Perangkat lunak penjadwalan janji temu melayani berbagai tujuan untuk bisnis yang sedang berkembang.

Pertama, membantu memandu lalu lintas dari online ke lokasi fisik. Ini juga membantu bisnis mengalokasikan dan memanfaatkan staf dengan lebih baik. Plus, ini memberikan solusi multisaluran bagi konsumen yang menginginkan sentuhan manusia atau membutuhkan bantuan selama perjalanan mereka.

Memilih penyedia perangkat lunak penjadwalan janji temu yang tepat

Pada skala yang lebih luas, perangkat lunak penjadwalan janji temu meningkatkan loyalitas pelanggan, meningkatkan pendapatan, dan menurunkan biaya. Saat ini, ini digunakan oleh perusahaan ritel, keuangan, teknologi, dan telekomunikasi yang tak terhitung jumlahnya dan mengisi peran kunci dalam strategi keterlibatan pelanggan mereka. Semua solusi ini mungkin terlihat sama di permukaan, tetapi ketika Anda mengupas penutupnya, ada perbedaan dan pertimbangan utama yang perlu dipertimbangkan dalam keputusan pembelian Anda.

Solusi seperti apa yang Anda butuhkan?

Mari kita jelajahi jenis solusi perangkat lunak penjadwalan janji temu yang dapat Anda pilih untuk membantu proses pengambilan keputusan.

Bangun atau beli

Perusahaan perusahaan melihat investasi teknologi dan keterampilan internal mereka dan sering mempertimbangkan kemungkinan untuk membangun solusi mereka sendiri. Dalam kebanyakan kasus, jika Anda seorang pengecer, spesialisasi Anda adalah ritel: sistem inventaris, rantai pasokan, pembayaran, dan solusi titik penjualan – bukan integrasi dengan banyak sistem kalender, sinkronisasi zona waktu, dan pengalaman staf.

Selain kesenjangan pengetahuan yang potensial, ada banyak detail yang perlu dipertimbangkan, termasuk keamanan, pengalaman pengguna, pelaporan, integrasi informasi pelanggan, dan pemrosesan pembayaran. Ini semua selain waktu dan prioritas yang dibutuhkan proyek dengan cakupan ini dibandingkan dengan proyek lain dan waktu untuk pengujian skalabilitas dan umpan balik staf. Lalu ada pemeliharaan, pembaruan, tambalan, dan perbaikan berkelanjutan saat sistem terintegrasi berubah dan ditingkatkan. Ini adalah tugas yang berat dan jauh lebih kompleks daripada sekadar memesan tanggal di kalender.

Opsi Freemium atau SMB

Kelas solusi kedua adalah solusi freemium atau SMB. Bagi perusahaan yang tidak ingin mengalokasikan sumber daya internal untuk membangun sistem pemesanan dari awal, penyedia layanan spesialis sering kali merupakan pilihan terbaik. Namun, ada perbedaan yang signifikan antara penyedia perusahaan dan alat berbiaya rendah yang dibuat untuk usaha kecil/menengah (UKM).

Banyak solusi gratis atau SMB dibuat untuk mengelola tugas berulang yang sama daripada tugas kompleks. Anda akan sering melihat mereka berspesialisasi dalam layanan untuk gym, salon, dan layanan jalan-jalan anjing. Salah satu kunci yang perlu dipertimbangkan adalah berapa banyak lokasi bisnis Anda yang memerlukan koordinasi dan pengawasan.

Solusi skala kecil tidak memiliki kemampuan untuk berinovasi dengan kecepatan yang dibutuhkan perusahaan. Ulasan yang tersisa untuk solusi SMB mencakup frasa seperti, "Perangkat lunak yang bagus...tetapi bisa lebih baik jika tim perangkat lunak meminta saran 'fitur baru' dari pengguna sebenarnya."

Mereka sering dibuat untuk satu saluran tanpa kemampuan untuk menerima pembayaran, dan jika mereka menerima pembayaran, mereka mungkin tidak dapat mengembalikan uang jika terjadi pembatalan. Solusi skala kecil sangat bagus untuk tugas yang sangat transaksional, tetapi tidak dirancang untuk tumbuh bersama bisnis Anda atau memberikan tingkat layanan nyata apa pun. Yang sedang berkata, ada beberapa yang dapat diandalkan   solusi penjadwalan online   di ruang freemium dan SMB yang sangat cocok untuk membuat janji temu dan rapat pribadi.

Perangkat lunak penjadwalan janji temu perusahaan

Opsi ketiga adalah perangkat lunak penjadwalan janji temu skala perusahaan yang sebenarnya. Seperti kebanyakan perusahaan SaaS perusahaan, penyedia ini selalu berkembang. Meskipun sebagian besar memiliki asal-usul yang berakar pada penjadwalan janji temu, banyak yang telah berkembang untuk fokus di luar janji temu satu-ke-satu untuk menangani satu atau banyak acara – atau manajemen antrian.

Solusi tingkat perusahaan, sebagai bagian dari mesin yang lebih besar dan kompleks, harus terintegrasi dengan solusi perusahaan lain termasuk CRM dan manajemen alur kerja – belum lagi sistem pemrosesan pembayaran backend.

Karena tidak ada dua perusahaan yang identik, sangat penting bahwa solusi penjadwalan janji temu tingkat perusahaan dapat disesuaikan untuk memaksimalkan investasi teknologi sebelumnya. Penyedia harus memberikan konsultasi tentang apa yang harus disesuaikan versus apa yang seharusnya menjadi standar. Vendor ini harus memiliki pengalaman bertahun-tahun dalam menguji tata letak dan tampilan kalender yang berbeda, sehingga mereka dapat merekomendasikan praktik terbaik sejak awal.

Selain itu, Anda dapat memanfaatkan API vendor perusahaan untuk membangun aplikasi kustom Anda sendiri yang memperluas kemampuan inti platform. Ini, dikombinasikan dengan integrasi yang kuat, berarti Anda dapat menangkap dan menganalisis data dengan cara apa pun yang Anda inginkan. Ini membuat penentuan ROI menjadi mudah. Panggilan referensi, audit keamanan, dan studi kasus adalah indikator pengalaman yang bagus. Saat meninjau vendor, lihat daftar nama pelanggan dan data yang menunjukkan skalabilitas, volume, masa kerja hubungan, dan ROI.

Pertimbangan utama

Setelah Anda menentukan tujuan proyek Anda, dan memilih jenis solusi terbaik, inilah saatnya untuk memenuhi kebutuhan Anda. Beberapa pertimbangan utama meliputi: pengalaman pelanggan, pengalaman staf, pengalaman eksekutif/penyelia, kemampuan teknis, dan keahlian dan dukungan vendor.

Pengalaman pelanggan (CX)

Dari perspektif CX, kuncinya mulus, multisaluran, dan lugas saat Anda membangun perjalanan pemesanan. Pelanggan harus merasakan koneksi dari pengalaman pemesanan online hingga mereka mencapai lokasi fisik sebagai hasil dari branding yang konsisten. Mereka harus dapat memesan dari platform pilihan mereka apakah itu online, melalui seluler, atau bahkan melalui antarmuka suara. Tindak lanjut sama pentingnya dengan perjalanan. Sistem harus memberikan konfirmasi melalui email atau SMS serta pengingat janji temu.

Pemberitahuan memastikan bahwa pelanggan membawa barang atau informasi yang benar ke janji mereka. Dalam email ini, Anda juga harus menyertakan tautan unduhan sehingga pelanggan dapat menambahkannya ke kalender mereka, dan kemampuan untuk menjadwal ulang, mengonfirmasi, atau membatalkan rapat sebelumnya.

Fitur penting lainnya yang meningkatkan pengalaman pelanggan adalah pertanyaan pemesanan yang diajukan pada saat menjadwalkan janji temu. Pertanyaan pemesanan mengumpulkan informasi dari pelanggan tentang kunjungan mereka yang akan datang, sehingga staf tidak perlu menghabiskan waktu berharga pelanggan untuk menanyakan pertanyaan pengantar tersebut. Ini juga membantu staf mempersiapkan janji temu sebelumnya, sehingga mereka dapat mengumpulkan dokumen atau barang yang diperlukan untuk dibawa ke janji temu, dan menyenangkan pelanggan daripada kehabisan di tengah janji.

Pengalaman staf

Staf atau personel di tempat akan menjadi pengguna perangkat lunak penjadwalan janji temu yang paling sering, jadi sangat penting untuk memastikan antarmuka staf dibangun untuk menangani tugas dan tanggung jawab sehari-hari mereka. Dalam tampilan kalender staf terpusat, detail terpenting dari janji yang akan datang hari itu harus terlihat: siapa yang dipesan, jam berapa yang masih tersedia, informasi ketidakhadiran, dan sebagainya.

Ini memastikan karyawan dapat meninjau persyaratan, preferensi, dan kebutuhan pelanggan terlebih dahulu. Jika karyawan mengetahui bahwa ini adalah pertemuan tentang perencanaan untuk tabungan kuliah, mereka dapat dipersiapkan dengan cara yang sangat berbeda dibandingkan jika janji telah ditetapkan untuk mengajukan hipotek pertama – dan pelanggan merasa kebutuhan mereka terpenuhi. Untuk tindak lanjut, setelah pelanggan masuk sebagai telah muncul, karyawan dapat memulai ucapan terima kasih, survei tindak lanjut, atau bahkan mengirim promosi untuk layanan serupa di masa mendatang.

Pengalaman eksekutif/penyelia

Ketika datang ke perusahaan, eksekutif dan penyelia membutuhkan pandangan tentang bagaimana lokasi fisik dikelola, dan staf digunakan, lokasi mana yang berkinerja sebagaimana mestinya, dan yang memerlukan beberapa penyesuaian. Data ini sangat penting untuk mengoptimalkan profitabilitas setiap lokasi.

Kemampuan dan wawasan analitik sangat penting untuk menilai metrik pemesanan online termasuk volume, hasil, jenis janji temu, waktu janji temu, kinerja staf, pemanfaatan staf, dan waktu tunggu.

Dengan analitik di ujung jari mereka, eksekutif dapat menjawab pertanyaan seperti:

Dengan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini, mudah untuk membuat keputusan operasional untuk meningkatkan kinerja dan mengurangi waktu yang terbuang.

Kemampuan teknis

Saat Anda meneliti penyedia, sangat penting untuk mengevaluasi teknologi masing-masing vendor dan menilai mereka pada tingkat ekstensibilitas, skalabilitas, dan keamanannya masing-masing. Saat meninjau ekstensibilitas, pertimbangkan bagaimana platform dibangun. Apakah vendor memiliki tumpukan teknologi modern dan menawarkan integrasi API? Seberapa fleksibel API mereka? Solusi apa yang terintegrasi dengan perangkat lunak pemesanan online mereka?

Saat Anda mengevaluasi kemampuan teknis, periksa juga bagaimana solusi tersebut dapat diintegrasikan dengan alat yang ada. Apakah Anda memiliki Salesforce, Microsoft 365, Google Kalender, alat analitik/BI, atau perangkat lunak lain yang sudah digunakan? Solusi penjadwalan janji temu terbaik memastikan bahwa Anda dapat menghubungkan solusi yang ada ke perangkat lunak pemesanan Anda untuk tampilan 360 derajat pelanggan Anda.

Jangan lupa untuk memeriksa keamanan platform masing-masing vendor. Penting untuk dipahami jika mereka dibuat untuk beberapa protokol keamanan. Apakah mereka sesuai dengan ISO 27001, PCI, dan GDPR? Apakah mereka mengelola semua kepatuhan secara internal? Seberapa teratur mereka diaudit? Apakah mereka bersedia berbagi bukti dengan Anda?

Keahlian vendor dan dukungan berkelanjutan

Dengan begitu banyak solusi yang menawarkan berbagai tingkat kerumitan, keahlian dan pengalaman dapat membantu Anda membuat keputusan. Apakah vendor menyediakan pendekatan konsultatif untuk membantu Anda bangun dan berjalan dengan cepat dengan tujuan ekspansi. Apakah vendor Anda berkembang bersama Anda atau mengenakan biaya untuk setiap perubahan pada sistem?

Perusahaan SaaS teratas akan membagikan peta jalan produk mereka yang menguraikan fitur atau peningkatan baru yang akan mereka buat, dan kapan. Peta jalan harus mencakup permintaan fitur dan persyaratan langsung dari basis pelanggan mereka, dicampur dengan ide-ide inovatif mereka sendiri. Dan harus ada saluran terbuka bagi Anda untuk membuat permintaan dan memahami di mana mereka jatuh ke dalam timeline.

Mulailah menggunakan solusi yang tepat hari ini

Dengan sebagian besar konsumen melaporkan bahwa mereka akan membelanjakan lebih banyak setelah interaksi tatap muka, jelas bahwa keberhasilan penerapan dan pemanfaatan solusi perusahaan akan menghasilkan keterlibatan pelanggan yang menguntungkan, peningkatan pendapatan, dan pemanfaatan sumber daya Anda yang lebih baik.

Mencari perangkat lunak penjadwalan janji temu yang tepat untuk kebutuhan Anda? Lihat semua solusi yang tersedia di satu tempat – hanya di G2.