Randevu planlama yazılımı, gelişen bir iş için birden fazla amaca hizmet eder.

Birincisi, trafiği çevrimiçi ortamdan fiziksel bir konuma yönlendirmeye yardımcı olur. Ayrıca işletmelerin personeli daha iyi tahsis etmesine ve kullanmasına yardımcı olur. Ayrıca, yolculukları sırasında insan dokunuşu isteyen veya yardıma ihtiyaç duyan tüketiciler için çok kanallı bir çözüm sunar.

Doğru randevu planlama yazılımı sağlayıcısını seçme

Daha geniş bir ölçekte, randevu planlama yazılımı müşteri bağlılığını artırır, geliri artırır ve maliyetleri düşürür. Bugün sayısız perakende, finans, teknoloji ve telekomünikasyon şirketi tarafından kullanılıyor ve müşteri etkileşimi stratejilerinde önemli bir rol oynuyor. Tüm bu çözümler yüzeyde aynı görünebilir, ancak kapağı geri açtığınızda, satın alma kararınızı etkilemeniz gereken önemli farklılıklar ve hususlar vardır.

Ne tür bir çözüme ihtiyacınız var?

Karar verme sürecine yardımcı olmak için seçebileceğiniz randevu planlama yazılımı çözümlerinin türlerini inceleyelim.

İnşa et veya satın al

Kurumsal şirketler, teknoloji yatırımlarına ve şirket içi becerilerine bakar ve genellikle kendi çözümlerini oluşturma olasılığını düşünür. Çoğu durumda, bir perakendeciyseniz, uzmanlığınız perakendedir: envanter sistemleri, tedarik zinciri, ödemeler ve satış noktası çözümleri – çok sayıda takvim sistemi, saat dilimi senkronizasyonu ve personel deneyimi ile entegrasyon değil.

Potansiyel bir bilgi boşluğuna ek olarak, güvenlik, kullanıcı deneyimi, raporlama, müşteri bilgilerinin entegrasyonu ve ödeme işleme dahil olmak üzere dikkate alınması gereken sonsuz ayrıntı vardır. Tüm bunlar, diğer projelerle karşılaştırıldığında bu kapsamdaki bir projenin gerektirdiği tam zaman ve önceliğe ve ölçeklenebilirlik testi ve personel geri bildirimi için gereken zamana ektir. Ardından, entegre sistemler değiştikçe ve geliştikçe devam eden bakım, güncellemeler, yamalar ve düzeltmeler var. Bu uzun bir iştir ve bir takvimde bir tarih ayırtmaktan çok daha karmaşıktır.

Freemium veya SMB seçenekleri

İkinci sınıf çözümler, freemium veya SMB çözümleridir. Sıfırdan bir rezervasyon sistemi oluşturmak için dahili kaynaklar tahsis etmek istemeyen şirketler için, uzman bir hizmet sağlayıcı genellikle en iyi seçimdir. Ancak, kurumsal sağlayıcılar ile küçük/orta ölçekli işletmeler (KOBİ'ler) için oluşturulmuş düşük maliyetli araçlar arasında önemli bir fark vardır.

Ücretsiz veya KOBİ çözümlerinin çoğu, karmaşık görevler yerine aynı tekrarlayan görevi yönetmek için oluşturulmuştur. Genellikle spor salonları, salonlar ve köpek gezdirme hizmetleri konusunda uzmanlaştıklarını göreceksiniz. Göz önünde bulundurulması gereken anahtarlardan biri, işletmenizin koordinasyon ve gözetim gerektiren kaç lokasyona sahip olduğudur.

Küçük ölçekli çözümler, bir işletmenin ihtiyaç duyduğu hızda yenilik yapma olanağına sahip değildir. KOBİ çözümleri için bırakılan incelemeler, “İyi yazılım...ama yazılım ekibi gerçek kullanıcılardan 'yeni özellik' önerileri talep ederse çok daha iyi olabilir” gibi ifadeler içeriyor.

Genellikle ödeme kabul etme yeteneği olmayan tek bir kanal için oluşturulurlar ve ödemeyi kabul ederlerse iptal durumunda geri ödeme yapamayabilirler. Daha küçük ölçekli çözümler, çok işlem gerektiren görevler için mükemmeldir, ancak işletmenizle birlikte büyümek veya herhangi bir gerçek hizmet düzeyi sağlamak üzere tasarlanmamıştır. Söylendiği gibi, bazı güvenilir   çevrimiçi zamanlama çözümleri   Randevu rezervasyonu ve bire bir toplantılar için harika çalışan freemium ve SMB alanında.

Kurumsal randevu planlama yazılımı

Üçüncü seçenek, gerçek kurumsal ölçekli randevu planlama yazılımıdır. Çoğu kurumsal SaaS şirketi gibi, bu sağlayıcılar da her zaman gelişmektedir. Çoğunun kökeni randevu planlamasına dayansa da, birçoğu bir veya daha fazla olayı veya kuyruk yönetimini ele almak için bire bir randevuların ötesine odaklanacak şekilde genişledi.

Daha büyük ve daha karmaşık bir motorun parçası olarak kurumsal düzeydeki çözümler, CRM ve iş akışı yönetimi dahil olmak üzere diğer kurumsal çözümlerle entegre olmalıdır - arka uç ödeme işleme sistemlerinden bahsetmiyorum bile.

Hiçbir şirket birbirinin aynısı olmadığından, önceki teknoloji yatırımını en üst düzeye çıkarmak için kurumsal düzeyde randevu planlama çözümlerinin özelleştirilebilmesi zorunludur. Sağlayıcılar, neyin standart olması gerektiğine karşı neyin özelleştirilmesi gerektiği konusunda danışmanlık sağlamalıdır. Bu satıcıların, farklı düzenleri ve takvim görünümlerini test etme konusunda uzun yıllara dayanan deneyime sahip olması gerekir, böylece başlangıçtan itibaren en iyi uygulamaları önerebilirler.

Ayrıca, platformun temel yeteneklerini genişleten kendi özel uygulamalarınızı oluşturmak için kurumsal satıcıların API'lerinden yararlanabilirsiniz. Bu, güçlü entegrasyonlarla birleştiğinde, verileri istediğiniz şekilde yakalayıp analiz edebileceğiniz anlamına gelir. Bu, yatırım getirisini belirlemeyi çok kolaylaştırır. Referans aramaları, güvenlik denetimleri ve vaka çalışmaları, deneyimin harika bir göstergesidir. Satıcıları incelerken müşteri listelerine ve ölçeklenebilirlik, hacim, ilişki süresi ve yatırım getirisini gösteren verilere bakın.

Kilit hususlar

Projenizin hedeflerini belirledikten ve en iyi çözüm türünü seçtikten sonra, sıra gereksinimlerinizi belirlemeye gelir. Önemli hususlardan bazıları şunlardır: müşteri deneyimi, personel deneyimi, yönetici/denetçi deneyimi, teknik yetenek ve satıcı uzmanlığı ve desteği.

Müşteri deneyimi (CX)

Müşteri deneyimi perspektifinden bakıldığında, bir rezervasyon yolculuğu oluştururken anahtarlar sorunsuz, çok kanallı ve basittir. Müşteriler, tutarlı markalaşmanın bir sonucu olarak fiziksel bir konuma ulaşana kadar çevrimiçi rezervasyon deneyiminden bir bağlantı hissetmelidir. Tercih ettikleri platformdan ister çevrimiçi, ister mobil veya hatta sesli bir arayüz aracılığıyla rezervasyon yapabilmelidirler. Yolculuk kadar takip de önemlidir. Sistem, randevu hatırlatıcılarının yanı sıra e-posta veya SMS yoluyla bir onay sağlamalıdır.

Bildirimler, müşterilerin randevularına doğru öğeleri veya bilgileri getirmelerini sağlar. Bu e-postalara, müşterilerin bunu takvimlerine ekleyebilmeleri için bir indirme bağlantısı ve toplantıları önceden yeniden planlama, onaylama veya iptal etme olanağı da eklemelisiniz.

Müşteri deneyimini iyileştiren bir diğer önemli özellik ise randevu anında sorulan rezervasyon sorularıdır. Rezervasyon soruları, müşterilerden yaklaşan ziyaretleri hakkında bilgi toplar, böylece personel, müşterinin değerli zamanını bu tanıtım sorularını sorarak harcamak zorunda kalmaz. Bu aynı zamanda personelin randevuya önceden hazırlanmasına yardımcı olur, böylece randevuya getirmek için gerekli evrakları veya malzemeleri toplayabilir ve randevunun ortasında bitmek yerine müşteriyi memnun edebilirler.

Personel deneyimi

Personel veya saha personeli, randevu planlama yazılımının en sık kullanıcıları olacaktır, bu nedenle personel arayüzünün günlük görev ve sorumluluklarını ele alacak şekilde oluşturulması çok önemlidir. Merkezi personel takvimi görünümünde, günün yaklaşan randevularının en önemli ayrıntıları görünür olmalıdır: kimlerin rezerve edildiği, hangi saatin hala müsait olduğu, herhangi bir gelmeme bilgisi vb.

Bu, çalışanların müşterinin gereksinimlerini, tercihlerini ve ihtiyaçlarını önceden gözden geçirmelerini sağlar. Çalışan bunun üniversite tasarruflarını planlamak için bir toplantı olduğunu bilirse, randevunun ilk ipotek başvurusu için ayarlanmış olmasından çok daha farklı bir şekilde hazırlanabilir - ve müşteri ihtiyaçlarının karşılandığını hisseder. Takip için, bir müşteri geldi olarak oturum açtığında, çalışan bir teşekkür, takip anketi başlatabilir ve hatta gelecekte benzer hizmetler için bir promosyon gönderebilir.

Yönetici/yönetici deneyimi

İşletme söz konusu olduğunda, yöneticiler ve amirler, fiziksel konumların nasıl personel alındığı ve personelin nasıl kullanıldığı, hangi konumların olması gerektiği gibi performans gösterdiği ve hangilerinin bazı ayarlamalar gerektirdiği konusunda bir görüşe ihtiyaç duyarlar. Bu veriler, her bir konumun karlılığını optimize etmek için kritik olabilir.

Hacim, sonuçlar, randevu türü, randevu süresi, personel performansı, personel kullanımı ve teslim süreleri dahil olmak üzere çevrimiçi rezervasyon ölçümlerini değerlendirmek için analiz yetenekleri ve öngörüleri gereklidir.

Analitiklerin parmaklarının ucunda olması sayesinde yöneticiler aşağıdaki gibi soruları yanıtlayabilir:

Bu soruların yanıtları ile hem performansı artıracak hem de boşa harcanan zamanı azaltacak operasyonel kararlar almak kolaydır.

Teknik yetenek

Sağlayıcıları araştırırken, her satıcının teknolojisini değerlendirmek ve bunları ilgili genişletilebilirlik, ölçeklenebilirlik ve güvenlik düzeylerine göre derecelendirmek çok önemlidir. Genişletilebilirliği gözden geçirirken platformun nasıl oluşturulduğunu düşünün. Satıcının modern bir teknoloji yığını var mı ve API entegrasyonu sunuyor mu? API'leri ne kadar esnek? Hangi çözümler çevrimiçi rezervasyon yazılımlarıyla bütünleşir?

Teknik yeteneği değerlendirirken, çözümün mevcut araçlarla nasıl entegre edilebileceğini de inceleyin. Halihazırda kullanımda olan Salesforce, Microsoft 365, Google Calendar, analitik/BI araçları veya başka yazılımlarınız var mı? En iyi randevu planlama çözümleri, müşterilerinizin 360 derecelik bir görünümü için mevcut çözümlerinizi rezervasyon yazılımınıza bağlayabilmenizi sağlar.

Her satıcının platform güvenliğini incelemeyi unutmayın. Birden çok güvenlik protokolü için oluşturulmuş olup olmadıklarını anlamak önemlidir. ISO 27001, PCI ve GDPR uyumlu mu? Tüm uyumluluğu kurum içinde mi yönetiyorlar? Ne kadar düzenli olarak denetleniyorlar? Kanıtları sizinle paylaşmaya istekliler mi?

Satıcı uzmanlığı ve sürekli destek

Farklı seviyelerde karmaşıklık, uzmanlık ve deneyim sunan çok sayıda çözüm ile karar vermenize yardımcı olabilir. Satıcı, genişlemeye yönelik bir gözle hızla ayağa kalkmanıza ve çalışmaya başlamanıza yardımcı olacak bir danışmanlık yaklaşımı sağlıyor mu? Satıcınız sizinle birlikte büyüyor mu yoksa sistemdeki her ince ayar için ücret alıyor mu?

En iyi SaaS şirketleri, yapacakları yeni özellikleri veya yükseltmeleri özetleyen ürün yol haritalarını ve ne zaman paylaşacaklar. Yol haritası, kendi yenilikçi fikirleriyle karıştırılmış, doğrudan müşteri tabanından gelen özellik isteklerini ve gereksinimlerini içermelidir. Ve talepte bulunmanız ve zaman çizelgesinin neresine düştüklerini anlamanız için açık bir kanal olmalıdır.

Doğru çözümü bugün kullanmaya başlayın

Çoğu tüketici, yüz yüze etkileşimden sonra daha fazla harcama yapacaklarını bildirirken, bir kurumsal çözümün başarılı bir şekilde uygulanması ve kullanılmasının karlı müşteri etkileşimleri, artan gelir ve kaynaklarınızın daha iyi kullanılmasıyla sonuçlanacağı açıktır.

İhtiyaçlarınız için doğru randevu planlama yazılımını mı arıyorsunuz? Mevcut tüm çözümleri tek bir yerde görün – yalnızca G2'de.