비즈니스 조직화: 채택할 9가지 천재 솔루션

이 게시물은 비즈니스를 정리하면서 시간을 절약하고 하루에 더 많은 작업을 수행하려는 경우에 적합합니다. 생산성이 상당히 중요합니다. 회사를 조직화하는 것은 생산성을 높이는 첫 번째 단계입니다.

동의하다? 당신뿐만이 아닙니다.

정리되지 않으면 모든 것이 더 어려워집니다. 그것은 당신의 집중력을 떨어뜨리고 당신의 힘을 약화시킵니다. 어디서부터 시작해야 할지 모를 경우 비즈니스 조직은 스트레스를 받을 수 있습니다.

비즈니스 조직

짧은 시간에 더 많은 것을 성취할 수 있도록 도와주는 9가지 소규모 비즈니스 솔루션 정리가 있습니다.

1. 성공을 위해 회사를 설립하는 방법

사무실을 둘러보고 모든 것이 깔끔하게 정리되어 준비되어 있는 것이 만족스럽지 않습니까? 마지막으로 그렇게 느꼈는지 기억이 나지 않는다면 행동을 정리하고 사업을 정리할 때입니다.

작업 환경이 생산성에 직접적인 영향을 미친다는 사실이 입증되었습니다. Princeton University Neuroscience Institute 연구원에 따르면 혼돈은 작업에 집중하는 능력을 손상시킬 수 있습니다. OfficeMax Workstation Organization Study의 응답자 중 71%는 작업 공간을 구성하면 더 성취감을 느낀다고 말했습니다.

비즈니스 단계의 이 기본 구성은 비즈니스를 구성하는 방법을 보여줍니다.

• 컴퓨터 바탕 화면의 어수선함을 제거하십시오. 깔끔한 컴퓨터 화면은 동기와 창의력을 향상시킬 수 있습니다. 며칠마다 몇 분 정도 시간을 내어 오래된 파일을 제거하고 새 파일을 적절한 디렉토리에 배치하십시오. 그것이 비즈니스 조직화의 시작입니다.
• 스마트폰에서 Genius Scan 을 사용하여 서류를 스캔하여 비즈니스를 정리할 수 있습니다. 종이와 부풀어 오른 서류 캐비닛( Evernote 와 같은 노트북 도구와 통합됨)과 작별할 수 있습니다. Shoebox 를 사용하여 스캔을 아웃소싱할 수도 있습니다. 스캔하고 싶은 것을 모아서 Shoeboxed 에 제출하면 나머지는 알아서 처리합니다. 또한 스캔한 데이터를 다양한 인기 웹 프로그램으로 전송할 수 있습니다.
• 비즈니스 조직을 위해 포괄 영역을 만드십시오. 회사에 들어오는 모든 물건을 보관해야 하는 작업장 위치를 ​​설정합니다. 청구서나 청구서와 같은 중요한 종이 문서를 정기적으로 받는 경우 데스크탑 파일 정리기를 고려하십시오. 여기에는 일반적으로 파일의 우선 순위를 지정하거나 정렬할 수 있는 3~5개의 트레이가 있습니다.
• 전선을 정리하세요! 케이블은 데스크탑을 Medusa의 머리로 빠르게 바꿀 수 있지만 간단한 집타이와 필요한 경우 책상 아래 케이블 트레이를 사용하면 혼란스러운 전선을 간단히 제어할 수 있습니다.
• 실제 작업 공간을 정리하십시오. 책상 위의 모든 것에 "가격표"를 붙이십시오. 그러나 그것에 금전적 가치를 부여하는 대신, 그것이 당신의 근무일과 시간에 얼마나 가치가 있는지 파악하십시오. 하루 중 시간을 줄이거나 늘립니까? 전자라면 책상에서 치워라.

비즈니스를 적절하게 정리하려면 매주 금요일에 책상을 정리하는 데 10분을 할당해야 합니다. 문서를 제자리에 놓고, 스크랩 종이나 쓰레기를 버리고, 더러운 접시를 부엌으로 가져가는 등의 작업을 수행합니다. 이렇게 하면 다음에 사무실에 들어갈 때 새롭게 시작하고 정리된 느낌을 받을 수 있습니다.

2. 다음 날 할 일 목록을 만들고 사용하십시오.

비즈니스 조직의 영역에서 할 일 목록은 글로벌 언어입니다. 문제는 소수의 개인만이 목록을 추적한다는 것입니다. 할 일 목록을 작업 우선 순위를 추적하는 데 사용하지 않는다면 무슨 소용이 있습니까?

다음은 할 일 목록을 관리하는 데 도움이 되는 몇 가지 지침입니다.

• 달성해야 하는 모든 것을 목록으로 만드십시오(특정 순서일 필요는 없습니다. 단순히 직감을 가지고 생각나는 대로 적어두십시오).
• 동시에 또는 동일한 시간 단위로 수행될 수 있는 작업 그룹을 구성합니다.
• 목록에 번호를 매기고 적절하게 재정렬하여 목록의 우선 순위를 지정하십시오. 우선순위는 시간민감성, 생산성, 대응성을 고려한 방법으로 결정되어야 한다.
• 더 큰 할 일 글머리 기호 아래에 더 작은 할 일 목록을 만드십시오. 이것은 단일 작업의 완료를 조정하는 데 도움이 되는 동시에 전반적인 목표를 향해 계속 노력하도록 동기를 부여합니다.
• 작업이 수행되면 목록에서 제거하십시오. 체크 표시가 있는 업무 목록을 보면 더 편안하고 성취감을 느낄 수 있습니다.

간단한 할 일 목록에는 종이와 펜이 허용되지만, 이동 중에 집안일을 추적하기 위해 Todoist 와 같은 클라우드 기반 도구를 사용하는 것이 좋습니다.

3. 이메일을 받았을 때 최대한 빨리 응답

지금까지 근무 시간 중 가장 경멸을 받는 부분은 이메일입니다. 특히 메시지를 지속적으로 확인하는 경우 불안하게 만드는 것으로 유명합니다.

정기적으로 메일함을 확인하고 이메일을 읽고 답장을 미루는 것보다 업무상 정리를 하려면 다음을 시도해 보세요. 매일 1~2블록(아침에 한 블록, 오후에 한 블록)에서 확인하고 답장을 보낼 수 있습니다. 이메일. 이렇게 하면 이메일이 업무를 방해하는 것을 방지하고 받은 편지함을 잘 정리할 수 있습니다.

4. 가상 비서의 도움 받기

업무를 정리하는 동안 반복적인 작업으로 에너지를 소모할 수 있습니다. 그러나 비즈니스를 계속 운영하려면 완료해야 합니다. 가상 비서(VA) 는 비서를 갖고 싶었지만 고용할 여력이 없었던 경우에 찾고 있던 바로 그 것입니다.

가상 비서(VA) 는 집에서 저렴한 비용으로 주문형 관리 서비스를 제공하는 자영업자입니다.

가상 비서는 고객과의 채팅에서 전략적 선택에 이르기까지 거의 모든 작업을 지원할 수 있습니다. Upwork , Zirtual 및 Fancy Hands 와 같은 플랫폼에서 전문 프리랜서 및 가상 비서를 찾아 보다 생산적인 생활을 하십시오.

5. 클라이언트 서비스를 가상으로 만들기

비즈니스 조직화를 위해 챗봇이 고객 지원에 어떻게 도움이 될 수 있는지 조사했습니다. Chatfuel, Botsify 및 Sequel 은 프로그래밍을 몰라도 Facebook Messenger 플랫폼을 사용하여 챗봇을 만들 수 있는 모든 서비스입니다.

챗봇을 설치하면 보다 일상적인 클라이언트와의 만남을 자동화하는 데 도움이 될 수 있습니다. 그들은 자주 묻는 질문 및 기타 고객 문의에 응답하고, 지불을 처리하고, 소비자가 하루 24시간, 주 7일 피드백을 남길 수 있는 위협적이지 않은 환경을 조성하여 귀하가 휴식을 취하거나 최소한 관심을 다른 곳으로 돌릴 수 있습니다.

6. 클라우드를 모든 도구의 일부로 만들기

비즈니스 조직을 위해 데이터를 클라우드에 저장하면 항상 안전하고 액세스할 수 있습니다. Dropbox 및 Google Drive와 같은 도구는 모두 무료 버전을 제공하며 PC 및 모바일 장치에서 작동하므로 클라우드 전략을 보유한 기업의 82%에 합류하십시오.

따라서 어디에 있든 어떤 장치를 사용하든 필요한 파일에 액세스할 수 있습니다.

7. 온라인 회계 소프트웨어로 전환

클라우드 기반 부기 소프트웨어는 기록을 관리하고 유지하는 데 도움이 될 수 있습니다. 그들은 은행 계좌에 연결하고 거래를 추출하고 항목과 비교합니다. 아마도 가장 큰 이점은 모바일 앱을 사용하여 언제 어디서나(예: 오일 교환을 기다리는 동안) 계정 잔액을 조정할 수 있다는 것입니다.

우리가 개인적으로 가장 좋아하는 것은 무엇입니까? Xero 및 QuickBooks 온라인.

8. 시간 관리

많은 사람들이 비즈니스를 조직할 때 시간 관리에 어려움을 겪지만 일단 숙달되면 하루 중 존재하지 않는 시간을 발견하는 데 도움이 될 수 있습니다. 또한 시간을 어떻게 보낼지 선택할 수 있는 기능도 제공합니다.

다음 방법을 따르면 시간 관리 기술을 향상시키는 데 도움이 될 수 있습니다.

• 아침 출퇴근 시간을 활용하여 지루한 활동을 완료하세요. 받은 편지함에서 불필요한 이메일을 제거하거나 작업 중인 프로젝트에 대한 조사를 수행하는 등 대중 교통을 사용하는 경우 직장에 도착하기도 전에 많은 작업을 완료할 수 있습니다.
• 블루투스 연결을 사용하면 대중교통을 이용하지 않고 출근하지 않아도 전화를 받을 수 있습니다.
• 5분에서 15분 정도 지속되는 " 미시적 휴식 "을 취하면 정신력과 하루 종일 집중할 수 있는 능력이 향상되는 것으로 나타났습니다. 건물 주변을 잠시 산책하거나 간단한 식사를 하거나 온라인 게임을 즐겨보세요. 오랜 시간 동안 화면을 쳐다보거나 앉아 있으면 신체적인 통증이 유발되어 불만족을 일으키고 당면한 일에 집중할 수 없게 됩니다.
• 비즈니스 조직을 위한 시간을 추적해야 하는 경우 Harvest 를 사용하면 간단합니다. PC와 모바일 장치 모두에서 작동하며 모든 것이 동기화됩니다. 또한 청구서를 제출하고 예산 대비 지출을 추적할 수 있습니다.
• 관리 작업을 보다 자동화합니다. Calendly 는 앞뒤 없이 회의 일정을 자동화할 수 있습니다.
• Buffer, HootSuite 및 Sprout Social은 미리 소셜 미디어 업데이트를 자동으로 전송하여 주 또는 월 내내 시간을 절약할 수 있습니다. 오늘날 거의 모든 관리 또는 운영 업무는 어떤 식으로든 자동화될 수 있습니다.

9. 연락처 관리 개선

고객, 리드, 지불 및 기타 중요한 데이터를 추적하는 것은 매출 손실을 초래할 수 있는 지속적인 문제입니다. 고객 관계 관리(CRM) 도구를 사용하면 회사 앱에 연결하고 연체 청구서, 견적, 고객 질문 등 가장 필요한 곳에서 후속 조치를 취할 수 있도록 함으로써 현대의 소규모 회사가 조직화되고 그대로 유지됩니다. 프로그램이 당신을 위해 그들을 추적할 것이기 때문에 당신은 중요한 이메일의 추적을 잃는 것에 대해 걱정할 필요가 없습니다.

결론

당신에게 적합한 비즈니스 조직 방법을 만드십시오.

완전히 새로운 워크플로나 일련의 구성 방식을 수용하기보다는 다른 도구를 사용해 본 다음 기존 습관과 통합하는 것을 고려하십시오. 소규모 회사를 조직적으로 유지하기 위한 만능 솔루션은 없지만 생산성을 높이고 비즈니스에서 쉽게 조직을 유지하기 위해 워크플로에 구현할 수 있는 몇 가지 전략과 방법이 있습니다.