アポイント スケジューリング ソフトウェアは、急成長中のビジネスに複数の目的を提供します。

1 つには、トラフィックをオンラインから物理的な場所に誘導するのに役立ちます。 また、企業がスタッフをより適切に割り当てて活用するのにも役立ちます。 さらに、旅行中に人との触れ合いや支援が必要な消費者にマルチチャネル ソリューションを提供します。

適切な予定スケジューリング ソフトウェア プロバイダーの選択

より広いスケールでは、予約スケジューリング ソフトウェアは、顧客ロイヤルティを高め、収益を増やし、コストを削減します。 今日では、数え切れないほどの小売、金融、テクノロジー、電気通信企業で使用されており、顧客エンゲージメント戦略において重要な役割を果たしています。 これらのソリューションはすべて、表面上は同じように見えるかもしれませんが、カバーをめくってみると、重要な違いと、購入を決定する際に考慮する必要がある考慮事項があります。

どのようなソリューションが必要ですか?

意思決定プロセスを支援するために選択できる予定スケジューリング ソフトウェア ソリューションの種類を調べてみましょう。

作るか買うか

エンタープライズ企業は、テクノロジーへの投資と社内のスキルを見て、独自のソリューションを構築する可能性を検討することがよくあります。 ほとんどの場合、あなたが小売業者であれば、専門は小売業です。在庫システム、サプライ チェーン、支払い、POS ソリューションなどです。多数のカレンダー システムとの統合、タイム ゾーンの同期、スタッフの経験は必要ありません。

潜在的な知識のギャップに加えて、セキュリティ、ユーザー エクスペリエンス、レポート、顧客情報の統合、支払い処理など、考慮すべき詳細が無限にあります。 これは、他のプロジェクトと比較して、この範囲のプロジェクトに必要な時間と優先順位、およびスケーラビリティ テストとスタッフのフィードバックのための時間に加えてすべてです。 次に、統合システムの変更と改善に伴う継続的なメンテナンス、更新、パッチ、および修正があります。 単純にカレンダーで日付を予約するよりもはるかに複雑で、骨の折れる作業です。

フリーミアムまたは SMB オプション

2 番目のクラスのソリューションは、フリーミアムまたは SMB ソリューションです。 ゼロから予約システムを構築するために内部リソースを割り当てたくない企業の場合、多くの場合、専門のサービス プロバイダーが最良の選択です。 ただし、エンタープライズ プロバイダーと中小企業 (SMB) 向けに構築された低コスト ツールとの間には大きな違いがあります。

無料または SMB ソリューションの多くは、複雑なタスクではなく、同じ反復タスクを管理するように構築されています。 ジム、サロン、犬の散歩サービスに特化したサービスをよく見かけます。 考慮すべき重要な点の 1 つは、調整と監視が必要な事業所がいくつあるかです。

小規模なソリューションには、企業が必要とするペースで革新するための手段がありません。 SMB ソリューションに寄せられたレビューには、「優れたソフトウェア...しかし、ソフトウェア チームが実際のユーザーから『新機能』の提案を求めた場合、はるかに優れたものになる可能性がある」などのフレーズが含まれています。

多くの場合、支払いを受け入れることができない単一のチャネル用に構築されており、支払いを受け入れる場合、キャンセルの場合に返金できない場合があります。 小規模なソリューションは、非常にトランザクションの多いタスクには適していますが、ビジネスと共に成長したり、実際のレベルのサービスを提供したりするようには設計されていません。 そうは言っても、信頼できるものもあります  オンライン スケジューリング ソリューション  フリーミアムおよび SMB スペースで、予約や 1 対 1 の会議に最適です。

エンタープライズ アポイントメント スケジューリング ソフトウェア

3 番目のオプションは、真のエンタープライズ規模の予約スケジューリング ソフトウェアです。 ほとんどのエンタープライズ SaaS 企業と同様に、これらのプロバイダーは常に進化しています。 そのほとんどはアポイントメント スケジューリングに根ざしていますが、多くは 1 対 1 のアポイントメントを超えて、1 つまたは複数のイベントに対応するため、またはキューイング管理に焦点を当てるように拡張されています。

エンタープライズ レベルのソリューションは、より大規模で複雑なエンジンの一部として、CRM やワークフロー管理などの他のエンタープライズ ソリューションと統合する必要があります。バックエンドの支払い処理システムは言うまでもありません。

同じ企業は 2 つとないため、エンタープライズ レベルの予定スケジューリング ソリューションをカスタマイズして、これまでのテクノロジへの投資を最大限に活用できることが不可欠です。 プロバイダーは、何をカスタマイズする必要があるか、何を標準にする必要があるかについて相談する必要があります。 これらのベンダーは、最初からベスト プラクティスを推奨できるように、さまざまなレイアウトやカレンダー ビューをテストしてきた長年の経験を持っている必要があります。

さらに、エンタープライズ ベンダーの API を活用して、プラットフォームのコア機能を拡張する独自のカスタム アプリを構築できます。 これを強力な統合と組み合わせることで、好きな方法でデータを取得して分析できます。 これにより、ROI の決定が簡単になります。 リファレンス コール、セキュリティ監査、およびケース スタディは、経験の優れた指標です。 ベンダーをレビューするときは、スケーラビリティ、ボリューム、関係期間、および ROI を示す顧客名簿とデータを調べます。

重要な考慮事項

プロジェクトの目標を決定し、最適なタイプのソリューションを選択したら、要件を絞り込みます。 主な考慮事項には、顧客の経験、スタッフの経験、エグゼクティブ/スーパーバイザーの経験、技術的能力、およびベンダーの専門知識とサポートが含まれます。

顧客体験 (CX)

CX の観点から見ると、キーはシームレスで、マルチチャネルであり、予約ジャーニーを構築しているときは簡単です。 一貫したブランディングの結果、顧客はオンライン予約体験から物理的な場所に到着するまで、つながりを感じるはずです。 オンライン、モバイル、音声インターフェイスなど、好みのプラットフォームから予約できるようにする必要があります。 フォローアップは、旅と同じくらい重要です。 システムは、電子メールまたは SMS と予約リマインダーを介して確認を提供する必要があります。

通知により、顧客が予定に正しいアイテムまたは情報を持ってきていることが保証されます。 これらの電子メールには、ダウンロード リンクを含めて、顧客がカレンダーに追加できるようにし、会議を事前に再スケジュール、確認、またはキャンセルできるようにする必要があります。

顧客体験を向上させるもう 1 つの重要な機能は、予約のスケジューリング時に尋ねられる予約の質問です。 予約用の質問は、顧客から次回の訪問に関する情報を収集するため、スタッフは顧客の貴重な時間をこれらの導入に関する質問に費やす必要がありません。 これは、スタッフが事前に予約の準備をするのにも役立ちます。これにより、予約の途中で不足するのではなく、必要な書類や予約に持参するアイテムを収集し、顧客を喜ばせることができます。

スタッフの経験

スタッフまたはオンサイトの人員は、予約スケジューリング ソフトウェアを最も頻繁に使用するため、毎日のタスクと責任に対応できるようにスタッフ インターフェイスを構築することが重要です。 集中化されたスタッフ カレンダー ビューでは、その日の今後の予定の最も重要な詳細 (予約されている人、まだ空いている時間、欠席情報など) を表示する必要があります。

これにより、従業員は顧客の要件、好み、およびニーズを事前に確認できます。 これが大学貯蓄の計画に関する会議であることを従業員が知っていれば、最初の住宅ローンの申請に関する予定が設定されていた場合とは大きく異なる方法で準備することができ、顧客は自分のニーズが満たされたと感じます。 フォローアップの場合、顧客が現れたと記録されると、従業員は感謝の意を表したり、フォローアップ調査を開始したり、将来同様のサービスのプロモーションを送信したりすることさえできます.

エグゼクティブ/スーパーバイザーの経験

企業に関して言えば、役員と監督者は、物理的な場所にどのようにスタッフが配置され、スタッフが利用されているか、どの場所が本来のパフォーマンスを発揮しているか、また調整が必要かを把握する必要があります。 このデータは、各場所の収益性を最適化するために重要です。

ボリューム、結果、予約タイプ、予約時間、スタッフのパフォーマンス、スタッフの稼働率、リード タイムなどのオンライン予約指標を評価するには、分析機能と洞察が不可欠です。

アナリティクスをすぐに利用できるため、エグゼクティブは次のような質問に答えることができます。

これらの質問に対する答えがあれば、パフォーマンスを向上させ、無駄な時間を削減するための運用上の決定を簡単に下すことができます。

技術力

プロバイダーを調査するときは、各ベンダーのテクノロジを評価し、拡張性、スケーラビリティ、およびセキュリティのそれぞれのレベルで評価することが重要です。 拡張性を検討するときは、プラットフォームの構築方法を検討してください。 ベンダーには最新の技術スタックがあり、API 統合を提供していますか? API の柔軟性はどの程度ですか? オンライン予約ソフトウェアと統合するソリューションは?

技術的能力を評価するときは、ソリューションを既存のツールとどのように統合できるかについても検討してください。 Salesforce、Microsoft 365、Google カレンダー、分析/BI ツール、またはその他のソフトウェアを既に使用していますか? 最高のアポイントメント スケジューリング ソリューションを使用すると、既存のソリューションを予約ソフトウェアに接続して、顧客を 360 度見ることができます。

各ベンダーのプラットフォーム セキュリティを調べることを忘れないでください。 それらが複数のセキュリティ プロトコル用に構築されているかどうかを理解することが重要です。 ISO 27001、PCI、および GDPR に準拠していますか? すべてのコンプライアンスを社内で管理していますか? それらはどのくらい定期的に監査されていますか? 彼らはあなたと証拠を共有する意思がありますか?

ベンダーの専門知識と継続的なサポート

さまざまなレベルの複雑さ、専門知識、および経験を提供する非常に多くのソリューションが、お客様の意思決定に役立ちます。 ベンダーは、拡張に向けて迅速に立ち上げて実行するのに役立つコンサルティング アプローチを提供していますか。 あなたのベンダーはあなたと共に成長しますか、それともシステムの微調整ごとに料金を請求しますか?

SaaS のトップ企業は、新機能やアップグレードの概要を示す製品ロードマップと、その時期を共有します。 ロードマップには、顧客ベースから直接の機能要求と要件を、独自の革新的なアイデアと組み合わせて含める必要があります。 また、リクエストを作成し、タイムラインのどこに該当するかを理解するためのオープンなチャネルが必要です。

適切なソリューションを今すぐ使い始めましょう

ほとんどの消費者は、対面式のやり取りの後により多くを費やすと報告しているため、エンタープライズ ソリューションの実装と利用を成功させることで、収益性の高い顧客エンゲージメント、収益の増加、およびリソースのより良い利用がもたらされることは明らかです。

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