Pengorganisasian dalam Bisnis: 9 Solusi Genius untuk Diadopsi

Posting ini untuk Anda jika Anda ingin menghemat waktu dan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam sehari sambil mengatur bisnis. Produktivitas cukup penting. Memiliki perusahaan Anda terorganisir adalah langkah pertama menuju menjadi lebih produktif.

Setuju? Bukan hanya kamu.

Semuanya menjadi lebih sulit ketika Anda tidak terorganisir. Ini mengurangi konsentrasi Anda dan melemahkan kekuatan Anda. Berorganisasi dalam bisnis bisa membuat stres jika Anda tidak tahu harus mulai dari mana.

Berorganisasi dalam Bisnis

Berikut adalah 9 pengorganisasian kecil dalam solusi bisnis untuk membantu Anda mencapai lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat.

1. Cara Mendirikan Perusahaan Anda untuk Sukses

Tidakkah memuaskan untuk melihat-lihat kantor Anda dan menemukan semuanya tertata rapi dan siap untuk digunakan? Jika Anda tidak dapat mengingat kapan terakhir kali Anda merasa seperti itu, inilah saatnya untuk membersihkan tindakan Anda dan mulai mengatur bisnis.

Telah terbukti bahwa lingkungan kerja seseorang memiliki pengaruh langsung terhadap produktivitas. Kekacauan dapat mengganggu kapasitas seseorang untuk fokus pada suatu tugas, menurut para peneliti dari Princeton University Neuroscience Institute. 71% responden Studi Organisasi Workstation OfficeMax mengklaim bahwa mengatur ruang kerja mereka membuat mereka merasa lebih berprestasi.

Pengorganisasian dasar dalam langkah-langkah bisnis ini akan menunjukkan kepada Anda bagaimana menyusun bisnis:

• Singkirkan kekacauan di desktop komputer Anda. Layar komputer yang rapi dapat meningkatkan motivasi dan kreativitas Anda. Setiap beberapa hari, luangkan beberapa menit untuk menghapus file lama dan menempatkan yang baru di direktori yang sesuai. Itu adalah awal untuk berorganisasi dalam bisnis.
• Pengorganisasian dalam bisnis dapat dilakukan dengan memindai kertas Anda menggunakan Genius Scan di ponsel cerdas Anda, Anda dapat mengucapkan selamat tinggal pada kertas dan lemari arsip Anda yang menonjol (yang terintegrasi dengan alat notebook seperti Evernote ). Anda juga dapat menggunakan Shoeboxed untuk melakukan outsourcing pemindaian Anda. Cukup kumpulkan apa pun yang ingin Anda pindai dan kirimkan ke Shoeboxed , yang akan mengurus sisanya. Ini juga memungkinkan Anda untuk mentransfer data yang dipindai ke berbagai program web populer.
• Untuk pengorganisasian dalam bisnis, buatlah area catch-all. Tetapkan lokasi di tempat kerja Anda di mana semua barang masuk untuk perusahaan Anda harus disimpan. Pertimbangkan pengelola file desktop jika Anda mendapatkan dokumen kertas penting secara teratur, seperti faktur atau tagihan. Ini biasanya berisi tiga hingga lima baki di mana Anda dapat memprioritaskan atau mengatur file Anda.
• Atur kabel Anda! Kabel dapat dengan cepat mengubah desktop menjadi kepala Medusa, tetapi dengan beberapa ikatan zip sederhana dan — jika perlu — baki kabel di bawah meja, Anda dapat dengan mudah mengontrol kekacauan kabel.
• Bersihkan ruang kerja fisik Anda. Letakkan "label harga" di semua yang ada di meja Anda, tetapi alih-alih memberi nilai uang, cari tahu betapa berharganya itu untuk hari dan waktu kerja Anda. Apakah itu mengurangi atau menambah jumlah waktu yang Anda miliki dalam sehari? Jika itu yang pertama, singkirkan dari meja Anda.

Untuk pengorganisasian yang tepat dalam bisnis, Anda juga harus menyisihkan 10 menit setiap minggu untuk membersihkan meja Anda, mungkin pada hari Jumat. Letakkan dokumen Anda di tempatnya, buang kertas bekas atau sampah, bawa piring kotor Anda ke dapur, dan sebagainya. Dengan cara ini, saat berikutnya Anda masuk ke kantor, Anda dapat memulai dengan segar dan merasa teratur.

2. Buatlah To-Do List untuk Hari Berikutnya (dan gunakan)

Dalam ranah pengorganisasian dalam bisnis, to-do list adalah bahasa global. Masalahnya adalah hanya sebagian kecil individu yang menindaklanjuti daftar mereka. Apa gunanya daftar tugas jika Anda tidak menggunakannya untuk melacak prioritas pekerjaan Anda?

Berikut adalah beberapa petunjuk untuk membantu Anda tetap di jalur dengan daftar tugas Anda:

• Buat daftar semua yang perlu Anda capai (tidak harus dalam urutan tertentu; cukup ikuti naluri Anda dan catat hal-hal yang terlintas dalam pikiran).
• Kumpulkan sekelompok pekerjaan yang mungkin dilakukan pada waktu yang sama atau dalam potongan waktu yang sama.
• Prioritaskan daftar Anda dengan memberi nomor dan menyusunnya kembali sebagaimana mestinya. Prioritas harus ditentukan dengan metode yang mempertimbangkan sensitivitas waktu, produktivitas, dan korespondensi.
• Di bawah butir tugas yang lebih besar, buat daftar tugas yang lebih kecil. Ini akan membantu Anda dalam mengoordinasikan penyelesaian satu pekerjaan sambil juga memotivasi Anda untuk terus bekerja menuju tujuan keseluruhan Anda.
• Saat tugas dilakukan, coret dari daftar Anda. Saat Anda melihat daftar tugas dengan tanda centang, Anda akan merasa lebih nyaman dan berhasil.

Meskipun kertas dan pena dapat diterima untuk daftar tugas yang sederhana, kami menyarankan untuk menggunakan alat berbasis cloud seperti Todoist untuk melacak tugas Anda saat dalam perjalanan.

3. Tanggapi Email Secepat Mungkin Saat Anda Menerimanya

Sejauh ini aspek yang paling dibenci dari hari kerja adalah email. Ini terkenal karena membuat Anda gelisah, terutama jika Anda terus-menerus memeriksa pesan Anda.

Untuk mengatur dalam bisnis daripada memeriksa kotak surat Anda secara teratur, membaca email, dan kemudian menunda menanggapi, coba ini: Setiap hari, sisihkan satu hingga dua blok waktu (satu di pagi hari dan satu di sore hari) untuk memeriksa dan menanggapi email. Ini akan mencegah email mengganggu pekerjaan Anda dan memastikan bahwa kotak masuk Anda tertata dengan baik.

4. Mintalah Bantuan dari Asisten Virtual

Saat mengatur dalam bisnis, Anda mungkin menguras energi Anda dengan melakukan pekerjaan yang berulang. Namun, mereka harus diselesaikan agar bisnis Anda terus beroperasi. Asisten virtual (VA) adalah apa yang Anda cari jika Anda pernah berharap memiliki asisten tetapi tidak mampu menyewanya.

Asisten virtual (VA) adalah individu wiraswasta yang menyediakan layanan administrasi sesuai permintaan berbiaya rendah dari rumah mereka.

Asisten virtual dapat membantu Anda dengan hampir semua tugas, mulai dari mengobrol dengan klien hingga membuat pilihan strategis. Cari pekerja lepas spesialis dan asisten virtual di platform seperti Upwork , Zirtual , dan Fancy Hands untuk membuat hidup Anda lebih produktif.

5. Jadikan Layanan Klien Anda Virtual

Untuk pengorganisasian dalam bisnis, kami melihat bagaimana chatbots dapat membantu dengan dukungan pelanggan. Chatfuel, Botsify, dan Sequel adalah semua layanan yang memungkinkan Anda membuat chatbot (menggunakan platform Facebook Messenger) tanpa mengetahui pemrograman apa pun.

Chatbots, setelah diinstal, dapat membantu Anda mengotomatiskan beberapa pertemuan klien Anda yang lebih rutin. Mereka mungkin menanggapi pertanyaan yang sering diajukan dan pertanyaan pelanggan lainnya, memproses pembayaran, dan menciptakan lingkungan yang tidak mengancam bagi konsumen untuk meninggalkan umpan balik 24 jam sehari, tujuh hari seminggu, memungkinkan Anda untuk beristirahat atau setidaknya mengalihkan perhatian Anda ke tempat lain.

6. Jadikan Cloud Bagian dari Semua Alat Anda

Untuk mengatur dalam bisnis, menempatkan data Anda di cloud memastikan bahwa mereka aman dan dapat diakses setiap saat. Alat seperti Dropbox dan Google Drive semuanya menawarkan versi gratis dan akan beroperasi di PC dan perangkat seluler Anda, jadi bergabunglah dengan 82% perusahaan yang memiliki strategi cloud.

Jadi Anda bisa mendapatkan file yang Anda butuhkan di mana pun Anda berada atau perangkat apa yang Anda gunakan.

7. Beralih ke Software Akuntansi Online

Perangkat lunak pembukuan berbasis cloud dapat membantu Anda mengelola catatan Anda dan memeliharanya seperti itu. Mereka terhubung ke rekening bank Anda, mengekstrak transaksi, dan membandingkannya dengan entri Anda. Mungkin manfaat terbaik dari semuanya adalah Anda dapat menyeimbangkan akun Anda di mana saja dan kapan saja menggunakan aplikasi seluler—misalnya, sambil menunggu oli Anda diganti.

Apa saja favorit pribadi kita? Xero dan QuickBooks Online.

8. Kuasai Waktu Anda

Banyak orang berjuang dengan manajemen waktu ketika mengatur dalam bisnis, tetapi setelah menguasainya, ini dapat membantu Anda menemukan waktu di hari Anda yang tidak pernah Anda bayangkan ada. Ini juga memberi Anda kemampuan untuk memilih bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda kembali di tangan Anda.

Mengikuti metode ini dapat membantu Anda meningkatkan keterampilan manajemen waktu Anda:

• Gunakan perjalanan pagi Anda untuk menyelesaikan aktivitas yang membosankan. Anda mungkin menyelesaikan banyak pekerjaan bahkan sebelum Anda tiba di tempat kerja jika Anda menggunakan transportasi umum, seperti menghapus email yang tidak perlu di kotak masuk Anda atau melakukan riset untuk proyek yang sedang Anda kerjakan.
• Gunakan koneksi Bluetooth untuk menjawab panggilan meskipun Anda tidak menggunakan transportasi umum dan berkendara ke kantor.
• Mengambil " istirahat mikro "—yang dapat berlangsung dari lima hingga lima belas menit—telah terbukti meningkatkan ketajaman mental dan kapasitas Anda untuk fokus sepanjang hari. Berjalan-jalan sebentar di sekitar gedung, makan, atau bermain game online. Waktu yang lama dihabiskan menatap layar atau duduk untuk waktu yang lama dapat menyebabkan rasa sakit fisik, mengakibatkan ketidakpuasan dan ketidakmampuan untuk fokus pada pekerjaan di tangan.
• Jika Anda perlu melacak waktu untuk pengorganisasian Anda dalam bisnis, Harvest membuatnya sederhana. Ini berfungsi di PC dan perangkat seluler Anda, dan semuanya disinkronkan. Selain itu, Anda dapat mengirimkan faktur dan melacak pengeluaran Anda sesuai anggaran.
• Jadikan tugas administratif lebih otomatis. Calendly dapat mengotomatiskan penjadwalan rapat tanpa bolak-balik.
• Buffer, HootSuite, dan Sprout Social dapat secara otomatis mengirimkan pembaruan media sosial sebelumnya, menghemat waktu Anda sepanjang minggu atau bulan. Hampir semua tugas administratif atau operasional saat ini dapat diotomatisasi dalam beberapa cara.

9. Jadikan Manajemen Kontak Anda Lebih Baik

Melacak klien, prospek, pembayaran, dan data penting lainnya adalah masalah konstan yang dapat kehilangan penjualan Anda. Dengan alat Manajemen hubungan klien (CRM), perusahaan kecil kontemporer menjadi terorganisir—dan tetap seperti itu—dengan menghubungkan ke aplikasi perusahaan Anda dan memungkinkan Anda menindaklanjuti di tempat yang paling Anda butuhkan: tagihan terlambat, penawaran harga, pertanyaan pelanggan, dan banyak lagi. Anda tidak perlu khawatir kehilangan jejak email penting karena program akan melacaknya untuk Anda.

Kesimpulan

Buat metode pengorganisasian dalam bisnis yang cocok untuk Anda.

Pertimbangkan untuk mencoba dengan alat yang berbeda dan kemudian mencoba untuk mengintegrasikannya dengan kebiasaan Anda yang ada daripada memaksa diri Anda untuk merangkul alur kerja yang sama sekali baru atau serangkaian praktik pengorganisasian. Tidak ada solusi satu ukuran untuk semua untuk menjaga agar perusahaan kecil Anda tetap teratur, tetapi ada beberapa strategi dan metode yang dapat Anda terapkan ke dalam alur kerja Anda untuk meningkatkan produktivitas dan tetap mengatur bisnis dengan mudah.