Terminplanungssoftware dient mehreren Zwecken für ein aufstrebendes Unternehmen.

Zum einen hilft es, den Verkehr von online zu einem physischen Ort zu leiten. Es hilft Unternehmen auch dabei, Personal besser zuzuweisen und einzusetzen. Außerdem bietet es eine Multichannel-Lösung für Verbraucher, die eine menschliche Note wünschen oder während ihrer Reise Unterstützung benötigen.

Auswahl des richtigen Anbieters von Terminplanungssoftware

Auf breiterer Ebene erhöht Terminplanungssoftware die Kundenbindung, steigert den Umsatz und senkt die Kosten. Heute wird es von unzähligen Einzelhandels-, Finanz-, Technologie- und Telekommunikationsunternehmen verwendet und spielt eine Schlüsselrolle in ihren Strategien zur Kundenbindung. Alle diese Lösungen mögen auf der Oberfläche gleich aussehen, aber wenn Sie die Abdeckung abziehen, gibt es wichtige Unterschiede und Überlegungen, die bei Ihrer Kaufentscheidung berücksichtigt werden müssen.

Welche Lösung benötigen Sie?

Lassen Sie uns die Arten von Softwarelösungen für die Terminplanung untersuchen, aus denen Sie wählen können, um den Entscheidungsprozess zu unterstützen.

Bauen oder kaufen

Große Unternehmen prüfen ihre Technologieinvestitionen und internen Fähigkeiten und erwägen oft die Möglichkeit, ihre eigene Lösung zu entwickeln. Wenn Sie ein Einzelhändler sind, sind Sie in den meisten Fällen auf den Einzelhandel spezialisiert: Bestandssysteme, Lieferketten, Zahlungen und Point-of-Sale-Lösungen – nicht die Integration mit einer Vielzahl von Kalendersystemen, Zeitzonensynchronisierung und Mitarbeitererfahrung.

Zusätzlich zu einer potenziellen Wissenslücke müssen unzählige Details berücksichtigt werden, darunter Sicherheit, Benutzererfahrung, Berichterstellung, Integration von Kundeninformationen und Zahlungsabwicklung. Dies alles zusätzlich zu der reinen Zeit und Priorität, die ein Projekt dieses Umfangs im Vergleich zu anderen Projekten erfordert, und der Zeit für Skalierbarkeitstests und Mitarbeiterfeedback. Hinzu kommen die laufende Wartung, Updates, Patches und Fixes, wenn sich integrierte Systeme ändern und verbessern. Es ist eine große Aufgabe und weitaus komplexer, als einfach ein Datum in einem Kalender zu buchen.

Freemium- oder SMB-Optionen

Die zweite Klasse von Lösungen sind Freemium- oder SMB-Lösungen. Für Unternehmen, die keine internen Ressourcen aufwenden möchten, um ein Buchungssystem von Grund auf aufzubauen, ist ein spezialisierter Dienstleister oft die beste Wahl. Es gibt jedoch einen signifikanten Unterschied zwischen Unternehmensanbietern und kostengünstigen Tools, die für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) entwickelt wurden.

Viele der kostenlosen oder SMB-Lösungen wurden entwickelt, um die gleiche sich wiederholende Aufgabe und nicht komplexe Aufgaben zu bewältigen. Sie werden oft sehen, dass sie sich auf Dienstleistungen für Fitnessstudios, Salons und Hundeausführdienste spezialisiert haben. Einer der wichtigsten Faktoren ist, wie viele Standorte Ihr Unternehmen hat, die koordiniert und überwacht werden müssen.

Kleinere Lösungen haben nicht die Mittel, um in dem Tempo zu innovieren, das ein Unternehmen benötigt. Bewertungen für SMB-Lösungen enthalten Sätze wie „Gute Software … könnte aber viel besser sein, wenn das Softwareteam Vorschläge für „neue Funktionen“ von den tatsächlichen Benutzern einholen würde.“

Sie sind oft für einen einzelnen Kanal konzipiert, ohne die Möglichkeit, Zahlungen zu akzeptieren, und wenn sie Zahlungen akzeptieren, können sie im Falle einer Stornierung möglicherweise keine Rückerstattung leisten. Kleinere Lösungen eignen sich hervorragend für sehr transaktionale Aufgaben, sind jedoch nicht darauf ausgelegt, mit Ihrem Unternehmen zu wachsen oder ein echtes Serviceniveau zu bieten. Davon abgesehen gibt es einige zuverlässige   Online-Terminplanungslösungen   im Freemium- und SMB-Bereich, die sich hervorragend für die Buchung von Terminen und Einzelgesprächen eignen.

Terminplanungssoftware für Unternehmen

Die dritte Option ist eine echte Terminplanungssoftware für Unternehmen. Wie die meisten SaaS-Unternehmen für Unternehmen entwickeln sich diese Anbieter ständig weiter. Obwohl die meisten ihren Ursprung in der Terminplanung haben, haben sich viele erweitert und konzentrieren sich über Einzeltermine hinaus auf ein oder mehrere Ereignisse – oder das Warteschlangenmanagement.

Lösungen auf Unternehmensebene müssen als Teil einer größeren, komplexeren Engine in andere Unternehmenslösungen integriert werden, einschließlich CRM und Workflow-Management – ​​ganz zu schweigen von Backend-Zahlungsverarbeitungssystemen.

Da keine zwei Unternehmen identisch sind, ist es unerlässlich, dass Terminplanungslösungen auf Unternehmensebene angepasst werden können, um frühere Technologieinvestitionen zu maximieren. Anbieter sollten Beratung darüber anbieten, was angepasst werden sollte und was Standard sein sollte. Diese Anbieter sollten über jahrelange Erfahrung im Testen verschiedener Layouts und Kalenderansichten verfügen, damit sie von Anfang an Best Practices empfehlen können.

Darüber hinaus können Sie die APIs von Unternehmensanbietern nutzen, um Ihre eigenen benutzerdefinierten Apps zu erstellen, die die Kernfunktionen der Plattform erweitern. In Kombination mit leistungsstarken Integrationen bedeutet dies, dass Sie Daten auf beliebige Weise erfassen und analysieren können. Dies macht die Bestimmung des ROI zum Kinderspiel. Referenzgespräche, Sicherheitsaudits und Fallstudien sind ein guter Indikator für Erfahrung. Sehen Sie sich bei der Überprüfung von Anbietern Kundenlisten und Daten an, die Skalierbarkeit, Volumen, Beziehungsdauer und ROI belegen.

Wichtige Überlegungen

Nachdem Sie die Ziele Ihres Projekts festgelegt und die beste Lösung ausgewählt haben, ist es an der Zeit, Ihre Anforderungen einzugrenzen. Einige der wichtigsten Überlegungen sind: Kundenerfahrung, Mitarbeitererfahrung, Erfahrung von Führungskräften/Vorgesetzten, technische Fähigkeiten sowie Fachkenntnisse und Unterstützung des Anbieters.

Kundenerlebnis (CX)

Aus CX-Perspektive sind die Schlüssel nahtlos, mehrkanalig und unkompliziert, wenn Sie eine Buchungsreise aufbauen. Kunden sollten eine Verbindung von der Online-Buchungserfahrung spüren, bis sie als Ergebnis eines konsistenten Brandings einen physischen Ort erreichen. Sie sollten in der Lage sein, über ihre bevorzugte Plattform zu buchen, sei es online, mobil oder sogar über eine Sprachschnittstelle. Die Nachbereitung ist genauso wichtig wie die Reise. Das System sollte eine Bestätigung per E-Mail oder SMS sowie Terminerinnerungen bereitstellen.

Benachrichtigungen stellen sicher, dass Kunden die richtigen Artikel oder Informationen zu ihren Terminen mitbringen. In diese E-Mails sollten Sie auch einen Download-Link einfügen, damit Kunden ihn zu ihrem Kalender hinzufügen und Meetings im Voraus neu planen, bestätigen oder stornieren können.

Ein weiteres wichtiges Feature, das das Kundenerlebnis verbessert, sind Buchungsfragen, die zum Zeitpunkt der Terminvereinbarung gestellt werden. Buchungsfragen sammeln Informationen von Kunden über ihren bevorstehenden Besuch, sodass die Mitarbeiter nicht die wertvolle Zeit des Kunden damit verbringen müssen, diese einleitenden Fragen zu stellen. Dies hilft den Mitarbeitern auch, sich im Voraus auf den Termin vorzubereiten, sodass sie die erforderlichen Unterlagen oder Gegenstände zusammenstellen können, die sie zum Termin mitbringen können, und den Kunden erfreuen, anstatt mitten im Termin auszugehen.

Mitarbeitererfahrung

Mitarbeiter oder Mitarbeiter vor Ort werden die häufigsten Benutzer von Terminplanungssoftware sein, daher ist es wichtig sicherzustellen, dass die Mitarbeiterschnittstelle so aufgebaut ist, dass sie ihre täglichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten erfüllt. In der zentralen Ansicht des Mitarbeiterkalenders müssen die wichtigsten Details zu den anstehenden Terminen des Tages sichtbar sein: Wer ist gebucht, welche Zeit ist noch frei, eventuelle No-Show-Informationen und so weiter.

Dadurch wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter die Anforderungen, Präferenzen und Bedürfnisse des Kunden im Voraus überprüfen können. Wenn der Mitarbeiter weiß, dass es sich um ein Treffen zur Planung von Studiensparplänen handelt, kann er sich ganz anders vorbereiten, als wenn der Termin für die Beantragung einer ersten Hypothek vereinbart worden wäre – und der Kunde fühlt sich erfüllt. Zur Nachverfolgung kann der Mitarbeiter, sobald ein Kunde als aufgetaucht angemeldet ist, ein Dankeschön, eine Nachverfolgungsumfrage oder sogar eine Werbeaktion für ähnliche Dienstleistungen in der Zukunft initiieren.

Erfahrung als Führungskraft/Vorgesetzter

Wenn es um das Unternehmen geht, müssen Führungskräfte und Vorgesetzte einen Überblick darüber haben, wie die physischen Standorte besetzt und die Mitarbeiter eingesetzt werden, welche Standorte die gewünschte Leistung erbringen und welche Anpassungen erfordern. Diese Daten können für die Optimierung der Rentabilität jedes Standorts entscheidend sein.

Analysefunktionen und -einblicke sind für die Bewertung von Online-Buchungsmetriken wie Volumen, Ergebnisse, Terminart, Terminzeit, Mitarbeiterleistung, Personalauslastung und Vorlaufzeiten unerlässlich.

Mit Analysen an ihren Fingerspitzen können Führungskräfte Fragen beantworten wie:

Mit Antworten auf diese Fragen ist es einfach, betriebliche Entscheidungen zu treffen, um sowohl die Leistung zu verbessern als auch Zeitverschwendung zu reduzieren.

Technische Fähigkeit

Wenn Sie nach Anbietern suchen, ist es wichtig, die Technologie jedes Anbieters zu bewerten und sie nach ihrem jeweiligen Grad an Erweiterbarkeit, Skalierbarkeit und Sicherheit zu bewerten. Berücksichtigen Sie bei der Überprüfung der Erweiterbarkeit, wie die Plattform aufgebaut ist. Verfügt der Anbieter über einen modernen Tech-Stack und bietet er API-Integration an? Wie flexibel sind ihre APIs? Welche Lösungen lassen sich in ihre Online-Buchungssoftware integrieren?

Wenn Sie die technischen Fähigkeiten bewerten, prüfen Sie auch, wie die Lösung in vorhandene Tools integriert werden kann. Haben Sie bereits Salesforce, Microsoft 365, Google Kalender, Analyse-/BI-Tools oder andere Software im Einsatz? Die besten Terminplanungslösungen stellen sicher, dass Sie Ihre bestehenden Lösungen mit Ihrer Buchungssoftware verbinden können, um eine 360-Grad-Sicht auf Ihre Kunden zu erhalten.

Vergessen Sie nicht, die Plattformsicherheit jedes Anbieters zu prüfen. Es ist wichtig zu verstehen, ob sie für mehrere Sicherheitsprotokolle erstellt wurden. Sind sie ISO 27001-, PCI- und DSGVO-konform? Verwalten sie die gesamte Compliance intern? Wie regelmäßig werden sie auditiert? Sind sie bereit, Beweise mit Ihnen zu teilen?

Anbieter-Know-how und laufender Support

Bei so vielen Lösungen, die unterschiedliche Komplexitätsgrade bieten, können Fachwissen und Erfahrung bei Ihrer Entscheidung helfen. Bietet der Anbieter einen beratenden Ansatz, der Ihnen hilft, mit Blick auf Expansion schnell einsatzbereit zu sein. Wächst Ihr Anbieter mit Ihnen oder berechnet er jede Optimierung des Systems?

Top-SaaS-Unternehmen werden ihre Produkt-Roadmap mitteilen, in der neue Funktionen oder Upgrades skizziert werden, die sie vornehmen werden, und wann. Die Roadmap sollte Feature-Wünsche und -Anforderungen direkt von ihrem Kundenstamm enthalten, gemischt mit ihren eigenen innovativen Ideen. Und es sollte einen offenen Kanal geben, in dem Sie Anfragen stellen und verstehen können, wo sie in den Zeitplan fallen.

Beginnen Sie noch heute mit der richtigen Lösung

Da die meisten Verbraucher berichten, dass sie nach einem persönlichen Gespräch mehr ausgeben würden, ist es klar, dass die erfolgreiche Implementierung und Nutzung einer Unternehmenslösung zu profitablen Kundenbindungen, höheren Einnahmen und einer besseren Nutzung Ihrer Ressourcen führt.

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