para concluir atividades tediosas. Você pode fazer muito trabalho antes mesmo de chegar ao local de trabalho se usar transporte público, como remover e-mails desnecessários da sua caixa de entrada ou realizar pesquisas para o projeto em que está trabalhando.
• Use uma conexão Bluetooth para acompanhar as chamadas, mesmo que você não use transporte público e dirija para o trabalho.
• Fazer “ micro-pausas ” – que podem durar de cinco a quinze minutos – demonstrou aumentar sua acuidade mental e capacidade de se concentrar ao longo do dia. Faça um breve passeio pelo prédio, coma alguma coisa ou jogue um jogo online. Longos períodos passados ​​olhando para uma tela ou sentados por longos períodos podem induzir a dor física, resultando em insatisfação e incapacidade de se concentrar no trabalho em mãos.
• Se você precisa controlar o tempo para sua organização nos negócios, o Harvest simplifica. Funciona tanto no seu PC quanto nos seus dispositivos móveis, e tudo é sincronizado. Além disso, você pode enviar faturas e acompanhar seus gastos em relação a um orçamento.
• Torne as tarefas administrativas mais automatizadas. O Calendly pode automatizar o agendamento de reuniões sem o vai-e-vem.
• Buffer, HootSuite e Sprout Social podem enviar automaticamente atualizações de mídia social com antecedência, economizando tempo ao longo da semana ou do mês. Quase qualquer dever administrativo ou operacional hoje em dia pode ser automatizado de alguma forma.

9. Melhore seu gerenciamento de contatos

Manter o controle de clientes, leads, pagamentos e outros dados críticos é um problema constante que pode perder suas vendas. Com as ferramentas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), as pequenas empresas contemporâneas se organizam – e permanecem assim – conectando-se aos aplicativos de sua empresa e permitindo que você acompanhe onde mais precisa: contas atrasadas, cotações, perguntas de clientes e muito mais. Você não terá que se preocupar em perder o controle de e-mails cruciais, pois o programa irá rastreá-los para você.

Conclusão

Crie um método de organização nos negócios que funcione para você.

Considere tentar com ferramentas diferentes e, em seguida, tentar integrá-las aos seus hábitos existentes, em vez de se forçar a adotar um fluxo de trabalho totalmente novo ou um conjunto de práticas de organização. Não existe uma solução única para manter sua pequena empresa organizada, mas existem várias estratégias e métodos que você pode implementar em seu fluxo de trabalho para aumentar a produtividade e manter a organização nos negócios com facilidade.