Zamanı Engellemek Nedir? Başlangıç ​​Kılavuzu

Aniden başlayan toplantılar, iş arkadaşlarımızın odağımızı bozması ya da sonsuz e-posta akışı, yolda kalmak ve programlarımızı kontrol altında tutmak imkansız görünebilir.

Bu nedenle zaman yönetimi teknikleri son yıllarda giderek daha popüler hale geldi. 'Her zaman açık' dijital kültürümüzde, çoğumuz sürekli bir dikkat dağınıklığı durumunda yaşıyoruz. İstediğimiz gibi çalışabilmek için gerçek, somut bir yapı uygulamamız gerekiyor. Ve şu anda konuşulan birçok zaman yönetim sistemi arasında, zaman bloke etme, hayatımızı daha iyiye doğru değiştirebilecek en önemli şey olabilir.

Ancak zaman engelleme tam olarak nedir ve bunu daha akıllı çalışmak için nasıl kullanabiliriz?

Zamanı bloke etmek nedir?

Zaman engelleme, gününüzü sonlu birimlere bölen bir zaman yönetimi sistemidir. Gününüzü önceden planlamayı ve belirli görevlere zaman ayırmayı içerir, örneğin e-posta için 20 dakika, toplantılar için 30 dakika, derin çalışma için iki saat vb.

Ne kadar süre ayıracağınız size kalmış – ve Elon Musk ve Bill Gates, daha kısa zaman dilimlerinde çalışmayı tercih eden insanlara sadece iki örnek; her ikisi de mikro zamanlamanın hayranlarıdır , bu da günlerini beş dakikalık bloklar halinde planlamak anlamına gelir. Her iki kralın da oldukça efsanevi üretkenliği göz önüne alındığında, çoğumuzun e-postamızı ele alması için beş dakika yeterli olmayabilir, ancak bu sistemi size, sorumluluklarınıza ve yeteneklerinize uygun bir şekilde kullanabilirsiniz.

Zaman engellemenin amacı, kesintisiz veya tereddüt etmeden çalışmanıza ve her şeyin gerçekten yapıldığından emin olmanıza izin vermesidir. Ne sıklıkla önemli bir göreve daldınız, ancak ping gelen kutunuz tarafından dikkatiniz dağıldı ve ardından tüm ivmenizi ve odağınızı kaybettiniz? Aynı zamanda, diğer görevleri ihmal etmeye başladığınız noktaya kadar bir göreve kendini fazla kaptırmak da kolaydır.

Nihayetinde, dijital bir keşiş olup dış dünyayı tamamen kapatamayacağınız için, zaman engelleme, odaklanmak ve işleri halletmek için ihtiyaç duyduğunuz zaman ve alanı yaratmanıza izin verir.

Zaman blokajı neden etkilidir?

Zaman engellemenin bu kadar etkili olmasının birkaç nedeni var, ancak esasen bu çalışma şeklinin özellikle odaklanmak için tasarlandığı gerçeğine bağlı.

Parkinson Yasası kavramına aşinaysanız, yapmamız gereken işin, yapmamız gereken zamana uyacak şekilde genişlediğini bilirsiniz. Dolayısıyla, bir makale yazmak için altı saatiniz varsa, Bitirmek için altı saatiniz vardı - belki sadece dört, hatta üçünüzü alabilirdi. Bunun nedeni, fazladan zamanı erteleme, bağlam değiştirme veya çoklu göreve teşebbüs etme ile doldurmamızdır, ki bu araştırmalar beynimize ve kariyerimize olduğu kadar üretkenliğimize de zarar verebilir.

Ancak, zaman engellemenin neden bu kadar iyi çalıştığına daha yakından bakalım.

Zaman engelleme, derin çalışmayı teşvik eder

Gününüzü bu kadar ayrıntılı bir şekilde planlayarak, yalnızca elinizdeki göreve odaklanabilirsiniz ve sürekli kesintiler veya bağlam değişiklikleri olmadan çok daha fazlasını yapabilirsiniz. Zaman engellemenin en büyük savunucularından biri, Deep Work ve çok yönlü üretkenlik gurusunun yazarı Cal Newport'tur.

Sadece işe gitmek yerine programınızı planlamak için çok fazla zaman harcamanın verimsiz olduğunu düşünebilirsiniz, ancak Newport bunun tam tersinin doğru olduğunu söylüyor:

“Muazzam miktarda üretkenlik sağlıyor. Tahminimce, 40 saatlik zaman kısıtlamalı bir çalışma haftası, yapısız takip edilen 60+ saatlik bir çalışma haftasıyla aynı miktarda çıktı üretir.”

Bunun nedeni, zaman engellemenin, diğer tüm zaman yönetimi tekniklerinden daha fazla derin çalışmayı teşvik etmesidir. Tek bir görev üzerinde çalışmak için belirli bir süreniz olduğunda, görevden göreve atlamak yerine tüm dikkatinizi bu göreve verebilirsiniz. Ve bir akış durumuna ulaştığınızda, çok daha fazlasını yapabildiğinizi göreceksiniz - ve muhtemelen hepsi de çok daha zahmetsiz hissedeceksiniz.

Farkında olmayabilirsiniz, ancak odağı her bozduğunuzda ve dikkatinizi başka bir şeye çevirdiğinizde, “dikkat kalıntısı” adı verilen bir şeyden muzdarip olursunuz - gün boyunca bağlam değiştikçe odaklanma yeteneğiniz yavaş yavaş azalır. Araştırmalar, dikkatiniz her dağıldığında, tekrar yola çıkmanın yaklaşık 25 dakika sürdüğünü gösteriyor.

Zaman blokajı yalnızca derin çalışmayı teşvik etmekle kalmaz, aynı zamanda bağlam değiştirmeye karşı koruma sağlar ve sonuçta başarılı derin çalışma için gerekli becerileri geliştirmemize olanak tanır.

Zaman engelleme, düşük değerli işler yapmanıza yardımcı olur

Çoğumuz için düşük değerli sığ işler işin gerekli bir parçasıdır. Ama aynı zamanda günü ele geçirmenin bir yolu da var - ve sürekli bir meşguliyet halinde olmak, bırakın zihinsel esenliğinizi veya fiziksel sağlığınızı , üretkenliğiniz için bile yardımcı olmuyor.

E-postaları yanıtlamak, yetişme toplantılarına katılmak, telefon görüşmeleri yapmak ve iş arkadaşlarınıza sohbet araçlarıyla yanıt vermek gibi görevler sonsuz bir döngü olabilir - ancak bu görevler acil olsa da, gerçekten kendi uzun sürenizi gerçekleştirmeye geldiğinde nadiren yardımcı olurlar. - vadeli hedefler. Ve eğer bütün bir günü sığ işlerle geçirdiyseniz, muhtemelen bunun sizi yorgun ve stresli hissettirebileceğini bileceksiniz... ama aynı zamanda değerli hiçbir şey elde edememişsiniz gibi.

Efsanevi gelen kutusu sıfır durumuna ulaşmak veya tüm meslektaş yanıtları ve görev durumlarıyla %100 güncel olmak çok zor olduğundan, bunu yapmaya çalışarak değerli zamanınızı boşa harcamamalısınız. Bunun yerine, sığ işlerinizi tamamlamak için bir zaman dilimi ayırmalısınız ve bu süre dolduğunda, her şeyi bitirmemiş olsanız bile, sadece durmalısınız.

Ayrıca, tüm sığ çalışmalarınızı birlikte planlayarak, bu tür işler için doğru boşluğa girebilir ve daha verimli bir şekilde geçebilirsiniz. Ardından, gerçekten önemli olan şeyler üzerinde çalışmak için gününüzün büyük bir bölümünü koruduğunuzu bilerek arkanıza yaslanıp rahatlayabilirsiniz.

Zaman engelleme, zamanı daha bilinçli kullanmanıza yardımcı olur

Zaman engellemenin bir başka güçlü özelliği de, zamanınızın gerçekten nereye gittiğine dair size fikir vermesidir. Çoğumuz zamanı yönetme konusunda pek iyi değilizdir. Ayrıca sosyal medyayı kontrol etmek, e-posta okumak veya günlük yaşamdan dikkatimizi dağıtmak için ne kadar zaman kaybettiğimizi de büyük ölçüde hafife alma eğilimindeyiz.

Ayrıca, geçmişte aynı teslim tarihlerini karşılamak için ne kadar uğraşmış olsak da, görevlerin ne kadar süreceğini hafife alma alışkanlığımız var! Bu fenomene planlama hatası denir ve ciddi sorunlara neden olabilir.

Ancak zaman engellemeyi kullandığınızda, zamanınızın gerçekte nereye gittiğinin daha fazla farkına varmak zorunda kalırsınız, bu da onu nasıl kullanmak istediğiniz konusunda daha bilinçli olmanızı sağlar. Bir e-posta döngüsünde iki saat harcamak istemiyor musunuz? Bunun için sadece 10 dakika planlayın. Sizin için gerçekten bir anlam ifade eden şeyler üzerinde çalışmak için alan bulmak ister misiniz? Takviminizdeki alanı ayırın ve ardından bu alanı agresif bir şekilde koruduğunuzdan emin olun.

Zaman engelleme, hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olur

Zaman kısıtlaması, her gün istediğiniz gibi çalışmanıza yardımcı olarak yalnızca kısa vadede işe yaramaz; aynı zamanda daha uzun vadeli hedeflerinize ulaşmanızı sağlar. Yapılacaklar listesi yazmak ve görevleri geçmek konusunda ne kadar hevesli olursanız olun, araştırmalar yapılacakların %41'inin asla tamamlanmadığını gösteriyor.

En iyi niyetimize rağmen, araştırmalar gerçek bir yapıya ve sağlam planlara sahip olmanın, bu niyetlere göre hareket etme olasılığınız üzerinde güçlü bir etkiye sahip olduğunu gösteriyor. İşlerin yapılması ve hedeflerinize ulaşılması söz konusu olduğunda, sadece bunu istemek yeterli değildir; sizi ileriye taşımak ve ihtiyacınız olan her şeyi yapmanızı sağlamak için somut planlara ihtiyacınız var.

Ve tam olarak zaman engellemenin yaptığı şey budur.

Zamanlamanızı engellemeye nasıl başlayabilirsiniz?

Öyleyse, bir kez engellemeyi denemek istediğinizi öğrendikten sonra, bunu yapmanın en iyi yolu nedir? İşte başlamanız için en önemli üç adım.

1. Günlük öncelikleri ve çıktıları ana hatlarıyla belirtin

İlk olarak, en önemli önceliklerinizi belirlemeye çalışın. Zaman engellemeyi tam olarak neden kullanmak istediğinizi düşünün. Odağınızı korumak ve ertelemeyi durdurmak için mi? Uzun vadeli hedeflerinize ulaşmak için mi? Yoksa sadece daha fazla işi daha hızlı yapmak, böylece daha fazla arıza süresinin tadını çıkarmak mı?

Zaman engellemeyi tam olarak neden kullandığınızı bilmek, gününüzü en iyi nasıl geçireceğinizi anlamanıza yardımcı olacaktır. Örneğin, bir süredir üzerinde çalıştığınız önemli bir görevi sonunda başarmak istiyorsanız, bloklarınızı bunun için alan yaratmanın etrafında oluşturabilirsiniz; Yüzeysel işlerin altında ezildiğini fark ederseniz, bu görevleri bir araya toplayabilir ve mümkün olduğunca çok çalışmak için sınırlı bir süre planlayabilirsiniz.

2. Acil ve daha az acil görevleri belirleyin

Önceliklerinizin ne olduğunu öğrendikten sonra, hangi görevlere öncelik vereceğinizi düşünmeniz gerekir. İnsanların zaman engellemeyi kullanmasının ana nedenlerinden biri derin işler için alan yaratmak ve korumak olsa da, gününüzde sığ işlerin üstesinden gelmek için yeterli alana sahip olduğunuzdan emin olmak da önemlidir.

Ancak zaman kısıtlamasının en güzel yanı, çalışmayı sevdiğiniz yöntemlere uygun bir program oluşturabilmenizdir. Bu nedenle, sabah tam olarak uyanmanız veya yaratıcı enerjinizin aktığını hissettiğiniz bir noktaya gelmeniz bir saat kadar sürerse, ilk bir saat için kolay, yüzeysel görevler üzerinde çalışmayı planlayabilir ve ardından planınızı yapabilirsiniz. Kendinizi daha üretken hissettiğiniz zamanlar için zorlu bir çalışma.

Güne, hazırlık yapmanıza ve ardından güne dinlenmenize izin veren daha nazik görevlerle başlamayı ve bitirmeyi de yararlı bulabilirsiniz. E-postaları sabah ilk iş olarak kontrol etmek ve yanıtlamak, sonra da mesai saatinden önce tekrar yapmak, planınızdan sapmadığınız ve gün boyunca gelen kutunuzu da kontrol ettiğiniz sürece, döngüde ve kontrolün sizde olduğunu hissetmek için iyi bir yol olabilir. .

3. Kesinti süresini, öğle yemeği molalarını ve izin süresini dahil edin

Zaman kısıtlamasından en iyi şekilde yararlanmak için, molalar ve boş zamanlar için de zaman planlamak önemlidir. Bizler insanız, makine değiliz ve elimizden gelenin en iyisini yapmak için molalar vermemiz gerekiyor - ancak onları programlamazsak işe kapılmamız kolaydır. Gününüzün parçalarını engelleyerek zaman geçirmek için alan yaratın ve sonra o alanı koruyun - durmak için çok meşgul olduğunuzu hissetseniz bile.

Ayrıca, beklenmedik bir şekilde ortaya çıkan geçici görevlerle başa çıkmak için her gün 30 dakika ayırmak isteyebilirsiniz; bu şekilde geride kalmadığınızdan emin olabilirsiniz.

Zaman bloke eden alt tipler

Zamanı engellemenin güzelliği, onu çalışmaktan hoşlandığınız yöntemlere, yapmanız gereken görevlere ve istediğiniz program türüne kolayca uyarlayabilmenizdir. Ancak zaman engellemenin 'klasik' versiyonunun yanı sıra, size daha uygun olabilecek başka varyasyonlar da var. Bu alt türler, görev gruplandırma, gün teması ve zaman ayırmadır.

Görev gruplaması

Üstesinden gelmeniz gereken çok sayıda yüzeysel işiniz varsa, hepsini bir arada gruplandırmayı faydalı bulabilirsiniz. Bu yönteme görev gruplandırma adı verilir ve bağlam değiştirmeyi azaltmak ve yolda kalmanıza yardımcı olmak için tasarlanmıştır.

Örneğin, gönderilecek çok e-postanız varsa, tüm gün gelen kutunuza girip çıkmak yerine, tüm e-postalarınızı 20 dakika boyunca sabah 10.00 ve 15.00 arasında yanıtlamayı planlayabilirsiniz. Bu tür bir iş için zihniyet ve tüm bu görevleri birlikte gruplayarak çok daha verimli bir şekilde çalışabilirsiniz.

Görev gruplandırma genellikle daha küçük görevlere uygulansa da, istediğiniz gibi kullanabilirsiniz. Daha zorlayıcı veya yaratıcı görevleri birlikte gruplandırmayı ve en üretken hissettiğiniz anda bunlar üzerinde çalışmayı faydalı buluyorsanız, bu da işe yarar.

Gün teması

Gün teması, belirli günleri farklı sorumluluklara adadığınız zamandır. Bu zaman yönetimi yöntemi, birçok farklı sorumluluğunuz olduğunda gerçekten işe yarayabilir; Pazartesi ve Salı günleri SpaceX'te, Çarşamba ve Perşembe günleri Tesla'da ve ardından Cuma günü SpaceX'te çalışan Elon Musk tarafından ünlü bir şekilde kullanılıyor.

Dikkatinizi çeken çok sayıda göreviniz ve sorumluluğunuz varsa, her konuya daha fazla zaman ayırmanız gerektiğini fark edebilirsiniz – bu nedenle, bir görev için her gün iki saat ayırmak yerine, bütün bir günü ayırırsınız, örneğin Pazartesi günleri. pazarlama için Salı günleri içerik oluşturma içindir, Çarşamba günleri ürün geliştirme içindir vb.

Yine, bu, bağlam değiştirmeyi önlemeye yardımcı olabilir ve yaptığınız işin türüne odaklanmanızı ve uyum içinde kalmanızı sağlar.

zaman boksu

Zaman kısıtlaması ve zaman boksu kulağa benzer gelebilir – ve öyledir – ancak bir temel fark vardır. Zaman kısıtlaması, o gün bir göreve ne kadar zaman harcayacağınız konusunda bir sınır belirlemenizi gerektirse de (örneğin, bir görev üzerinde saat 11'den 13'e kadar çalışacaksınız), zaman boksu, ne kadar süreyle çalışacağınıza bir sınır koymayı içerir. bir görevi tamamlamak için harcamak.

Bu nedenle, zaman boksu yaparken, kendinize bir içerik planı üzerinde çalışmak için iki saat vermek yerine, planınızı bu iki saat içinde bitirmeyi hedefleyeceksiniz. Zaman boksu bazen zamanı bloke etmekten daha iyi sonuç verebilir, çünkü bir görevi bitirmek için sınırlı bir zamana sahip olmak daha hızlı çalışmanıza ve kendinize meydan okumanıza yardımcı olabilir.

Zaman engellemeye yardımcı olacak araçlar

Farklı zaman engelleme türlerini denemek ve hangisinin sizin için en uygun olduğunu görmek isteyebilirsiniz. Denemek istediğinizi düşündüğünüz zaman engelleme türü ne olursa olsun, iyi haber şu ki, tüm süreci kolaylaştıran birçok araç var. Ayrıca, bu araçlar aynı zamanda zaman bloke etme tekniğinizin gerçekten işe yarayıp yaramadığını göstermenize de yardımcı olabilir.

Takvim uygulamaları

Hemen hemen tüm takvim uygulamaları, zamanı engellemek için iyi çalışır ve takvimleri iş arkadaşlarınızla paylaşırsanız, diğer herkesin üzerinde çalıştığı şeylerden haberdar olmanızı kolaylaştırabilirler. Bir takvim uygulaması kullanırken, doğrudan uygulamanıza zaman ayırabilirsiniz; bu, takviminizin ve görevlerinizin aynı yerde olduğunu bilerek güvende olacağınız anlamına gelir.

Ayrıca, takvim araçları ve uygulamaları genellikle her şey üzerinde çalışmak için kendinize yeterli zaman ayırmanıza yardımcı olabilecek son tarih ve hatırlatma özellikleriyle birlikte gelir.

Proje planlama araçları

Zaman kısıtlaması için kullanılabilecek düzinelerce proje planlama aracı vardır, ancak bunlar genellikle projelerinizi ayrı ayrı görevlere bölerek ve daha sonra zaman ayırarak çalışırlar. Bu tür araçlar genellikle diğer proje planlama araçlarıyla entegre olur, böylece bir görev oluşturduğunuzda otomatik olarak takviminize bağlanabilir. Bu, hiçbir şeyin ağdan kaymayacağını bilerek dinlenmenize yardımcı olabilir.

Görev yönetimi araçları

Görev yönetimi araçlarıyla görevler atayabilir, son tarihler belirleyebilir ve her bir proje ve görev için ne kadar zaman harcandığına dair net bir fikir edinebilirsiniz. Görev önceliklendirme araçları, her gün ne üzerinde çalışmanız gerektiğini daha iyi anlamanıza yardımcı olabilir ve yaklaşan görevleri izlemeyi ve doğru olanlara öncelik vermeyi kolaylaştırabilir. Örneğin, forex yatırımcıları için görev yönetimi, muhasebe, pazar araştırması yürütme ve yeniden dengeleme gibi temel süreçlerin yönetimine yardımcı olur. Bu görevlerin her biri, bir tüccarın başarılı olması için önemli ölçüde zaman ve dikkat gerektirir. Bu nedenle, bir görev yönetimi aracı aracılığıyla zaman bloke etmek, bir tüccarı oyununun zirvesinde tutabilir.

Zamanlayıcılar/saatler

Zamanlayıcılar ve saatler, odağınızı korumanıza ve görevde kalmanıza yardımcı olmanın iyi yolları olabilir. Zamanın geçtiğini görmek genellikle insanları daha hızlı ve verimli çalışmaya motive edebilir, bu nedenle zamana karşı yarışmayı gerçekten seven biriyseniz, bu araçlar her şeyi değiştirebilir.

Zaman izleme araçları

Yaptığınız her şeyi takip etmek, özellikle de hiçbir çaba gerektirmeyen otomatik bir izleyici kullanırken, dikkatinizin ne zaman ve nerede dağıldığını görmenize yardımcı olur, böylece sorunu çözmeye çalışabilirsiniz. Ayrıca, boşa giden zamanları belirlemenize ve en üretken olduğunuz zamanı belirlemenize yardımcı olur, bu da en zorlu çalışmalarınızı bu dönemler için planlamanıza olanak tanır.

Genel olarak, zaman izleme araçları, zamanınızı daha akıllıca ayırmanıza yardımcı olur. Her gün e-postaya tam olarak ne kadar zaman ayırmanız gerektiğini bilmek için gereken bilgileri edindikten sonra, bu görevlere çok fazla zaman ayırmadığınızdan ve daha önemli işlere odaklandığınızdan emin olabilirsiniz.

Çözüm

Bu günlerde, üretkenlik araçları ve uygulamalarından bahsetmiyorum bile, hayatımızı değiştirmeyi vaat eden çok fazla zaman yönetimi tekniği ve sistemi varmış gibi hissedebiliriz. Ancak zamanı engellemenin çok popüler olmasının bir nedeni var: çünkü işe yarıyor ve gününüze yapı ve odaklanma eklemenin kolay bir yolu.

Zamanı engellemek yalnızca daha verimli derin işler yapmanıza yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda sığ işleri çok daha verimli bir şekilde yapmanıza da yardımcı olabilir. Ayrıca, zamanınızı daha bilinçli kullanmanıza yardımcı olur ve nihayetinde uzun vadeli hedeflerinize ulaşmanızı kolaylaştırır.

Zamanı bloke etmenin harika yanı, herkes için çalışabilen bir sistem olmasıdır - sorumluluklarınıza ve çalışmayı sevdiğiniz yollara bağlı olarak, bunu uygulamanın farklı yolları vardır. Zaman engelleme teknikleri söz konusu olduğunda, tek beden herkese uymaz ve klasik zaman engelleme sistemi bazı insanlar için ideal olsa da, görev gruplandırma, gün teması veya zaman ayırma gibi alt türlerden birinin en iyi sonucu verdiğini görebilirsiniz. senin için.

Her yeni teknikte olduğu gibi, bir şeyler deneyin, tökezlemenize izin verin ve ilerledikçe değişiklik ve ayarlamalar yapın. Takviminizin kölesi olmaktan veya sürekli olarak zamana karşı çalışıyormuş gibi hissetmekten ziyade, yolda kalmak ve programınızın kontrolünü gerçekten elinizde hissetmek için ihtiyacınız olan şey zamanı bloke etmek olabilir.