التنظيم في الأعمال: 9 حلول عبقرية لتبنيها

هذا المنشور مخصص لك إذا كنت تريد توفير الوقت وإنجاز المزيد في يوم واحد أثناء التنظيم في العمل. الإنتاجية مهمة للغاية. إن تنظيم شركتك هو الخطوة الأولى نحو أن تصبح أكثر إنتاجية.

يوافق على؟ ليس أنت فقط.

يصبح كل شيء أكثر صعوبة عندما تكون غير منظم. إنه ينتقص من تركيزك ويضعف قوتك. قد يكون التنظيم في العمل مرهقًا إذا كنت لا تعرف من أين تبدأ.

التنظيم في الأعمال

فيما يلي 9 تنظيم صغير في حلول الأعمال لمساعدتك على إنجاز المزيد في وقت أقل.

1. كيف تنشئ شركتك للنجاح

أليس من المرضي أن تنظر حولك إلى مكتبك وتجد كل شيء مرتبًا وجاهزًا للانطلاق؟ إذا لم تستطع تذكر آخر مرة شعرت فيها بذلك ، فقد حان الوقت لتنظيف عملك والبدء في التنظيم في العمل.

لقد ثبت أن بيئة العمل للفرد لها تأثير مباشر على الإنتاجية. يمكن للفوضى أن تضعف قدرة المرء على التركيز على مهمة ما ، وفقًا لباحثي معهد العلوم العصبية بجامعة برينستون. ادعى 71٪ من المشاركين في دراسة منظمة OfficeMax Workstation أن تنظيم مساحة عملهم جعلهم يشعرون بمزيد من الإنجاز.

سيوضح لك هذا التنظيم الأساسي في خطوات العمل كيفية تنظيم عمل:

• تخلص من الفوضى على سطح مكتب جهاز الكمبيوتر الخاص بك. قد تعزز شاشة الكمبيوتر المنظمة حافزك وإبداعك. كل بضعة أيام ، خذ بضع دقائق لإزالة الملفات القديمة ووضع الملفات الجديدة في الدلائل المناسبة. هذه بداية لتنظيم الأعمال.
• يمكن إجراء التنظيم في الأعمال عن طريق مسح أوراقك ضوئيًا باستخدام Genius Scan على هاتفك الذكي ، ويمكنك أن تقول وداعًا للورق وخزائن الملفات المنتفخة (التي تتكامل مع أدوات الكمبيوتر الدفتري مثل Evernote ). يمكنك أيضًا استخدام Shoeboxed للاستعانة بمصادر خارجية لإجراء المسح الضوئي. ما عليك سوى جمع كل ما تريد مسحه ضوئيًا وإرساله إلى Shoeboxed ، والذي سيهتم بالباقي. كما يسمح لك بنقل البيانات الممسوحة ضوئيًا إلى مجموعة متنوعة من برامج الويب الشائعة.
• للتنظيم في الأعمال التجارية ، اصنع منطقة شاملة. أنشئ موقعًا في مكان عملك حيث يجب تخزين جميع الأشياء الواردة لشركتك. ضع في اعتبارك منظم ملفات سطح المكتب إذا كنت تحصل على مستندات ورقية مهمة بانتظام ، مثل الفواتير أو الفواتير. تحتوي هذه عادةً على ثلاثة إلى خمسة صواني يمكنك فيها تحديد أولويات ملفاتك أو ترتيبها.
• تنظيم الأسلاك الخاصة بك! قد تحول الكابلات سطح المكتب بسرعة إلى رأس Medusa ، ولكن مع بعض الروابط البسيطة و - إذا لزم الأمر - صواني الكابلات الموجودة أسفل المكتب ، يمكنك ببساطة التحكم في فوضى الأسلاك.
• نظف مساحة العمل المادية الخاصة بك. ضع "بطاقة سعر" على كل شيء على مكتبك ، ولكن بدلاً من وضع قيمة نقدية عليه ، اكتشف مدى أهميته ليوم عملك ووقتك. هل تقلل أو تزيد من مقدار الوقت الذي تقضيه في يومك؟ إذا كان الأمر الأول ، فتخلص منه من على مكتبك.

للتنظيم المناسب في العمل ، يجب أيضًا تخصيص 10 دقائق كل أسبوع لتنظيف مكتبك ، ربما يوم الجمعة. ضع مستنداتك في المكان الذي تنتمي إليه ، وتخلص من أي قصاصات ورق أو قمامة ، وانقل أطباقك المتسخة إلى المطبخ ، وما إلى ذلك. بهذه الطريقة ، في المرة القادمة التي تدخل فيها إلى مكتبك ، يمكنك أن تبدأ من جديد وتشعر أنك منظم.

2. قم بعمل قائمة مهام لليوم التالي (واستخدمها)

في مجال التنظيم في الأعمال التجارية ، تعد قوائم المهام هي اللغة العالمية. المشكلة هي أن نسبة صغيرة فقط من الأفراد يتابعون قوائمهم. ما فائدة قوائم المهام إذا لم تستخدمها لتتبع أولويات وظيفتك؟

فيما يلي بعض المؤشرات لمساعدتك على البقاء على المسار الصحيح مع قائمة المهام الخاصة بك:

• قم بعمل قائمة بكل ما تحتاج إلى إنجازه (ليس من الضروري أن يكون في أي تسلسل معين ؛ ما عليك سوى اتباع حدسك وتدوين الأشياء كما تخطر ببالك).
• قم بتجميع مجموعة من الوظائف التي يمكن أداؤها في نفس الوقت أو في نفس الوقت.
• رتب أولويات قائمتك عن طريق ترقيمها وإعادة ترتيبها حسب الاقتضاء. يجب تحديد الأولويات من خلال طريقة تراعي حساسية الوقت والإنتاجية والمراسلات.
• تحت رموز المهام الكبيرة ، قم بعمل قوائم مهام أصغر. سيساعدك هذا في تنسيق إكمال وظيفة واحدة مع تحفيزك أيضًا على مواصلة العمل نحو هدفك العام.
• أثناء تنفيذ المهام ، اشطبها من قائمتك. عندما ترى قائمة الواجبات مع علامات الاختيار ، ستشعر براحة أكبر وإنجازًا أكبر.

على الرغم من أن الورق والقلم مقبولان لقوائم المهام البسيطة ، فإننا نوصي باستخدام أداة قائمة على السحابة مثل Todoist لتتبع الأعمال المنزلية الخاصة بك أثناء السير على الطريق.

3. الرد على رسائل البريد الإلكتروني بأسرع ما يمكن عندما تحصل عليها

إلى حد بعيد الجانب الأكثر ازدراءًا في يوم العمل هو البريد الإلكتروني. يشتهر بجعلك متوترًا ، خاصةً إذا كنت تتحقق باستمرار من رسائلك.

للتنظيم في الأعمال بدلاً من التحقق من صندوق البريد الخاص بك بانتظام ، وقراءة رسائل البريد الإلكتروني ، ثم تأجيل الرد ، جرب ما يلي: كل يوم ، خصص كتلة واحدة إلى مجموعتين من الوقت (واحدة في الصباح والأخرى بعد الظهر) للتحقق والرد على رسائل البريد الإلكتروني. سيؤدي ذلك إلى منع رسائل البريد الإلكتروني من تعطيل عملك والتأكد من أن صندوق الوارد الخاص بك منظم جيدًا.

4. استعن بمساعدة المساعد الظاهري

أثناء تنظيم الأعمال التجارية ، قد تستنزف طاقتك عن طريق القيام بوظائف متكررة. ومع ذلك ، يجب إكمالها حتى يستمر عملك في العمل. المساعد الافتراضي (VA) هو فقط ما كنت تبحث عنه إذا كنت تتمنى أن يكون لديك مساعد ولكن لا يمكنك استئجار مساعد.

المساعدون الافتراضيون (VAs) هم أفراد يعملون لحسابهم الخاص ويقدمون خدمات إدارية منخفضة التكلفة عند الطلب من منازلهم.

يمكن أن يساعدك المساعد الافتراضي في أي مهمة تقريبًا ، من الدردشة مع العملاء إلى اتخاذ الخيارات الاستراتيجية. ابحث عن متخصصين مستقلين ومساعدين افتراضيين على منصات مثل Upwork و Zirtual و Fancy Hands لجعل حياتك أكثر إنتاجية.

5. اجعل خدمة العملاء افتراضية

للتنظيم في مجال الأعمال ، نظرنا في كيفية مساعدة روبوتات المحادثة في دعم العملاء. Chatfuel و Botsify و Sequel كلها خدمات تتيح لك إنشاء روبوت الدردشة الخاص بك (باستخدام منصة Facebook Messenger) دون معرفة أي برمجة.

يمكن أن تساعدك Chatbots ، بمجرد تثبيتها ، في أتمتة بعض لقاءاتك الروتينية مع العملاء. يمكنهم الرد على الأسئلة المتداولة واستفسارات العملاء الأخرى ، ومعالجة المدفوعات ، وإنشاء بيئة غير مهددة للمستهلكين لترك ملاحظات على مدار 24 ساعة في اليوم ، سبعة أيام في الأسبوع ، مما يسمح لك بالراحة أو على الأقل تحويل انتباهك إلى مكان آخر.

6. اجعل السحابة جزءًا من جميع أدواتك

للتنظيم في الأعمال التجارية ، يضمن وضع بياناتك في السحابة أنها آمنة ويمكن الوصول إليها في جميع الأوقات. تقدم أدوات مثل Dropbox و Google Drive إصدارات مجانية وستعمل على جهاز الكمبيوتر والأجهزة المحمولة ، لذا انضم إلى 82٪ من الشركات التي لديها إستراتيجية سحابية.

حتى تتمكن من الوصول إلى الملفات التي تحتاجها بغض النظر عن مكان وجودك أو الجهاز الذي تستخدمه.

7. قم بالتبديل إلى برامج المحاسبة عبر الإنترنت

يمكن أن يساعدك برنامج مسك الدفاتر المستند إلى السحابة في إدارة سجلاتك والحفاظ عليها بهذه الطريقة. يتصلون بحسابك المصرفي ويستخرجون المعاملات ويقارنونها بإدخالاتك. ربما تكون أفضل فائدة للجميع هي أنه يمكنك موازنة حساباتك في أي مكان وفي أي وقت باستخدام تطبيقات الأجهزة المحمولة - على سبيل المثال ، أثناء انتظار تغيير الزيت الخاص بك.

ما هي بعض مفضلاتنا الشخصية؟ Xero و QuickBooks عبر الإنترنت.

8. تحمل مسئولية وقتك

يعاني العديد من الأفراد من إدارة الوقت عند تنظيم الأعمال ، ولكن بمجرد إتقانها ، قد يساعدك ذلك على اكتشاف وقت في يومك لم تتخيله أبدًا. يمنحك أيضًا القدرة على اختيار الطريقة التي تقضي بها وقتك بين يديك.

يمكن أن يساعدك اتباع هذه الأساليب في تحسين مهاراتك في إدارة الوقت:

• استخدم تنقلاتك الصباحية لإكمال الأنشطة الشاقة. قد تنجز الكثير من العمل قبل وصولك إلى مكان العمل إذا كنت تستخدم وسائل النقل العام ، مثل إزالة أي رسائل بريد إلكتروني غير ضرورية في بريدك الوارد أو إجراء بحث للمشروع الذي تعمل عليه.
• استخدم اتصال Bluetooth لمتابعة المكالمات حتى إذا كنت لا تستقل وسائل النقل العام وتذهب إلى العمل.
• لقد ثبت أن أخذ " فترات راحة صغيرة " - والتي قد تستمر في أي مكان من خمس إلى خمس عشرة دقيقة - يعزز حدة عقلك وقدرتك على التركيز طوال اليوم. قم بنزهة قصيرة حول المبنى ، أو تناول الطعام ، أو العب إحدى الألعاب عبر الإنترنت. يمكن للفترات الطويلة التي تقضيها في التحديق في الشاشة أو الجلوس لفترات طويلة أن تسبب ألمًا جسديًا ، مما يؤدي إلى عدم الرضا وعدم القدرة على التركيز على العمل الذي تقوم به.
• إذا كنت بحاجة إلى تتبع الوقت لتنظيم عملك ، فإن Harvest يجعل الأمر بسيطًا. إنه يعمل على كل من جهاز الكمبيوتر الخاص بك والأجهزة المحمولة الخاصة بك ، وتتم مزامنة كل شيء. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك إرسال الفواتير وتتبع إنفاقك مقابل الميزانية.
• جعل المهام الإدارية أكثر تلقائية. يمكن أن تجعل عملية جدولة الاجتماعات مؤتمتة بشكل تلقائي دون تكرار.
• يمكن لـ Buffer و HootSuite و Sprout Social إرسال تحديثات الوسائط الاجتماعية تلقائيًا مسبقًا ، مما يوفر لك الوقت طوال الأسبوع أو الشهر. يمكن أتمتة أي مهمة إدارية أو تشغيلية تقريبًا هذه الأيام بطريقة ما.

9. اجعل إدارة جهات الاتصال الخاصة بك أفضل

يعد تتبع العملاء والعملاء المحتملين والمدفوعات والبيانات الهامة الأخرى مشكلة مستمرة قد تفقد مبيعاتك. باستخدام أدوات إدارة علاقات العملاء (CRM) ، تصبح الشركات الصغيرة المعاصرة منظمة - وتظل كذلك - من خلال الاتصال بتطبيقات شركتك والسماح لك بالمتابعة حيث تكون في أمس الحاجة إليها: الفواتير المتأخرة ، وعروض الأسعار ، وأسئلة العملاء ، والمزيد. لا داعي للقلق بشأن فقد رسائل البريد الإلكتروني المهمة لأن البرنامج سيتتبعها نيابة عنك.

استنتاج

قم بإنشاء طريقة للتنظيم في الأعمال تناسبك.

ضع في اعتبارك تجربة أدوات مختلفة ثم حاول دمجها مع عاداتك الحالية بدلاً من إجبار نفسك على تبني سير عمل جديد تمامًا أو مجموعة من الممارسات التنظيمية. لا يوجد حل واحد يناسب الجميع للحفاظ على تنظيم شركتك الصغيرة ، ولكن هناك العديد من الاستراتيجيات والطرق التي يمكنك تنفيذها في سير عملك لزيادة الإنتاجية والحفاظ على تنظيم الأعمال بسهولة.