Organizzarsi nel mondo degli affari: 9 soluzioni Genius da adottare

Questo post è per te se vuoi risparmiare tempo e fare di più in un giorno mentre ti organizzi negli affari. La produttività è abbastanza importante. Avere la tua azienda organizzata è il primo passo per diventare più produttivo.

Concordare? Non sei solo tu.

Tutto diventa più difficile quando sei disorganizzato. Toglie la tua concentrazione e indebolisce la tua forza. Organizzarsi negli affari può essere stressante se non sai da dove cominciare.

Organizzare negli affari

Ecco 9 piccole soluzioni di organizzazione aziendale per aiutarti a ottenere di più in meno tempo.

1. Come impostare la tua azienda per il successo

Non è soddisfacente guardarsi intorno nel proprio ufficio e trovare tutto ben organizzato e pronto per l'uso? Se non riesci a ricordare l'ultima volta che ti sei sentito così, è tempo di ripulire la tua recita e iniziare a organizzarti negli affari.

È stato dimostrato che l'ambiente di lavoro ha un'influenza diretta sulla produttività. Il caos può compromettere la capacità di concentrarsi su un compito, secondo i ricercatori del Princeton University Neuroscience Institute. Il 71% degli intervistati a uno studio sull'organizzazione delle workstation OfficeMax ha affermato che organizzare il proprio spazio di lavoro li faceva sentire più realizzati.

Questa organizzazione di base nei passaggi aziendali ti mostrerà come strutturare un'azienda:

• Sbarazzati del disordine sul desktop del tuo computer. Uno schermo del computer ordinato può aumentare la tua motivazione e creatività. Ogni pochi giorni, prenditi qualche minuto per rimuovere i vecchi file e posizionarne di nuovi nelle directory appropriate. Questo è un inizio per l'organizzazione nel mondo degli affari.
• L'organizzazione negli affari può essere fatta scansionando i tuoi documenti utilizzando Genius Scan sul tuo smartphone, puoi dire addio alla carta e ai tuoi schedari rigonfi (che si integra con strumenti per notebook come Evernote ). Puoi anche utilizzare Shoeboxed per esternalizzare la scansione. Raccogli semplicemente tutto ciò che desideri scansionare e invialo a Shoeboxed , che si occuperà del resto. Consente inoltre di trasferire i dati scansionati in una varietà di programmi Web popolari.
• Per l'organizzazione negli affari, crea un'area catch-all. Stabilisci un luogo nel tuo posto di lavoro in cui tutte le cose in entrata per la tua azienda dovrebbero essere archiviate. Prendi in considerazione un organizzatore di file desktop se ricevi regolarmente documenti cartacei critici, come fatture o cambiali. Questi normalmente contengono da tre a cinque vassoi in cui puoi dare la priorità o organizzare i tuoi file.
• Organizza i tuoi fili! I cavi possono trasformare rapidamente un desktop nella testa di Medusa, ma con alcune semplici fascette e, se necessario, passerelle per cavi sotto la scrivania, puoi semplicemente controllare il caos dei cavi.
• Pulisci il tuo spazio di lavoro fisico. Metti un "prezzo" su tutto ciò che hai sulla scrivania, ma invece di attribuirgli un valore monetario, scopri quanto è prezioso per la tua giornata lavorativa e il tuo tempo. Riduce o aumenta il tempo che hai nella tua giornata? Se è il primo, liberatene dalla scrivania.

Per una corretta organizzazione negli affari, dovresti anche mettere da parte 10 minuti ogni settimana per pulire la tua scrivania, magari il venerdì. Metti i tuoi documenti dove dovrebbero, butta via la carta straccia o l'immondizia, porta i piatti sporchi in cucina e così via. In questo modo, la prossima volta che entrerai nel tuo ufficio, potrai ricominciare da capo e sentirti organizzato.

2. Crea una lista di cose da fare per il giorno successivo (e usala)

Nel regno dell'organizzazione negli affari, le liste di cose da fare sono il linguaggio globale. Il problema è che solo una piccola percentuale di individui segue le proprie liste. A cosa servono le liste di cose da fare se non le usi per tenere traccia delle priorità del tuo lavoro?

Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a rimanere in linea con la tua lista di cose da fare:

• Fai un elenco di tutto ciò che devi realizzare (non deve essere in una sequenza particolare; segui semplicemente il tuo istinto e annota le cose mentre ti vengono in mente).
• Assembla un gruppo di lavori che potrebbero essere eseguiti contemporaneamente o nello stesso periodo di tempo.
• Dai la priorità alla tua lista numerandola e riordinandola come appropriato. La definizione delle priorità dovrebbe essere determinata da un metodo che tenga conto della sensibilità al tempo, della produttività e della corrispondenza.
• Sotto i punti elenco delle cose da fare più grandi, crea elenchi di cose da fare più piccoli. Questo ti aiuterà a coordinare il completamento di un singolo lavoro, motivandoti anche a continuare a lavorare verso il tuo obiettivo generale.
• Man mano che le attività vengono eseguite, cancellale dall'elenco. Quando vedi un elenco di compiti con segni di spunta, ti sentirai più a tuo agio e realizzato.

Mentre carta e penna sono accettabili per semplici elenchi di cose da fare, ti consigliamo di utilizzare uno strumento basato su cloud come Todoist per tenere traccia delle tue faccende mentre sei in viaggio.

3. Rispondi alle e-mail il più rapidamente possibile quando le ricevi

L'aspetto di gran lunga più disprezzato della giornata lavorativa è la posta elettronica. È famoso per renderti nervoso, soprattutto se controlli continuamente i tuoi messaggi.

Per organizzarti in azienda invece di controllare regolarmente la tua casella di posta, leggere le e-mail e poi rimandare la risposta, prova questo: ogni giorno, dedica uno o due blocchi di tempo (uno al mattino e uno al pomeriggio) per controllare e rispondere e-mail. Ciò impedirà alle e-mail di interrompere il tuo lavoro e garantirà che la tua casella di posta sia ben organizzata.

4. Richiedi l'aiuto di un assistente virtuale

Mentre ti organizzi negli affari potresti prosciugare le tue energie facendo lavori ripetitivi. Tuttavia, devono essere completati affinché la tua attività possa continuare a funzionare. Un assistente virtuale (VA) è proprio quello che stavi cercando se hai mai desiderato avere un assistente ma non puoi permetterti di assumerne uno.

Gli assistenti virtuali (VA) sono lavoratori autonomi che forniscono servizi amministrativi su richiesta a basso costo dalle loro case.

Un assistente virtuale può assisterti in quasi tutte le attività, dalla chat con i clienti alle scelte strategiche. Cerca liberi professionisti specializzati e assistenti virtuali su piattaforme come Upwork , Zirtual e Fancy Hands per rendere la tua vita più produttiva.

5. Rendi virtuale il tuo servizio clienti

Per l'organizzazione negli affari, abbiamo esaminato come i chatbot possono aiutare con l'assistenza clienti. Chatfuel, Botsify e Sequel sono tutti servizi che ti permettono di creare il tuo chatbot (usando la piattaforma Facebook Messenger) senza conoscere alcuna programmazione.

I chatbot, una volta installati, possono aiutarti ad automatizzare alcuni dei tuoi incontri con i clienti più di routine. Possono rispondere alle domande frequenti e ad altre richieste dei clienti, elaborare pagamenti e creare un ambiente non minaccioso in cui i consumatori possono lasciare feedback 24 ore al giorno, sette giorni alla settimana, consentendoti di riposare o almeno distogliere la tua attenzione altrove.

6. Rendi il cloud una parte di tutti i tuoi strumenti

Per l'organizzazione aziendale, mettere i tuoi dati nel cloud assicura che siano sempre sicuri e accessibili. Strumenti come Dropbox e Google Drive offrono tutti versioni gratuite e funzioneranno su PC e dispositivi mobili, quindi unisciti all'82% delle aziende che hanno una strategia cloud.

In questo modo puoi accedere ai file di cui hai bisogno, indipendentemente da dove ti trovi o dal dispositivo che stai utilizzando.

7. Passa al software di contabilità online

Il software di contabilità basato sul cloud può aiutarti a gestire i tuoi record e mantenerli in questo modo. Si collegano al tuo conto bancario, estraggono le transazioni e le confrontano con le tue voci. Forse il miglior vantaggio di tutti è che puoi bilanciare i tuoi conti ovunque e in qualsiasi momento utilizzando le app mobili, ad esempio, mentre aspetti che il tuo olio venga cambiato.

Quali sono alcuni dei nostri preferiti personali? Xero e QuickBooks in linea.

8. Prenditi cura del tuo tempo

Molte persone lottano con la gestione del tempo quando si organizzano negli affari, ma una volta padroneggiato, può aiutarti a scoprire il tempo della tua giornata che non avresti mai immaginato esistesse. Ti dà anche la possibilità di scegliere come trascorrere il tuo tempo nelle tue mani.

Seguire questi metodi può aiutarti a migliorare le tue capacità di gestione del tempo:

• Usa i tuoi spostamenti mattutini per completare attività noiose. Se utilizzi i mezzi pubblici, potresti svolgere un sacco di lavoro prima ancora di arrivare al posto di lavoro, come rimuovere le email inutili dalla tua casella di posta o eseguire ricerche per il progetto su cui stai lavorando.
• Usa una connessione Bluetooth per recuperare le chiamate anche se non prendi i mezzi pubblici e non guidi per andare al lavoro.
• Fare " micro-pause " - che possono durare da cinque a quindici minuti - ha dimostrato di aumentare l'acuità mentale e la capacità di concentrazione durante il giorno. Fai una breve passeggiata intorno all'edificio, mangia un boccone o gioca a un gioco online. Lunghi periodi trascorsi a fissare uno schermo o seduti per lunghi periodi possono indurre dolore fisico, con conseguente insoddisfazione e incapacità di concentrarsi sul lavoro da svolgere.
• Se hai bisogno di tenere traccia del tempo per la tua organizzazione aziendale, Harvest lo rende semplice. Funziona sia sul tuo PC che sui tuoi dispositivi mobili e tutto è sincronizzato. Inoltre, puoi inviare fatture e tenere traccia delle tue spese rispetto a un budget.
• Rendi le attività amministrative più automatizzate. Calendly può automatizzare la pianificazione delle riunioni senza fare avanti e indietro.
• Buffer, HootSuite e Sprout Social possono inviare automaticamente gli aggiornamenti dei social media in anticipo, facendoti risparmiare tempo durante la settimana o il mese. Quasi tutti i compiti amministrativi o operativi di questi tempi possono essere automatizzati in qualche modo.

9. Migliora la tua gestione dei contatti

Tenere traccia di clienti, lead, pagamenti e altri dati critici è un problema costante che potrebbe far perdere le vendite. Con gli strumenti di gestione delle relazioni con i clienti (CRM), le piccole aziende contemporanee si organizzano e rimangono tali collegandosi alle app della tua azienda e permettendoti di seguire dove ne hai più bisogno: fatture in ritardo, preventivi, domande dei clienti e altro ancora. Non dovrai preoccuparti di perdere traccia di e-mail cruciali poiché il programma ne terrà traccia per te.

Conclusione

Crea un metodo di organizzazione aziendale che funzioni per te.

Prendi in considerazione la possibilità di provare con strumenti diversi e poi di integrarli con le tue abitudini esistenti piuttosto che costringerti ad abbracciare un flusso di lavoro o un insieme di pratiche organizzative completamente nuovi. Non esiste una soluzione valida per tutti per mantenere organizzata la tua piccola azienda, ma ci sono diverse strategie e metodi che puoi implementare nel tuo flusso di lavoro per aumentare la produttività e continuare a organizzare facilmente il tuo business.