Mükemmel Bağış Teşekkür Mektubu Hazırlama Rehberi

Bağış toplamak için zaman harcadıysanız, bağışçılarınıza teşekkür etmenin işin en önemli kısımlarından biri olduğunu bilirsiniz.

Ne de olsa bağışçı takdiri, bağışçıyı elde tutma oranını artırarak ve bağış toplama gelirini artırarak kar amacı gütmeyen bir organizasyonu büyütmek için gerekli olan temel bir unsurdur.

Bu nedenle, bağış teşekkür mektubu yazmak için bu kapsamlı kılavuzu oluşturduk. Aşağıdaki konuların her birini incelerken, misyonunuza katkılarından dolayı bağışçılara kişisel olarak teşekkür etmek için yapılan çalışmaları daha iyi anlayabilirsiniz:

• Bağışlar için neden bir teşekkür mektubu göndermelisiniz?
• Bağış teşekkür mektubunun bileşenleri
• Bağış teşekkür mektubu şablonu
• Etkileyici bağış teşekkür mektupları örnekleri
• Doğrudan posta ve e-posta teşekkür mektupları

Mükemmel bağış teşekkür mektubu hazırlamak

İster kar amacı gütmeyen bir kuruluş kuruyor olun, ister zor bir zamanda finansman arayan köklü bir kuruluş yönetiyor olun, başarıyı sağlamak için izleyebileceğiniz en iyi uygulamalardan bazıları şunlardır. başlamaya hazır mısın? Hadi atlayalım!

1. Bağışlar için neden bir teşekkür mektubu göndermelisiniz?

Bağış teşekkür mektubu, bir kişi veya kuruluş tarafından alınan bir hediye için teşekkürün basit bir yanıtıdır. Tipik olarak yalnızca birkaç paragraf uzunluğundaki teşekkür mektupları, kuruluşlara takdirlerini paylaşma ve her bir bağışın etkisini gösterme fırsatı sunar.

Herkes bir bağış teşekkür mektubu gönderebilse de (bir görev gezisi, tıbbi masraflar veya başka bir büyük maliyet için bağış toplayan kişiler dahil), bu tür mektuplar en yaygın olarak kar amacı gütmeyen kuruluşlar ve diğer hayır kurumları tarafından yazılır ve gönderilir.

Kâr amacı gütmeyen bir kuruluşun bağış teşekkür mektubu göndermesinin birkaç ana nedeni:

• Minnettarlığınızı gösterin: Katkılarının yeterince takdir edilmediğini düşünmeyen bağışçıların bir sonraki bağış için geri dönmeleri pek olası değildir. Ayrıca, bir hediye için birine teşekkür etmek temel insani bir davranıştır!
• Bağışçıların geri gelmesini sağlayın: Öte yandan, takdir edildiğini hisseden bağışçıların tekrar eden ve hatta tekrarlayan bağışçılar olma olasılığı daha yüksektir. Bağışçı tutma oranınızı artırmak, sürekli olarak yeni bağışçılar aramadan tutarlı finansman sağlamanın harika bir yoludur.
• Bağış etkisini paylaşın: Her bir bağışın kar amacı gütmeyen kuruluşunuzun genel misyonu üzerindeki etkisini özel olarak ifade ederek, bağışçıların kuruluştaki kişisel katılımlarını daha iyi görselleştirmelerine yardımcı olabilirsiniz. Resimler ve referanslar eklemek, bu etkiyi örneklemenin harika bir yoludur.
• Kuruluşunuzu akılda tutun: Bağışçının, gönder'e tıkladığı anda kuruluşunuzu unutmasını istemezsiniz. Bunun yerine, onlara birlikte yaptığınız iyi işleri ve daha fazla katılım fırsatlarını hatırlatmaya devam edin.

Her bağışçıya kişiselleştirilmiş bir teşekkür mektubu göndererek, kuruluşunuzun boyutu ne olursa olsun her bir bağışı önemsediğini gösterebilirsiniz. Bu, yalnızca bağış toplama çabalarınızı artırmanıza yardımcı olmakla kalmayacak, aynı zamanda destekçilerle olan ilişkilerinizi de güçlendirecektir.

2. Bağış teşekkür mektubunun bileşenleri

Bağış teşekkür mektupları yazmakta yeniyseniz, göz korkutucu bir görev gibi görünebilir. Bununla birlikte, optimize edilmiş bir teşekkür mektubu basitleştirilebilir ve sekiz temel bileşene ayrılabilir, bu da onu çok daha basit ve yönetimi kolay bir süreç haline getirir.

Etkili bir bağış teşekkür mektubuna dahil edilmesi gereken sekiz unsur:

• Kişiselleştirilmiş selamlama: Alıcıya adıyla hitap ederek başlamak, tüm mektup için olumlu ve rahat bir ton oluşturur. Mektupta bağışçılarınızın tercih ettiği isimleri kullandığınızdan emin olmak için veritabanınızı kullanın.
• Belirli bir hediye için teşekkür edin: Mektubunuzun tüm bağışçılara otomatik olarak gönderilen genel bir teşekkür notu gibi görünmesini önlemek için, her bireye katkılarından dolayı teşekkür etmek iyi bir fikirdir. Bu şekilde bağışçı, sizin özel hediyesini gördüğünüzü ve takdir ettiğinizi bilir.
• Kâr amacı gütmeyen kuruluş misyonunun özeti: Kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun genel misyonunu özetleyen birkaç cümle eklemek, bağışçılara ne için çalıştığınızı ve nasıl yardım ettiklerini hatırlatmanın harika bir yoludur. Büyük olasılıkla, bağışçılar kuruluşa biraz aşinadır, bu nedenle bu bölümün aşırı derecede derinlemesine olması gerekmez.
• Mevcut proje veya kampanyanın ayrıntıları: Bu bölüm, ister kamp yürütmek, ister bir etkinliğe ev sahipliği yapmak veya yeni bir projeyi tanıtmak olsun, misyonunuzu ilerletmek için kuruluşunuz tarafından gerçekleştirilen mevcut eylemlere daha spesifik olarak dalar.
• Bağışın yaratacağı etkiyi ele alın: Bağışçılar bağış yaptığında, bunun nedeni başkalarına yardım etmek istemeleridir. Bu nedenle, bir bağışın seçmenleriniz veya programlama başarısı üzerindeki özel etkisini göstermek çok önemlidir. İster çocuklarla, ister hayvanlarla veya yaşlılarla çalışıyor olun, bağışçılarınızın cömertliğinden etkilenen bireyler hakkında olumlu hikayeler anlatmak harika bir fikirdir.
• İrtibat bilgileri: Bağışçıların, bir bütün olarak kuruluşunuz veya özel hediyeleri hakkında herhangi bir soru veya endişesine ulaşabilecekleri bir yol sağlamak önemlidir. Okuyucuya, ekibinizin onlardan haber almayı seveceğini bildirin ve onlara size ulaşmaları için net bir yol verin.
• Kapanış: Bir kuruluş olarak değil, bireysel bir kişiden gelen bağış teşekkür mektuplarınızı imzaladığınızdan emin olun. Bu, bir kişiden diğerine yazılan bir mektup gibi daha kişisel bir his uyandırır. Mektubunuzu öne çıkarmak için yönetici direktörünüz gibi bir liderlik pozisyonundan mektuplar göndermeyi düşünün!
• Not: Göz hareketi araştırmalarına göre, PS genellikle bir alıcının adını taradıktan sonra okuduğu ilk şeydir. Bu, PS bildiriminizi sonradan (veya tamamen dışarıda bırakmak) bir düşünce olarak bırakmak yerine dikkatli bir şekilde oluşturmanın önemli olduğu anlamına gelir.

Bu bilgilerin bir kısmı bireysel bağışçıya özeldir ve bu nedenle yazdığınız her mektuba göre uyarlanırken (selamlama ve özel teşekkür gibi), bazıları mektuptan mektuba aktarılacaktır (göreviniz, etkiniz ve mevcut projeleriniz).

Çevrimiçi bağış toplama platformları ve metin verme araçları gibi yararlı kaynaklarla, bu bilgilerin çoğu otomatik olarak toplanabilir ve bağış teşekkür mektuplarınız için çıkarılabilir, bu da süreci her zamankinden daha kolay hale getirir.

3. Bağış teşekkür mektubu şablonu

Bağış teşekkür mektuplarınızı yazmaya başlamaya hazırsanız ancak ne söyleyeceğinizden emin değilseniz, burada kendi bağış yazışmalarınız için kullanabileceğiniz iyi hazırlanmış bir şablon var. Dikkatlice okuduğunuzda, bu özel şablonun etkili bir bağış teşekkür mektubunun yukarıda belirtilen temel bileşenlerinin her birini içerdiğini görebilirsiniz:

Sayın [bağışçının adı],

[Bağış tarihinde] [hediye boyutu dolar] cömert bağışınız için teşekkür ederiz. Burada [kuruluş adı] olarak, [görev beyanının kısa özeti] konusunda tutkuluyuz.

Cömert bağışınız [genel hedef] üzerinde [mevcut proje], [mevcut proje] ve [mevcut proje] tarafından olumlu bir etki yaratıyor. [Belirli bir kampanya veya bağış kampanyasının adı] aracılığıyla toplanan para sayesinde, [bileşen sayısı] artık [avantaj] ve [faydaya] erişebilir.

[Kuruluş adı] ve hediyelerinizin toplulukta nasıl bir fark yarattığı hakkında daha fazla bilgi için lütfen [telefon numarası] veya [e-posta adresi] aracılığıyla bize ulaşın. Sizden haber almak isteriz!

Saygılarımla,

[Ad Soyad]
[Kuruluş içindeki başlık]

PS [kuruluş adı] adresindeki en son haberler hakkında daha fazla bilgi edinmek için [URL] adresindeki web sitemize bakın veya [kullanıcı adı] adresindeki [sosyal medya platformunda] bizi takip edin.

Daha fazla örnek şablon için, kendi bilgilerinizle özelleştirebileceğiniz ve değerli bağışçılara göndermeye başlayabileceğiniz bu ücretsiz indirilebilir mektup şablonlarına göz atın!

4. Etkileyici bağış teşekkür mektuplarından örnekler

Bazen bir şeyin nasıl yapıldığını anlamanın en iyi yolu, başkalarının geçmişte tamamladığı güçlü örneklere bakmaktır. Bu nedenle, tıpkı sizinki gibi kar amacı gütmeyen kuruluşlardan gelen bu dört üst düzey bağış teşekkür mektubunu derledik. Bu örnekleri okuyun ve kendi mektuplarınızda taklit etmek istediğiniz bazı en iyi uygulamaları seçin!

BağışçılarSeçin

DonorsChoose, değerli kaynakları toplamak ve yetersiz finanse edilen okullara dağıtmak için dünya genelindeki öğrenciler ve öğretmenlerle birlikte çalışır. Ardından, bu malzemeleri alan öğrenciler, eğitimlerini destekleyen bağışçılara kişiselleştirilmiş, iç ısıtan teşekkür mektupları gönderir.

İlkokul çocuklarından bağışlanan çeşitli okul malzemelerine minnettarlıklarını gösteren iki teşekkür mektubu örneği:

1 numaralı mektup

Sevgili arkadaşlar,

Beynim tabletten daha akıllı hale geliyor! Teşekkürler!

Aşk, Liliana

2. mektup

Teşekkür ederim çok çok çok…[478 daha “öyle”]... ÇOK ÇOK.

*Nefes almak için nefes alır*

Kendini özel hissetmelisin. Bu, 483 "öyle"nin tamamını bitirmem 2 saatimi aldı.

Bu basit mektuplar, doğrudan bağışlardan yararlananlardan geldikleri için etkilidir. Ayrıca, çocuklar otomatik olarak ekstra bir benzersiz yetenek ve kişiselleştirme katmanı ekler!

aşk146

Love146, kapsamlı önleme eğitimi vererek ve çocuk ticareti mağdurları ve mağdurlarıyla çalışarak çocuk ticaretine son vermeyi amaçlayan kar amacı gütmeyen bir kuruluştur.

Başarılı bir #GivingTuesday kampanyasına yanıt olarak kuruluştan bir bağış teşekkür mektubu örneği:

Mektup #3

Değişim yaratma gücünüz var. -Sam'i seviyorum.

Bu sabah ofise girdim ve New Jersey'deki öğrencilerden gelen küçük bir paket buldum; Survivor Care Programımızda çocuklar için kartlar hazırlamışlardı. Sam'den gelen mesaj göze çarpıyordu: Değişim yaratma gücünüz var.

Birkaç dakika sonra, sabah 9:02'de #GivingTuesday bağış toplama hedefimize ulaştık. Şaka yapmıyorum. 9:02. Veren herkese (ve hatta bugün bir yardım e-postası daha açıp okuma sabrına sahip olan sizin için - bravo) için minnettarız. Sam'in dediği gibi, değişim yaratma gücünüz var.

2012'de başladığından beri #GivingTuesday, Love146 için yıllık en büyük halk etkinliklerinden biri haline geldi. Her hediye için minnettarız: Eşleşen bağışçımız Super Bowl Şampiyonu Britton Colquitt ve ailesinden, bu sabah "Bağış yaptım çünkü çocuklar eğlenmeli ve oynamalı" diyen 10 dolarlık bağışçıya.

Cömertliğiniz sayesinde, Önleme Eğitimi ve Mağdur Bakımı programlarımızla daha fazla çocuğa ulaşılacaktır. Sahip olduğumuz gücü alıp değişim yaratmak için kullanmamız her biri için önemlidir. Bugün bunu yaptığın için teşekkürler.

Marilyn Murray

İletişim Direktörü, Love146

Bu bağış teşekkür mektubu, sanki bir arkadaştan diğerine yazılmış gibi, resmi olmayan, sohbet havasında yazılmıştır. Mizah ve hikaye anlatma tekniklerini kullanarak, mektup hızlı, kolay ve ilginç bir okumadır.

Temel bir teşekkür mesajına ek olarak, gönderen kişi ayrıca #GivingTuesday ile kuruluşun geçmişine dalmak için zaman ayırıyor ve fonun nereye gideceğine dair belirli örnekleri not ediyor.

“4 İsa'yı Kırın” Eğitim Kampı

Break for Jesus, Kanada'da çocuklar için bir haftalık bir bahar tatili kampına ev sahipliği yapan dini bir organizasyondur. Bu, bir Ukrayna kredi birliği olan ana sponsorlarına yazılmış bir bağış teşekkür mektubu örneğidir:

4 numaralı mektup

İsa Mesih'e şan!

Değerli komite üyeleri -

10-16 Mart tarihleri ​​arasında başarıyla yürütülen Break for Jesus Kampı'nı desteklemek için yaptığınız çok cömert bağışınız için en içten teşekkürlerimizi sunmak istiyoruz. Sen bizim ana sponsorumuzsun! Ancaster'daki güzel Mount Mary Retreat Center'da 60'tan fazla çocuk inanç, eğlence ve dostluk dolu bir haftaya katıldı.

Rahibeler bizi sıcak bir şekilde karşıladılar, bu arada gençlik danışmanları ve yetişkin gönüllüler, çocuklarımızın Ukrayna Katolik inancı ve Bizans geleneklerimiz hakkında daha fazla şey keşfettikleri ve bunu yaparken harika zaman geçirdikleri bir hafta yapmak için çok çalıştılar.

Her çocuk cam üzerine bir ikon yaptı (tersten), öğretileri dinledi, dua etti, şarkı söyledi, oyun oynadı ve spor yaptı ve birçok arkadaş edindi. Piskopos Stephen'ın ziyareti, vaftiz yeminimizin yenilenmesine başkanlık ettikten ve hepimize kutsal su serptikten sonra, Bishop herkese bir kutu Smarties verdi!

B4J sizin yardımınız olmadan koşamazdı. Çocuklarımızın birkaç fotoğrafını ekliyoruz. Daha fazlasını www.b4j.ca web sitemizde görebilirsiniz. Ayrıca, web sitenize eklenecek dijital fotoğrafları gönderme ve iletişim malzemelerimizde UCU onaylı markalama kullanmanın lojistiğini bulma, yani web sitemizdeki desteğinizi kabul etme sürecindeyiz.

Cömertliğiniz için tekrar teşekkür ederiz ve Tanrı bu İman Yılı'nda sizi kutsamaya devam etsin!

Seninki Mesih'te,

Tanya Choly (Kamp Direktörü)

Fr. Bohdan Choly (Papaz)

Olia Dezurevych (İdari Direktör)

Kamp, tek bir alıcıya hitap etmek yerine, kurumsal sponsorlarına bir bütün olarak yazmaya karar verdi. Bu yaklaşım biraz daha az kişisel olsa da, çok fazla ayrıntı ve kampçıların deneyiminin belirli bir özeti ve fotoğraflarla bunu telafi ediyor!

5. Doğrudan posta ve e-posta teşekkür mektupları

Artık bağış teşekkür mektubunuzda ne söyleyeceğinizi bildiğinize göre, mesajınızı iletmek için doğru iletişim kanallarını kullanmanız da aynı derecede önemlidir. Yeni teknoloji tanıtıldıkça, kuruluşların destekçilerle ilişki kurma biçimleri gelişmeye devam ediyor.

Doğrudan posta, fiziksel mektupları bir kişiden diğerine iletme konusunda uzun süredir devam eden bir gelenek olmuştur. Bununla birlikte, internetin ve onunla birlikte e-posta mesajlaşmasının yükselişi, bağışçı iletişimleri (ve özellikle teşekkür mektupları!) söz konusu olduğunda kendinize sormanız gereken yeni bir soruya yol açtı.

Doğrudan posta mı yoksa e-posta mı kullanmalıyım?

İşte her birinin ana avantajlarından bazıları.

Doğrudan posta

• Daha kişisel: Fiziksel bir mektup, bilgisayar ekranındaki bir e-postadan daha kişisel bir çekicilik taşıma eğilimindedir. Bu, özellikle kuruluşunuz teşekkür mektuplarınızı elle yazmak ve/veya imzalamak için zaman ayırıyorsa geçerlidir!
• Fiziksel hatırlatma: Pek çok kişi, ister bir tezgahta oturuyor, isterse bir buzdolabına kıstırılmış olsun, mektupları alındıktan sonra günlerce tutar. Bu şekilde mektubunuz, kuruluşunuzun ve yaptığınız işin sürekli bir hatırlatıcısı olarak çalışır. Ayrıca, araştırmalar, bir kişinin kağıda yazılan bir şeyi ekrandan ziyade hatırlama olasılığının daha yüksek olduğunu gösteriyor!
• Öne çıkabilir : Özellikle dijital çağda, dağınıklığı aşmak zor olabilir. Bu nedenle, bazen güzel, iyi hazırlanmış bir fiziksel mektup, mesajınızı öne çıkarmak için tam olarak ihtiyacınız olan şey olabilir.

E-posta

• Daha ucuz: E-postanın en büyük avantajlarından biri, bağışçı iletişimleri göndermenin ve almanın ücretsiz olmasıdır. Zarf ve pul satın alma konusunda endişelenmenize gerek kalmadan, kuruluşunuz bu ekstra parayı biriktirebilir ve başka bir yere yeniden yatırım yapabilir.
• Daha hızlı: Mektubunuzun postaneden ve posta kamyonundan geçmesi ve sonunda alıcının posta kutusuna ulaşması için birkaç gün beklemek yerine, bir e-posta mesajı anında bilgisayarına aktarılabilir.
• Daha kolay: Son olarak, siz ve ekibiniz zarfları yazdırmak, katlamak ve doldurmak için zaman harcamak zorunda kalmadan bağışçıya bir e-posta gönderebilir. Mesajınızı yazdığınız anda, tek yapmanız gereken gönder tuşuna basmak!

Çoğu kuruluş için en iyi cevap, ikisinin bir tür kombinasyonunu içerir. Örneğin, bağış formunda her bağışçıdan tercih ettikleri iletişim yöntemini seçmelerini isteyebilirsiniz. Ardından, her bir birey için en iyi sonucu veren stratejiler hakkında ilk elden bilgi sahibi olacaksınız. Tercih ettiğiniz bir iletişim yöntemi isterseniz, buna saygı duyduğunuzdan ve güçlü, kalıcı ilişkiler kurmaya devam ettiğinizden emin olun.

Çözüm

Bağış teşekkür mektubu yazmanın birçok yolu vardır ve hiçbir mektup birbirinin aynısı değildir. Bu nedenle araştırmanızı yapmak ve kuruluşunuz için en uygun stratejiye karar vermek iyi bir fikirdir. Sonuçta, en önemli kısım, bağışçıların takdirinizi hissetmelerini ve misyona yönelik kendi etkilerini anlamalarını sağlamaktır.