Organizowanie w biznesie: 9 genialnych rozwiązań do zastosowania

Ten post jest dla Ciebie, jeśli chcesz zaoszczędzić czas i zrobić więcej w jeden dzień, organizując się w biznesie. Wydajność jest bardzo ważna. Zorganizowanie firmy to pierwszy krok w kierunku zwiększenia produktywności.

Zgodzić się? To nie tylko ty.

Wszystko staje się trudniejsze, gdy jesteś niezorganizowany. To odciąga twoją koncentrację i osłabia twoją siłę. Organizowanie się w biznesie może być stresujące, jeśli nie wiesz od czego zacząć.

Organizowanie w biznesie

Oto 9 małych rozwiązań biznesowych, które pomogą Ci osiągnąć więcej w krótszym czasie.

1. Jak założyć firmę na sukces?

Czy nie jest satysfakcjonujące rozejrzeć się po biurze i znaleźć wszystko schludnie zaaranżowane i gotowe do pracy? Jeśli nie pamiętasz, kiedy ostatnio tak się czułeś, czas uporządkować swoje działania i zacząć organizować się w biznesie.

Udowodniono, że środowisko pracy ma bezpośredni wpływ na produktywność. Według naukowców z Princeton University Neuroscience Institute chaos może osłabić zdolność koncentracji na zadaniu. 71% respondentów biorących udział w badaniu dotyczącym organizacji stacji roboczych OfficeMax stwierdziło, że zorganizowanie miejsca pracy sprawia, że ​​czują się bardziej spełnieni.

Ta podstawowa organizacja w krokach biznesowych pokaże Ci, jak ustrukturyzować firmę:

• Pozbądź się bałaganu na pulpicie komputera. Uporządkowany ekran komputera może zwiększyć Twoją motywację i kreatywność. Co kilka dni poświęć kilka minut na usunięcie starych plików i umieszczenie nowych w odpowiednich katalogach. To początek organizowania się w biznesie.
• Porządkowanie w biznesie można zrobić, skanując dokumenty za pomocą Genius Scan na smartfonie, możesz pożegnać się z papierem i wybrzuszonymi szafkami na dokumenty (które integrują się z narzędziami do notebooków, takimi jak Evernote ). Możesz również użyć Shoeboxed , aby zlecić skanowanie. Po prostu zbierz to, co chcesz zeskanować i prześlij do Shoeboxed , który zajmie się resztą. Umożliwia także przesyłanie zeskanowanych danych do różnych popularnych programów internetowych.
• Aby zorganizować się w biznesie, stwórz obszar dla wszystkich. Stwórz miejsce w swoim miejscu pracy, w którym powinny być przechowywane wszystkie przychodzące do Twojej firmy rzeczy. Zastanów się nad organizerem plików na komputer, jeśli regularnie otrzymujesz krytyczne dokumenty papierowe, takie jak faktury lub rachunki. Zwykle zawierają one od trzech do pięciu zasobników, w których można ustalać priorytety lub porządkować pliki.
• Uporządkuj swoje przewody! Kable mogą szybko zmienić biurko w głowę Meduzy, ale dzięki prostym opaskom zaciskowym i – jeśli to konieczne – podbiurkowym korytkom kablowym, możesz po prostu zapanować nad chaosem przewodów.
• Uporządkuj swoją fizyczną przestrzeń roboczą. Umieść „metkę z ceną” na wszystkim, co znajduje się na twoim biurku, ale zamiast nadać temu wartość pieniężną, dowiedz się, jak cenne jest to dla twojego dnia pracy i czasu. Czy zmniejsza lub zwiększa ilość czasu, jaki masz w ciągu dnia? Jeśli to pierwsze, pozbądź się go ze swojego biurka.

Aby dobrze zorganizować się w biznesie, należy również zarezerwować 10 minut tygodniowo na posprzątanie biurka, być może w piątek. Umieść swoje dokumenty tam, gdzie ich miejsce, wyrzuć wszelkie skrawki papieru lub śmieci, zabierz brudne naczynia do kuchni i tak dalej. W ten sposób następnym razem, gdy wejdziesz do biura, możesz zacząć odpoczywać i czuć się zorganizowanym.

2. Zrób listę rzeczy do zrobienia na następny dzień (i skorzystaj z niej)

W dziedzinie organizacji w biznesie listy rzeczy do zrobienia są językiem globalnym. Problem polega na tym, że tylko niewielki procent osób wpisuje się na swoje listy. Co dobrego są listy rzeczy do zrobienia, jeśli nie używasz ich do śledzenia priorytetów pracy?

Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci być na bieżąco z listą rzeczy do zrobienia:

• Zrób listę wszystkiego, co musisz osiągnąć (nie musi to być w określonej kolejności; po prostu kieruj się instynktem i notuj rzeczy, które przyjdą Ci do głowy).
• Zbierz grupę zadań, które mogą być wykonywane w tym samym czasie lub w tym samym czasie.
• Nadaj priorytet swojej liście, numerując ją i odpowiednio zmieniając jej kolejność. Priorytetyzacja powinna być określona metodą, która uwzględnia wrażliwość czasową, produktywność i korespondencję.
• Pod większymi punktorami zadań do wykonania utwórz mniejsze listy zadań do wykonania. Pomoże Ci to w koordynowaniu wykonania jednej pracy, a jednocześnie zmotywuje Cię do dalszej pracy nad ogólnym celem.
• Gdy zadania są wykonywane, skreśl je z listy. Kiedy zobaczysz listę obowiązków ze znacznikami wyboru, poczujesz się swobodniej i spełnisz.

Chociaż papier i długopis są dopuszczalne w przypadku prostych list rzeczy do zrobienia, zalecamy korzystanie z narzędzia opartego na chmurze, takiego jak Todoist , aby śledzić swoje obowiązki podczas podróży.

3. Odpowiadaj na wiadomości e-mail tak szybko, jak to możliwe, gdy je otrzymasz

Zdecydowanie najbardziej pogardzanym aspektem dnia pracy jest poczta elektroniczna. Słynie z tego, że denerwujesz się, zwłaszcza jeśli ciągle sprawdzasz swoje wiadomości.

Aby zorganizować się w biznesie, zamiast regularnie sprawdzać skrzynkę pocztową, czytać e-maile, a następnie odkładać odpowiedź, spróbuj tego: Każdego dnia przeznacz jeden lub dwa bloki czasu (jeden rano i jeden po południu), aby sprawdzić i odpowiedzieć e-maile. Zapobiegnie to zakłócaniu pracy przez e-maile i zapewni dobrą organizację skrzynki odbiorczej.

4. Skorzystaj z pomocy wirtualnego asystenta

Organizując się w biznesie, możesz wyczerpać energię wykonując powtarzalne prace. Jednak muszą one zostać ukończone, aby Twoja firma mogła nadal działać. Wirtualny asystent (VA) jest właśnie tym, czego szukałeś, jeśli kiedykolwiek chciałeś mieć asystenta, ale nie było cię stać na jego zatrudnienie.

Wirtualni asystenci (VA) to osoby pracujące na własny rachunek, które świadczą tanie usługi administracyjne na żądanie ze swoich domów.

Wirtualny asystent może pomóc w prawie każdym zadaniu, od rozmowy z klientami po dokonywanie strategicznych wyborów. Szukaj wyspecjalizowanych freelancerów i wirtualnych asystentów na platformach takich jak Upwork , Zirtual i Fancy Hands , aby uczynić swoje życie bardziej produktywnym.

5. Spraw, aby Twoja obsługa klienta była wirtualna

Aby zorganizować się w biznesie, przyjrzeliśmy się, jak chatboty mogą pomóc w obsłudze klienta. Chatfuel, Botsify i Sequel to usługi, które umożliwiają stworzenie chatbota (za pomocą platformy Facebook Messenger) bez znajomości programowania.

Po zainstalowaniu chatboty mogą pomóc w zautomatyzowaniu niektórych bardziej rutynowych spotkań z klientami. Mogą odpowiadać na często zadawane pytania i inne zapytania klientów, przetwarzać płatności i tworzyć bezpieczne środowisko, w którym konsumenci mogą zostawiać opinie 24 godziny na dobę, siedem dni w tygodniu, co pozwala odpocząć lub przynajmniej odwrócić uwagę w inne miejsce.

6. Niech chmura stanie się częścią wszystkich Twoich narzędzi

W przypadku organizacji w biznesie umieszczenie danych w chmurze zapewnia, że ​​są one bezpieczne i dostępne przez cały czas. Wszystkie narzędzia, takie jak Dropbox i Google Drive, oferują bezpłatne wersje i działają na Twoim komputerze i urządzeniach mobilnych, więc dołącz do 82% firm, które mają strategię chmury.

Dzięki temu możesz uzyskać dostęp do potrzebnych plików bez względu na to, gdzie jesteś i z jakiego urządzenia korzystasz.

7. Przejdź na oprogramowanie księgowe online

Oprogramowanie księgowe oparte na chmurze może pomóc w zarządzaniu rejestrami i utrzymywaniu ich w ten sposób. Łączą się z Twoim kontem bankowym, pobierają transakcje i porównują je z Twoimi wpisami. Być może największą korzyścią ze wszystkich jest to, że możesz zbilansować swoje konta w dowolnym miejscu i czasie za pomocą aplikacji mobilnych – na przykład podczas oczekiwania na wymianę oleju.

Jakie są niektóre z naszych osobistych faworytów? Xero i QuickBooks online.

8. Zadbaj o swój czas

Wiele osób zmaga się z zarządzaniem czasem podczas organizowania się w biznesie, ale po opanowaniu może pomóc Ci odkryć w ciągu dnia czas, którego istnienia nigdy nie wyobrażałeś sobie. Daje również możliwość wyboru sposobu, w jaki ponownie spędzisz czas w swoich rękach.

Postępowanie zgodnie z tymi metodami może pomóc w poprawie umiejętności zarządzania czasem:

• Wykorzystaj poranne dojazdy do wykonywania żmudnych czynności. Jeśli korzystasz z transportu publicznego, możesz wykonać wiele pracy, zanim jeszcze dotrzesz do pracy, na przykład usuwając niepotrzebne e-maile ze skrzynki odbiorczej lub przeprowadzając badania dotyczące projektu, nad którym pracujesz.
• Korzystaj z połączenia Bluetooth, aby odbierać połączenia, nawet jeśli nie jeździsz komunikacją miejską i nie jedziesz do pracy.
• Wykazano, że robienie „ mikroprzerw ” – które mogą trwać od pięciu do piętnastu minut – poprawia sprawność umysłu i zdolność koncentracji przez cały dzień. Wybierz się na krótki spacer po budynku, zjedz coś do jedzenia lub zagraj w grę online. Długie okresy wpatrywania się w ekran lub siedzenia przez dłuższy czas mogą wywoływać ból fizyczny, powodując niezadowolenie i niezdolność do skupienia się na wykonywanej pracy.
• Jeśli chcesz śledzić czas na organizację w biznesie, Harvest ułatwia to. Działa zarówno na komputerze, jak i na urządzeniach mobilnych, a wszystko jest zsynchronizowane. Ponadto możesz przesyłać faktury i śledzić wydatki w ramach budżetu.
• Zwiększ automatyzację zadań administracyjnych. Calendly może zautomatyzować planowanie spotkań bez konieczności ciągłego powtarzania.
• Buffer, HootSuite i Sprout Social mogą automatycznie wysyłać aktualizacje mediów społecznościowych z wyprzedzeniem, oszczędzając czas przez cały tydzień lub miesiąc. W dzisiejszych czasach prawie każdy obowiązek administracyjny lub operacyjny można w jakiś sposób zautomatyzować.

9. Spraw, aby Twoje zarządzanie kontaktami było lepsze

Śledzenie klientów, potencjalnych klientów, płatności i innych krytycznych danych to stały problem, który może spowodować utratę sprzedaży. Dzięki narzędziom do zarządzania relacjami z klientami (CRM) współczesne małe firmy organizują się — i pozostają w ten sposób — łącząc się z aplikacjami firmowymi i umożliwiając śledzenie tam, gdzie jest to najbardziej potrzebne: opóźnione rachunki, wyceny, pytania klientów i nie tylko. Nie musisz się martwić, że zgubisz kluczowe e-maile, ponieważ program będzie je dla Ciebie śledzić.

Wniosek

Stwórz metodę organizacji w biznesie, która działa dla Ciebie.

Zastanów się nad wypróbowaniem różnych narzędzi, a następnie spróbuj zintegrować je z istniejącymi nawykami, zamiast zmuszać się do przyjęcia zupełnie nowego przepływu pracy lub zestawu praktyk organizacyjnych. Nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania, które utrzymałoby porządek w małej firmie, ale istnieje kilka strategii i metod, które możesz wdrożyć w swoim przepływie pracy, aby zwiększyć produktywność i zachować łatwość organizacji w biznesie.