組織業務：採用 9 種天才解決方案

如果您想在組織業務的同時節省時間並在一天內完成更多工作，這篇文章適合您。 生產力非常重要。 讓您的公司組織起來是提高生產力的第一步。

同意？ 不只是你。

當你沒有條理時，一切都會變得更加困難。 它會分散你的注意力並削弱你的力量。 如果您不知道從哪裡開始，組織業務可能會帶來壓力。

組織業務

這裡有 9 個小型的商業組織解決方案，可幫助您在更短的時間內完成更多工作。

1. 如何建立您的公司以取得成功

環顧您的辦公室，發現一切都安排得井井有條，準備就緒，這難道不是很令人滿意嗎？ 如果您不記得上一次有這種感覺是什麼時候，那麼是時候清理您的行為並開始組織業務了。

事實證明，一個人的工作環境對生產力有直接影響。 據普林斯頓大學神經科學研究所的研究人員稱，混亂會削弱一個人專注於一項任務的能力。 在 OfficeMax 工作站組織研究中，71% 的受訪者聲稱整理工作空間讓他們感覺更有成就感。

這個基本的業務步驟組織將向您展示如何構建業務：

• 擺脫電腦桌面上的雜亂。 整潔的電腦屏幕可能會激發您的動力和創造力。 每隔幾天，花幾分鐘時間刪除舊文件並將新文件放在適當的目錄中。 這是組織業務的開始。
• 可以通過在智能手機上使用Genius Scan掃描文件來組織業務，您可以告別紙張和鼓鼓的文件櫃（與Evernote等筆記本工具集成）。 您也可以使用Shoeboxed外包您的掃描。 只需收集您要掃描的任何內容並將其提交給Shoeboxed ，剩下的就交給它了。 它還允許您將掃描的數據傳輸到各種流行的網絡程序中。
• 為了組織業務，請創建一個包羅萬象的區域。 在您的工作場所建立一個位置，應該存儲您公司的所有傳入物品。 如果您定期獲得重要的紙質文檔，例如發票或賬單，請考慮使用桌面文件管理器。 這些通常包含三到五個托盤，您可以在其中優先處理或排列文件。
• 整理你的電線！ 電纜可能會迅速將桌面變成美杜莎的腦袋，但使用一些簡單的紮帶和（如有必要）桌下電纜托盤，您可以簡單地控制電線混亂。
• 清理您的物理工作空間。 在辦公桌上的每樣東西上都貼上“價格標籤”，但不要在上面貼上貨幣價值，而是要弄清楚它對你的工作日和時間有多大的價值。 它會減少還是增加您一天中的時間？ 如果是前者，把它從你的辦公桌上扔掉。

為了妥善組織業務，您還應該每週留出 10 分鐘來清理您的辦公桌，也許是在星期五。 把你的文件放在它們所屬的地方，扔掉所有的廢紙或垃圾，把你的髒盤子帶到廚房，等等。 這樣，下次您走進辦公室時，您可以重新開始並感覺井井有條。

2. 為第二天做一個待辦事項清單（並使用它）

在商業組織領域，待辦事項清單是全球通用的語言。 問題是只有一小部分人會跟進他們的名單。 如果您不使用待辦事項清單來跟踪您的工作優先級，那麼它們有什麼用呢？

這裡有一些提示可以幫助您按計劃完成待辦事項：

• 列出你需要完成的所有事情（不必按照任何特定的順序；只要按照你的直覺，把想到的事情記下來）。
• 組合一組可能在同一時間或同一時間段內執行的作業。
• 通過對列表進行編號並根據需要重新排列來確定列表的優先級。 應通過考慮時間敏感性、生產率和對應關係的方法確定優先級。
• 在較大的待辦事項項目符號下方，製作較小的待辦事項列表。 這將幫助您協調完成一項工作，同時也激勵您繼續朝著您的總體目標努力。
• 隨著任務的執行，將它們從您的列表中劃掉。 當您看到帶有復選標記的職責列表時，您會感到更加輕鬆和有成就感。

雖然紙和筆可以用於簡單的待辦事項列表，但我們建議使用Todoist等基於雲的工具來跟踪您在旅途中的家務。

3. 收到電子郵件後儘快回复

到目前為止，工作日中最受鄙視的方面是電子郵件。 它以讓你緊張而聞名，尤其是當你不斷檢查你的消息時。

為了組織業務而不是定期查看郵箱、閱讀電子郵件，然後推遲回复，試試這個：每天，留出一到兩個時間段（早上一個，下午一個）來查看和回复電子郵件。 這將防止電子郵件干擾您的工作，並確保您的收件箱井井有條。

4.尋求虛擬助手的幫助

在組織業務時，您可能會因重複性工作而耗盡精力。 但是，必須完成它們才能使您的業務繼續運營。 如果您曾經希望擁有一名助理但無力聘請一名助理，那麼虛擬助理 (VA)正是您一直在尋找的。

虛擬助理 (VA)是自僱人士，他們在家中提供低成本的按需管理服務。

虛擬助手幾乎可以幫助您完成任何任務，從與客戶聊天到做出戰略選擇。 在Upwork 、 Zirtual和Fancy Hands等平台上尋找專業的自由職業者和虛擬助手，讓您的生活更有效率。

5. 使您的客戶服務虛擬化

為了組織業務，我們研究了聊天機器人如何幫助客戶支持。 Chatfuel、Botsify和Sequel都是允許您在不了解任何編程的情況下創建聊天機器人（使用 Facebook Messenger 平台）的服務。

聊天機器人一旦安裝，就可以幫助您自動化一些更常規的客戶接觸。 他們可能會回答常見問題和其他客戶詢問，處理付款，並為消費者創造一個無威脅的環境，讓他們每週 7 天、每天 24 小時留下反饋，讓您休息或至少將注意力轉移到其他地方。

6.讓云成為你所有工具的一部分

為了組織業務，將您的數據放在雲中可確保它們始終安全且可訪問。 Dropbox 和 Google Drive 等工具都提供免費版本，並且可以在您的 PC 和移動設備上運行，所以加入 82% 的擁有云戰略的公司吧。

因此，無論您身在何處或使用什麼設備，都可以訪問所需的文件。

7.切換到在線會計軟件

基於雲的簿記軟件可以幫助您管理和維護記錄。 它們連接到您的銀行帳戶，提取交易並將其與您的條目進行比較。 也許最大的好處是您可以隨時隨地使用移動應用程序來平衡您的賬戶——例如，在等待換油時。

我們個人的最愛是什麼？ Xero和QuickBooks Online。

8.掌控你的時間

許多人在組織業務時都在努力管理時間，但一旦掌握了它，它可能會幫助你發現你一天中從未想像過的時間。 它還使您能夠選擇如何將時間花在手中。

遵循這些方法可以幫助您提高時間管理技能：

• 利用您早上的通勤時間來完成繁瑣的活動。 如果您使用公共交通工具，您甚至可能在到達工作場所之前就完成了很多工作，例如刪除收件箱中所有不必要的電子郵件或為您正在進行的項目進行研究。
• 即使您不乘坐公共交通工具和開車上班，也可以使用藍牙連接來接聽電話。
• 採取“微休息”——可能持續五到十五分鐘——已被證明可以提高你的精神敏銳度和全天集中註意力的能力。 在大樓周圍短暫漫步，吃點東西，或玩在線遊戲。 長時間盯著屏幕或長時間坐著會導致身體疼痛，導致不滿和無法專注於手頭的工作。
• 如果您需要跟踪組織業務的時間， Harvest讓事情變得簡單。 它適用於您的 PC 和移動設備，並且所有內容都已同步。 此外，您可以提交發票並根據預算跟踪您的支出。
• 使管理任務更加自動化。 Calendly可以自動安排會議，無需來回。
• Buffer、HootSuite 和 Sprout Social 可以提前自動發送社交媒體更新，為您節省一周或一個月的時間。 如今，幾乎所有的行政或運營職責都可以通過某種方式實現自動化。

9. 讓您的聯繫人管理更好

跟踪客戶、潛在客戶、付款和其他關鍵數據是一個持續存在的問題，可能會失去您的銷售額。 借助客戶關係管理 (CRM) 工具，當代小公司變得有條理——並保持這種狀態——通過連接到您的公司應用程序並讓您在最需要的地方進行跟進：遲到的賬單、報價、客戶問題等等。 您不必擔心丟失重要電子郵件，因為該程序會為您跟踪它們。

結論

創建適合您的業務組織方法。

考慮嘗試使用不同的工具，然後嘗試將它們與您現有的習慣相結合，而不是強迫自己接受全新的工作流程或一套組織實踐。 沒有一種萬能的解決方案可以讓您的小公司保持井井有條，但是您可以在工作流程中實施多種策略和方法，以提高生產力並輕鬆組織業務。