Organizing in Business: 9 Genius Solutions to Adopt

Dieser Beitrag ist für Sie, wenn Sie Zeit sparen und an einem Tag mehr erledigen möchten, während Sie Ihr Geschäft organisieren. Produktivität ist ziemlich wichtig. Die Organisation Ihres Unternehmens ist der erste Schritt, um produktiver zu werden.

Zustimmen? Es geht nicht nur um dich.

Alles wird schwieriger, wenn Sie unorganisiert sind. Es lenkt von Ihrer Konzentration ab und schwächt Ihre Kraft. Die Organisation im Unternehmen kann stressig sein, wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen.

Organisieren in der Wirtschaft

Hier sind 9 kleine Organisationslösungen für Unternehmen, mit denen Sie in kürzerer Zeit mehr erreichen können.

1. Wie Sie Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs bringen

Ist es nicht befriedigend, sich in Ihrem Büro umzusehen und alles ordentlich geordnet und einsatzbereit vorzufinden? Wenn Sie sich nicht erinnern können, wann Sie sich das letzte Mal so gefühlt haben, ist es an der Zeit, Ihre Taten zu bereinigen und mit der Organisation im Geschäft zu beginnen.

Es ist erwiesen, dass das Arbeitsumfeld einen direkten Einfluss auf die Produktivität hat. Laut Forschern des Princeton University Neuroscience Institute kann Chaos die Fähigkeit beeinträchtigen, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren. 71 % der Befragten einer Studie zur Organisation von OfficeMax-Arbeitsplätzen gaben an, dass sie sich durch die Organisation ihres Arbeitsplatzes erfolgreicher fühlten.

Diese grundlegende Organisation in Geschäftsschritten zeigt Ihnen, wie Sie ein Unternehmen strukturieren:

• Befreien Sie sich von der Unordnung auf Ihrem Computer-Desktop. Ein aufgeräumter Computerbildschirm kann Ihre Motivation und Kreativität steigern. Nehmen Sie sich alle paar Tage ein paar Minuten Zeit, um alte Dateien zu entfernen und neue in den entsprechenden Verzeichnissen abzulegen. Das ist ein Anfang für die Organisation im Geschäft.
• Organisieren Sie Ihr Geschäft, indem Sie Ihre Papiere mit Genius Scan auf Ihrem Smartphone scannen. Sie können sich vom Papier und Ihren prall gefüllten Aktenschränken verabschieden (die sich in Notebook-Tools wie Evernote integrieren lassen). Sie können Shoeboxed auch verwenden, um Ihr Scannen auszulagern. Sammeln Sie einfach alles, was Sie scannen möchten, und senden Sie es an Shoeboxed , das sich um den Rest kümmert. Außerdem können Sie Ihre gescannten Daten in eine Vielzahl gängiger Webprogramme übertragen.
• Erstellen Sie für die Organisation im Geschäft einen Auffangbereich. Richten Sie einen Ort an Ihrem Arbeitsplatz ein, an dem alle eingehenden Dinge für Ihr Unternehmen aufbewahrt werden sollen. Erwägen Sie einen Desktop-Dateiorganisator, wenn Sie regelmäßig wichtige Papierdokumente wie Rechnungen oder Rechnungen erhalten. Diese enthalten normalerweise drei bis fünf Fächer, in denen Sie Ihre Dateien priorisieren oder anordnen können.
• Organisieren Sie Ihre Kabel! Kabel können einen Schreibtisch schnell in Medusas Kopf verwandeln, aber mit einigen einfachen Kabelbindern und – falls nötig – Kabelkanälen unter dem Schreibtisch können Sie das Kabelchaos einfach kontrollieren.
• Räumen Sie Ihren physischen Arbeitsplatz auf. Bringen Sie ein „Preisschild“ an allem auf Ihrem Schreibtisch an, aber anstatt es mit einem Geldwert zu versehen, finden Sie heraus, wie wertvoll es für Ihren Arbeitstag und Ihre Zeit ist. Verringert oder erhöht es die Zeit, die Sie in Ihrem Tag haben? Wenn es das erstere ist, entfernen Sie es von Ihrem Schreibtisch.

Für die richtige Organisation im Geschäftsleben sollten Sie sich außerdem jede Woche 10 Minuten Zeit nehmen, um Ihren Schreibtisch aufzuräumen, vielleicht am Freitag. Platzieren Sie Ihre Dokumente dort, wo sie hingehören, werfen Sie Altpapier oder Müll weg, bringen Sie Ihr schmutziges Geschirr in die Küche und so weiter. Auf diese Weise können Sie beim nächsten Betreten Ihres Büros frisch durchstarten und sich organisiert fühlen.

2. Erstellen Sie eine To-Do-Liste für den nächsten Tag (und verwenden Sie sie)

Im Bereich der Unternehmensorganisation sind To-Do-Listen die globale Sprache. Das Problem ist, dass nur ein kleiner Prozentsatz der Personen ihren Listen nachgeht. Was nützen To-Do-Listen, wenn Sie sie nicht verwenden, um Ihre Jobprioritäten im Auge zu behalten?

Hier sind ein paar Hinweise, die Ihnen helfen, mit Ihrer To-do-Liste auf Kurs zu bleiben:

• Erstellen Sie eine Liste mit allem, was Sie erledigen müssen (es muss keine bestimmte Reihenfolge einhalten; folgen Sie einfach Ihrem Bauchgefühl und notieren Sie die Dinge, die Ihnen in den Sinn kommen).
• Stellen Sie eine Gruppe von Jobs zusammen, die gleichzeitig oder im selben Zeitabschnitt ausgeführt werden können.
• Priorisieren Sie Ihre Liste, indem Sie sie nummerieren und entsprechend neu anordnen. Die Priorisierung sollte durch eine Methode bestimmt werden, die Zeitsensibilität, Produktivität und Übereinstimmung berücksichtigt.
• Erstellen Sie unter größeren To-Do-Aufzählungen kleinere To-Do-Listen. Dies wird Ihnen helfen, die Fertigstellung eines einzelnen Jobs zu koordinieren und Sie gleichzeitig motivieren, weiter auf Ihr Gesamtziel hinzuarbeiten.
• Wenn Aufgaben erledigt sind, streichen Sie sie von Ihrer Liste. Wenn Sie eine Liste mit Aufgaben mit Häkchen sehen, fühlen Sie sich wohler und erfolgreicher.

Während Papier und Stift für einfache To-Do-Listen akzeptabel sind, empfehlen wir die Verwendung eines Cloud-basierten Tools wie Todoist , um unterwegs den Überblick über deine Aufgaben zu behalten.

3. Reagieren Sie so schnell wie möglich auf E-Mails, wenn Sie sie erhalten

Der mit Abstand am meisten verachtete Aspekt des Arbeitstages ist E-Mail. Es ist dafür bekannt, dass es Sie nervös macht, besonders wenn Sie ständig Ihre Nachrichten abrufen.

Für die Organisation im Geschäft, anstatt regelmäßig Ihr Postfach zu überprüfen, E-Mails zu lesen und dann zu antworten, versuchen Sie Folgendes: Nehmen Sie sich jeden Tag ein bis zwei Zeitblöcke (einen morgens und einen nachmittags), um zu überprüfen und zu beantworten E-Mails. Dadurch wird verhindert, dass E-Mails Ihre Arbeit stören, und Ihr Posteingang ist gut organisiert.

4. Nehmen Sie die Hilfe eines virtuellen Assistenten in Anspruch

Während Sie sich im Geschäft organisieren, können Sie Ihre Energie durch sich wiederholende Aufgaben verbrauchen. Sie müssen jedoch abgeschlossen werden, damit Ihr Unternehmen weiter betrieben werden kann. Ein virtueller Assistent (VA) ist genau das, wonach Sie gesucht haben, wenn Sie sich schon immer gewünscht haben, einen Assistenten zu haben, es sich aber nicht leisten konnten, einen einzustellen.

Virtuelle Assistenten (VAs) sind selbstständige Personen, die von zu Hause aus kostengünstige Verwaltungsdienste auf Abruf anbieten.

Ein virtueller Assistent kann Sie bei fast jeder Aufgabe unterstützen, vom Chatten mit Kunden bis hin zum Treffen strategischer Entscheidungen. Suchen Sie auf Plattformen wie Upwork , Zirtual und Fancy Hands nach spezialisierten Freiberuflern und virtuellen Assistenten, um Ihr Leben produktiver zu gestalten.

5. Machen Sie Ihren Kundenservice virtuell

Für die Organisation im Geschäft haben wir untersucht, wie Chatbots beim Kundensupport helfen können. Chatfuel, Botsify und Sequel sind allesamt Dienste, mit denen Sie Ihren Chatbot (mithilfe der Facebook Messenger-Plattform) erstellen können, ohne Programmierkenntnisse zu haben.

Sobald Chatbots installiert sind, können sie Ihnen dabei helfen, einige Ihrer routinemäßigen Kundenkontakte zu automatisieren. Sie können auf häufig gestellte Fragen und andere Kundenanfragen antworten, Zahlungen bearbeiten und eine ungefährliche Umgebung schaffen, in der Verbraucher 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche Feedback hinterlassen können, sodass Sie sich ausruhen oder zumindest Ihre Aufmerksamkeit auf etwas anderes lenken können.

6. Machen Sie die Cloud zu einem Teil all Ihrer Tools

Für die Organisation im Unternehmen stellt die Speicherung Ihrer Daten in der Cloud sicher, dass sie jederzeit sicher und zugänglich sind. Tools wie Dropbox und Google Drive bieten alle kostenlose Versionen an und funktionieren auf Ihrem PC und Ihren Mobilgeräten. Schließen Sie sich also den 82 % der Unternehmen an, die eine Cloud-Strategie haben.

So können Sie auf die benötigten Dateien zugreifen, egal wo Sie sich befinden oder welches Gerät Sie verwenden.

7. Wechseln Sie zur Online-Buchhaltungssoftware

Cloudbasierte Buchhaltungssoftware kann Ihnen dabei helfen, Ihre Aufzeichnungen zu verwalten und auf diese Weise zu pflegen. Sie verbinden sich mit Ihrem Bankkonto, extrahieren Transaktionen und vergleichen sie mit Ihren Einträgen. Der vielleicht größte Vorteil von allen ist, dass Sie Ihre Konten überall und jederzeit mit den mobilen Apps ausgleichen können – zum Beispiel während Sie auf Ihren Ölwechsel warten.

Was sind einige unserer persönlichen Favoriten? Xero und QuickBooks Online.

8. Nehmen Sie Ihre Zeit in die Hand

Viele Menschen kämpfen mit Zeitmanagement bei der Organisation im Geschäft, aber wenn Sie es einmal gemeistert haben, kann es Ihnen helfen, Zeit in Ihrem Tag zu entdecken, von der Sie nie gedacht hätten, dass sie existiert. Es gibt Ihnen auch die Möglichkeit zu wählen, wie Sie Ihre Zeit wieder in Ihren Händen verbringen.

Die folgenden Methoden können Ihnen helfen, Ihre Zeitmanagementfähigkeiten zu verbessern:

• Nutzen Sie Ihren morgendlichen Arbeitsweg, um mühsame Aktivitäten zu erledigen. Wenn Sie öffentliche Verkehrsmittel nutzen, erledigen Sie möglicherweise eine Menge Arbeit, bevor Sie überhaupt am Arbeitsplatz ankommen, z. B. das Entfernen unnötiger E-Mails in Ihrem Posteingang oder das Recherchieren für das Projekt, an dem Sie arbeiten.
• Verwenden Sie eine Bluetooth-Verbindung, um Anrufe nachzuholen, auch wenn Sie nicht mit öffentlichen Verkehrsmitteln zur Arbeit fahren.
• Es hat sich gezeigt, dass „ Mikropausen “ – die zwischen fünf und fünfzehn Minuten dauern können – Ihre geistige Schärfe und Konzentrationsfähigkeit den ganzen Tag über steigern. Machen Sie einen kurzen Spaziergang durch das Gebäude, essen Sie etwas oder spielen Sie ein Online-Spiel. Längeres Starren auf einen Bildschirm oder langes Sitzen kann zu körperlichen Schmerzen führen, was zu Unzufriedenheit und der Unfähigkeit, sich auf die anstehende Arbeit zu konzentrieren, führt.
• Wenn Sie die Zeit für Ihre Geschäftsorganisation im Auge behalten müssen, macht Harvest es einfach. Es funktioniert sowohl auf Ihrem PC als auch auf Ihren Mobilgeräten und alles wird synchronisiert. Darüber hinaus können Sie Rechnungen einreichen und Ihre Ausgaben anhand eines Budgets verfolgen.
• Automatisieren Sie administrative Aufgaben stärker. Calendly kann die Besprechungsplanung ohne das Hin und Her automatisieren.
• Buffer, HootSuite und Sprout Social können Social-Media-Updates automatisch im Voraus versenden, wodurch Sie die ganze Woche oder den ganzen Monat über Zeit sparen. Fast jede administrative oder operative Aufgabe kann heutzutage auf irgendeine Weise automatisiert werden.

9. Verbessern Sie Ihr Kontaktmanagement

Den Überblick über Kunden, Leads, Zahlungen und andere wichtige Daten zu behalten, ist ein ständiges Problem, das Ihre Umsätze beeinträchtigen kann. Mit Client-Relationship-Management-Tools (CRM) werden moderne kleine Unternehmen organisiert – und bleiben es auch –, indem sie sich mit Ihren Unternehmens-Apps verbinden und es Ihnen ermöglichen, dort nachzuverfolgen, wo Sie es am meisten brauchen: verspätete Rechnungen, Angebote, Kundenfragen und mehr. Sie müssen sich keine Sorgen machen, wichtige E-Mails aus den Augen zu verlieren, da das Programm sie für Sie im Auge behält.

Fazit

Erstellen Sie eine Organisationsmethode im Geschäft, die für Sie funktioniert.

Versuchen Sie es mit verschiedenen Tools und versuchen Sie dann, sie in Ihre bestehenden Gewohnheiten zu integrieren, anstatt sich zu zwingen, einen völlig neuen Workflow oder eine Reihe von Organisationspraktiken anzunehmen. Es gibt keine Einheitslösung, um Ihr kleines Unternehmen organisiert zu halten, aber es gibt mehrere Strategien und Methoden, die Sie in Ihren Arbeitsablauf implementieren können, um die Produktivität zu steigern und die Organisation im Geschäft aufrechtzuerhalten.