Oprogramowanie do planowania spotkań służy wielu celom w rozwijającej się firmie.

Po pierwsze, pomaga kierować ruch z Internetu do fizycznej lokalizacji. Pomaga również firmom lepiej przydzielać i wykorzystywać personel. Ponadto zapewnia wielokanałowe rozwiązanie dla konsumentów, którzy chcą ludzkiego dotyku lub potrzebują pomocy podczas podróży.

Wybór odpowiedniego dostawcy oprogramowania do planowania spotkań

Na szerszą skalę oprogramowanie do planowania spotkań zwiększa lojalność klientów, zwiększa przychody i obniża koszty. Obecnie jest używany przez niezliczone firmy handlowe, finansowe, technologiczne i telekomunikacyjne i pełni kluczową rolę w ich strategiach angażowania klientów. Wszystkie te rozwiązania mogą wyglądać tak samo na powierzchni, ale kiedy zdejmiesz obudowę, istnieją kluczowe różnice i kwestie, które muszą wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o zakupie.

Jakiego rozwiązania potrzebujesz?

Przyjrzyjmy się rodzajom oprogramowania do planowania spotkań, które możesz wybrać, aby pomóc w procesie podejmowania decyzji.

Zbuduj lub kup

Firmy korporacyjne przyglądają się swoim inwestycjom w technologię i umiejętnościom wewnętrznym i często rozważają możliwość zbudowania własnego rozwiązania. W większości przypadków, jeśli jesteś sprzedawcą, Twoją specjalizacją jest handel detaliczny: systemy magazynowe, łańcuch dostaw, płatności i rozwiązania dla punktów sprzedaży – a nie integracja z wieloma systemami kalendarzy, synchronizacja stref czasowych i doświadczenie personelu.

Oprócz potencjalnej luki w wiedzy należy wziąć pod uwagę niezliczone szczegóły, takie jak bezpieczeństwo, doświadczenie użytkownika, raportowanie, integracja informacji o klientach i przetwarzanie płatności. To wszystko oprócz samego czasu i priorytetu, jakiego wymaga projekt tego zakresu w porównaniu z innymi projektami, oraz czasu na testowanie skalowalności i informacje zwrotne od personelu. Do tego dochodzi ciągła konserwacja, aktualizacje, łatki i poprawki, gdy zintegrowane systemy zmieniają się i ulepszają. To trudne zadanie i dużo bardziej złożone niż zwykłe rezerwowanie terminu w kalendarzu.

Opcje Freemium lub SMB

Druga klasa rozwiązań to rozwiązania freemium lub SMB. Dla firm, które nie chcą alokować wewnętrznych zasobów do budowy systemu rezerwacji od podstaw, często najlepszym wyborem jest wyspecjalizowany dostawca usług. Istnieje jednak znacząca różnica między dostawcami dla przedsiębiorstw a tanimi narzędziami stworzonymi dla małych/średnich firm (SMB).

Wiele bezpłatnych rozwiązań lub rozwiązań dla małych i średnich firm jest przeznaczonych do zarządzania tym samym powtarzalnym zadaniem, a nie złożonymi zadaniami. Często zobaczysz, że specjalizują się w usługach dla siłowni, salonów i usług wyprowadzania psów. Jednym z kluczy do rozważenia jest to, ile lokalizacji posiada Twoja firma, które wymagają koordynacji i nadzoru.

Rozwiązania na małą skalę nie mają środków na wprowadzanie innowacji w tempie wymaganym przez przedsiębiorstwo. Recenzje pozostawione dla rozwiązań dla małych i średnich firm zawierają takie zwroty, jak: „Dobre oprogramowanie… ale mogłoby być znacznie lepsze, gdyby zespół programistów poprosił o sugestie „nowych funkcji” od rzeczywistych użytkowników”.

Często są zbudowane dla jednego kanału bez możliwości przyjęcia płatności, a jeśli zaakceptują płatność, mogą nie mieć możliwości zwrotu pieniędzy w przypadku anulowania. Rozwiązania na mniejszą skalę doskonale nadają się do bardzo transakcyjnych zadań, ale nie są zaprojektowane tak, aby rozwijać się wraz z firmą ani zapewniać żadnego rzeczywistego poziomu usług. Biorąc to pod uwagę, istnieje kilka niezawodnych   rozwiązania do planowania online   w przestrzeni freemium i SMB, które świetnie sprawdzają się w przypadku rezerwacji terminów i spotkań indywidualnych.

Oprogramowanie do planowania spotkań w przedsiębiorstwie

Trzecia opcja to prawdziwe oprogramowanie do planowania spotkań w skali korporacyjnej. Podobnie jak większość korporacyjnych firm SaaS, dostawcy ci stale się rozwijają. Chociaż większość z nich ma korzenie w planowaniu spotkań, wiele z nich rozszerzyło się, aby skupić się poza spotkaniami indywidualnymi, aby zająć się jednym lub wieloma wydarzeniami – lub zarządzaniem kolejkami.

Rozwiązania na poziomie korporacyjnym, jako część większego, bardziej złożonego silnika, muszą integrować się z innymi rozwiązaniami korporacyjnymi, w tym CRM i zarządzaniem przepływem pracy – nie wspominając o systemach przetwarzania płatności zaplecza.

Ponieważ nie ma dwóch identycznych firm, konieczne jest dostosowanie rozwiązań do planowania spotkań na poziomie przedsiębiorstwa w celu maksymalizacji wcześniejszych inwestycji w technologię. Dostawcy powinni udzielać konsultacji na temat tego, co należy dostosować, a co powinno być standardowe. Dostawcy ci powinni mieć wieloletnie doświadczenie w testowaniu różnych układów i widoków kalendarza, aby od samego początku mogli polecać najlepsze praktyki.

Ponadto możesz wykorzystać interfejsy API dostawców korporacyjnych do tworzenia własnych niestandardowych aplikacji, które rozszerzają podstawowe możliwości platformy. W połączeniu z zaawansowanymi integracjami oznacza to, że możesz przechwytywać i analizować dane w dowolny sposób. To sprawia, że ​​określenie ROI jest dziecinnie proste. Połączenia referencyjne, audyty bezpieczeństwa i studia przypadków są doskonałym wskaźnikiem doświadczenia. Przeglądając dostawców, spójrz na listy klientów i dane, które wykazują skalowalność, wielkość, okres relacji i zwrot z inwestycji.

Kluczowe kwestie

Po określeniu celów projektu i wybraniu najlepszego typu rozwiązania nadszedł czas na określenie zakresu wymagań. Niektóre z kluczowych kwestii to: doświadczenie klienta, doświadczenie personelu, doświadczenie dyrektora/przełożonego, zdolności techniczne oraz wiedza i wsparcie dostawcy.

Doświadczenie klienta (CX)

Z perspektywy CX klucze są płynne, wielokanałowe i proste, gdy budujesz podróż do rezerwacji. Dzięki konsekwentnemu brandingowi klienci powinni czuć więź od doświadczenia rezerwacji online do momentu dotarcia do fizycznej lokalizacji. Powinni mieć możliwość dokonywania rezerwacji z preferowanej platformy, niezależnie od tego, czy jest to online, przez telefon komórkowy, czy nawet przez interfejs głosowy. Kontynuacja jest równie ważna jak podróż. System powinien zapewniać potwierdzenie przez e-mail lub SMS oraz przypomnienia o spotkaniach.

Powiadomienia zapewniają, że klienci przynoszą właściwe produkty lub informacje na swoje spotkania. W tych wiadomościach e-mail należy również dołączyć link do pobrania, aby klienci mogli dodać go do swojego kalendarza, a także możliwość wcześniejszego ponownego zaplanowania, potwierdzenia lub anulowania spotkań.

Kolejną ważną cechą poprawiającą zadowolenie klienta są pytania dotyczące rezerwacji, które są zadawane w momencie umawiania się na wizytę. Pytania dotyczące rezerwacji gromadzą informacje od klientów o ich nadchodzącej wizycie, dzięki czemu personel nie musi tracić cennego czasu klienta na zadawanie pytań wprowadzających. Pomaga to również pracownikom przygotować się z wyprzedzeniem na spotkanie, dzięki czemu mogą zebrać niezbędne dokumenty lub przedmioty, które należy przynieść na spotkanie, i zachwycić klienta, zamiast wybiegać w trakcie spotkania.

Doświadczenie personelu

Najczęstszymi użytkownikami oprogramowania do planowania spotkań będą personel lub personel na miejscu, dlatego bardzo ważne jest, aby interfejs personelu był dostosowany do ich codziennych zadań i obowiązków. W scentralizowanym widoku kalendarza personelu muszą być widoczne najważniejsze szczegóły dotyczące nadchodzących spotkań w danym dniu: kto jest zarezerwowany, która godzina jest jeszcze dostępna, wszelkie informacje o nie pojawieniu się i tak dalej.

Dzięki temu pracownicy mogą z wyprzedzeniem zapoznać się z wymaganiami, preferencjami i potrzebami klienta. Jeśli pracownik wie, że jest to spotkanie dotyczące planowania oszczędności na studiach, może zostać przygotowany w zupełnie inny sposób, niż gdyby spotkanie było umówione w celu złożenia wniosku o pierwszy kredyt hipoteczny – a klient czuje, że jego potrzeby zostały zaspokojone. W celu kontynuacji, gdy klient jest zalogowany jako widoczny, pracownik może zainicjować podziękowanie, ankietę uzupełniającą, a nawet wysłać promocję na podobne usługi w przyszłości.

Doświadczenie wykonawcze/supervisor

Jeśli chodzi o przedsiębiorstwo, kierownictwo i przełożeni potrzebują wglądu w to, w jaki sposób fizyczne lokalizacje są obsadzane i wykorzystywane, które lokalizacje działają tak, jak powinny, a które wymagają pewnych korekt. Dane te mogą mieć kluczowe znaczenie dla optymalizacji rentowności każdej lokalizacji.

Możliwości analityczne i spostrzeżenia są niezbędne do oceny wskaźników rezerwacji online, w tym liczby, wyników, rodzaju spotkania, czasu spotkania, wydajności personelu, wykorzystania personelu i czasów realizacji.

Mając analitykę na wyciągnięcie ręki, kadra kierownicza jest w stanie odpowiedzieć na pytania takie jak:

Mając odpowiedzi na te pytania, łatwo jest podejmować decyzje operacyjne zarówno w celu poprawy wydajności, jak i skrócenia marnowanego czasu.

Zdolności techniczne

Podczas wyszukiwania dostawców bardzo ważna jest ocena technologii każdego dostawcy i ocenianie ich pod kątem odpowiednich poziomów rozszerzalności, skalowalności i bezpieczeństwa. Oceniając rozszerzalność, zastanów się, jak zbudowana jest platforma. Czy dostawca ma nowoczesny stos technologiczny i oferuje integrację API? Jak elastyczne są ich interfejsy API? Jakie rozwiązania integrują się z ich oprogramowaniem do rezerwacji online?

Oceniając możliwości techniczne, sprawdź również, jak można zintegrować rozwiązanie z istniejącymi narzędziami. Czy masz już w użyciu Salesforce, Microsoft 365, Kalendarz Google, narzędzia analityczne/BI lub inne oprogramowanie? Najlepsze rozwiązania do planowania spotkań zapewniają, że możesz połączyć istniejące rozwiązania z oprogramowaniem do rezerwacji, aby uzyskać 360-stopniowy widok na swoich klientów.

Nie zapomnij sprawdzić bezpieczeństwa platformy każdego dostawcy. Ważne jest, aby zrozumieć, czy zostały one zbudowane dla wielu protokołów bezpieczeństwa. Czy są zgodne z ISO 27001, PCI i RODO? Czy zarządzają całą zgodnością we własnym zakresie? Jak regularnie są kontrolowane? Czy chcą podzielić się z tobą dowodami?

Ekspertyza dostawców i bieżące wsparcie

Przy tak wielu rozwiązaniach o różnym poziomie złożoności, wiedza i doświadczenie mogą pomóc w podjęciu decyzji. Czy dostawca zapewnia podejście doradcze, które pomoże Ci szybko rozpocząć działalność z myślą o ekspansji. Czy Twój dostawca rozwija się razem z Tobą, czy też pobiera opłaty za każdą modyfikację systemu?

Największe firmy SaaS podzielą się planem rozwoju produktu, opisując nowe funkcje lub aktualizacje, które będą wprowadzać, i kiedy. Mapa drogowa powinna zawierać prośby o funkcje i wymagania bezpośrednio od ich klientów, zmieszane z ich własnymi innowacyjnymi pomysłami. Powinien też istnieć otwarty kanał, w którym możesz składać wnioski i rozumieć, na jakim etapie się one mieszczą.

Już dziś zacznij korzystać z właściwego rozwiązania

Ponieważ większość konsumentów zgłasza, że ​​po bezpośredniej interakcji wyda więcej pieniędzy, jasne jest, że pomyślne wdrożenie i wykorzystanie rozwiązania korporacyjnego przyniesie zyskowne zaangażowanie klientów, większe przychody i lepsze wykorzystanie zasobów.

Szukasz odpowiedniego oprogramowania do planowania wizyt dla swoich potrzeb? Zobacz wszystkie dostępne rozwiązania w jednym miejscu – tylko w G2.