Il software di pianificazione degli appuntamenti ha molteplici scopi per un'attività in crescita.

Per uno, aiuta a guidare il traffico da online a una posizione fisica. Aiuta anche le aziende a allocare e utilizzare meglio il personale. Inoltre, fornisce una soluzione multicanale per i consumatori che desiderano un tocco umano o necessitano di assistenza durante il viaggio.

Scegliere il giusto fornitore di software per la pianificazione degli appuntamenti

Su scala più ampia, il software di pianificazione degli appuntamenti aumenta la fedeltà dei clienti, aumenta i ricavi e riduce i costi. Oggi è utilizzato da innumerevoli società di vendita al dettaglio, finanziarie, tecnologiche e di telecomunicazioni e ricopre un ruolo chiave nelle loro strategie di coinvolgimento dei clienti. Tutte queste soluzioni possono sembrare uguali in superficie, ma quando si rimuove la copertina, ci sono differenze e considerazioni chiave che devono essere prese in considerazione nella decisione di acquisto.

Che tipo di soluzione hai bisogno?

Esaminiamo i tipi di soluzioni software per la pianificazione degli appuntamenti tra cui scegliere per aiutare con il processo decisionale.

Costruisci o acquista

Le aziende prendono in considerazione i loro investimenti tecnologici e le competenze interne e spesso considerano la possibilità di costruire la propria soluzione. Nella maggior parte dei casi, se sei un rivenditore, la tua specialità è la vendita al dettaglio: sistemi di inventario, catena di approvvigionamento, pagamenti e soluzioni per punti vendita, non integrazione con una moltitudine di sistemi di calendario, sincronizzazione del fuso orario ed esperienza del personale.

Oltre a una potenziale lacuna di conoscenza, ci sono infiniti dettagli da considerare, tra cui sicurezza, esperienza utente, reportistica, integrazione delle informazioni sui clienti ed elaborazione dei pagamenti. Tutto ciò in aggiunta al tempo e alla priorità che un progetto di questo ambito richiede rispetto ad altri progetti e al tempo per i test di scalabilità e il feedback del personale. Poi c'è la manutenzione continua, gli aggiornamenti, le patch e le correzioni man mano che i sistemi integrati cambiano e migliorano. È un compito arduo e molto più complesso della semplice prenotazione di una data su un calendario.

Opzioni Freemium o SMB

La seconda classe di soluzioni sono soluzioni freemium o SMB. Per le aziende che non vogliono allocare risorse interne per costruire un sistema di prenotazione da zero, un fornitore di servizi specializzato è spesso la scelta migliore. Tuttavia, esiste una differenza significativa tra i provider aziendali e gli strumenti a basso costo creati per le piccole/medie imprese (PMI).

Molte delle soluzioni gratuite o per PMI sono progettate per gestire la stessa attività ripetitiva anziché attività complesse. Li vedrai spesso specializzati in servizi per palestre, saloni e servizi di dog walking. Una delle chiavi da considerare è quante sedi ha la tua azienda che necessitano di coordinamento e supervisione.

Le soluzioni su piccola scala non hanno i mezzi per innovare al ritmo richiesto da un'azienda. Le recensioni lasciate per le soluzioni SMB includono frasi come "Buon software... ma potrebbe essere molto meglio se il team del software sollecitasse suggerimenti di 'nuove funzionalità' dagli utenti effettivi".

Spesso sono costruiti per un singolo canale senza la possibilità di accettare il pagamento e, se accettano il pagamento, potrebbero non essere in grado di rimborsare in caso di cancellazione. Le soluzioni su scala ridotta sono ideali per attività molto transazionali, ma non sono progettate per crescere con la tua attività o fornire un livello reale di servizio. Detto questo, ci sono alcuni affidabili   soluzioni di pianificazione online   nello spazio freemium e SMB, ideali per la prenotazione di appuntamenti e riunioni individuali.

Software per la pianificazione degli appuntamenti aziendali

La terza opzione è un vero software di pianificazione degli appuntamenti su scala aziendale. Come la maggior parte delle aziende SaaS aziendali, questi provider sono in continua evoluzione. Sebbene la maggior parte abbia origini radicate nella pianificazione degli appuntamenti, molti si sono ampliati per concentrarsi oltre gli appuntamenti individuali per affrontare uno o più eventi o la gestione delle code.

Le soluzioni di livello aziendale, come parte di un motore più ampio e complesso, devono integrarsi con altre soluzioni aziendali, tra cui CRM e gestione del flusso di lavoro, per non parlare dei sistemi di elaborazione dei pagamenti back-end.

Poiché non esistono due società identiche, è fondamentale che le soluzioni di pianificazione degli appuntamenti a livello aziendale possano essere personalizzate per massimizzare l'investimento tecnologico precedente. I fornitori dovrebbero fornire consulenza su ciò che dovrebbe essere personalizzato rispetto a ciò che dovrebbe essere standard. Questi fornitori dovrebbero avere anni di esperienza nel testare diversi layout e visualizzazioni del calendario, in modo da poter consigliare le migliori pratiche sin dall'inizio.

Inoltre, puoi sfruttare le API dei fornitori aziendali per creare le tue app personalizzate che estendono le funzionalità principali della piattaforma. Questo, combinato con potenti integrazioni, significa che puoi acquisire e analizzare i dati nel modo che preferisci. Questo rende la determinazione del ROI un gioco da ragazzi. Le chiamate di riferimento, i controlli di sicurezza e i casi di studio sono un ottimo indicatore dell'esperienza. Quando si esaminano i fornitori, esaminare gli elenchi dei clienti e i dati che dimostrano scalabilità, volume, durata delle relazioni e ROI.

Considerazioni chiave

Una volta determinati gli obiettivi del tuo progetto e selezionato il miglior tipo di soluzione, è il momento di valutare le tue esigenze. Alcune delle considerazioni chiave includono: esperienza del cliente, esperienza del personale, esperienza di dirigente/supervisore, capacità tecnica, esperienza e supporto del fornitore.

Esperienza del cliente (CX)

Dal punto di vista della CX, le chiavi sono senza soluzione di continuità, multicanale e dirette mentre stai costruendo un viaggio di prenotazione. I clienti dovrebbero sentire una connessione dall'esperienza di prenotazione online fino a quando non raggiungono una posizione fisica come risultato di un marchio coerente. Dovrebbero essere in grado di prenotare dalla loro piattaforma preferita sia online, tramite dispositivo mobile o anche tramite un'interfaccia vocale. Il seguito è importante quanto il viaggio. Il sistema dovrebbe fornire una conferma via e-mail o SMS, nonché promemoria degli appuntamenti.

Le notifiche assicurano che i clienti portino gli articoli o le informazioni corretti ai loro appuntamenti. All'interno di queste e-mail, dovresti anche includere un collegamento per il download in modo che i clienti possano aggiungerlo al loro calendario e la possibilità di riprogrammare, confermare o annullare le riunioni in anticipo.

Un'altra caratteristica importante che migliora l'esperienza del cliente sono le domande di prenotazione che vengono poste al momento della pianificazione dell'appuntamento. Le domande di prenotazione raccolgono informazioni dai clienti sulla loro visita imminente, in modo che il personale non debba perdere tempo prezioso del cliente a porre quelle domande introduttive. Questo aiuta anche il personale a prepararsi per l'appuntamento in anticipo, in modo che possa raccogliere i documenti o gli articoli necessari da portare all'appuntamento e deliziare il cliente piuttosto che rimanere a metà dell'appuntamento.

Esperienza del personale

Il personale o il personale in loco saranno gli utenti più frequenti del software di pianificazione degli appuntamenti, quindi è fondamentale garantire che l'interfaccia del personale sia costruita per affrontare le loro attività e responsabilità quotidiane. Nella visualizzazione centralizzata del calendario del personale devono essere visibili i dettagli più importanti degli appuntamenti imminenti della giornata: chi è prenotato, a che ora è ancora disponibile, eventuali informazioni sulla mancata presentazione e così via.

Ciò garantisce che i dipendenti possano esaminare in anticipo i requisiti, le preferenze e le esigenze del cliente. Se il dipendente sa che si tratta di un incontro sulla pianificazione dei risparmi per il college, può essere preparato in un modo molto diverso rispetto a se fosse stato fissato l'appuntamento per richiedere un primo mutuo e il cliente sente che le sue esigenze sono state soddisfatte. Per il follow-up, una volta che un cliente viene registrato come si è presentato, il dipendente può avviare un ringraziamento, un sondaggio di follow-up o persino inviare una promozione per servizi simili in futuro.

Esperienza di dirigente/supervisore

Quando si tratta dell'azienda, i dirigenti e i supervisori hanno bisogno di una panoramica di come viene utilizzato il personale e le sedi fisiche, quali sedi funzionano come dovrebbero e quali richiedono alcune modifiche. Questi dati possono essere fondamentali per ottimizzare la redditività di ciascuna sede.

Le funzionalità e gli approfondimenti di analisi sono essenziali per valutare le metriche di prenotazione online, inclusi volume, risultati, tipo di appuntamento, orario dell'appuntamento, prestazioni del personale, utilizzo del personale e tempi di consegna.

Con l'analisi a portata di mano, i dirigenti sono in grado di rispondere a domande come:

Con le risposte a queste domande, è facile prendere decisioni operative sia per migliorare le prestazioni che per ridurre le perdite di tempo.

Abilità tecnica

Quando si ricercano i fornitori, è fondamentale valutare la tecnologia di ciascun fornitore e valutarli in base ai rispettivi livelli di estensibilità, scalabilità e sicurezza. Quando esamini l'estendibilità, considera come è costruita la piattaforma. Il fornitore dispone di uno stack tecnologico moderno e offre l'integrazione API? Quanto sono flessibili le loro API? Quali soluzioni si integrano con il loro software di prenotazione online?

Quando valuti la capacità tecnica, esamina anche come la soluzione può essere integrata con gli strumenti esistenti. Hai Salesforce, Microsoft 365, Google Calendar, strumenti di analisi/BI o altro software già in uso? Le migliori soluzioni di pianificazione degli appuntamenti ti consentono di collegare le tue soluzioni esistenti al tuo software di prenotazione per una visione a 360 gradi dei tuoi clienti.

Non dimenticare di esaminare la sicurezza della piattaforma di ciascun fornitore. È importante capire se sono stati creati per più protocolli di sicurezza. Sono conformi a ISO 27001, PCI e GDPR? Gestiscono internamente tutta la conformità? Con che frequenza vengono controllati? Sono disposti a condividere le prove con te?

Competenza del venditore e supporto continuo

Con così tante soluzioni che offrono diversi livelli di complessità, competenza ed esperienza possono aiutarti a prendere la tua decisione. Il fornitore fornisce un approccio consultivo per aiutarti a diventare operativo rapidamente con un occhio all'espansione. Il tuo fornitore cresce con te o fa pagare per ogni modifica al sistema?

Le migliori aziende SaaS condivideranno la roadmap dei loro prodotti delineando le nuove funzionalità o gli aggiornamenti che faranno e quando. La tabella di marcia dovrebbe includere le richieste e i requisiti di funzionalità direttamente dalla loro base di clienti, combinati con le loro idee innovative. E dovrebbe esserci un canale aperto per fare richieste e capire dove cadono nella sequenza temporale.

Inizia a usare la soluzione giusta oggi

Poiché la maggior parte dei consumatori dichiara che spenderebbe di più dopo un'interazione faccia a faccia, è chiaro che l'implementazione e l'utilizzo di successo di una soluzione aziendale si tradurranno in un coinvolgimento redditizio dei clienti, un aumento delle entrate e un migliore utilizzo delle risorse.

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