Çalışan Belge Yönetimi: Şirket Kayıtlarını Düzenleyin

İnsan kaynakları departmanı genellikle hassas bilgiler içeren karmaşık belgelere ev sahipliği yapar.

Bu dosyalar, çalışan kayıtları ile ağzına kadar doldurulmuş bir dosya dolabı içinde organize edilmemiş olabilir. Veya bir çalışan doküman yönetim sistemi sayesinde güvenli, emniyetli ve iyi organize edilmiş halde tutulabilirler.

Etkili çalışan doküman yönetimi   İK hizmet sunum yazılımı   tüm çalışan verilerini aramayı, saklamayı ve yönetmeyi kolaylaştırır. Bu şekilde, bir dosyaya veya çalışan kaydına erişmeniz gerekiyorsa, sonsuz miktarda evrakla uğraşmadan hızlı bir şekilde bulabilirsiniz.

Çalışan belge yönetimi nasıl kurulur

Gerekli adımları öğrendikten sonra bir çalışan belge yönetimi stratejisi oluşturmak kolaydır. İşte nasıl başlayacağınız.

1. Gerekli belgeleri belirleyin

İlk olarak, işletmenizin topladığı dosyaları ve kayıtları belirleyin. Belgeler genellikle departmanın yürüttüğü İK işlevleriyle ilgilidir.

2. Erişim kısıtlamalarını tanımlayın

Bazı İK belgeleri gizlidir veya belirli çalışanlara sınırlı erişim gerektirir. Dosyaları düzenlerken erişim ihtiyaçlarını tanımlamak isteyeceksiniz.

Kayıtlara erişimi kontrol etmek için tüm çalışanların mı, yöneticilerin mi yoksa sadece İK departmanının mı belgelere erişmesi gerektiğini düşünün. İzinleri, bu kişilerin bu dosyalara ne zaman ve ne sıklıkla ihtiyaç duyacaklarına göre de belirleyebilirsiniz. Ek olarak, bu kişilerin bu belirli belgelere nasıl erişmesini istediğinizi düşünün.

3. Bilgilerin sona erme tarihini belirleyin

Meşgul bir İK uzmanı olarak, bir defada sadece bir belge oluşturup onunla işi bitirmek yardımcı olacaktır.

Bu genellikle böyle değildir, çünkü bazen bu dosyalardaki verilerin son kullanma tarihleri ​​vardır. Ek olarak, bazen belgeleri geçersiz hale gelmeden önce belirli bir süre saklamak insan kaynakları ekibine bağlıdır. Çalışan belge yönetimini kurarken, hangi dosyaların son kullanma tarihlerinin olduğunu gözden geçirmeyi ve sona erme zamanları için hatırlatıcılar ayarlamayı düşünün. Vaka yönetimi, belirli bir sorunun başlangıcını ve sonunu belirlemeye de yardımcı olabilir.

4. Güvenlik seviyelerini belirleyin

Belge yönetimi sürecini kolaylaştırdıkça, bazı kayıtların diğerlerinden daha fazla güvenlik ve korumaya ihtiyaç duyduğunu göreceksiniz. Örneğin, bu dosyalardaki bazı bilgiler, çalışanların dosya klasörlerinden ayrı tutulması gereken tıbbi ve engelli bilgileri gibi yasalarla korunuyor olabilir.

Ek olarak, bir belgenin süresi dolmuşsa veya artık kuruluş tarafından saklanması gerekmiyorsa, nasıl atılabilir? Eski eğitim belgeleri gibi bazı dosyalar kolayca atılabilir. Geçmiş veya mevcut bir çalışan hakkında kişisel bilgiler içerenler parçalanmalıdır.

5. Dosyaları depolamak ve arşivlemek için bir plan oluşturun

Dosyalarınızın ihtiyaç duyduğu güvenliği daha iyi anladığınızda, dosya yönetimi ile ilerleyebilirsiniz. Hangi dosyaların kağıt kopya olarak kalacağını (sonunda parçalamanız gerekecek olanlar gibi) ve hangilerinin dijital olarak saklanabileceğini belirlemek isteyeceksiniz. Tamamen kağıtsız gidebiliyorsanız, bu en kolay seçenek olabilir.

Daha sonra dosyaları nasıl gruplayacağınıza karar verebilirsiniz. Örneğin, yöneticiler ve ekip liderleri çalışan kayıtlarına erişebilirken, çalışanlar sigorta veya vergiler hakkında önemli bilgiler içeren bir kaynak kitaplığına erişebilir.

6. Yazılımı kullanın

Kuruluşunuzun doğru İK hizmet sunum yazılımını bulması zaman aldığında, çalışanların belge yönetimini basitleştirmek için bu aracı kullanmak kolaydır. İhtiyacınız olan tüm dosyalar tek bir yerde olacak ve en çok ihtiyaç duyan kayıtlara parametreleri, kısıtlamaları ve güvenlik ayarlarını ayarlamayı kolaylaştıracak.

Çalışan belge yönetim sisteminin faydaları

Kuruluşunuz veya sektörünüz ne olursa olsun, İK ekibinizde bir çalışan doküman yönetim sistemi uygulamanın birçok faydası vardır.

Uyumlu kalın

İK dosyaları için bir belge yönetim sisteminin ana faydalarından biri, bir kuruluşun güvenli ve uyumlu kalmasını sağlamasıdır. Bu sistemler, insan kaynakları ekiplerinin hangi belgelerin dosyada olduğunu, eksik olduğunu ve güncelliğini yitirdiğini veya uyumlu olduğunu görmelerini kolaylaştırır. Kapsamlı bir belge depolama sistemine sahip olmak, kuruluşunuzun ilgili tüm gereksinimlere uymasını sağlamaya yardımcı olur.

Yasal koruma

Genel iş ihtiyaçlarınız söz konusu olduğunda, her zaman yasaların sınırları içinde kalmak istersiniz. İşverenlerin belirli çalışan kayıtlarını saklamasını gerektiren çok sayıda federal yasa ile, çalışan belge yönetimi ile yazılım kullanmak mutlak bir zorunluluktur. Bu federal gerekliliklere ek olarak, belirli davaları, düzenleyici denetimleri ve soruşturmaları ve çalışan şikayetlerini yanıtlamak için çalışan belgelerine kolayca erişebilmelisiniz.

Örnek olarak, bir çalışan kuruluşunuz hakkında bir ayrımcılık şikayetinde bulunursa, İK'nın geçmiş performans değerlendirmelerine, ücret verilerine ve devam kayıtlarına başvurması gerekebilir. Şikayet yasal bir soruşturmaya dönüşürse ve Eşit İstihdam Fırsatı Komisyonu'nu (EEOC) ilgilendiriyorsa, İK ekibi bu kayıtları kurumu bir davadan korumak için kullanabilir.

Güvenliği ve gizliliği koruyun

Bazı çalışan kayıtlarının güvenli bir şekilde saklanması gerekirken, diğerlerinin belirli saklama süreleri vardır, bu nedenle bunların hepsini tek bir yerde tutmak en iyisidir. İşverenlerin, tıbbi bilgilerle ilgili dosyalar, engellilikle ilgili ayrıntılar, sosyal güvenlik numaraları ve diğer kişisel bilgiler gibi hassas çalışan verilerini güvence altına alması yasal olarak zorunludur.

Çalışan bir belge yönetim sistemine sahip olmak, bu yasal gereklilikleri karşılayan güvenlik protokollerine sahip olacaktır.

İK üretkenliğini artırın
İK departmanları, belgeleri kolayca arayabildiklerinde ve çalışanların dosya tutarlılığını iyileştirebildiklerinde daha üretkendir. Dosya dolapları veya düzensiz belgelerle dolu kutular arasında arama yapmak için daha az zaman harcayabilecek ve yönetmek gibi günlük görevlerini yerine getirmek için daha fazla zaman harcayabilecekler.   Personel ilişkileri.

Örneğin, şirket içi transferler veya yer değiştirmeler gibi çalışan görevlerini yönetmek için harcanan zamanı ve çabayı hayal edin. Tüm dosyalarının tek bir yerde olduğundan emin olmak, taşıma yönetimini daha da basit bir süreç haline getirmeye yardımcı olabilir.

İş akışını iyileştirin

Kağıt dosyaları elektronik belgelere dönüştürme sürecinin otomatikleştirilmesi, İK departmanının yanı sıra diğer yöneticiler ve C-suite yöneticilerinin iş akışını iyileştirir. Önemli bir çalışan kaydının ne zaman gerekli olduğu veya   sosyal yardım yönetimi   politikaları, bunu yapmak hızlı ve verimli bir şekilde yapılabilir.

İK ekibinin ve diğer yöneticilerin iş akışını iyileştirmenin yanı sıra, bu dosyaların bulut tabanlı bir belge yönetim sisteminde güvenli bir şekilde organize edilmesi ve saklanması, çalışanların ihtiyaç duydukları belgelere İK ekibinden yardım istemek zorunda kalmadan erişmelerini kolaylaştırır. .

Çalışan belge yönetim sisteminin zorlukları

Öte yandan, bir çalışan belge yönetim sisteminin uygulanması bazı zorluklarla birlikte gelir. Ana zorluklardan biri, yeni bir sürecin ilk kez kullanılmasıyla el ele giden eğitim sürecidir. Bu yeni yazılıma yatırım yapmanın yanı sıra, personelinizi yazılımı uyumlu ve güvenli bir şekilde nasıl kullanacakları konusunda eğitmek için de zaman ve çaba harcamanız gerekecek.

İşletmenizin tercih ettiği araca bağlı olarak, kağıttan kağıtsız dosyalara geçiş de zaman alabilir. Alışmak biraz zaman alacak ve avantajlardan yararlanmadan önce tamamen rampalanması gerekecek.

Dijital bir işyerine doğru ilerlemek

Önemli çalışan dosyalarını aramak için saatler harcamayı bırakın ve çalışan belge yönetiminden yararlanın. Kendinizi “ben o kağıdı nereye koydum?” diye sorarken bulacaksınız. çok daha az ve bunun yerine başarı için doğru süreçlerin yerinde olduğundan emin olmaya odaklanmak için daha fazla zamana sahip olun.

Çalışan belge yönetim sisteminizde tüm önemli dosyalara sahip olduğunuzda, kuruluşunuzun İK uyumluluğunu başka nasıl iyileştirebileceğinizi görün.