S'organiser en entreprise : 9 solutions de génie à adopter

Ce poste est pour vous si vous voulez gagner du temps et en faire plus en une journée tout en vous organisant en entreprise. La productivité est assez importante. Organiser votre entreprise est la première étape pour devenir plus productif.

Accepter? Il n'y a pas que vous.

Tout devient plus difficile lorsque vous n'êtes pas organisé. Cela nuit à votre concentration et sape votre force. S'organiser en affaires peut être stressant si vous ne savez pas par où commencer.

Organisation en entreprise

Voici 9 petites solutions d'organisation en entreprise pour vous aider à accomplir plus en moins de temps.

1. Comment configurer votre entreprise pour réussir

N'est-il pas satisfaisant de faire le tour de votre bureau et de trouver tout bien rangé et prêt à l'emploi ? Si vous ne vous souvenez pas de la dernière fois où vous vous êtes senti comme ça, il est temps de faire le ménage et de commencer à vous organiser en affaires.

Il est prouvé que l'environnement de travail a une influence directe sur la productivité. Le chaos peut nuire à la capacité de se concentrer sur une tâche, selon les chercheurs de l'Institut des neurosciences de l'Université de Princeton. 71 % des répondants à une étude sur l'organisation des postes de travail OfficeMax ont affirmé que l'organisation de leur espace de travail les faisait se sentir plus accomplis.

Cette organisation de base en étapes commerciales vous montrera comment structurer une entreprise :

• Débarrassez-vous de l'encombrement sur le bureau de votre ordinateur. Un écran d'ordinateur bien rangé peut stimuler votre motivation et votre créativité. Tous les quelques jours, prenez quelques minutes pour supprimer les anciens fichiers et placez les nouveaux dans les répertoires appropriés. C'est un début d'organisation dans les affaires.
• L'organisation en entreprise peut se faire en scannant vos papiers à l'aide de Genius Scan sur votre smartphone, vous pouvez dire adieu au papier et à vos classeurs bombés (qui s'intègre avec des outils de bloc-notes comme Evernote ). Vous pouvez également utiliser Shoeboxed pour externaliser votre numérisation. Rassemblez simplement ce que vous voulez numériser et soumettez-le à Shoeboxed , qui s'occupera du reste. Il vous permet également de transférer vos données numérisées dans une variété de programmes Web populaires.
• Pour l'organisation en entreprise, créez une zone fourre-tout. Établissez un emplacement sur votre lieu de travail où toutes les choses entrantes pour votre entreprise doivent être stockées. Envisagez un organiseur de fichiers de bureau si vous recevez régulièrement des documents papier critiques, tels que des factures ou des factures. Ceux-ci contiennent normalement trois à cinq plateaux dans lesquels vous pouvez hiérarchiser ou organiser vos fichiers.
• Organisez vos fils ! Les câbles peuvent rapidement transformer un bureau en tête de Medusa, mais avec quelques simples attaches à glissière et, si nécessaire, des chemins de câbles sous le bureau, vous pouvez simplement contrôler le chaos des câbles.
• Nettoyez votre espace de travail physique. Mettez une « étiquette de prix » sur tout ce qui se trouve sur votre bureau, mais au lieu de lui attribuer une valeur monétaire, déterminez à quel point il est précieux pour votre journée de travail et votre temps. Est-ce que cela réduit ou augmente le temps dont vous disposez dans votre journée ? Si c'est le premier, débarrassez-vous-en de votre bureau.

Pour une bonne organisation en entreprise, vous devez également réserver 10 minutes chaque semaine pour nettoyer votre bureau, peut-être le vendredi. Placez vos documents à leur place, jetez tout papier brouillon ou détritus, apportez votre vaisselle sale à la cuisine, etc. De cette façon, la prochaine fois que vous entrerez dans votre bureau, vous pourrez repartir à neuf et vous sentir organisé.

2. Faites une liste de choses à faire pour le lendemain (et utilisez-la)

Dans le domaine de l'organisation en entreprise, les listes de tâches sont le langage mondial. Le problème est que seul un petit pourcentage d'individus font le suivi de leurs listes. À quoi servent les listes de tâches si vous ne les utilisez pas pour suivre vos priorités professionnelles ?

Voici quelques conseils pour vous aider à rester sur la bonne voie avec votre liste de tâches :

• Faites une liste de tout ce que vous devez accomplir (il n'est pas nécessaire que ce soit dans un ordre particulier ; suivez simplement votre instinct et notez les choses au fur et à mesure qu'elles vous viennent à l'esprit).
• Assemblez un groupe de travaux pouvant être exécutés en même temps ou dans le même laps de temps.
• Donnez la priorité à votre liste en la numérotant et en la réorganisant au besoin. La hiérarchisation doit être déterminée par une méthode qui tient compte de la sensibilité au temps, de la productivité et de la correspondance.
• Sous les grandes puces de tâches, créez des listes de tâches plus petites. Cela vous aidera à coordonner l'achèvement d'un seul travail tout en vous motivant à continuer à travailler vers votre objectif global.
• Au fur et à mesure que les tâches sont exécutées, rayez-les de votre liste. Lorsque vous voyez une liste de tâches avec des coches, vous vous sentirez plus à l'aise et accompli.

Bien que le papier et le stylo soient acceptables pour les listes de tâches simples, nous vous recommandons d'utiliser un outil basé sur le cloud comme Todoist pour suivre vos tâches lorsque vous êtes sur la route.

3. Répondez aux e-mails aussi rapidement que possible lorsque vous les recevez

De loin l'aspect le plus méprisé de la journée de travail est le courrier électronique. Il est réputé pour vous rendre nerveux, surtout si vous consultez continuellement vos messages.

Pour vous organiser en entreprise plutôt que de consulter régulièrement votre boîte aux lettres, de lire vos e-mails et de reporter ensuite la réponse, essayez ceci : Chaque jour, réservez une à deux tranches de temps (une le matin et une l'après-midi) pour vérifier et répondre aux e-mails. Cela empêchera les e-mails de perturber votre travail et garantira que votre boîte de réception est bien organisée.

4. Demandez l'aide d'un assistant virtuel

Lors de l'organisation d'une entreprise, vous pourriez épuiser votre énergie en effectuant des tâches répétitives. Pourtant, ils doivent être remplis pour que votre entreprise continue à fonctionner. Un assistant virtuel (VA) est exactement ce que vous recherchiez si vous avez déjà souhaité avoir un assistant mais que vous n'aviez pas les moyens d'en embaucher un.

Les assistants virtuels (AV) sont des travailleurs indépendants qui fournissent des services administratifs à la demande à faible coût depuis leur domicile.

Un assistant virtuel peut vous aider dans presque toutes les tâches, qu'il s'agisse de discuter avec des clients ou de faire des choix stratégiques. Recherchez des pigistes spécialisés et des assistants virtuels sur des plateformes comme Upwork , Zirtual et Fancy Hands pour rendre votre vie plus productive.

5. Rendez votre service client virtuel

Pour l'organisation en entreprise, nous avons examiné comment les chatbots peuvent aider avec le support client. Chatfuel, Botsify, et Sequel sont autant de services qui permettent de créer son chatbot (en utilisant la plateforme Facebook Messenger) sans connaître aucune programmation.

Les chatbots, une fois installés, peuvent vous aider à automatiser certaines de vos rencontres avec les clients les plus courantes. Ils peuvent répondre aux questions fréquemment posées et aux autres demandes des clients, traiter les paiements et créer un environnement non menaçant permettant aux consommateurs de laisser des commentaires 24 heures sur 24, sept jours sur sept, vous permettant de vous reposer ou au moins de détourner votre attention ailleurs.

6. Intégrez le cloud à tous vos outils

Pour l'organisation en entreprise, mettre vos données dans le cloud garantit qu'elles sont sécurisées et accessibles à tout moment. Des outils comme Dropbox et Google Drive proposent tous des versions gratuites et fonctionneront sur votre PC et vos appareils mobiles, alors rejoignez les 82% d'entreprises qui ont une stratégie cloud.

Ainsi, vous pouvez accéder aux fichiers dont vous avez besoin, où que vous soyez et quel que soit l'appareil que vous utilisez.

7. Passez au logiciel de comptabilité en ligne

Un logiciel de comptabilité basé sur le cloud peut vous aider à gérer vos dossiers et à les conserver de cette façon. Ils se connectent à votre compte bancaire, extraient les transactions et les comparent à vos entrées. Le meilleur avantage de tous est peut-être que vous pouvez équilibrer vos comptes n'importe où et à tout moment à l'aide des applications mobiles, par exemple en attendant que votre huile soit changée.

Quels sont certains de nos favoris personnels? Xero et QuickBooks en ligne.

8. Prenez votre temps en main

De nombreuses personnes ont du mal à gérer leur temps lorsqu'elles s'organisent en entreprise, mais une fois maîtrisées, elles peuvent vous aider à découvrir des moments de votre journée dont vous n'auriez jamais imaginé l'existence. Cela vous donne également la possibilité de choisir comment vous passez votre temps entre vos mains.

Suivre ces méthodes peut vous aider à améliorer vos compétences en gestion du temps :

• Utilisez votre trajet du matin pour effectuer des activités fastidieuses. Vous pouvez accomplir beaucoup de travail avant même d'arriver sur le lieu de travail si vous utilisez les transports en commun, comme supprimer tous les e-mails inutiles de votre boîte de réception ou effectuer des recherches pour le projet sur lequel vous travaillez.
• Utilisez une connexion Bluetooth pour rattraper vos appels même si vous ne prenez pas les transports en commun et que vous ne conduisez pas pour vous rendre au travail.
• Il a été démontré que prendre des « micro-pauses », qui peuvent durer de cinq à quinze minutes, améliore votre acuité mentale et votre capacité à vous concentrer tout au long de la journée. Promenez-vous brièvement dans le bâtiment, mangez un morceau ou jouez à un jeu en ligne. De longues périodes passées à regarder un écran ou à rester assis pendant de longues périodes peuvent induire une douleur physique, entraînant une insatisfaction et une incapacité à se concentrer sur le travail à accomplir.
• Si vous avez besoin de garder une trace du temps pour votre organisation en entreprise, Harvest simplifie les choses. Il fonctionne à la fois sur votre PC et sur vos appareils mobiles, et tout est synchronisé. De plus, vous pouvez soumettre des factures et suivre vos dépenses par rapport à un budget.
• Rendez les tâches administratives plus automatisées. Calendly peut automatiser la planification des réunions sans les allers-retours.
• Buffer, HootSuite et Sprout Social peuvent automatiquement envoyer à l'avance des mises à jour sur les réseaux sociaux, ce qui vous fait gagner du temps tout au long de la semaine ou du mois. De nos jours, presque toutes les tâches administratives ou opérationnelles peuvent être automatisées d'une manière ou d'une autre.

9. Améliorez votre gestion des contacts

Le suivi des clients, des prospects, des paiements et d'autres données critiques est un problème constant qui peut vous faire perdre vos ventes. Grâce aux outils de gestion de la relation client (CRM), les petites entreprises contemporaines s'organisent et le restent en se connectant aux applications de votre entreprise et en vous permettant de suivre là où vous en avez le plus besoin : factures en retard, devis, questions des clients, etc. Vous n'aurez pas à vous soucier de perdre la trace des e-mails cruciaux puisque le programme les gardera pour vous.

Conclusion

Créez une méthode d'organisation en entreprise qui fonctionne pour vous.

Envisagez d'essayer différents outils, puis essayez de les intégrer à vos habitudes existantes plutôt que de vous forcer à adopter un flux de travail ou un ensemble de pratiques d'organisation entièrement nouveau. Il n'existe pas de solution unique pour garder votre petite entreprise organisée, mais il existe plusieurs stratégies et méthodes que vous pouvez mettre en œuvre dans votre flux de travail pour augmenter la productivité et continuer à organiser facilement votre entreprise.