Organizarea în afaceri: 9 soluții geniale de adoptat

Această postare este pentru tine dacă vrei să economisești timp și să faci mai multe într-o zi în timp ce te organizezi în afaceri. Productivitatea este destul de importantă. Organizarea firmei este primul pas spre a deveni mai productiv.

De acord? Nu ești doar tu.

Totul devine mai dificil atunci când ești neorganizat. Îți diminuează concentrarea și îți distruge puterea. Organizarea în afaceri poate fi stresantă dacă nu știi de unde să începi.

Organizarea în afaceri

Iată 9 soluții mici de organizare în afaceri pentru a vă ajuta să realizați mai mult în mai puțin timp.

1. Cum să-ți înființezi compania pentru succes

Nu este satisfăcător să te uiți în jurul biroului tău și să găsești totul frumos aranjat și gata de plecare? Dacă nu vă amintiți ultima dată când v-ați simțit așa, este timpul să vă curățați actul și să începeți să vă organizați în afaceri.

S-a dovedit că mediul de lucru are o influență directă asupra productivității. Haosul poate afecta capacitatea cuiva de a se concentra asupra unei sarcini, potrivit cercetătorilor de la Universitatea Princeton. 71% dintre respondenții la un studiu de organizare a stațiilor de lucru OfficeMax au susținut că organizarea spațiului de lucru i-a făcut să se simtă mai împliniți.

Această organizare de bază în pași de afaceri vă va arăta cum să structurați o afacere:

• Scapa de dezordinea de pe desktopul computerului. Un ecran ordonat de computer vă poate stimula motivația și creativitatea. La fiecare câteva zile, luați câteva minute pentru a elimina fișierele vechi și a plasa altele noi în directoarele adecvate. Acesta este un început de organizare în afaceri.
• Organizarea în afaceri se poate face prin scanarea documentelor utilizând Genius Scan pe smartphone-ul dvs., vă puteți lua rămas bun de la hârtie și dulapurile dvs. bombate (care se integrează cu instrumente pentru notebook precum Evernote ). De asemenea, puteți utiliza Shoeboxed pentru a externaliza scanarea. Pur și simplu strângeți tot ce doriți să scanați și trimiteți-l la Shoeboxed , care se va ocupa de restul. De asemenea, vă permite să transferați datele scanate într-o varietate de programe web populare.
• Pentru organizarea în afaceri, faceți o zonă de captură. Stabiliți o locație la locul de muncă în care să fie stocate toate lucrurile primite pentru compania dvs. Luați în considerare un organizator de fișiere de pe desktop dacă primiți în mod regulat documente de hârtie critice, cum ar fi facturi sau facturi. Acestea conțin în mod normal trei până la cinci tăvi în care vă puteți prioritiza sau aranja fișierele.
• Organizează-ți firele! Cablurile pot transforma rapid un desktop în capul Medusei, dar cu niște fermoar simple și, dacă este necesar, suporturi pentru cabluri sub birou, puteți pur și simplu controla haosul firelor.
• Curățați-vă spațiul fizic de lucru. Pune o „etichetă de preț” pe tot ce este de pe birou, dar în loc să-i pui o valoare monetară, dă-ți seama cât de valoros este pentru ziua și timpul tău de lucru. Reduce sau mărește timpul pe care îl ai în ziua ta? Dacă este primul, scapă de el de pe birou.

Pentru o organizare corectă în afaceri, ar trebui să alocați și 10 minute în fiecare săptămână pentru a vă curăța biroul, poate vineri. Așezați documentele acolo unde le este locul, aruncați orice resturi de hârtie sau gunoi, duceți vasele murdare în bucătărie și așa mai departe. În acest fel, data viitoare când intri în biroul tău, poți începe din nou și te poți simți organizat.

2. Faceți o listă de activități pentru ziua următoare (și folosiți-o)

În domeniul organizării în afaceri, listele de sarcini sunt limbajul global. Problema este că doar un mic procent de indivizi urmăresc listele lor. La ce sunt bune listele de lucruri de făcut dacă nu le folosești pentru a ține evidența priorităților tale de muncă?

Iată câteva indicații pentru a vă ajuta să rămâneți pe drumul cel bun cu lista de sarcini:

• Faceți o listă cu tot ce trebuie să realizați (nu trebuie să fie într-o anumită secvență; pur și simplu mergeți cu instinctul și notați lucrurile pe măsură ce vă vin în minte).
• Asamblați un grup de lucrări care ar putea fi efectuate în același timp sau în aceeași porțiune de timp.
• Prioritizează-ți lista numerotând-o și rearanjand-o după caz. Prioritizarea ar trebui să fie determinată printr-o metodă care ia în considerare sensibilitatea la timp, productivitatea și corespondența.
• Sub marcatori mai mari cu sarcini de făcut, faceți liste mai mici de activități. Acest lucru vă va ajuta să coordonați finalizarea unui singur loc de muncă, motivând totodată să continuați să lucrați spre obiectivul dvs. general.
• Pe măsură ce sarcinile sunt îndeplinite, tăiați-le de pe lista dvs. Când vezi o listă de sarcini cu bifă, te vei simți mai în largul tău și mai realizat.

Deși hârtia și stiloul sunt acceptabile pentru listele simple de activități, vă recomandăm să utilizați un instrument bazat pe cloud, cum ar fi Todoist, pentru a vă urmări treburile în timp ce sunteți pe drum.

3. Răspundeți la e-mailuri cât mai repede posibil când le primiți

De departe cel mai disprețuit aspect al zilei de lucru este e-mailul. Este renumit pentru că vă face nervos, mai ales dacă vă verificați continuu mesajele.

Pentru a vă organiza în afaceri, în loc să vă verificați cutia poștală în mod regulat, să citiți e-mailuri și apoi să amânați să răspundeți, încercați acest lucru: În fiecare zi, rezervați una sau două blocuri de timp (unul dimineața și unul după-amiaza) pentru a verifica și a răspunde e-mailuri. Acest lucru va împiedica e-mailurile să vă perturbe munca și vă va asigura că inbox-ul dvs. este bine organizat.

4. Solicitați ajutorul unui asistent virtual

În timp ce vă organizați în afaceri, vă puteți epuiza energia făcând lucrări repetitive. Cu toate acestea, acestea trebuie să fie finalizate pentru ca afacerea dvs. să continue să funcționeze. Un asistent virtual (VA) este exact ceea ce ați căutat dacă v-ați dorit vreodată să aveți un asistent, dar nu vă puteți permite să îl angajați.

Asistenții virtuali (VA) sunt persoane care desfășoară activități independente care oferă servicii administrative la cerere, la prețuri reduse, de la domiciliul lor.

Un asistent virtual vă poate ajuta cu aproape orice sarcină, de la conversația cu clienții până la luarea de alegeri strategice. Căutați freelanceri specialiști și asistenți virtuali pe platforme precum Upwork , Zirtual și Fancy Hands pentru a vă face viața mai productivă.

5. Faceți Serviciul pentru clienți Virtual

Pentru organizarea în afaceri, am analizat modul în care chatboții pot ajuta cu asistența clienților. Chatfuel, Botsify și Sequel sunt toate servicii care vă permit să vă creați chatbot (folosind platforma Facebook Messenger) fără să cunoașteți vreo programare.

Chatboții, odată instalați, vă pot ajuta să automatizați unele dintre întâlnirile dvs. de rutină cu clienții. Aceștia pot răspunde la întrebările frecvente și la alte întrebări ale clienților, pot procesa plățile și pot crea un mediu neamenințător pentru ca consumatorii să lase feedback 24 de ore pe zi, șapte zile pe săptămână, permițându-vă să vă odihniți sau cel puțin să vă distrageți atenția în altă parte.

6. Faceți din cloud parte a tuturor instrumentelor dvs

Pentru organizarea în afaceri, introducerea datelor dvs. în cloud vă asigură că acestea sunt sigure și accesibile în orice moment. Instrumente precum Dropbox și Google Drive oferă toate versiuni gratuite și vor funcționa pe computerul și dispozitivele mobile, așa că alăturați-vă celor 82% dintre firme care au o strategie în cloud.

Astfel, puteți ajunge la fișierele de care aveți nevoie, indiferent unde vă aflați sau dispozitivul pe care îl utilizați.

7. Faceți trecerea la software-ul de contabilitate online

Software-ul de contabilitate bazat pe cloud vă poate ajuta să vă gestionați înregistrările și să le păstrați în acest fel. Se conectează la contul tău bancar, extrag tranzacții și le compară cu intrările tale. Poate cel mai bun beneficiu dintre toate este că vă puteți echilibra conturile oriunde și în orice moment folosind aplicațiile mobile, de exemplu, în timp ce așteptați ca uleiul să fie schimbat.

Care sunt unele dintre favoritele noastre personale? Xero și QuickBooks Online.

8. Preia controlul asupra timpului tău

Mulți indivizi se luptă cu gestionarea timpului atunci când se organizează în afaceri, dar odată stăpânit, vă poate ajuta să descoperiți timp din ziua dvs. despre care nu v-ați imaginat niciodată că există. De asemenea, vă oferă posibilitatea de a alege modul în care vă petreceți timpul înapoi în mâinile voastre.

Urmărirea acestor metode vă poate ajuta să vă îmbunătățiți abilitățile de gestionare a timpului:

• Folosiți-vă naveta de dimineață pentru a finaliza activități obositoare. Este posibil să lucrați mult înainte de a ajunge la locul de muncă dacă utilizați transportul public, cum ar fi eliminarea oricăror e-mailuri inutile din căsuța de e-mail sau efectuarea cercetărilor pentru proiectul la care lucrați.
• Utilizați o conexiune Bluetooth pentru a prelua apelurile, chiar dacă nu luați transportul public și nu conduceți la serviciu.
• Sa dovedit că luarea „ micro-pauzelor ” – care poate dura între cinci și cincisprezece minute – îți crește acuitatea mentală și capacitatea de a te concentra pe parcursul zilei. Faceți o scurtă plimbare prin clădire, luați o bucată de mâncare sau jucați un joc online. Perioadele lungi petrecute privind un ecran sau stând îndelungate pot induce dureri fizice, ducând la nemulțumire și incapacitatea de a se concentra asupra muncii depuse.
• Dacă aveți nevoie să țineți evidența timpului pentru organizarea dvs. în afaceri, Harvest face totul simplu. Funcționează atât pe computerul dvs., cât și pe dispozitivele dvs. mobile și totul este sincronizat. În plus, puteți trimite facturi și puteți urmări cheltuielile în raport cu un buget.
• Faceți sarcinile administrative mai automatizate. Calendly poate automatiza programarea întâlnirilor fără dus-întors.
• Buffer, HootSuite și Sprout Social pot trimite automat actualizări de rețele sociale în avans, economisind timp pe parcursul săptămânii sau lunii. Aproape orice sarcină administrativă sau operațională în zilele noastre poate fi automatizată într-un fel.

9. Îmbunătățiți gestionarea contactelor

Urmărirea clienților, clienților potențiali, plăților și a altor date critice este o problemă constantă care vă poate pierde vânzările. Cu instrumentele de management al relației cu clienții (CRM), companiile mici contemporane se organizează – și rămân așa – conectându-se la aplicațiile companiei și permițându-vă să urmăriți acolo unde aveți cel mai mult nevoie: facturi întârziate, cotații, întrebări clienților și multe altele. Nu va trebui să vă faceți griji cu privire la pierderea evidenței e-mailurilor cruciale, deoarece programul le va ține evidența pentru dvs.

Concluzie

Creați o metodă de organizare în afaceri care funcționează pentru dvs.

Luați în considerare să încercați cu diferite instrumente și apoi să încercați să le integrați cu obiceiurile existente, mai degrabă decât să vă forțați să îmbrățișați un flux de lucru complet nou sau un set de practici de organizare. Nu există o soluție unică pentru a vă menține organizată compania mică, dar există mai multe strategii și metode pe care le puteți implementa în fluxul de lucru pentru a crește productivitatea și a vă organiza cu ușurință în afaceri.