Organizándose en los negocios: 9 soluciones geniales para adoptar

Esta publicación es para usted si desea ahorrar tiempo y hacer más en un día mientras organiza su negocio. La productividad es bastante importante. Tener su empresa organizada es el primer paso para ser más productivo.

¿Aceptar? No eres solo tú.

Todo se vuelve más difícil cuando estás desorganizado. Le resta valor a su concentración y agota su fuerza. Organizar un negocio puede ser estresante si no sabe por dónde empezar.

Organización en los negocios

Aquí hay 9 pequeñas soluciones de organización empresarial para ayudarlo a lograr más en menos tiempo.

1. Cómo configurar su empresa para el éxito

¿No es satisfactorio mirar alrededor de su oficina y encontrar todo ordenado y listo para funcionar? Si no puede recordar la última vez que se sintió así, es hora de limpiar su acto y comenzar a organizarse en los negocios.

Está comprobado que el entorno de trabajo influye directamente en la productividad. El caos puede afectar la capacidad de uno para concentrarse en una tarea, según investigadores del Instituto de Neurociencia de la Universidad de Princeton. El 71 % de los encuestados en un estudio de organización de estaciones de trabajo de OfficeMax afirmaron que organizar su espacio de trabajo los hacía sentir más realizados.

Esta organización básica en pasos comerciales le mostrará cómo estructurar un negocio:

• Deshazte del desorden en el escritorio de tu computadora. Una pantalla de computadora ordenada puede aumentar su motivación y creatividad. Cada pocos días, tómese unos minutos para eliminar los archivos antiguos y colocar los nuevos en los directorios apropiados. Eso es un comienzo para organizarse en los negocios.
• La organización en el negocio se puede hacer escaneando sus documentos con Genius Scan en su teléfono inteligente, puede despedirse del papel y de sus archivadores abultados (que se integran con herramientas de notebook como Evernote ). También puede usar Shoeboxed para subcontratar su escaneo. Simplemente reúna todo lo que desee escanear y envíelo a Shoeboxed , que se encargará del resto. También le permite transferir sus datos escaneados a una variedad de programas web populares.
• Para la organización en los negocios, haga un área general. Establezca una ubicación en su lugar de trabajo donde se almacenen todas las cosas que ingresan a su empresa. Considere un organizador de archivos de escritorio si recibe documentos en papel críticos con regularidad, como facturas o facturas. Estos normalmente contienen de tres a cinco bandejas en las que puede priorizar u organizar sus archivos.
• ¡Organiza tus cables! Los cables pueden convertir rápidamente una computadora de escritorio en la cabeza de Medusa, pero con algunas bridas simples y, si es necesario, bandejas de cables debajo del escritorio, simplemente puede controlar el caos de cables.
• Limpia tu espacio de trabajo físico. Ponga una "etiqueta de precio" en todo lo que tenga en su escritorio, pero en lugar de ponerle un valor monetario, averigüe qué tan valioso es para su día y tiempo de trabajo. ¿Reduce o aumenta la cantidad de tiempo que tiene en su día? Si es lo primero, deshazte de él de tu escritorio.

Para una organización adecuada en los negocios, también debe reservar 10 minutos cada semana para limpiar su escritorio, tal vez el viernes. Coloca tus documentos donde corresponda, tira cualquier papel o basura, lleva tus platos sucios a la cocina, etc. De esta manera, la próxima vez que ingrese a su oficina, puede comenzar de nuevo y sentirse organizado.

2. Haz una lista de cosas por hacer para el día siguiente (y úsala)

En el ámbito de la organización en los negocios, las listas de tareas pendientes son el lenguaje global. El problema es que solo un pequeño porcentaje de personas hace un seguimiento de sus listas. ¿De qué sirven las listas de tareas pendientes si no las usa para realizar un seguimiento de las prioridades de su trabajo?

Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a mantenerse al día con su lista de tareas pendientes:

• Haz una lista de todo lo que necesitas lograr (no tiene que estar en una secuencia en particular; simplemente sigue tu instinto y anota las cosas que te vengan a la mente).
• Reúna un grupo de trabajos que podrían realizarse al mismo tiempo o en el mismo período de tiempo.
• Priorice su lista numerándola y reorganizándola según corresponda. La priorización debe determinarse mediante un método que tenga en cuenta la sensibilidad al tiempo, la productividad y la correspondencia.
• Debajo de las viñetas de tareas más grandes, haga listas de tareas más pequeñas. Esto lo ayudará a coordinar la finalización de un solo trabajo y al mismo tiempo lo motivará a seguir trabajando hacia su objetivo general.
• A medida que se realizan las tareas, táchelas de su lista. Cuando vea una lista de deberes con marcas de verificación, se sentirá más cómodo y realizado.

Si bien el papel y el bolígrafo son aceptables para las listas de tareas simples, recomendamos usar una herramienta basada en la nube como Todoist para realizar un seguimiento de sus tareas mientras viaja.

3. Responda a los correos electrónicos lo más rápido posible cuando los reciba

Con mucho, el aspecto más despreciado de la jornada laboral es el correo electrónico. Es famoso por ponerlo nervioso, especialmente si está revisando continuamente sus mensajes.

Para organizarse en el negocio en lugar de revisar su buzón regularmente, leer correos electrónicos y luego posponer la respuesta, intente esto: Todos los días, reserve uno o dos bloques de tiempo (uno en la mañana y otro en la tarde) para revisar y responder a correos electrónicos Esto evitará que los correos electrónicos interrumpan su trabajo y garantizará que su bandeja de entrada esté bien organizada.

4. Obtenga la ayuda de un asistente virtual

Mientras se organiza en el negocio, puede agotar su energía haciendo trabajos repetitivos. Sin embargo, deben completarse para que su negocio continúe operando. Un asistente virtual (VA) es justo lo que ha estado buscando si alguna vez deseó tener un asistente pero no pudo permitirse el lujo de contratar uno.

Los asistentes virtuales (VA, por sus siglas en inglés) son personas que trabajan por cuenta propia y brindan servicios administrativos bajo demanda a bajo costo desde sus hogares.

Un asistente virtual puede ayudarlo con casi cualquier tarea, desde conversar con los clientes hasta tomar decisiones estratégicas. Busque freelancers especializados y asistentes virtuales en plataformas como Upwork , Zirtual y Fancy Hands para hacer su vida más productiva.

5. Haz que tu Servicio de Atención al Cliente sea Virtual

Para la organización en los negocios, analizamos cómo los chatbots pueden ayudar con la atención al cliente. Chatfuel, Botsify y Sequel son todos servicios que te permiten crear tu chatbot (usando la plataforma Facebook Messenger) sin saber nada de programación.

Los chatbots, una vez instalados, pueden ayudarlo a automatizar algunos de sus encuentros con clientes más rutinarios. Pueden responder a las preguntas frecuentes y otras consultas de los clientes, procesar pagos y crear un entorno no amenazante para que los consumidores dejen comentarios las 24 horas del día, los siete días de la semana, lo que le permite descansar o al menos desviar su atención a otra parte.

6. Haga que la nube sea parte de todas sus herramientas

Para la organización empresarial, poner sus datos en la nube garantiza que estén seguros y accesibles en todo momento. Herramientas como Dropbox y Google Drive ofrecen versiones gratuitas y funcionarán en su PC y dispositivos móviles, así que únase al 82 % de las empresas que tienen una estrategia en la nube.

Para que pueda acceder a los archivos que necesita sin importar dónde se encuentre o qué dispositivo esté usando.

7. Haga el cambio al software de contabilidad en línea

El software de contabilidad basado en la nube puede ayudarlo a administrar sus registros y mantenerlos de esa manera. Se conectan a su cuenta bancaria, extraen transacciones y las comparan con sus entradas. Quizás el mejor beneficio de todos es que puede equilibrar sus cuentas en cualquier lugar y en cualquier momento utilizando las aplicaciones móviles, por ejemplo, mientras espera que le cambien el aceite.

¿Cuáles son algunos de nuestros favoritos personales? Xero y QuickBooks en línea.

8. Hágase cargo de su tiempo

Muchas personas luchan con la administración del tiempo cuando organizan negocios, pero una vez que lo dominan, puede ayudarlo a descubrir el tiempo en su día que nunca imaginó que existía. También le da la posibilidad de elegir cómo pasar su tiempo en sus manos.

Seguir estos métodos puede ayudarlo a mejorar sus habilidades de administración del tiempo:

• Usa tu viaje matutino para completar actividades tediosas. Puede terminar mucho trabajo antes de llegar al lugar de trabajo si usa el transporte público, como eliminar cualquier correo electrónico innecesario en su bandeja de entrada o realizar una investigación para el proyecto en el que está trabajando.
• Use una conexión Bluetooth para ponerse al día con las llamadas, incluso si no toma el transporte público y conduce al trabajo.
• Se ha demostrado que tomar " microdescansos ", que pueden durar entre cinco y quince minutos, aumenta la agudeza mental y la capacidad de concentración a lo largo del día. Dé un breve paseo por el edificio, coma algo o juegue un juego en línea. Pasar largos períodos mirando una pantalla o sentado durante largos períodos puede inducir dolor físico, lo que resulta en insatisfacción e incapacidad para concentrarse en el trabajo en cuestión.
• Si necesita realizar un seguimiento del tiempo para su organización en el negocio, Harvest lo simplifica. Funciona tanto en su PC como en sus dispositivos móviles, y todo está sincronizado. Además, puede enviar facturas y realizar un seguimiento de sus gastos con respecto a un presupuesto.
• Haz que las tareas administrativas sean más automatizadas. Calendly puede automatizar la programación de reuniones sin tener que ir y venir.
• Buffer, HootSuite y Sprout Social pueden enviar automáticamente actualizaciones de redes sociales por adelantado, ahorrándole tiempo durante la semana o el mes. Casi cualquier tarea administrativa u operativa en estos días se puede automatizar de alguna manera.

9. Mejore su gestión de contactos

Hacer un seguimiento de los clientes, clientes potenciales, pagos y otros datos críticos es un problema constante que puede hacer perder sus ventas. Con las herramientas de administración de las relaciones con los clientes (CRM), las pequeñas empresas contemporáneas se organizan, y siguen siéndolo, al conectarse a las aplicaciones de su empresa y permitirle hacer un seguimiento donde más lo necesita: facturas atrasadas, cotizaciones, preguntas de los clientes y más. No tendrás que preocuparte por perder el rastro de los correos electrónicos cruciales, ya que el programa los seguirá por ti.

Conclusión

Cree un método de organización en los negocios que funcione para usted.

Considere probar con diferentes herramientas y luego intente integrarlas con sus hábitos existentes en lugar de obligarse a adoptar un flujo de trabajo completamente nuevo o un conjunto de prácticas de organización. No existe una solución única para mantener organizada su pequeña empresa, pero existen varias estrategias y métodos que puede implementar en su flujo de trabajo para aumentar la productividad y mantener la organización en el negocio fácilmente.