Программное обеспечение для планирования встреч служит нескольким целям для растущего бизнеса.

Во-первых, это помогает направлять трафик из Интернета в физическое местоположение. Это также помогает предприятиям лучше распределять и использовать персонал. Кроме того, он предоставляет многоканальное решение для потребителей, которым нужно человеческое прикосновение или помощь во время путешествия.

Выбор подходящего поставщика программного обеспечения для планирования встреч

В более широком смысле программное обеспечение для планирования встреч повышает лояльность клиентов, увеличивает доход и снижает затраты. Сегодня он используется бесчисленным количеством розничных, финансовых, технологических и телекоммуникационных компаний и играет ключевую роль в их стратегиях взаимодействия с клиентами. Все эти решения могут выглядеть одинаково на первый взгляд, но когда вы открываете крышку, вы видите ключевые различия и соображения, которые необходимо учитывать при принятии решения о покупке.

Какое решение вам требуется?

Давайте рассмотрим типы программных решений для планирования встреч, которые вы можете выбрать, чтобы помочь в процессе принятия решений.

Построить или купить

Корпоративные компании рассматривают свои инвестиции в технологии и собственные навыки и часто рассматривают возможность создания собственного решения. В большинстве случаев, если вы розничный продавец, ваша специализация — розничная торговля: системы инвентаризации, цепочка поставок, платежи и решения для точек продаж, а не интеграция с множеством календарных систем, синхронизация часовых поясов и опыт персонала.

Помимо потенциального пробела в знаниях, необходимо учитывать бесконечное количество деталей, включая безопасность, взаимодействие с пользователем, отчетность, интеграцию информации о клиентах и ​​обработку платежей. Все это в дополнение к простому времени и приоритету, который требуется проекту такого масштаба по сравнению с другими проектами, а также времени для тестирования масштабируемости и обратной связи с персоналом. Кроме того, есть текущее обслуживание, обновления, исправления и исправления по мере изменения и улучшения интегрированных систем. Это трудоемкая задача и гораздо более сложная, чем просто бронирование даты в календаре.

Варианты Freemium или SMB

Второй класс решений — это решения freemium или SMB. Для компаний, которые не хотят выделять внутренние ресурсы для создания системы бронирования с нуля, лучшим выбором часто является специализированный поставщик услуг. Однако существует значительная разница между корпоративными поставщиками и недорогими инструментами, созданными для малого и среднего бизнеса (SMB).

Многие бесплатные решения или решения для малого и среднего бизнеса созданы для управления одной и той же повторяющейся задачей, а не сложными задачами. Вы часто увидите, что они специализируются на услугах для спортивных залов, салонов и услуг по выгулу собак. Одним из ключевых моментов, который следует учитывать, является количество мест в вашем бизнесе, которые нуждаются в координации и контроле.

Мелкомасштабные решения не обладают необходимыми возможностями для внедрения инноваций в том темпе, который требуется предприятию. В обзорах, оставленных для решений для малого и среднего бизнеса, есть такие фразы, как «Хорошее программное обеспечение... но могло бы быть намного лучше, если бы команда разработчиков запросила предложения о «новой функции» от реальных пользователей».

Они часто строятся для одного канала без возможности принимать оплату, а если и принимают оплату, то могут не иметь возможности вернуть деньги в случае отмены. Решения меньшего масштаба отлично подходят для очень транзакционных задач, но они не предназначены для роста вместе с вашим бизнесом или обеспечения реального уровня обслуживания. При этом есть несколько надежных   онлайн-решения для планирования   в сфере freemium и SMB, которые отлично подходят для бронирования встреч и личных встреч.

Корпоративное программное обеспечение для планирования встреч

Третий вариант — это программное обеспечение для планирования встреч в масштабе предприятия. Как и большинство корпоративных SaaS-компаний, эти поставщики постоянно развиваются. Хотя большинство из них уходят корнями в планирование встреч, многие из них расширились, чтобы сосредоточиться не только на индивидуальных встречах, но и на решении одного или нескольких событий или управлении очередями.

Решения корпоративного уровня, как часть более крупного и сложного механизма, должны интегрироваться с другими корпоративными решениями, включая CRM и управление рабочими процессами, не говоря уже о внутренних системах обработки платежей.

Поскольку нет двух одинаковых компаний, крайне важно, чтобы решения для планирования встреч на уровне предприятия можно было адаптировать для максимального увеличения предыдущих инвестиций в технологии. Поставщики должны предоставлять консультации о том, что следует настраивать, а что должно быть стандартным. Эти поставщики должны иметь многолетний опыт тестирования различных макетов и представлений календаря, чтобы с самого начала они могли рекомендовать лучшие практики.

Кроме того, вы можете использовать API-интерфейсы корпоративных поставщиков для создания собственных пользовательских приложений, расширяющих основные возможности платформы. Это, в сочетании с мощной интеграцией, означает, что вы можете собирать и анализировать данные любым удобным для вас способом. Это упрощает определение рентабельности инвестиций. Справочные звонки, проверки безопасности и тематические исследования — отличный показатель опыта. При рассмотрении поставщиков обратите внимание на списки клиентов и данные, демонстрирующие масштабируемость, объем, срок действия отношений и рентабельность инвестиций.

Ключевые соображения

После того как вы определили цели своего проекта и выбрали наилучший тип решения, пришло время определить границы ваших требований. Некоторые из ключевых соображений включают в себя: опыт работы с клиентами, опыт персонала, опыт руководителей/руководителей, технические возможности, а также опыт и поддержку поставщиков.

Клиентский опыт (CX)

С точки зрения клиентского опыта ключи просты, многоканальны и просты по мере того, как вы строите процесс бронирования. Клиенты должны чувствовать связь от процесса онлайн-бронирования до тех пор, пока они не достигнут физического местоположения в результате последовательного брендинга. Они должны иметь возможность бронировать с предпочитаемой ими платформы, будь то онлайн, через мобильный телефон или даже через голосовой интерфейс. Последующие действия так же важны, как и путешествие. Система должна предоставить подтверждение по электронной почте или SMS, а также напоминания о встрече.

Уведомления гарантируют, что клиенты приносят правильные предметы или информацию на свои встречи. В эти электронные письма вы также должны включить ссылку для скачивания, чтобы клиенты могли добавить ее в свой календарь, а также возможность заранее перенести, подтвердить или отменить встречи.

Еще одна важная функция, улучшающая качество обслуживания клиентов, — это вопросы о бронировании, которые задаются во время записи на прием. Вопросы бронирования собирают информацию от клиентов об их предстоящем посещении, чтобы персоналу не приходилось тратить драгоценное время клиента на вводные вопросы. Это также помогает персоналу подготовиться к встрече заранее, чтобы они могли собрать необходимые документы или предметы, чтобы принести на встречу, и порадовать клиента, а не сбежать посреди встречи.

Опыт персонала

Персонал или персонал на месте будут наиболее частыми пользователями программного обеспечения для планирования встреч, поэтому очень важно убедиться, что интерфейс персонала построен для решения их повседневных задач и обязанностей. В централизованном представлении календаря персонала должны быть видны наиболее важные сведения о предстоящих встречах на день: кто забронирован, какое время еще доступно, любая информация о неявке и т. д.

Это гарантирует, что сотрудники могут заранее ознакомиться с требованиями, предпочтениями и потребностями клиента. Если сотрудник знает, что это совещание по планированию сбережений в колледже, он может быть подготовлен совершенно иначе, чем если бы встреча была назначена для подачи заявки на первую ипотеку, и клиент чувствует, что его потребности были удовлетворены. Для последующего наблюдения, как только клиент зарегистрирован как появившийся, сотрудник может инициировать благодарность, последующий опрос или даже отправить рекламу для аналогичных услуг в будущем.

Опыт работы администратором/супервайзером

Когда дело доходит до предприятия, руководителям и супервайзерам необходимо иметь представление о том, как укомплектовываются физические места и как используется персонал, какие места работают должным образом, а какие требуют некоторых корректировок. Эти данные могут иметь решающее значение для оптимизации прибыльности каждого местоположения.

Аналитические возможности и информация необходимы для оценки показателей онлайн-бронирования, включая объем, результаты, тип встречи, время встречи, производительность персонала, использование персонала и время выполнения заказа.

Имея под рукой аналитику, руководители могут ответить на такие вопросы, как:

Имея ответы на эти вопросы, легко принимать оперативные решения, направленные как на повышение производительности, так и на сокращение потерь времени.

Техническая возможность

При поиске поставщиков крайне важно оценить технологии каждого поставщика и оценить их по соответствующему уровню расширяемости, масштабируемости и безопасности. При анализе расширяемости учитывайте, как построена платформа. Есть ли у поставщика современный технологический стек и предлагает ли он интеграцию с API? Насколько гибки их API? Какие решения интегрируются с их программным обеспечением для онлайн-бронирования?

Когда вы оцениваете технические возможности, также изучите, как решение может быть интегрировано с существующими инструментами. У вас уже есть Salesforce, Microsoft 365, Google Calendar, средства аналитики/BI или другое программное обеспечение? Лучшие решения для планирования встреч гарантируют, что вы сможете подключить свои существующие решения к программному обеспечению для бронирования, чтобы получить 360-градусный обзор ваших клиентов.

Не забудьте проверить безопасность платформы каждого поставщика. Важно понимать, были ли они созданы для нескольких протоколов безопасности. Соответствуют ли они стандартам ISO 27001, PCI и GDPR? Они контролируют соблюдение всех требований внутри компании? Как регулярно они проверяются? Готовы ли они поделиться с вами доказательствами?

Опыт поставщиков и постоянная поддержка

С таким количеством решений, предлагающих различные уровни сложности, опыт и знания могут помочь вам принять решение. Предоставляет ли поставщик консультативный подход, чтобы помочь вам быстро приступить к работе с прицелом на расширение. Ваш поставщик растет вместе с вами или взимает плату за каждую настройку системы?

Ведущие SaaS-компании поделятся своей дорожной картой продуктов с описанием новых функций или обновлений, которые они будут делать, и когда. Дорожная карта должна включать запросы функций и требования непосредственно от их клиентской базы, смешанные с их собственными инновационными идеями. И у вас должен быть открытый канал, чтобы вы могли делать запросы и понимать, где они попадают на временную шкалу.

Начните использовать правильное решение сегодня

Поскольку большинство потребителей сообщают, что они потратят больше после личного общения, становится ясно, что успешное внедрение и использование корпоративного решения приведет к прибыльному взаимодействию с клиентами, увеличению доходов и более эффективному использованию ваших ресурсов.

Ищете подходящее программное обеспечение для планирования встреч? Просматривайте все доступные решения в одном месте — только на G2.