Руководство по составлению идеального благодарственного письма для пожертвования

Если вы когда-либо занимались сбором средств, вы знаете, что благодарность донорам — одна из самых важных частей бизнеса.

В конце концов, благодарность доноров является фундаментальным элементом, необходимым для роста некоммерческой организации за счет увеличения удержания доноров и увеличения доходов от сбора средств.

Вот почему мы создали это подробное руководство по написанию благодарственных писем для пожертвований. По мере того, как мы будем рассматривать каждую из следующих тем, вы сможете лучше понять работу, которая заключается в том, чтобы лично поблагодарить доноров за их вклад в вашу миссию:

• Зачем отправлять благодарственное письмо за пожертвования?
• Компоненты благодарственного письма о пожертвовании
• Образец благодарственного письма о пожертвовании
• Примеры впечатляющих благодарственных писем о пожертвованиях
• Прямая почтовая рассылка и благодарственные письма по электронной почте

Создание идеального благодарственного письма для пожертвования

Независимо от того, создаете ли вы некоммерческую организацию или руководите уже существующей организацией, которая ищет финансирование в трудные времена, вот некоторые рекомендации, которым вы можете следовать, чтобы добиться успеха. Готовы начать? Давайте прыгать!

1. Зачем отправлять благодарственное письмо за пожертвования?

Благодарственное письмо о пожертвовании — это простой ответ благодарности за подарок, полученный отдельным лицом или организацией. Как правило, благодарственные письма длиной всего в несколько абзацев дают организациям возможность поделиться своей признательностью и продемонстрировать влияние каждого пожертвования.

Хотя любой может отправить письмо с благодарностью за пожертвование (включая людей, собирающих средства для миссионерской поездки, медицинских расходов или других крупных расходов), такие типы писем чаще всего пишут и отправляют некоммерческие и другие благотворительные организации.

Вот несколько основных причин, по которым некоммерческая организация может отправить благодарственное письмо:

• Выразите свою благодарность: доноры, которые не считают, что их вклад был должным образом оценен, вряд ли вернутся за последующим пожертвованием. Кроме того, благодарить кого-то за подарок — это элементарная человеческая порядочность!
• Заставляйте доноров возвращаться: с другой стороны, доноры, которые чувствуют, что их ценят, с большей вероятностью станут повторными и даже постоянными донорами. Повышение уровня удержания доноров — отличный способ обеспечить стабильное финансирование без постоянного поиска новых доноров.
• Делитесь влиянием пожертвований: конкретизируя влияние каждого пожертвования на общую миссию вашей некоммерческой организации, вы можете помочь жертвователям лучше визуализировать свое личное участие в организации. Включение фотографий и отзывов — отличный способ проиллюстрировать это влияние.
• Держите вашу организацию в центре внимания: вы не хотите, чтобы донор забыл о вашей организации, как только он нажмет «Отправить». Вместо этого продолжайте напоминать им о хорошей работе, которую вы делаете вместе , а также о дополнительных возможностях для участия.

Отправляя личное благодарственное письмо каждому донору, вы можете показать, что ваша организация заботится о каждом пожертвовании — независимо от его размера. Это не только поможет активизировать ваши усилия по сбору средств, но и укрепить отношения со сторонниками.

2. Компоненты благодарственного письма о пожертвовании

Если вы новичок в написании благодарственных писем для пожертвований, это может показаться сложной задачей. Тем не менее, оптимизированное благодарственное письмо можно упростить и разбить на восемь основных компонентов, что значительно упрощает и упрощает управление процессом.

Вот восемь элементов, которые следует включить в эффективное письмо с благодарностью за пожертвование:

• Персонализированное приветствие: начиная с обращения к получателю по имени, вы задаете позитивный, комфортный тон всему письму. Используйте свою базу данных, чтобы убедиться, что вы используете в письме предпочтительные имена ваших доноров.
• Поблагодарите за конкретный подарок: чтобы ваше письмо не выглядело как стандартная благодарственная записка, автоматически рассылаемая всем жертвователям, рекомендуется поблагодарить каждого человека за его конкретный вклад. Так даритель узнает, что вы видите и цените его особенный подарок.
• Краткое изложение миссии некоммерческой организации. Включение нескольких предложений, резюмирующих общую миссию вашей некоммерческой организации, — отличный способ напомнить донорам, над чем вы работаете и как они помогают. Скорее всего, доноры в некоторой степени знакомы с организацией, поэтому эта часть не должна быть очень подробной.
• Подробная информация о текущем проекте или кампании. В этой части более подробно рассматриваются текущие действия, предпринимаемые вашей организацией для выполнения вашей миссии, будь то организация лагеря, проведение мероприятия или продвижение нового проекта.
• Обратите внимание на то, какое влияние окажет пожертвование. Когда доноры жертвуют, это потому, что они хотят помочь другим. Вот почему так важно продемонстрировать конкретное влияние, которое пожертвование оказывает на ваших избирателей или успех программы. Независимо от того, работаете ли вы с детьми, животными или пожилыми людьми, это отличная идея рассказать положительные истории о людях, на которых повлияла щедрость ваших доноров.
• Контактная информация. Важно предоставить жертвователям возможность связаться с любыми вопросами или проблемами, касающимися вашей организации в целом или их конкретного дара. Сообщите читателю, что ваша команда будет рада услышать от него, и дайте ему четкий способ связаться с вами.
• Завершение: обязательно подпишите письма с благодарностью за пожертвование от отдельного лица, а не от организации как юридического лица. Это приводит к более личному ощущению, как письмо, написанное одним человеком другому. Подумайте о том, чтобы отправлять письма с руководящей должности, например, с должности исполнительного директора, чтобы ваше письмо выделялось!
• PS: согласно исследованиям движения глаз, PS часто является первым, что читает получатель после сканирования своего имени. Это означает, что важно тщательно продумать заявление PS, а не оставлять его на потом (или вообще исключить).

Хотя часть этой информации относится к конкретному донору и, таким образом, корректируется для каждого письма, которое вы пишете (например, приветствие и особая благодарность), другая часть будет переноситься из письма в письмо (ваша миссия, влияние и текущие проекты).

Благодаря таким полезным ресурсам, как онлайн-платформы для сбора средств и инструменты для отправки текста, большая часть этой информации может быть собрана автоматически и извлечена для ваших благодарственных писем о пожертвованиях, что делает процесс проще, чем когда-либо.

3. Образец благодарственного письма о пожертвовании

Если вы готовы начать писать письма с благодарностью за пожертвования, но не знаете, что сказать, вот хорошо продуманный шаблон, который вы можете использовать для своей собственной переписки с донорами. Если вы внимательно прочитаете, вы увидите, что этот конкретный шаблон включает в себя каждый из вышеупомянутых основных компонентов эффективного благодарственного письма:

Уважаемый [имя донора],

Благодарим вас за щедрое пожертвование в размере [размер подарка в долларах] [дата пожертвования]. Здесь, в [название организации], мы увлечены [кратким изложением миссии].

Ваше щедрое пожертвование оказывает положительное влияние на [общую цель] [текущий проект], [текущий проект] и [текущий проект]. Благодаря деньгам, собранным с помощью [название конкретной кампании или сбора средств], [количество избирателей] теперь имеют доступ к [выгоде] и [выгоде].

Для получения дополнительной информации о [название организации] и о том, как ваши подарки изменили жизнь сообщества, свяжитесь с нами по [номеру телефона] или [адресу электронной почты]. Мы хотели бы услышать от вас!

С уважением,

[ФИО]
[Название в организации]

PS Чтобы узнать больше о последних новостях на [название организации], зайдите на наш веб-сайт по адресу [URL] или подпишитесь на нас в [платформе социальных сетей] по адресу [имя пользователя].

Для получения дополнительных примеров шаблонов ознакомьтесь с этими бесплатными загружаемыми шаблонами писем, которые вы можете настроить с помощью собственной информации и начать отправлять ценным донорам!

4. Примеры впечатляющих благодарственных писем о пожертвованиях

Иногда лучший способ понять, как что-то делать, — это взглянуть на убедительные примеры, которые другие выполняли в прошлом. Вот почему мы собрали эти четыре благодарственных письма о пожертвованиях высшего уровня от некоммерческих организаций, таких как ваша. Прочтите эти примеры и выберите несколько лучших практик, которым вы хотели бы подражать в своих письмах!

ДонорыВыбрать

DonorsChoose работает со студентами и учителями по всему миру, чтобы собирать и распределять ценные ресурсы среди школ с недостаточным финансированием. Затем учащиеся, получившие эти материалы, отправляют обратно персонализированные сердечные благодарственные письма жертвователям, поддерживающим их образование.

Вот два примера благодарственных писем от учеников начальной школы, демонстрирующих их признательность за различные пожертвованные школьные принадлежности:

Письмо №1

Дорогие друзья,

Мой мозг умнеет от планшета! Благодарю вас!

С любовью, Лилиана

Письмо №2

Спасибо, так себе, так себе… [еще 478 “так”]… ТАКОЕ.

*задыхается*

Вы должны чувствовать себя особенным. Мне потребовалось 2 часа, чтобы закончить все 483 «так».

Эти простые письма эффективны, потому что они исходят непосредственно от получателей пожертвований. Кроме того, дети автоматически добавляют дополнительный слой уникальных способностей и персонализации!

Любовь146

Love146 — некоммерческая организация, стремящаяся положить конец торговле детьми, проводя обширное обучение по вопросам профилактики и работая с жертвами и жертвами торговли детьми.

Вот пример благодарственного письма от организации в ответ на успешную кампанию #ЩедрыйВторник:

Письмо №3

У вас есть сила создавать изменения. -люблю Сэма.

Этим утром я зашел в офис и нашел небольшую посылку от студентов из Нью-Джерси; они сделали карточки для детей в рамках нашей программы помощи выжившим. Сообщение от Сэма выделялось: у вас есть сила, чтобы создать изменения.

Несколько мгновений спустя, в 9:02, мы достигли нашей цели по сбору средств #ЩедрыйВторник. Я не шучу. 9:02. Мы благодарны всем вам, кто пожертвовал (и даже тем, у кого хватило выносливости открыть сегодня еще одно благотворительное письмо и прочитать его — браво). Как сказал Сэм, у вас есть сила создавать изменения.

С момента своего начала в 2012 году акция #ЩедрыйВторник стала одним из крупнейших ежегодных массовых мероприятий для Love146. Мы благодарны за каждый подарок: от нашего подходящего жертвователя, чемпиона Суперкубка Бриттона Колкитта и его семьи, до пожертвовавшего сегодня утром 10 долларов, который поделился: «Я сделал пожертвование, потому что дети должны веселиться и играть».

Благодаря вашей щедрости больше детей будет охвачено нашими программами профилактического образования и ухода за выжившими. Для каждого из них важно, чтобы мы брали силу, которая у нас есть, и использовали ее для создания изменений. Спасибо, что сделали это сегодня.

Мэрилин Мюррей

Директор по коммуникациям, Love146

Это благодарственное письмо за пожертвование написано в неформальном разговорном тоне — как будто оно написано от одного друга к другому. Благодаря использованию юмора и приемов повествования письмо читается быстро, легко и интересно.

В дополнение к основному благодарственному сообщению отправитель также находит время, чтобы погрузиться в историю организации с хэштегом #ЩедрыйВторник, а также отметить конкретные примеры того, на что пойдет финансирование.

Катехизический лагерь «Разбей 4 Иисуса»

Break for Jesus — религиозная организация, которая проводит недельный весенний лагерь для детей в Канаде. Это пример благодарственного письма о пожертвовании, написанном их основному спонсору, украинскому кредитному союзу:

Письмо №4

Слава Иисусу Христу!

Уважаемые члены комитета -

Мы хотим выразить нашу искреннюю благодарность за ваше очень щедрое пожертвование в поддержку лагеря «Перерыв для Иисуса», который успешно проходил с 10 по 16 марта. Вы наш главный спонсор! Более 60 детей приняли участие в неделе веры, веселья и дружбы в прекрасном ретритном центре Mount Mary в Анкастере.

Сестры тепло приветствовали нас, в то время как молодежные консультанты и взрослые волонтеры упорно трудились, чтобы на этой неделе наши дети узнали больше о своей украинской католической вере и наших византийских традициях и отлично провели время.

Каждый ребенок сделал икону на стекле (на обороте), слушал поучения, молился, пел, занимался играми и спортом, завел много друзей. Ярким событием стал визит нашего епископа Стефана, когда, возглавив обновление наших обетов крещения и окропив нас всех святой водой, епископ подарил каждому коробку Smarties!

B4J не смог бы работать без вашей помощи. Мы включаем пару фотографий наших детей. Больше можно увидеть на нашем сайте www.b4j.ca. Мы также отправляем цифровые фотографии для размещения на вашем веб-сайте и выясняем логистику использования брендинга, одобренного UCU, в наших коммуникационных материалах, т. е. признаем вашу поддержку на нашем веб-сайте.

Еще раз спасибо за вашу щедрость, и пусть Бог и дальше благословляет вас в этот Год Веры!

Ваш во Христе,

Таня Чоли (директор лагеря)

о. Богдан Чоли (капеллан)

Оля Дезуревич (административный директор)

Вместо того, чтобы обращаться к одному получателю, лагерь решил написать своему корпоративному спонсору в целом. Хотя этот подход может быть немного менее личным, они компенсируют это достаточным количеством деталей и конкретным описанием опыта участников лагеря - и фотографиями!

5. Прямая почтовая рассылка и благодарственные письма по электронной почте

Теперь, когда вы знаете, что сказать в своем благодарственном письме о пожертвовании, не менее важно, чтобы вы использовали правильные каналы связи для передачи вашего сообщения. По мере внедрения новых технологий способы взаимоотношений организаций со сторонниками продолжают развиваться.

Прямая почтовая рассылка была давней традицией передачи физических писем от одного человека к другому. Тем не менее, рост Интернета и обмена сообщениями по электронной почте вместе с ним привел к новому вопросу, который вы должны задать себе, когда дело доходит до общения с донорами (и, в частности, благодарственных писем!).

Должен ли я использовать прямую почтовую рассылку или электронную почту?

Вот некоторые из основных преимуществ каждого из них.

Прямая почтовая рассылка

• Более личное: физическое письмо, как правило, несет в себе более личную привлекательность, чем электронное письмо на экране компьютера. Это особенно верно, если ваша организация находит время, чтобы написать и/или подписать ваши благодарственные письма от руки!
• Физическое напоминание: многие люди хранят письма в течение нескольких дней после их получения, независимо от того, лежат ли они на столе или прикрепляются к холодильнику. Таким образом, ваше письмо будет служить постоянным напоминанием о вашей организации и работе, которую вы выполняете. Кроме того, исследования показывают, что человек с большей вероятностью запомнит то, что написано на бумаге, чем на экране!
• Может выделяться: особенно в цифровую эпоху может быть трудно пробиться сквозь беспорядок. Вот почему иногда красивое, хорошо оформленное физическое письмо может быть именно тем, что вам нужно, чтобы ваше сообщение выделялось.

Эл. адрес

• Дешевле: Одним из самых больших преимуществ электронной почты является то, что она бесплатна для отправки и получения сообщений от спонсоров. Вам не нужно беспокоиться о покупке конвертов и марок, ваша организация может сэкономить эти дополнительные деньги и реинвестировать их куда-нибудь еще.
• Быстрее: вместо того, чтобы ждать несколько дней, пока ваше письмо пройдет через почтовое отделение и почтовый грузовик и в конечном итоге попадет в почтовый ящик получателя, сообщение электронной почты может быть передано на его компьютер в одно мгновение.
• Проще: наконец, электронное письмо может быть доставлено донору, и вам и вашей команде не придется тратить время на печать, складывание и заполнение конвертов. Как только вы напечатаете свое сообщение, все, что вам нужно сделать, это нажать «Отправить»!

Для большинства организаций наилучший ответ предполагает некоторую комбинацию этих двух факторов. Например, вы можете попросить каждого донора выбрать предпочитаемый им способ связи в форме пожертвования. Тогда вы из первых рук узнаете о стратегиях, которые лучше всего работают для каждого человека. Просто убедитесь, что если вы спросите о предпочтительном способе общения, вы уважаете это и продолжаете строить крепкие, длительные отношения.

Вывод

Есть много способов написать благодарственное письмо за пожертвование, и нет двух одинаковых писем. Вот почему рекомендуется провести исследование и выбрать стратегию, которая лучше всего подходит для вашей организации. В конце концов, самая важная часть — убедиться, что доноры чувствуют вашу признательность и понимают их собственное влияние на миссию.