يخدم برنامج جدولة المواعيد أغراضًا متعددة للأعمال التجارية المزدهرة.

أولاً ، يساعد في توجيه حركة المرور من الإنترنت إلى موقع مادي. كما أنه يساعد الشركات على تخصيص الموظفين والاستفادة منهم بشكل أفضل. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يوفر حلاً متعدد القنوات للمستهلكين الذين يريدون لمسة إنسانية أو يحتاجون إلى بعض المساعدة أثناء رحلتهم.

اختيار مزود برنامج جدولة المواعيد الصحيح

على نطاق أوسع ، تعمل برامج جدولة المواعيد على زيادة ولاء العملاء وزيادة الإيرادات وتقليل التكاليف. اليوم ، يتم استخدامه من قبل عدد لا يحصى من شركات البيع بالتجزئة والتمويل والتكنولوجيا والاتصالات ويلعب دورًا رئيسيًا في استراتيجيات إشراك العملاء. قد تبدو كل هذه الحلول متشابهة على السطح ، ولكن عندما تقوم بإزالة الغطاء الخلفي ، فهناك اختلافات واعتبارات أساسية يجب أن تأخذها في الاعتبار في قرار الشراء الخاص بك.

ما نوع الحل الذي تريده؟

دعنا نستكشف أنواع الحلول البرمجية لجدولة المواعيد التي يمكنك الاختيار من بينها للمساعدة في عملية اتخاذ القرار.

بناء أو شراء

تنظر شركات المؤسسات إلى استثماراتها التكنولوجية والمهارات الداخلية وغالبًا ما تفكر في إمكانية بناء الحلول الخاصة بها. في معظم الحالات ، إذا كنت تاجر تجزئة ، فإن تخصصك هو البيع بالتجزئة: أنظمة المخزون وسلسلة التوريد والمدفوعات وحلول نقاط البيع - وليس التكامل مع العديد من أنظمة التقويم ومزامنة المنطقة الزمنية وخبرة الموظفين.

بالإضافة إلى فجوة المعرفة المحتملة ، هناك تفاصيل لا حصر لها يجب مراعاتها ، بما في ذلك الأمان وتجربة المستخدم وإعداد التقارير وتكامل معلومات العملاء ومعالجة الدفع. هذا كله بالإضافة إلى الوقت والأولوية المطلقين اللذين يتطلبهما مشروع بهذا النطاق مقارنة بالمشاريع الأخرى ووقت اختبار قابلية التوسع وتعليقات الموظفين. ثم هناك الصيانة والتحديثات والتصحيحات والإصلاحات المستمرة مع تغير الأنظمة المتكاملة وتحسينها. إنها مهمة شاقة وأكثر تعقيدًا بكثير من مجرد حجز موعد في التقويم.

خيارات Freemium أو SMB

الفئة الثانية من الحلول هي حلول Freemium أو SMB. بالنسبة للشركات التي لا ترغب في تخصيص موارد داخلية لبناء نظام حجز من الألف إلى الياء ، غالبًا ما يكون مزود الخدمة المتخصص هو الخيار الأفضل. ومع ذلك ، هناك فرق كبير بين مزودي المؤسسات والأدوات منخفضة التكلفة المصممة للشركات الصغيرة / المتوسطة الحجم (SMBs).

تم تصميم العديد من الحلول المجانية أو حلول الشركات الصغيرة والمتوسطة لإدارة نفس المهمة المتكررة بدلاً من المهام المعقدة. ستراهم غالبًا متخصصون في خدمات الصالات الرياضية والصالونات وخدمات تمشية الكلاب. أحد المفاتيح التي يجب مراعاتها هو عدد المواقع التي يوجد بها عملك والتي تحتاج إلى التنسيق والإشراف.

لا تملك الحلول الصغيرة الحجم الكافي للابتكار بالسرعة التي تتطلبها المؤسسة. تتضمن المراجعات المتبقية لحلول SMB عبارات مثل ، "برنامج جيد ... ولكن يمكن أن يكون أفضل بكثير إذا طلب فريق البرنامج اقتراحات" الميزات الجديدة "من المستخدمين الفعليين."

غالبًا ما يتم إنشاؤها لقناة واحدة دون القدرة على قبول الدفع ، وإذا قبلوا الدفع ، فقد لا يتمكنون من استرداد الأموال في حالة الإلغاء. تعتبر الحلول الصغيرة الحجم رائعة لمهام المعاملات للغاية ، ولكنها ليست مصممة لتنمو مع عملك أو تقدم أي مستوى حقيقي من الخدمة. ومع ذلك ، هناك بعض الموثوقية   حلول الجدولة عبر الإنترنت   في مساحة freemium و SMB التي تعمل بشكل رائع لحجز المواعيد والاجتماعات الفردية.

برنامج جدولة المواعيد في المؤسسة

الخيار الثالث هو برنامج حقيقي لجدولة المواعيد على مستوى المؤسسة. مثل معظم شركات SaaS الخاصة بالمؤسسات ، فإن هؤلاء المزودين يتطورون دائمًا. على الرغم من أن معظمها لها أصول متجذرة في جدولة المواعيد ، إلا أن العديد منها توسع للتركيز إلى ما هو أبعد من المواعيد الفردية لمعالجة حدث واحد أو أكثر - أو إدارة قائمة الانتظار.

يجب أن تتكامل الحلول على مستوى المؤسسة ، كجزء من محرك أكبر وأكثر تعقيدًا ، مع حلول المؤسسات الأخرى بما في ذلك CRM وإدارة سير العمل - ناهيك عن أنظمة معالجة المدفوعات الخلفية.

نظرًا لعدم وجود شركتين متطابقتين ، فمن الضروري تخصيص حلول جدولة المواعيد على مستوى المؤسسة لتعظيم الاستثمار التكنولوجي السابق. يجب على مقدمي الخدمات تقديم الاستشارات حول ما يجب تخصيصه مقابل ما يجب أن يكون معياريًا. يجب أن يتمتع هؤلاء البائعون بسنوات من الخبرة في اختبار التخطيطات المختلفة وطرق عرض التقويم ، حتى يتمكنوا من التوصية بأفضل الممارسات من البداية.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك الاستفادة من واجهات برمجة التطبيقات الخاصة ببائعي المؤسسات لإنشاء تطبيقاتك المخصصة التي تعمل على توسيع القدرات الأساسية للنظام الأساسي. هذا ، جنبًا إلى جنب مع عمليات التكامل القوية ، يعني أنه يمكنك التقاط البيانات وتحليلها بأي طريقة تريدها. هذا يجعل تحديد عائد الاستثمار أمرًا سهلاً. تعد المكالمات المرجعية وعمليات تدقيق الأمان ودراسات الحالة مؤشرًا رائعًا على الخبرة. عند مراجعة البائعين ، انظر إلى قوائم العملاء والبيانات التي توضح قابلية التوسع والحجم ومدة العلاقة والعائد على الاستثمار.

الاعتبارات الرئيسية

بمجرد تحديد أهداف مشروعك واختيار أفضل نوع من الحلول ، فقد حان الوقت لتحديد نطاق متطلباتك. تشمل بعض الاعتبارات الرئيسية: تجربة العميل ، وتجربة الموظفين ، والخبرة التنفيذية / المشرف ، والقدرة التقنية ، وخبرة البائعين والدعم.

تجربة العملاء (CX)

من منظور CX ، تكون المفاتيح سلسة ومتعددة القنوات ومباشرة أثناء قيامك ببناء رحلة حجز. يجب أن يشعر العملاء بالاتصال من تجربة الحجز عبر الإنترنت حتى يصلوا إلى موقع مادي نتيجة للعلامة التجارية المتسقة. يجب أن يكونوا قادرين على الحجز من النظام الأساسي المفضل لديهم سواء كان ذلك عبر الإنترنت أو عبر الهاتف المحمول أو حتى من خلال واجهة صوتية. المتابعة لا تقل أهمية عن الرحلة. يجب أن يوفر النظام تأكيدًا عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل القصيرة بالإضافة إلى تذكيرات المواعيد.

تضمن الإخطارات إحضار العملاء العناصر أو المعلومات الصحيحة إلى مواعيدهم. ضمن رسائل البريد الإلكتروني هذه ، يجب عليك أيضًا تضمين ارتباط تنزيل حتى يتمكن العملاء من إضافته إلى التقويم الخاص بهم ، والقدرة على إعادة جدولة الاجتماعات أو تأكيدها أو إلغائها مسبقًا.

ميزة أخرى مهمة تعمل على تحسين تجربة العميل هي أسئلة الحجز التي يتم طرحها في وقت تحديد الموعد. تجمع أسئلة الحجز معلومات من العملاء حول زيارتهم القادمة ، حتى لا يضطر الموظفون إلى قضاء وقت العميل الثمين في طرح هذه الأسئلة التمهيدية. يساعد هذا أيضًا الموظفين على الاستعداد للموعد مسبقًا ، حتى يتمكنوا من جمع الأوراق أو العناصر اللازمة لإحضارها إلى الموعد ، وإسعاد العميل بدلاً من نفاد الموعد في منتصف الموعد.

خبرة الموظفين

سيكون الموظفون أو الموظفون في الموقع هم المستخدمين الأكثر تكرارًا لبرامج جدولة المواعيد ، لذلك من الضروري التأكد من أن واجهة الموظفين مصممة للتعامل مع مهامهم ومسؤولياتهم اليومية. في طريقة عرض تقويم فريق العمل المركزية ، يجب أن تكون أهم تفاصيل المواعيد القادمة لليوم مرئية: من تم الحجز ، والوقت الذي لا يزال متاحًا ، وأي معلومات عن عدم الحضور ، وما إلى ذلك.

يضمن ذلك قدرة الموظفين على مراجعة متطلبات العميل وتفضيلاته واحتياجاته مسبقًا. إذا علم الموظف أن هذا اجتماع حول التخطيط لمدخرات الكلية ، فيمكن إعداده بطريقة مختلفة تمامًا عما إذا كان الموعد قد تم تحديده للتقدم بطلب للحصول على قرض عقاري أول - ويشعر العميل أنه تم تلبية احتياجاته. للمتابعة ، بمجرد تسجيل العميل على أنه قد ظهر ، يجوز للموظف بدء رسالة شكر ، أو استطلاع متابعة ، أو حتى إرسال عرض ترويجي لخدمات مماثلة في المستقبل.

خبرة تنفيذية / مشرف

عندما يتعلق الأمر بالمؤسسة ، يحتاج المدراء التنفيذيون والمشرفون إلى رؤية كيفية توظيف المواقع المادية ، واستخدام الموظفين ، والمواقع التي تعمل كما ينبغي ، والتي تتطلب بعض التعديلات. يمكن أن تكون هذه البيانات مهمة لتحسين ربحية كل موقع.

تعد إمكانات التحليلات والرؤى ضرورية لتقييم مقاييس الحجز عبر الإنترنت بما في ذلك الحجم والنتائج ونوع التعيين ووقت التعيين وأداء الموظفين واستخدام الموظفين والمهل الزمنية.

من خلال التحليلات في متناول أيديهم ، يمكن للمديرين التنفيذيين الإجابة على أسئلة مثل:

من خلال الإجابات على هذه الأسئلة ، من السهل اتخاذ قرارات تشغيلية لتحسين الأداء وتقليل الوقت الضائع.

القدرة التقنية

عندما تبحث عن موفري خدمات ، فمن الأهمية بمكان تقييم تقنية كل مورد وتصنيفهم وفقًا لمستويات كل منهم من قابلية التوسع وقابلية التوسع والأمان. عند مراجعة القابلية للتوسعة ، ضع في اعتبارك كيفية بناء النظام الأساسي. هل يمتلك البائع مكدسًا تقنيًا حديثًا ويقدم تكاملًا لواجهة برمجة التطبيقات؟ ما مدى مرونة واجهات برمجة التطبيقات الخاصة بهم؟ ما الحلول التي تتكامل مع برامج الحجز عبر الإنترنت؟

عندما تقوم بتقييم القدرة التقنية ، قم أيضًا بفحص كيفية دمج الحل مع الأدوات الموجودة. هل لديك Salesforce أو Microsoft 365 أو تقويم Google أو أدوات التحليلات / ذكاء الأعمال أو أي برامج أخرى مستخدمة بالفعل؟ تضمن أفضل حلول جدولة المواعيد أنه يمكنك توصيل حلولك الحالية ببرنامج الحجز الخاص بك للحصول على عرض 360 درجة لعملائك.

لا تنس فحص أمان النظام الأساسي لكل بائع. من المهم أن نفهم ما إذا كانت قد تم إنشاؤها لبروتوكولات أمان متعددة. هل تتوافق مع ISO 27001 و PCI و GDPR؟ هل يديرون جميع الامتثال داخليًا؟ إلى أي مدى يتم تدقيقهم بانتظام؟ هل هم على استعداد لمشاركة الدليل معك؟

خبرة البائع والدعم المستمر

مع وجود العديد من الحلول التي تقدم مستويات مختلفة من التعقيد ، يمكن أن تساعدك الخبرة والتجربة في اتخاذ قرارك. هل يقدم البائع نهجًا استشاريًا لمساعدتك على النهوض والعمل بسرعة مع التركيز على التوسع. هل ينمو البائع معك أو يتقاضى رسومًا مقابل كل قرص على النظام؟

ستشارك أفضل شركات SaaS خارطة طريق منتجاتها التي تحدد الميزات الجديدة أو الترقيات التي سيجريونها ، ومتى. يجب أن تتضمن خارطة الطريق طلبات ومتطلبات خاصة مباشرة من قاعدة عملائهم ، ممزوجة بأفكارهم المبتكرة. ويجب أن تكون هناك قناة مفتوحة لك لتقديم الطلبات وفهم أين تقع ضمن الجدول الزمني.

ابدأ في استخدام الحل الصحيح اليوم

مع قيام معظم المستهلكين بالإبلاغ عن أنهم سينفقون المزيد بعد التفاعل وجهاً لوجه ، فمن الواضح أن التنفيذ والاستخدام الناجح لحل المؤسسة سيؤدي إلى تفاعلات مربحة للعملاء ، وزيادة الإيرادات ، واستخدام أفضل لمواردك.

هل تبحث عن برنامج جدولة المواعيد المناسب لاحتياجاتك؟ شاهد جميع الحلول المتاحة في مكان واحد - فقط على G2.