دليل لصياغة رسالة شكر للتبرع المثالي

إذا قضيت وقتًا في جمع التبرعات ، فأنت تعلم أن شكر المتبرعين هو أحد أهم أجزاء العمل.

بعد كل شيء ، يعد تقدير المانحين عنصرًا أساسيًا ضروريًا لتنمية منظمة غير ربحية من خلال زيادة الاحتفاظ بالمانحين وزيادة إيرادات جمع الأموال.

لهذا السبب قمنا بإنشاء هذا الدليل الشامل للتبرع ، شكرًا لكتابة الرسائل. أثناء استعراضنا لكل موضوع من الموضوعات التالية ، يمكنك بناء فهم أفضل للعمل الذي يؤدي إلى توجيه الشكر شخصيًا للمانحين على مساهماتهم في مهمتك:

• لماذا ترسل رسالة شكر للتبرعات؟
• مكونات التبرع ، رسالة شكر
• قالب رسالة شكر للتبرع
• أمثلة على التبرع الرائع رسائل شكر
• البريد المباشر مقابل رسائل الشكر عبر البريد الإلكتروني

صياغة رسالة شكر للتبرع المثالي

سواء كنت قد بدأت للتو مؤسسة غير ربحية أو تدير مؤسسة قائمة تسعى للحصول على تمويل في وقت صعب ، فهذه بعض أفضل الممارسات التي يمكنك اتباعها لضمان النجاح. على استعداد للبدء؟ دعنا نقفز!

1. لماذا ترسل رسالة شكر للتبرعات؟

رسالة شكر للتبرع هي رد بسيط على الامتنان لهدية تلقاها فرد أو منظمة. عادةً ما توفر رسائل الشكر التي تتكون من بضع فقرات فقط فرصة للمنظمات لمشاركة تقديرها وإظهار تأثير كل تبرع.

بينما يمكن لأي شخص إرسال رسالة شكر للتبرع (بما في ذلك جمع التبرعات للأفراد لرحلة مهمة أو نفقات طبية أو تكلفة كبيرة أخرى) ، فإن هذه الأنواع من الرسائل غالبًا ما تكتبها وترسلها المنظمات غير الربحية والمنظمات الخيرية الأخرى.

في ما يلي بعض الأسباب الرئيسية التي تجعل منظمة غير ربحية ترسل رسالة شكر للتبرع:

• أظهر امتنانك: من غير المرجح أن يعود المانحون الذين لا يشعرون بأن مساهمتهم محل تقدير كافٍ للحصول على تبرع متابعة. بالإضافة إلى ذلك ، من الأساسيات أن نشكر شخصًا ما على هدية!
• حافظ على عودة المتبرعين: من ناحية أخرى ، فإن المتبرعين الذين يشعرون بالتقدير هم أكثر عرضة لأن يصبحوا متبرعين متكررين وحتى متكررين. تعد زيادة معدل الاحتفاظ بالمتبرعين طريقة رائعة لجلب تمويل ثابت دون البحث باستمرار عن متبرعين جدد.
• مشاركة تأثير التبرع: من خلال التعبير على وجه التحديد عن تأثير كل تبرع على المهمة العامة لمنظمتك غير الربحية ، يمكنك مساعدة المتبرعين على تصور مشاركتهم الشخصية في المنظمة بشكل أفضل. يعد تضمين الصور والشهادات طريقة رائعة لتوضيح هذا التأثير.
• احتفظ بمؤسستك في المقدمة: لا تريد أن ينسى المتبرع أمر مؤسستك بمجرد النقر فوق إرسال. بدلاً من ذلك ، استمر في تذكيرهم بالعمل الجيد الذي تقومون به معًا ، بالإضافة إلى المزيد من فرص المشاركة.

من خلال إرسال رسالة شكر شخصية إلى كل متبرع ، يمكنك إظهار أن مؤسستك تهتم بكل تبرع - بغض النظر عن الحجم. لن يساعد هذا فقط في تعزيز جهود جمع التبرعات ، ولكن أيضًا في تقوية العلاقات مع المؤيدين.

2. مكونات التبرع ، رسالة شكر

إذا كنت جديدًا في كتابة رسائل شكر للتبرع ، فقد تبدو مهمة شاقة. ومع ذلك ، يمكن تبسيط رسالة شكر محسّنة وتقسيمها إلى ثمانية مكونات أساسية ، مما يجعلها عملية أبسط بكثير ويسهل إدارتها.

فيما يلي ثمانية عناصر لتضمينها في رسالة شكر فعالة للتبرع:

• التحية الشخصية: البدء بمخاطبة المستلم بالاسم يحدد نغمة إيجابية ومريحة للحرف بأكمله. استخدم قاعدة البيانات الخاصة بك للتأكد من أنك تستخدم الأسماء المفضلة للمتبرعين في الرسالة.
• قدم الشكر لهدية معينة: لتجنب ظهور رسالتك كرسالة شكر عامة يتم إرسالها تلقائيًا إلى جميع المتبرعين ، من الجيد أن تشكر كل فرد على مساهمته المحددة. بهذه الطريقة يعرف المتبرع أنك ترى وتقدر موهبته الخاصة .
• ملخص المهمة غير الربحية: يعد تضمين بضع جمل تلخص المهمة العامة لمنظمتك غير الربحية طريقة رائعة لتذكير المانحين بما تعمل من أجله وكيف يساعدون. على الأرجح ، يكون المتبرعون على دراية بالمنظمة إلى حد ما ، لذلك لا يحتاج هذا الجزء إلى التعمق الشديد.
• تفاصيل المشروع أو الحملة الحالية: يتعمق هذا الجزء بشكل أكثر تحديدًا في الإجراءات الحالية التي اتخذتها مؤسستك لتعزيز مهمتك ، سواء كانت إدارة معسكر أو استضافة حدث أو الترويج لمشروع جديد.
• معالجة التأثير الذي سيحدثه التبرع: عندما يتبرع المتبرعون ، فذلك لأنهم يريدون مساعدة الآخرين. لهذا السبب من المهم للغاية إظهار التأثير المحدد للتبرع على ناخبيك أو نجاح البرمجة. سواء كنت تعمل مع الأطفال أو الحيوانات أو كبار السن ، فمن الجيد أن تروي قصصًا إيجابية عن الأفراد الذين تأثروا بكرم المتبرعين.
• معلومات الاتصال: من المهم توفير وسيلة للمانحين للتواصل مع أي أسئلة أو مخاوف بشأن مؤسستك ككل أو حول هديتهم المحددة. دع القارئ يعرف أن فريقك يحب أن يسمع منهم ومنحهم طريقة واضحة للوصول إليك.
• الختام: تأكد من توقيع رسائل شكر للتبرع من شخص فردي بدلاً من المنظمة ككيان. يؤدي هذا إلى إحساس شخصي أكثر ، كرسالة مكتوبة من شخص إلى آخر. ضع في اعتبارك إرسال الرسائل من منصب قيادي مثل المدير التنفيذي لإبراز رسالتك!
• ملاحظة: وفقًا لدراسات حركة العين ، غالبًا ما يكون PS هو أول شيء يقرأه المستلم بعد البحث عن اسمه. هذا يعني أنه من المهم صياغة بيان PS الخاص بك بعناية ، بدلاً من تركه كفكرة لاحقة (أو استبعاده تمامًا).

في حين أن بعض هذه المعلومات خاصة بالمتبرع الفردي ، وبالتالي ، يتم تعديلها لكل حرف تكتبه (مثل التحية والشكر المحدد) ، فإن البعض سينتقل من حرف إلى آخر (مهمتك وتأثيرك ومشاريعك الحالية).

من خلال الموارد المفيدة مثل منصات جمع التبرعات عبر الإنترنت وأدوات إرسال النص ، يمكن جمع الكثير من هذه المعلومات تلقائيًا واستخراجها من أجل رسائل الشكر الخاصة بالتبرع ، مما يجعل العملية أسهل من أي وقت مضى.

3. نموذج رسالة شكر للتبرع

إذا كنت مستعدًا للبدء في كتابة رسائل شكر للتبرع ولكنك لست متأكدًا مما ستقوله ، فإليك نموذجًا جيد الإعداد يمكنك استخدامه لمراسلات المانحين الخاصة بك. عندما تقرأ بعناية ، يمكنك أن ترى أن هذا النموذج المحدد يشتمل على كل من المكونات الأساسية المذكورة أعلاه لرسالة شكر فعالة للتبرع:

عزيزي [الاسم الأول للمتبرع] ،

شكرًا لك على تبرعك السخي بـ [حجم الهدية بالدولار] في [تاريخ التبرع]. هنا في [اسم المؤسسة] ، نحن متحمسون بشأن [ملخص موجز لبيان المهمة].

تبرعك السخي له تأثير إيجابي على [الهدف العام] من خلال [المشروع الحالي] و [المشروع الحالي] و [المشروع الحالي]. بفضل الأموال التي تم جمعها من خلال [اسم حملة معينة أو جهة جمع تبرعات] ، أصبح [عدد المكونات] الآن يتمتعون بإمكانية الوصول إلى [الفوائد] و [الفوائد].

لمزيد من المعلومات حول [اسم المؤسسة] وكيف أحدثت هداياك فرقًا في المجتمع ، يرجى التواصل معنا عبر [رقم الهاتف] أو [عنوان البريد الإلكتروني]. نحب أن نسمع منك!

تفضلوا بقبول فائق الاحترام،

[الاسم الكامل]
[العنوان داخل المنظمة]

لمعرفة المزيد حول آخر الأخبار على [اسم المؤسسة] ، تحقق من موقعنا على [URL] أو تابعنا على [Social media platform] على [username].

لمزيد من نماذج القوالب ، تحقق من قوالب الرسائل المجانية القابلة للتنزيل والتي يمكنك تخصيصها بمعلوماتك الخاصة والبدء في إرسالها إلى متبرعين ذوي قيمة!

4. أمثلة رائعة للتبرع ، رسائل شكر

أحيانًا تكون أفضل طريقة لفهم كيفية القيام بشيء ما هي إلقاء نظرة على الأمثلة القوية التي أكملها الآخرون في الماضي. لهذا السبب قمنا بتجميع رسائل الشكر الأربع من أعلى مستوى للتبرعات من المنظمات غير الربحية مثل منظمتك تمامًا. اقرأ هذه الأمثلة واختر بعض أفضل الممارسات التي ترغب في محاكاتها في رسائلك الخاصة!

المتبرعين

DonorsChoose يعمل مع الطلاب والمعلمين في جميع أنحاء العالم لجمع وتوزيع الموارد القيمة على المدارس التي تعاني من نقص التمويل. بعد ذلك ، يرسل الطلاب الذين يتلقون هذه الإمدادات رسائل شكر شخصية تثلج الصدر إلى المتبرعين الذين يدعمون تعليمهم.

فيما يلي مثالين على رسائل شكر من أطفال المدارس الابتدائية لإظهار تقديرهم لمختلف اللوازم المدرسية المتبرع بها:

الرسالة رقم 1

أصدقائي الأعزاء،

عقلي يزداد ذكاءً من الجهاز اللوحي! شكرًا لك!

الحب ، ليليانا

الرسالة رقم 2

شكرًا جزيلاً ...

* لهيث للتنفس *

يجب أن تشعر بأنك مميز. استغرق هذا مني ساعتين لإنهاء كل 483 "كذلك".

هذه الرسائل البسيطة فعالة لأنها تأتي مباشرة من المستفيدين من التبرعات. بالإضافة إلى ذلك ، يضيف الأطفال تلقائيًا طبقة إضافية من القدرة الفريدة والتخصيص!

الحب 146

Love146 هي منظمة غير ربحية تسعى إلى إنهاء الاتجار بالأطفال من خلال توفير تعليم وقائي مكثف والعمل مع الضحايا والناجين من الاتجار بالأطفال.

فيما يلي مثال على رسالة شكر للتبرع من المنظمة ردًا على حملة #GivingTuesday الناجحة:

الرسالة رقم 3

لديك القدرة على إحداث التغيير. -حب سام.

هذا الصباح ، دخلت المكتب ووجدت حزمة صغيرة من الطلاب في نيو جيرسي ؛ لقد صنعوا بطاقات للأطفال في برنامج رعاية الناجين. برزت رسالة سام: لديك القدرة على إحداث التغيير.

بعد لحظات ، في الساعة 9:02 صباحًا ، حققنا هدف جمع التبرعات #GivingTuesday. انا لا امزح. 9:02. نحن ممتنون لكم جميعًا الذين قدموا (وحتى بالنسبة لكم من كان لديك القدرة على التحمل لفتح بريد إلكتروني خيري آخر اليوم وقراءته - برافو). كما قال سام ، لديك القدرة على إحداث التغيير.

منذ أن بدأت في عام 2012 ، أصبح #GivingTuesday أحد أكبر الأحداث السنوية على مستوى القاعدة في Love146. نحن ممتنون لكل هدية: من المتبرع المطابق ، بطل Super Bowl Britton Colquitt وعائلته ، إلى متبرع بقيمة 10 دولارات هذا الصباح شاركنا ، "لقد تبرعت لأن الأطفال يجب أن يستمتعوا ويلعبوا".

بسبب كرمك ، سيتم الوصول إلى المزيد من الأطفال من خلال برامج التثقيف الوقائي ورعاية الناجين. من المهم لكل منهم أن نأخذ القوة التي لدينا ونستخدمها لإحداث التغيير. شكرا لفعل ذلك اليوم.

مارلين موراي

مدير الاتصالات الحب 146

إن رسالة الشكر هذه للتبرع مكتوبة بنبرة غير رسمية ومحادثة - كما لو كانت مكتوبة من صديق لآخر. باستخدام تقنيات الفكاهة ورواية القصص ، تكون الرسالة سريعة وسهلة وممتعة للقراءة.

بالإضافة إلى رسالة الشكر الأساسية ، يستغرق المرسل أيضًا وقتًا للتعمق في خلفية المؤسسة من خلال #GivingTuesday بالإضافة إلى ملاحظة أمثلة محددة حول أين سيذهب التمويل.

معسكر التعليم الديني "كسر 4 يسوع"

Break for Jesus هي منظمة دينية تستضيف أسبوع عطلة الربيع للأطفال في كندا. هذا مثال على رسالة شكر للتبرع مكتوبة إلى الراعي الرئيسي ، وهو اتحاد ائتماني أوكراني:

الرسالة رقم 4

المجد ليسوع المسيح!

السادة أعضاء اللجنة -

نود أن نتقدم بجزيل الشكر على تبرعكم السخي لدعم Break for Jesus Camp ، الذي استمر بنجاح في الفترة من 10 إلى 16 مارس. أنت الراعي الرئيسي لدينا! شارك أكثر من 60 طفلاً في أسبوع من الإيمان والمرح والصداقة في مركز Mount Mary Retreat Center الجميل في Ancaster.

رحبت الأخوات بنا بحرارة ، بينما عمل مستشارو الشباب والمتطوعون البالغون بجد لجعل هذا الأسبوع أسبوعًا حيث اكتشف أطفالنا المزيد عن إيمانهم الكاثوليكي الأوكراني وتقاليدنا البيزنطية ، وقضوا وقتًا ممتعًا في القيام بذلك.

يصنع كل طفل أيقونة على الزجاج (في الاتجاه المعاكس) ، ويستمع إلى التعاليم ، ويصلّي ، ويغني ، ولعب الألعاب والرياضة ، وكوّن العديد من الأصدقاء. كانت زيارة الأسقف ستيفن من أبرز الأحداث ، عندما بعد ترؤس تجديد عهود العماد ورشّنا جميعًا بالماء المقدس ، أعطى الأسقف للجميع صندوقًا من سمارتيز!

B4J لا يمكن أن يعمل بدون مساعدتك. قمنا بتضمين صورتين لأطفالنا. يمكن رؤية المزيد على موقعنا www.b4j.ca. نحن أيضًا بصدد إرسال صور رقمية ليتم تضمينها في موقع الويب الخاص بك ، ومعرفة الخدمات اللوجستية لاستخدام العلامات التجارية المعتمدة من UCU في مواد الاتصالات الخاصة بنا ، أي إقرار دعمك على موقعنا على الويب.

أشكركم مرة أخرى على كرمكم ، وليبارككم الله في سنة الإيمان هذه!

لك في المسيح ،

تانيا تشولي (مخرج المخيم)

الاب. بوهدان تشولي (قسيس)

أوليا دزوريفيتش (مدير إداري)

وبدلاً من أن يكون المخيم موجهًا إلى مستلم واحد ، قرر المخيم الكتابة إلى راعي الشركة ككل. في حين أن هذا النهج قد يكون أقل خصوصية إلى حد ما ، إلا أنهم يعوضونه بتفاصيل وافرة وخلاصة محددة لتجربة المعسكر - والصور!

5. البريد المباشر مقابل رسائل الشكر عبر البريد الإلكتروني

الآن بعد أن عرفت ما ستقوله في خطاب الشكر الخاص بالتبرع ، من المهم أيضًا أن تستخدم قنوات الاتصال المناسبة لنقل رسالتك. مع إدخال التكنولوجيا الجديدة ، تستمر طريقة ارتباط المنظمات بالداعمين في التطور.

لطالما كان البريد المباشر تقليدًا قديمًا لنقل الرسائل المادية من شخص إلى آخر. ومع ذلك ، أدى ظهور الإنترنت والرسائل الإلكترونية جنبًا إلى جنب مع ذلك إلى طرح سؤال جديد عليك أن تسأله لنفسك عندما يتعلق الأمر باتصالات المانحين (وتحديداً رسائل الشكر!).

هل يجب علي استخدام البريد المباشر أو البريد الإلكتروني؟

فيما يلي بعض المزايا الرئيسية لكل منها.

البريد المباشر

• أكثر شخصية: تميل الرسالة المادية إلى أن تحمل جاذبية شخصية لها أكثر من رسالة بريد إلكتروني على شاشة الكمبيوتر. هذا صحيح بشكل خاص إذا كانت مؤسستك تأخذ الوقت الكافي لكتابة و / أو توقيع رسائل الشكر باليد!
• تذكير مادي: يتمسك العديد من الأشخاص بالرسائل لعدة أيام بعد استلامها ، سواء كان ذلك جالسًا على سطح عمل أو مثبت في الثلاجة. بهذه الطريقة ، تعمل رسالتك كتذكير دائم لمؤسستك والعمل الذي تقوم به. بالإضافة إلى ذلك ، تشير الدراسات إلى أنه من المرجح أن يتذكر الفرد شيئًا مكتوبًا على الورق أكثر من تذكره على الشاشة!
• يمكن أن تبرز: خاصة في العصر الرقمي ، قد يكون من الصعب اختراق الفوضى. لهذا السبب في بعض الأحيان ، يمكن أن تكون الرسالة المادية اللطيفة المصممة جيدًا هي بالضبط ما تحتاجه لإبراز رسالتك.

البريد الإلكتروني

• أرخص: أحد أكبر مزايا البريد الإلكتروني هو أنه مجاني لإرسال واستقبال اتصالات المانحين. لا داعي للقلق بشأن شراء الأظرف والطوابع ، يمكن لمؤسستك توفير هذه الأموال الإضافية وإعادة استثمارها في مكان آخر.
• أسرع: بدلاً من الانتظار عدة أيام حتى تشق رسالتك طريقها عبر مكتب البريد وشاحنة البريد وتصل في النهاية إلى صندوق بريد المستلم ، يمكن أن تنتقل رسالة البريد الإلكتروني إلى جهاز الكمبيوتر الخاص به في لحظة.
• أسهل: أخيرًا ، يمكن للبريد الإلكتروني أن يصل إلى المتبرع دون أن تضطر أنت وفريقك إلى قضاء بعض الوقت في طباعة المغلفات وطيها وحشوها. بمجرد كتابة رسالتك ، كل ما عليك فعله هو الضغط على إرسال!

بالنسبة لمعظم المؤسسات ، تتضمن أفضل إجابة نوعًا من الجمع بين الاثنين. على سبيل المثال ، قد تفكر في مطالبة كل متبرع باختيار طريقة الاتصال المفضلة لديهم في نموذج التبرع. بعد ذلك ، سيكون لديك معرفة مباشرة حول الاستراتيجيات التي تعمل بشكل أفضل لكل فرد. فقط تأكد من أنك إذا طلبت طريقة اتصال مفضلة ، فإنك تحترم ذلك وتواصل بناء علاقات قوية ودائمة.

استنتاج

توجد طرق عديدة لكتابة رسالة شكر للتبرع ، ولا يتطابق حرفان. هذا هو السبب في أنها فكرة جيدة أن تقوم بأبحاثك وتتخذ قرارًا بشأن إستراتيجية تعمل بشكل أفضل لمؤسستك. بعد كل شيء ، فإن الجزء الأكثر أهمية هو التأكد من أن المتبرعين يشعرون بتقديرك وفهم تأثيرهم تجاه المهمة.