การจัดระเบียบในธุรกิจ: 9 โซลูชั่นอัจฉริยะที่จะนำมาใช้

โพสต์นี้เหมาะสำหรับคุณหากคุณต้องการประหยัดเวลาและทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จมากขึ้นในหนึ่งวันขณะจัดระเบียบธุรกิจ ผลผลิตค่อนข้างสำคัญ การมีบริษัทของคุณมีระเบียบเป็นก้าวแรกสู่การทำงานที่มีประสิทธิผลมากขึ้น

เห็นด้วย? มันไม่ใช่แค่คุณ

ทุกอย่างจะยากขึ้นเมื่อคุณไม่มีการรวบรวมกัน มันเบี่ยงเบนความสนใจของคุณและทำให้ความแข็งแกร่งของคุณลดลง การจัดระเบียบในธุรกิจอาจเป็นเรื่องที่เครียดได้ หากคุณไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นจากตรงไหน

การจัดระเบียบในธุรกิจ

ต่อไปนี้คือโซลูชันทางธุรกิจขนาดเล็ก 9 แบบที่จะช่วยให้คุณประสบความสำเร็จมากขึ้นในเวลาที่น้อยลง

1. วิธีจัดตั้งบริษัทของคุณให้ประสบความสำเร็จ

ไม่น่าพอใจที่จะมองไปรอบๆ สำนักงานของคุณและพบว่าทุกอย่างถูกจัดวางอย่างเรียบร้อยและพร้อมที่จะไปหรือไม่? หากคุณจำครั้งสุดท้ายที่คุณรู้สึกแบบนั้นไม่ได้ ก็ถึงเวลาที่ต้องเคลียร์งานและเริ่มจัดระเบียบในธุรกิจ

ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าสภาพแวดล้อมในการทำงานมีอิทธิพลโดยตรงต่อประสิทธิภาพการทำงาน นักวิจัยของสถาบันประสาทวิทยาศาสตร์มหาวิทยาลัยพรินซ์ตันกล่าวว่าความโกลาหลอาจทำให้ความสามารถในการจดจ่อกับงานลดลง 71% ของผู้ตอบแบบสอบถาม OfficeMax Workstation Organization Study อ้างว่าการจัดพื้นที่ทำงานทำให้พวกเขารู้สึกว่าประสบความสำเร็จมากขึ้น

การจัดระเบียบขั้นพื้นฐานในขั้นตอนทางธุรกิจนี้จะแสดงให้คุณเห็นถึงวิธีการจัดโครงสร้างธุรกิจ:

• ขจัดความยุ่งเหยิงบนเดสก์ท็อปคอมพิวเตอร์ของคุณ หน้าจอคอมพิวเตอร์ที่เป็นระเบียบอาจช่วยเพิ่มแรงจูงใจและความคิดสร้างสรรค์ของคุณ ทุกๆสองสามวัน ใช้เวลาสองสามนาทีเพื่อลบไฟล์เก่าและวางไฟล์ใหม่ในไดเร็กทอรีที่เหมาะสม นั่นคือจุดเริ่มต้นของการจัดระเบียบในธุรกิจ
• การจัดระเบียบในธุรกิจสามารถทำได้โดยการสแกนเอกสารของคุณโดยใช้ Genius Scan บนสมาร์ทโฟนของคุณ คุณสามารถบอกลากระดาษและตู้เก็บเอกสารที่โป่งออกมาได้ (ซึ่งรวมเข้ากับเครื่องมือโน้ตบุ๊กอย่าง Evernote ) คุณยังสามารถใช้ Shoeboxed เพื่อจ้างการสแกนของคุณ เพียงรวบรวมสิ่งที่คุณต้องการสแกนแล้วส่งไปที่ Shoeboxed ซึ่งจะดูแลส่วนที่เหลือ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถถ่ายโอนข้อมูลที่สแกนของคุณไปยังโปรแกรมเว็บยอดนิยมต่างๆ
• สำหรับการจัดระเบียบในธุรกิจให้พื้นที่ที่จับได้ทั้งหมด สร้างสถานที่ในที่ทำงานของคุณซึ่งควรจัดเก็บสิ่งของที่เข้ามาทั้งหมดสำหรับบริษัทของคุณ พิจารณาตัวจัดระเบียบไฟล์บนเดสก์ท็อปหากคุณได้รับเอกสารที่เป็นกระดาษที่สำคัญเป็นประจำ เช่น ใบแจ้งหนี้หรือใบเรียกเก็บเงิน โดยปกติแล้วจะมีถาดสามถึงห้าถาดซึ่งคุณสามารถจัดลำดับความสำคัญหรือจัดเรียงไฟล์ของคุณได้
• จัดระเบียบสายไฟของคุณ! สายเคเบิลอาจทำให้เดสก์ท็อปกลายเป็นหัวของเมดูซ่าได้อย่างรวดเร็ว แต่ด้วยสายรัดซิปที่เรียบง่าย และ—หากจำเป็น—ถาดวางสายเคเบิลใต้โต๊ะ คุณสามารถควบคุมความวุ่นวายของลวดได้
• ทำความสะอาดพื้นที่ทำงานทางกายภาพของคุณ วาง "ป้ายราคา" ไว้บนทุกสิ่งบนโต๊ะของคุณ แต่แทนที่จะให้มูลค่าเป็นตัวเงิน ให้หาว่าสิ่งนี้มีค่ากับวันและเวลาทำงานของคุณเพียงใด มันลดหรือเพิ่มระยะเวลาที่คุณมีในแต่ละวันหรือไม่? หากเป็นอย่างเดิม ให้กำจัดมันออกจากโต๊ะทำงานของคุณ

สำหรับการจัดระเบียบที่เหมาะสมในการทำธุรกิจ คุณควรจัดสรรเวลา 10 นาทีทุกสัปดาห์เพื่อทำความสะอาดโต๊ะทำงานของคุณ บางทีอาจจะเป็นในวันศุกร์ วางเอกสารของคุณในที่ที่มันอยู่ ทิ้งเศษกระดาษหรือขยะ นำจานสกปรกของคุณไปที่ห้องครัว และอื่นๆ ด้วยวิธีนี้ ครั้งต่อไปที่คุณเดินเข้าไปในสำนักงาน คุณสามารถเริ่มต้นใหม่และรู้สึกมีระเบียบ

2. สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับวันถัดไป (และใช้งาน)

ในขอบเขตของการจัดระเบียบในธุรกิจ รายการสิ่งที่ต้องทำคือภาษาสากล ปัญหาคือมีเพียงไม่กี่เปอร์เซ็นต์เท่านั้นที่ติดตามรายการของพวกเขา รายการสิ่งที่ต้องทำจะเป็นอย่างไรถ้าคุณไม่ใช้เพื่อติดตามลำดับความสำคัญของงานของคุณ

ต่อไปนี้คือคำแนะนำบางประการที่จะช่วยให้คุณติดตามรายการสิ่งที่ต้องทำได้:

• ทำรายการของทุกสิ่งที่คุณต้องทำให้สำเร็จ (ไม่จำเป็นต้องอยู่ในลำดับใด ๆ เพียงแค่ใช้สัญชาตญาณของคุณและจดสิ่งต่าง ๆ ที่นึกขึ้นได้)
• รวบรวมกลุ่มงานที่อาจดำเนินการพร้อมกันหรือในช่วงเวลาเดียวกัน
• จัดลำดับความสำคัญของรายการของคุณโดยกำหนดหมายเลขและจัดเรียงใหม่ตามความเหมาะสม การจัดลำดับความสำคัญควรกำหนดโดยวิธีการที่คำนึงถึงความอ่อนไหวของเวลา ประสิทธิภาพการทำงาน และความสอดคล้องกัน
• ใต้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยที่ใหญ่กว่า ให้สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำที่เล็กลง สิ่งนี้จะช่วยคุณในการประสานงานให้งานชิ้นหนึ่งสำเร็จ ในขณะเดียวกันก็กระตุ้นให้คุณทำงานเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์โดยรวมต่อไป
• เมื่อทำงานเสร็จแล้ว ให้ขีดฆ่าออกจากรายการของคุณ เมื่อคุณเห็นรายการหน้าที่ที่มีเครื่องหมายถูก คุณจะรู้สึกสบายใจและประสบความสำเร็จมากขึ้น

แม้ว่ากระดาษและปากกาจะเป็นที่ยอมรับสำหรับรายการสิ่งที่ต้องทำง่ายๆ เราขอแนะนำให้ใช้เครื่องมือบนคลาวด์ เช่น Todoist เพื่อติดตามงานบ้านของคุณขณะอยู่บนท้องถนน

3. ตอบกลับอีเมลโดยเร็วที่สุดเมื่อคุณได้รับ

สิ่งที่น่ารังเกียจที่สุดของวันทำงานคืออีเมล มันขึ้นชื่อเรื่องการทำให้คุณกระวนกระวายใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณกำลังตรวจสอบข้อความของคุณอย่างต่อเนื่อง

สำหรับการจัดระเบียบในธุรกิจแทนที่จะตรวจสอบกล่องจดหมายของคุณเป็นประจำ อ่านอีเมล แล้วหยุดตอบ ให้ลองทำดังนี้: ทุกวัน ให้จัดสรรเวลาหนึ่งถึงสองช่วงตึก (ช่วงเช้าและอีกหนึ่งช่วงในตอนบ่าย) เพื่อตรวจสอบและตอบกลับ อีเมล วิธีนี้จะช่วยป้องกันไม่ให้อีเมลมารบกวนงานของคุณ และทำให้มั่นใจได้ว่ากล่องจดหมายเข้าของคุณได้รับการจัดระเบียบอย่างดี

4. ขอความช่วยเหลือจากผู้ช่วยเสมือน

ขณะจัดระเบียบธุรกิจ คุณอาจใช้พลังงานจากการทำงานซ้ำๆ ยังต้องดำเนินการให้เสร็จสิ้นเพื่อให้ธุรกิจของคุณดำเนินการต่อไปได้ ผู้ช่วยเสมือน (VA) เป็นเพียงสิ่งที่คุณกำลังมองหา หากคุณเคยอยากได้ผู้ช่วยแต่ไม่มีเงินจ้าง

ผู้ช่วยเสมือน (VAs) คือบุคคลที่ประกอบอาชีพอิสระซึ่งให้บริการด้านการบริหารต้นทุนต่ำตามความต้องการจากที่บ้านของตน

ผู้ช่วยเสมือนสามารถช่วยเหลือคุณได้เกือบทุกงาน ตั้งแต่การพูดคุยกับลูกค้าไปจนถึงการตัดสินใจเลือกเชิงกลยุทธ์ มองหาผู้เชี่ยวชาญอิสระและผู้ช่วยเสมือนบนแพลตฟอร์มอย่าง Upwork , Zirtual และ Fancy Hands เพื่อทำให้ชีวิตของคุณมีประสิทธิผลมากขึ้น

5. ทำให้บริการลูกค้าของคุณเสมือน

สำหรับการจัดระเบียบในธุรกิจ เราได้พิจารณาว่าแชทบอทสามารถช่วยสนับสนุนลูกค้าได้อย่างไร Chatfuel, Botsify และ Sequel เป็นบริการทั้งหมดที่ช่วยให้คุณสร้างแชทบ็อตของคุณ (โดยใช้แพลตฟอร์ม Facebook Messenger) โดยไม่ต้องรู้โปรแกรมใดๆ

เมื่อติดตั้งแล้ว Chatbots สามารถช่วยคุณในการทำให้การพบลูกค้าที่เป็นกิจวัตรของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ พวกเขาอาจตอบคำถามที่พบบ่อยและคำถามอื่นๆ ของลูกค้า ดำเนินการชำระเงิน และสร้างสภาพแวดล้อมที่ไม่คุกคามสำหรับผู้บริโภคในการแสดงความคิดเห็นตลอด 24 ชั่วโมง เจ็ดวันต่อสัปดาห์ ทำให้คุณได้พักผ่อนหรืออย่างน้อยก็หันเหความสนใจไปที่อื่น

6. ทำให้คลาวด์เป็นส่วนหนึ่งของเครื่องมือทั้งหมดของคุณ

สำหรับการจัดระเบียบในธุรกิจ การใส่ข้อมูลของคุณไว้ในระบบคลาวด์ช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลจะปลอดภัยและเข้าถึงได้ตลอดเวลา เครื่องมืออย่าง Dropbox และ Google Drive ล้วนมีเวอร์ชันฟรีและจะทำงานบนพีซีและอุปกรณ์มือถือของคุณ ดังนั้นเข้าร่วมกับ 82% ของบริษัทที่มีกลยุทธ์ระบบคลาวด์

คุณจึงสามารถเข้าถึงไฟล์ที่ต้องการได้ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนหรืออุปกรณ์ใดที่คุณใช้อยู่

7. เปลี่ยนมาใช้ซอฟต์แวร์บัญชีออนไลน์

ซอฟต์แวร์การทำบัญชีบนระบบคลาวด์สามารถช่วยคุณจัดการบันทึกและดูแลรักษาด้วยวิธีดังกล่าว พวกเขาเชื่อมต่อกับบัญชีธนาคารของคุณ ดึงธุรกรรม และเปรียบเทียบกับรายการของคุณ บางทีประโยชน์ที่ดีที่สุดคือคุณสามารถปรับสมดุลบัญชีของคุณได้ทุกที่และทุกเวลาโดยใช้แอพมือถือ—เช่น ระหว่างรอน้ำมันของคุณถูกเปลี่ยน

รายการโปรดส่วนตัวของเรามีอะไรบ้าง? Xero และ QuickBooks ออนไลน์

8. ดูแลเวลาของคุณ

หลายคนมีปัญหากับการบริหารเวลาในการจัดการเวลาในธุรกิจ แต่เมื่อเข้าใจแล้ว มันอาจช่วยให้คุณค้นพบเวลาในวันที่คุณไม่เคยจินตนาการถึงได้ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถเลือกว่าจะใช้เวลาของคุณกลับคืนมาอย่างไร

การปฏิบัติตามวิธีการเหล่านี้สามารถช่วยพัฒนาทักษะการบริหารเวลาของคุณได้:

• ใช้การเดินทางตอนเช้าเพื่อทำกิจกรรมที่น่าเบื่อให้เสร็จ คุณอาจทำงานหลายอย่างให้เสร็จก่อนที่คุณจะมาถึงที่ทำงาน หากคุณใช้ระบบขนส่งสาธารณะ เช่น การลบอีเมลที่ไม่จำเป็นในกล่องจดหมายของคุณ หรือดำเนินการวิจัยสำหรับโครงการที่คุณกำลังทำอยู่
• ใช้การเชื่อมต่อบลูทูธเพื่อรับสาย แม้ว่าคุณจะไม่ได้ใช้บริการขนส่งสาธารณะและขับรถไปทำงาน
• การ “ พักช่วง สั้นๆ” ซึ่งอาจใช้เวลาตั้งแต่ห้าถึงสิบห้านาที แสดงให้เห็นว่าช่วยเพิ่มความเฉียบคมทางจิตใจและความสามารถในการจดจ่อตลอดทั้งวัน เดินเล่นรอบๆ อาคาร หาอะไรกิน หรือเล่นเกมออนไลน์ การจ้องหน้าจอหรือนั่งเป็นเวลานานๆ นานๆ อาจทำให้ร่างกายเจ็บปวด เกิดความไม่พอใจและไม่สามารถจดจ่อกับงานที่ทำอยู่ได้
• หากคุณต้องการติดตามเวลาสำหรับการจัดระเบียบธุรกิจของคุณ Harvest ทำให้มันง่าย มันทำงานได้ทั้งบนพีซีและอุปกรณ์มือถือของคุณ และทุกอย่างจะถูกซิงค์ นอกจากนี้ คุณสามารถส่งใบแจ้งหนี้และติดตามการใช้จ่ายของคุณกับงบประมาณ
• ทำให้งานด้านการดูแลระบบเป็นไปโดยอัตโนมัติมากขึ้น Calendly สามารถจัดกำหนดการประชุมโดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องกลับไปกลับมา
• Buffer, HootSuite และ Sprout Social สามารถส่งการอัปเดตโซเชียลมีเดียล่วงหน้าได้โดยอัตโนมัติ ช่วยให้คุณประหยัดเวลาตลอดทั้งสัปดาห์หรือทุกเดือน หน้าที่ธุรการหรือการปฏิบัติงานเกือบทุกอย่างในทุกวันนี้สามารถดำเนินการอัตโนมัติได้ไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง

9. ทำให้การจัดการที่ติดต่อของคุณดีขึ้น

การติดตามลูกค้า โอกาสในการขาย การชำระเงิน และข้อมูลสำคัญอื่นๆ เป็นปัญหาต่อเนื่องที่อาจสูญเสียยอดขายของคุณ ด้วยเครื่องมือการจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า (CRM) บริษัทขนาดเล็กร่วมสมัยจะได้รับการจัดระเบียบ—และยังคงเป็นแบบนั้น—โดยเชื่อมต่อกับแอปของบริษัทของคุณและให้คุณติดตามในที่ที่คุณต้องการมากที่สุด: การเรียกเก็บเงินที่ล่าช้า ใบเสนอราคา คำถามเกี่ยวกับลูกค้า และอื่นๆ คุณไม่ต้องกังวลว่าจะสูญเสียการติดตามอีเมลสำคัญ เนื่องจากโปรแกรมจะติดตามอีเมลเหล่านั้นให้คุณ

บทสรุป

สร้างวิธีการจัดระเบียบในธุรกิจที่เหมาะกับคุณ

ลองใช้เครื่องมือต่างๆ แล้วพยายามรวมเข้ากับนิสัยที่มีอยู่ของคุณ แทนที่จะบังคับตัวเองให้ยอมรับเวิร์กโฟลว์ใหม่ทั้งหมดหรือชุดแนวทางปฏิบัติในการจัดระเบียบ ไม่มีโซลูชันเดียวที่เหมาะกับทุกองค์กรในการจัดระเบียบบริษัทขนาดเล็กของคุณ แต่มีกลยุทธ์และวิธีการมากมายที่คุณสามารถนำไปใช้ในกระบวนการทำงานของคุณเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและจัดระเบียบในธุรกิจได้อย่างง่ายดาย