Un guide pour rédiger la lettre de remerciement parfaite pour un don

Si vous avez déjà passé du temps à collecter des fonds, vous savez que remercier vos donateurs est l'une des parties les plus importantes de l'entreprise.

Après tout, l'appréciation des donateurs est un élément fondamental nécessaire à la croissance d'une organisation à but non lucratif en augmentant la rétention des donateurs et en augmentant les revenus de la collecte de fonds.

C'est pourquoi nous avons créé ce guide complet sur la rédaction de lettres de remerciement pour les dons. Au fur et à mesure que nous parcourons chacun des sujets suivants, vous pouvez mieux comprendre le travail qui consiste à remercier personnellement les donateurs pour leurs contributions à votre mission :

• Pourquoi envoyer une lettre de remerciement pour les dons ?
• Éléments d'une lettre de remerciement pour un don
• Modèle de lettre de remerciement pour un don
• Exemples de lettres de remerciement impressionnantes pour les dons
• Publipostage vs lettres de remerciement par e-mail

Rédiger la lettre de remerciement parfaite pour un don

Que vous lanciez tout juste une organisation à but non lucratif ou que vous dirigiez une organisation établie à la recherche de financement dans une période difficile, voici quelques bonnes pratiques que vous pouvez suivre pour assurer votre succès. Prêt à commencer? Allons-y !

1. Pourquoi envoyer une lettre de remerciement pour les dons ?

Une lettre de remerciement pour un don est une simple réponse de gratitude pour un don reçu par un individu ou une organisation. Généralement composées de quelques paragraphes seulement, les lettres de remerciement permettent aux organisations de partager leur appréciation et de démontrer l'impact de chaque don.

Bien que n'importe qui puisse envoyer une lettre de remerciement pour un don (y compris les personnes qui collectent des fonds pour un voyage missionnaire, des frais médicaux ou un autre coût important), ces types de lettres sont le plus souvent rédigés et envoyés par des organisations à but non lucratif et d'autres organisations caritatives.

Voici quelques raisons principales pour lesquelles une organisation à but non lucratif envoie une lettre de remerciement pour un don :

• Montrez votre gratitude : les donateurs qui n'ont pas l'impression que leur contribution a été suffisamment appréciée ne reviendront probablement pas pour un don de suivi. De plus, c'est la décence humaine de base de remercier quelqu'un pour un cadeau !
• Incitez les donateurs à revenir : D'un autre côté, les donateurs qui se sentent appréciés sont plus susceptibles de devenir des donateurs réguliers et même récurrents. Augmenter votre taux de fidélisation des donateurs est un excellent moyen d'obtenir un financement constant sans rechercher constamment de nouveaux donateurs.
• Partagez l'impact des dons : en exprimant spécifiquement l'impact de chaque don sur la mission globale de votre organisation à but non lucratif, vous pouvez aider les donateurs à mieux visualiser leur implication personnelle dans l'organisation. Inclure des photos et des témoignages est un excellent moyen d'illustrer cet impact.
• Gardez votre organisation à l'esprit : vous ne voulez pas que le donateur oublie votre organisation dès qu'il clique sur Soumettre. Au lieu de cela, continuez à leur rappeler le bon travail que vous faites ensemble , ainsi que d'autres opportunités de participation.

En envoyant une lettre de remerciement personnalisée à chaque donateur, vous pouvez montrer que votre organisation se soucie de chaque don, peu importe son montant. Non seulement cela vous aidera à stimuler vos efforts de collecte de fonds, mais aussi à renforcer les relations avec les supporters.

2. Composantes d'une lettre de remerciement pour un don

Si vous débutez dans la rédaction de lettres de remerciement pour les dons, cela peut sembler une tâche ardue. Cependant, une lettre de remerciement optimisée peut être simplifiée et décomposée en huit éléments essentiels, ce qui en fait un processus beaucoup plus simple et facile à gérer.

Voici huit éléments à inclure dans une lettre de remerciement efficace :

• Accueil personnalisé : commencer par s'adresser au destinataire par son nom donne un ton positif et confortable à toute la lettre. Utilisez votre base de données pour vous assurer que vous utilisez les noms préférés de vos donateurs dans la lettre.
• Remerciez pour un don spécifique : pour éviter que votre lettre ne ressemble à une note de remerciement générique envoyée automatiquement à tous les donateurs, il est judicieux de remercier chaque individu pour sa contribution spécifique. De cette façon, le donateur sait que vous voyez et appréciez son don particulier.
• Résumé de la mission à but non lucratif : inclure quelques phrases résumant la mission globale de votre organisation à but non lucratif est un excellent moyen de rappeler aux donateurs ce vers quoi vous travaillez et comment ils vous aident. Très probablement, les donateurs connaissent un peu l'organisation, donc cette partie n'a pas besoin d'être extrêmement approfondie.
• Détails du projet ou de la campagne en cours : cette partie se penche plus spécifiquement sur les actions actuelles entreprises par votre organisation pour faire avancer votre mission, qu'il s'agisse d'organiser un camp, d'organiser un événement ou de promouvoir un nouveau projet.
• Abordez l'impact que le don aura : Lorsque les donateurs donnent, c'est parce qu'ils veulent aider les autres. C'est pourquoi il est si important de démontrer l'impact spécifique d'un don sur vos électeurs ou sur le succès de vos programmes. Que vous travailliez avec des enfants, des animaux ou des personnes âgées, c'est une excellente idée de raconter des histoires positives sur des personnes qui ont été touchées par la générosité de vos donateurs.
• Coordonnées : Il est important de fournir aux donateurs un moyen de vous contacter pour toute question ou préoccupation concernant votre organisation dans son ensemble ou concernant leur don spécifique. Faites savoir au lecteur que votre équipe aimerait avoir de leurs nouvelles et donnez-leur un moyen clair de vous joindre.
• Conclusion : Assurez-vous de signer vos lettres de remerciement pour les dons d'une personne plutôt que de l'organisation en tant qu'entité. Cela conduit à une sensation plus personnelle, comme une lettre écrite d'une personne à une autre. Envisagez d'envoyer les lettres à partir d'un poste de direction tel que votre directeur général pour que votre lettre se démarque !
• PS : Selon des études sur les mouvements oculaires, le PS est souvent la première chose qu'un destinataire lit après avoir scanné son nom. Cela signifie qu'il est important de rédiger soigneusement votre déclaration PS, plutôt que de la laisser après coup (ou complètement).

Bien que certaines de ces informations soient spécifiques au donateur individuel et, par conséquent, ajustées pour chaque lettre que vous écrivez (comme les salutations et les remerciements spécifiques), certaines seront reportées d'une lettre à l'autre (votre mission, votre impact et vos projets en cours).

Grâce à des ressources utiles telles que des plateformes de collecte de fonds en ligne et des outils d'envoi de SMS, une grande partie de ces informations peuvent être collectées automatiquement et extraites pour vos lettres de remerciement pour les dons, ce qui rend le processus plus facile que jamais.

3. Modèle de lettre de remerciement pour un don

Si vous êtes prêt à commencer à écrire vos lettres de remerciement pour les dons mais que vous ne savez pas quoi dire, voici un modèle bien conçu que vous pouvez utiliser pour votre propre correspondance avec les donateurs. En lisant attentivement, vous pouvez voir que ce modèle spécifique intègre chacun des composants essentiels susmentionnés d'une lettre de remerciement efficace pour les dons :

Cher [prénom du donateur],

Merci pour votre généreux don de [taille du cadeau en dollars] le [date du don]. Chez [nom de l'organisation], nous sommes passionnés par [bref résumé de l'énoncé de mission].

Votre don généreux a un impact positif sur [objectif global] par [projet en cours], [projet en cours] et [projet en cours]. Grâce à l'argent recueilli grâce à [nom d'une campagne ou d'une collecte de fonds particulière], [nombre d'électeurs] ont désormais accès à [avantage] et [avantage].

Pour plus d'informations sur [nom de l'organisation] et sur la façon dont vos dons ont fait une différence dans la communauté, veuillez nous contacter par [numéro de téléphone] ou [adresse e-mail]. Nous aimerions recevoir de vos nouvelles!

Votre sincèrement,

[Nom et prénom]
[Titre au sein de l'organisation]

PS Pour en savoir plus sur les dernières nouvelles de [nom de l'organisation], consultez notre site Web à [URL] ou suivez-nous sur [plateforme de médias sociaux] à [nom d'utilisateur].

Pour plus d'exemples de modèles, consultez ces modèles de lettre téléchargeables gratuits que vous pouvez personnaliser avec vos propres informations et commencer à envoyer à de précieux donateurs !

4. Exemples de lettres de remerciement impressionnantes pour les dons

Parfois, la meilleure façon de comprendre comment faire quelque chose est de jeter un coup d'œil à des exemples puissants que d'autres ont réalisés dans le passé. C'est pourquoi nous avons compilé ces quatre lettres de remerciement pour les dons de premier plan d'organisations à but non lucratif comme la vôtre. Lisez ces exemples et choisissez quelques bonnes pratiques que vous aimeriez imiter dans vos propres lettres !

DonateursChoisir

DonorsChoose travaille avec des étudiants et des enseignants du monde entier pour collecter et distribuer des ressources précieuses aux écoles sous-financées. Ensuite, les étudiants qui reçoivent ces fournitures envoient des lettres de remerciement personnalisées et chaleureuses aux donateurs qui soutiennent leur éducation.

Voici deux exemples de lettres de remerciement d'enfants du primaire démontrant leur appréciation pour diverses fournitures scolaires données :

Lettre #1

Chers amis,

Mon cerveau devient plus intelligent grâce à la tablette ! Merci!

Amour, Liliane

Lettre #2

Merci tellement tellement tellement tellement… [478 autres « c'est ça »]... TELLEMENT.

*halete pour respirer*

Vous devriez vous sentir spécial. Cela m'a pris 2 heures pour terminer les 483 "donc".

Ces lettres simples sont efficaces car elles proviennent directement des bénéficiaires des dons. De plus, les enfants ajoutent automatiquement une couche supplémentaire de capacités et de personnalisation uniques !

Amour146

Love146 est une organisation à but non lucratif qui cherche à mettre fin à la traite des enfants en offrant une éducation approfondie à la prévention et en travaillant avec les victimes et les survivants de la traite des enfants.

Voici un exemple de lettre de remerciement pour un don de l'organisation en réponse à une campagne #GivingTuesday réussie :

Lettre #3

Vous avez le pouvoir de créer le changement. -aime Sam.

Ce matin, je suis entré dans le bureau et j'ai trouvé un petit paquet d'étudiants du New Jersey ; ils avaient fait des cartes pour les enfants dans notre programme de soins aux survivants. Le message de Sam est ressorti : vous avez le pouvoir de créer le changement.

Quelques instants plus tard, à 9 h 02, nous avons atteint notre objectif de collecte de fonds #GivingTuesday. Je ne plaisante pas. 9h02. Nous sommes reconnaissants pour tous ceux d'entre vous qui ont donné (et même pour vous qui avez eu l'endurance nécessaire pour ouvrir un autre e-mail de charité aujourd'hui et le lire - bravo). Comme l'a dit Sam, vous avez le pouvoir de créer le changement.

Depuis sa création en 2012, #GivingTuesday est devenu l'un des plus grands événements annuels de base pour Love146. Nous sommes reconnaissants pour chaque don : de notre donateur jumelé, le champion du Super Bowl Britton Colquitt et sa famille, à un donateur de 10 $ ce matin qui a partagé : « J'ai donné parce que les enfants devraient s'amuser et jouer.

Grâce à votre générosité, plus d'enfants seront touchés par nos programmes d'éducation à la prévention et de soins aux survivants. Il est important pour chacun d'eux que nous prenions le pouvoir que nous avons et que nous l'utilisions pour créer le changement. Merci d'avoir fait ça aujourd'hui.

Marilyn Murray

Directrice des communications, Love146

Cette lettre de remerciement pour les dons est rédigée sur un ton informel et conversationnel, comme si elle était écrite d'un ami à un autre. En utilisant des techniques d'humour et de narration, la lettre est une lecture rapide, facile et intéressante.

En plus d'un message de remerciement de base, l'expéditeur prend également le temps de se plonger dans le contexte de l'organisation avec #GivingTuesday ainsi que de noter des exemples spécifiques d'où ira le financement.

Camp catéchétique "Break 4 Jesus"

Break for Jesus est une organisation religieuse qui organise un camp de vacances de printemps d'une semaine pour les enfants au Canada. Voici un exemple de lettre de remerciement pour un don écrite à leur principal sponsor, une coopérative de crédit ukrainienne :

Lettre #4

Gloire à Jésus-Christ !

Chers membres du comité -

Nous tenons à vous remercier chaleureusement pour votre don très généreux en faveur du camp Break for Jesus, qui s'est déroulé avec succès du 10 au 16 mars. Vous êtes notre sponsor principal ! Plus de 60 enfants ont participé à une semaine de foi, de plaisir et d'amitié au magnifique centre de retraite Mount Mary à Ancaster.

Les Sœurs nous ont chaleureusement accueillis, tandis que les animateurs jeunesse et les bénévoles adultes ont travaillé dur pour en faire une semaine où nos enfants ont découvert davantage leur foi catholique ukrainienne et nos traditions byzantines, et ont passé un bon moment à le faire.

Chaque enfant a fait une icône sur du verre (à l'envers), a écouté des enseignements, prié, chanté, joué à des jeux et à des sports et s'est fait beaucoup d'amis. Un point culminant a été la visite de notre évêque Stephen, lorsqu'après avoir présidé le renouvellement de nos vœux de baptême et nous avoir tous aspergés d'eau bénite, Bishop a donné à chacun une boîte de Smarties !

B4J ne pourrait pas fonctionner sans votre aide. Nous incluons quelques photos de nos enfants. Plus peut être vu sur notre site Web www.b4j.ca. Nous sommes également en train d'envoyer des photos numériques à inclure sur votre site Web et de découvrir la logistique de l'utilisation de la marque approuvée par l'UCU dans nos supports de communication, c'est-à-dire la reconnaissance de votre soutien sur notre site Web.

Merci encore pour votre générosité, et que Dieu continue de vous bénir en cette Année de la Foi !

Bien à vous en Christ,

Tanya Choly (directrice du camp)

Pr. Bohdan Choly (aumônier)

Olia Dezurevych (directrice administrative)

Au lieu de s'adresser à un seul destinataire, le camp a décidé d'écrire à son entreprise commanditaire dans son ensemble. Bien que cette approche puisse être légèrement moins personnelle, ils la compensent avec de nombreux détails et un récapitulatif spécifique de l'expérience des campeurs - et des photos !

5. Publipostage vs lettres de remerciement par e-mail

Maintenant que vous savez quoi dire dans votre lettre de remerciement, il est tout aussi important que vous utilisiez les bons canaux de communication pour faire passer votre message. À mesure que de nouvelles technologies sont introduites, la façon dont les organisations interagissent avec les supporters continue d'évoluer.

Le publipostage est une tradition de longue date consistant à transmettre des lettres physiques d'une personne à une autre. Cependant, l'essor d'Internet et de la messagerie électronique a conduit à une nouvelle question que vous devez vous poser en ce qui concerne les communications avec les donateurs (et en particulier les lettres de remerciement !).

Dois-je utiliser le publipostage ou le courrier électronique ?

Voici quelques-uns des principaux avantages de chacun.

Courrier direct

• Plus personnel : Une lettre physique a tendance à avoir un attrait plus personnel qu'un e-mail sur un écran d'ordinateur. Cela est particulièrement vrai si votre organisation prend le temps d'écrire et/ou de signer vos lettres de remerciement à la main !
• Rappel physique : de nombreuses personnes conservent des lettres pendant des jours après leur réception, qu'elles soient posées sur un comptoir ou accrochées à un réfrigérateur. De cette façon, votre lettre fonctionne comme un rappel constant de votre organisation et du travail que vous faites. De plus, des études montrent qu'un individu est plus susceptible de se souvenir de quelque chose écrit sur papier que sur un écran !
• Peut se démarquer : Surtout à l'ère numérique, il peut être difficile de sortir de l'encombrement. C'est pourquoi parfois une belle lettre physique bien conçue peut être exactement ce dont vous avez besoin pour faire ressortir votre message.

E-mail

• Moins cher : L'un des plus grands avantages du courrier électronique est qu'il est gratuit d'envoyer et de recevoir des communications avec les donateurs. Sans avoir à vous soucier de l'achat d'enveloppes et de timbres, votre organisation peut économiser cet argent supplémentaire et le réinvestir ailleurs.
• Plus rapide : Au lieu d'attendre plusieurs jours pour que votre lettre passe par le bureau de poste et le camion postal et finisse par arriver dans la boîte aux lettres du destinataire, un message électronique peut être transféré sur son ordinateur en un instant.
• Plus facile : Enfin, un e-mail peut être envoyé au donateur sans que vous et votre équipe ayez à passer du temps à imprimer, plier et remplir des enveloppes. Dès que vous avez tapé votre message, tout ce que vous avez à faire est d'appuyer sur envoyer !

Pour la plupart des organisations, la meilleure réponse implique une sorte de combinaison des deux. Par exemple, vous pouvez envisager de demander à chaque donateur de choisir sa méthode de communication préférée dans le formulaire de don. Ensuite, vous aurez des connaissances de première main sur les stratégies qui fonctionnent le mieux pour chaque individu. Assurez-vous simplement que si vous demandez une méthode de communication préférée, vous l'honorez et continuez à établir des relations solides et durables.

Conclusion

Il existe de nombreuses façons d'écrire une lettre de remerciement pour un don, et il n'y a pas deux lettres identiques. C'est pourquoi c'est une bonne idée de faire vos recherches et de décider de la stratégie qui convient le mieux à votre organisation. Après tout, la partie la plus importante est de s'assurer que les donateurs ressentent votre appréciation et comprennent leur propre impact sur la mission.