Um guia para elaborar a carta de agradecimento de doação perfeita

Se você já passou algum tempo arrecadando fundos, sabe que agradecer seus doadores é uma das partes mais importantes do negócio.

Afinal, a valorização do doador é um elemento fundamental necessário para o crescimento de uma organização sem fins lucrativos, aumentando a retenção de doadores e aumentando a receita de captação de recursos.

É por isso que criamos este guia completo para escrever cartas de agradecimento por doações. À medida que percorremos cada um dos tópicos a seguir, você pode compreender melhor o trabalho que envolve agradecer pessoalmente aos doadores por suas contribuições à sua missão:

• Por que enviar uma carta de agradecimento por doações?
• Componentes de uma carta de agradecimento de doação
• Modelo de carta de agradecimento de doação
• Exemplos de cartas de agradecimento de doação impressionantes
• Mala direta x cartas de agradecimento por e-mail

Elaborando a carta de agradecimento de doação perfeita

Se você está apenas começando uma organização sem fins lucrativos ou administra uma organização estabelecida em busca de financiamento em um momento difícil, estas são algumas práticas recomendadas que você pode seguir para garantir o sucesso. Pronto para começar? Vamos pular!

1. Por que enviar uma carta de agradecimento por doações?

Uma carta de agradecimento de doação é uma simples resposta de gratidão por um presente recebido por um indivíduo ou uma organização. Normalmente, as cartas de agradecimento com apenas alguns parágrafos são uma oportunidade para as organizações compartilharem sua apreciação e demonstrarem o impacto de cada doação.

Embora qualquer pessoa possa enviar uma carta de agradecimento de doação (incluindo indivíduos que angariam fundos para uma viagem missionária, despesas médicas ou outro grande custo), esses tipos de cartas são mais comumente escritos e enviados por organizações sem fins lucrativos e outras organizações de caridade.

Aqui estão algumas razões principais para uma organização sem fins lucrativos enviar uma carta de agradecimento de doação:

• Mostre sua gratidão: Os doadores que não sentem que sua contribuição foi devidamente apreciada provavelmente não retornarão para uma doação de acompanhamento. Além disso, é decência humana básica agradecer a alguém por um presente!
• Mantenha os doadores voltando: Por outro lado, os doadores que se sentem apreciados têm maior probabilidade de se tornarem doadores repetidos e até recorrentes. Aumentar sua taxa de retenção de doadores é uma ótima maneira de obter financiamento consistente sem buscar constantemente novos doadores.
• Compartilhe o impacto da doação: ao expressar especificamente o impacto que cada doação tem na missão geral da sua organização sem fins lucrativos, você pode ajudar os doadores a visualizar melhor seu envolvimento pessoal na organização. Incluir fotos e depoimentos é uma ótima maneira de exemplificar esse impacto.
• Mantenha sua organização em mente: você não quer que o doador esqueça sua organização assim que clicar em enviar. Em vez disso, continue lembrando-os do bom trabalho que estão fazendo juntos , bem como de outras oportunidades de envolvimento.

Ao enviar uma carta de agradecimento personalizada a cada doador, você pode mostrar que sua organização se preocupa com cada doação – não importa o tamanho. Isso não apenas ajudará a aumentar seus esforços de captação de recursos, mas também a fortalecer o relacionamento com os apoiadores.

2. Componentes de uma carta de agradecimento de doação

Se você é novo em escrever cartas de agradecimento de doação, pode parecer uma tarefa assustadora. No entanto, uma carta de agradecimento otimizada pode ser simplificada e dividida em oito componentes essenciais, tornando-o um processo muito mais simples e fácil de gerenciar.

Aqui estão oito elementos para incluir em uma carta de agradecimento de doação eficaz:

• Saudação personalizada: Começar por se dirigir ao destinatário pelo nome define um tom positivo e confortável para toda a carta. Use seu banco de dados para ter certeza de que está usando os nomes preferidos de seus doadores na carta.
• Agradeça por um presente específico: Para evitar que sua carta pareça uma nota genérica de agradecimento enviada automaticamente a todos os doadores, é uma boa ideia agradecer a cada indivíduo por sua contribuição específica. Desta forma, o doador sabe que você vê e aprecia seu presente particular.
• Resumo da missão da organização sem fins lucrativos: incluir algumas frases resumindo a missão geral da sua organização sem fins lucrativos é uma ótima maneira de lembrar aos doadores em que você está trabalhando e como eles estão ajudando. Muito provavelmente, os doadores estão um pouco familiarizados com a organização, então esta parte não precisa ser extremamente aprofundada.
• Detalhes do projeto ou campanha atual: esta parte mergulha mais especificamente nas ações atuais tomadas por sua organização para promover sua missão, seja organizar um acampamento, realizar um evento ou promover um novo projeto.
• Aborde o impacto que a doação causará: Quando os doadores doam, é porque querem ajudar os outros. É por isso que é tão importante demonstrar o impacto específico que uma doação tem em seus eleitores ou no sucesso da programação. Quer você trabalhe com crianças, animais ou idosos, é uma ótima ideia contar histórias positivas sobre indivíduos que foram impactados pela generosidade de seus doadores.
• Informações de contato: é importante fornecer uma maneira para os doadores entrarem em contato com quaisquer dúvidas ou preocupações sobre sua organização como um todo ou sobre sua doação específica. Deixe o leitor saber que sua equipe adoraria ouvi-los e dar-lhes uma maneira clara de entrar em contato com você.
• Encerramento: Certifique-se de assinar suas cartas de agradecimento de doação de uma pessoa individual e não da organização como uma entidade. Isso leva a uma sensação mais pessoal, como uma carta escrita de uma pessoa para outra. Considere enviar as cartas de uma posição de liderança, como seu diretor executivo, para destacar sua carta!
• PS: De acordo com estudos de movimento dos olhos, o PS é frequentemente a primeira coisa que um destinatário lê depois de procurar seu nome. Isso significa que é importante elaborar cuidadosamente sua declaração de PS, em vez de deixá-la como uma reflexão tardia (ou completamente).

Embora algumas dessas informações sejam específicas para o doador individual e, portanto, ajustadas para cada carta que você escrever (como saudação e agradecimentos específicos), algumas serão transmitidas de carta em carta (sua missão, impacto e projetos atuais).

Com recursos úteis, como plataformas de captação de recursos on-line e ferramentas de envio de texto, muitas dessas informações podem ser coletadas automaticamente e extraídas para suas cartas de agradecimento de doação, tornando o processo mais fácil do que nunca.

3. Modelo de carta de agradecimento de doação

Se você está pronto para começar a escrever suas cartas de agradecimento de doação, mas não tem certeza do que dizer, aqui está um modelo bem elaborado que você pode usar para sua própria correspondência de doador. Ao ler com atenção, você pode ver que este modelo específico incorpora cada um dos componentes essenciais mencionados acima de uma carta de agradecimento de doação eficaz:

Caro [primeiro nome do doador],

Obrigado por sua generosa doação de [tamanho do presente em dólares] em [data da doação]. Aqui na [nome da organização], somos apaixonados por [breve resumo da declaração de missão].

Sua generosa doação causa um impacto positivo em [objetivo geral] por [projeto atual], [projeto atual] e [projeto atual]. Graças ao dinheiro arrecadado por meio de [nome de determinada campanha ou angariação de fundos], [número de constituintes] agora tem acesso a [benefício] e [benefício].

Para obter mais informações sobre [nome da organização] e como seus presentes fizeram a diferença na comunidade, entre em contato conosco por [número de telefone] ou [endereço de e-mail]. Adoraríamos ouvir de você!

Sinceramente,

[Nome completo]
[Título dentro da organização]

PS Para saber mais sobre as últimas notícias em [nome da organização], confira nosso site em [URL] ou siga-nos em [plataforma de mídia social] em [nome de usuário].

Para mais modelos de exemplo, confira esses modelos de carta gratuitos para download que você pode personalizar com suas próprias informações e comece a enviar para doadores valiosos!

4. Exemplos de cartas de agradecimento de doação impressionantes

Às vezes, a melhor maneira de entender como fazer algo é dar uma olhada em exemplos poderosos que outras pessoas completaram no passado. É por isso que compilamos essas quatro cartas de agradecimento de doação de primeira linha de organizações sem fins lucrativos como a sua. Leia esses exemplos e escolha algumas práticas recomendadas que você gostaria de imitar em suas próprias cartas!

DoadoresEscolha

A DonorsChoose trabalha com alunos e professores em todo o mundo para coletar e distribuir recursos valiosos para escolas subfinanciadas. Em seguida, os alunos que recebem esses suprimentos enviam de volta cartas de agradecimento personalizadas e comoventes aos doadores que apoiam sua educação.

Aqui estão dois exemplos de cartas de agradecimento de crianças do ensino fundamental demonstrando sua gratidão por vários materiais escolares doados:

Carta #1

Caros amigos,

Meu cérebro está ficando mais inteligente com o tablet! Obrigada!

Amor, Liliana

Carta #2

Obrigado tanto tão tão tão…[478 mais “so's”]… TANTO.

*Suspiros para respirar*

Você deve se sentir especial. Isso me levou 2 horas para terminar todos os 483 "so's".

Essas cartas simples são eficazes porque vêm diretamente dos beneficiários das doações. Além disso, as crianças adicionam automaticamente uma camada extra de habilidade e personalização únicas!

Amor 146

A Love146 é uma organização sem fins lucrativos que busca acabar com o tráfico de crianças, fornecendo ampla educação sobre prevenção e trabalhando com vítimas e sobreviventes do tráfico de crianças.

Aqui está um exemplo de uma carta de agradecimento de doação da organização em resposta a uma campanha bem-sucedida #GivingTuesday:

Carta #3

Você tem o poder de criar mudanças. -amo Sam.

Esta manhã, entrei no escritório e encontrei um pequeno pacote de estudantes de Nova Jersey; eles fizeram cartões para crianças em nosso Programa de Cuidados aos Sobreviventes. A mensagem de Sam se destacou: você tem o poder de criar mudanças.

Momentos depois, às 9h02, atingimos nossa meta de arrecadação de fundos #GivingTuesday. Eu não estou brincando. 9:02. Somos gratos por todos vocês que doaram (e até mesmo por vocês que tiveram coragem de abrir mais um e-mail beneficente hoje e lê-lo - bravo). Como Sam disse, você tem o poder de criar mudanças.

Desde que começou em 2012, o #GivingTuesday se tornou um dos maiores eventos anuais de base do Love146. Somos gratos por cada presente: do nosso doador correspondente, o campeão do Super Bowl Britton Colquitt e sua família, a um doador de US $ 10 esta manhã que compartilhou: “Eu doei porque as crianças devem se divertir e brincar”.

Por causa de sua generosidade, mais crianças serão alcançadas por nossos programas de Educação de Prevenção e Cuidados aos Sobreviventes. É importante para cada um deles que tomemos o poder que temos e o usemos para criar mudanças. Obrigado por fazer isso hoje.

Marilyn Murray

Diretor de Comunicações, Love146

Esta carta de agradecimento à doação foi escrita com um tom informal e coloquial — como se tivesse sido escrita de um amigo para outro. Usando humor e técnicas de narrativa, a carta é uma leitura rápida, fácil e interessante.

Além de uma mensagem básica de agradecimento, o remetente também dedica um tempo para mergulhar no histórico da organização com #GivingTuesday, além de observar exemplos específicos de onde o financiamento será direcionado.

Acampamento Catequético “Break 4 Jesus”

Break for Jesus é uma organização religiosa que hospeda um acampamento de férias de primavera de uma semana para crianças no Canadá. Este é um exemplo de uma carta de agradecimento de doação escrita ao seu principal patrocinador, uma cooperativa de crédito ucraniana:

Carta #4

Glória a Jesus Cristo!

Caros membros da comissão -

Gostaríamos de estender nossos mais calorosos agradecimentos por sua doação muito generosa em apoio ao Break for Jesus Camp, que aconteceu com sucesso de 10 a 16 de março. Você é nosso maior patrocinador! Mais de 60 crianças participaram de uma semana de fé, diversão e amizade no belo Centro de Retiros Mount Mary em Ancaster.

As Irmãs nos receberam calorosamente, enquanto os jovens conselheiros e voluntários adultos trabalharam duro para fazer desta uma semana onde nossas crianças descobrissem mais sobre sua fé católica ucraniana e nossas tradições bizantinas, e se divertissem muito fazendo isso.

Cada criança fez um ícone no vidro (ao contrário), ouviu ensinamentos, rezou, cantou, jogou jogos e esportes e fez muitos amigos. Um ponto alto foi a visita do nosso Bispo Stephen, quando depois de presidir a renovação de nossos votos batismais e nos aspergir com água benta, o Bispo deu a todos uma caixa de Smarties!

B4J não poderia funcionar sem sua ajuda. Estamos incluindo algumas fotos de nossos filhos. Mais pode ser visto em nosso site www.b4j.ca. Também estamos enviando fotos digitais para serem incluídas em seu site e descobrindo a logística de uso da marca aprovada pela UCU em nossos materiais de comunicação, ou seja, reconhecendo seu apoio em nosso site.

Obrigado novamente por sua generosidade, e que Deus continue a abençoá-lo neste Ano da Fé!

Seu em Cristo,

Tanya Choly (diretora do acampamento)

Pe. Bohdan Choly (Capelão)

Olia Dezurevych (Diretor Administrativo)

Em vez de ser endereçado a um único destinatário, o acampamento decidiu escrever para seu patrocinador corporativo como um todo. Embora essa abordagem possa ser um pouco menos pessoal, eles a compensam com amplos detalhes e uma recapitulação específica da experiência dos campistas - e fotos!

5. Mala direta versus cartas de agradecimento por e-mail

Agora que você sabe o que dizer em sua carta de agradecimento de doação, é tão importante que você use os canais de comunicação certos para transmitir sua mensagem. À medida que novas tecnologias são introduzidas, a forma como as organizações se relacionam com os apoiadores continua a evoluir.

A mala direta tem sido uma longa tradição de transmissão de cartas físicas de uma pessoa para outra. No entanto, a ascensão da Internet e das mensagens de e-mail levou a uma nova pergunta que você precisa fazer a si mesmo quando se trata de comunicações de doadores (e especificamente cartas de agradecimento!).

Devo usar mala direta ou e-mail?

Aqui estão algumas das principais vantagens de cada um.

Mala direta

• Mais pessoal: uma carta física tende a ter um apelo mais pessoal do que um e-mail na tela do computador. Isto é especialmente verdade se a sua organização tiver tempo para escrever e/ou assinar suas cartas de agradecimento à mão!
• Lembrete físico: muitas pessoas guardam cartas por dias depois de recebidas, sejam elas em uma bancada ou presas a uma geladeira. Dessa forma, sua carta funciona como um lembrete constante de sua organização e do trabalho que você está fazendo. Além disso, estudos mostram que é mais provável que um indivíduo se lembre de algo escrito em papel do que em uma tela!
• Pode se destacar: especialmente na era digital, pode ser difícil romper a desordem. É por isso que, às vezes, uma carta física bonita e bem elaborada pode ser exatamente o que você precisa para que sua mensagem se destaque.

E-mail

• Mais barato: uma das maiores vantagens do e-mail é que ele é gratuito para enviar e receber comunicações de doadores. Sem a necessidade de se preocupar em comprar envelopes e selos, sua organização pode economizar esse dinheiro extra e reinvesti-lo em outro lugar.
• Mais rápido: em vez de esperar vários dias para que sua carta passe pelo correio e caminhão de correio e, eventualmente, chegue à caixa de correio do destinatário, uma mensagem de e-mail pode ser transferida para o computador em um instante.
• Mais fácil: Finalmente, um e-mail pode chegar ao doador sem que você e sua equipe precisem gastar tempo imprimindo, dobrando e enchendo envelopes. Assim que você digitar sua mensagem, tudo que você precisa fazer é clicar em enviar!

Para a maioria das organizações, a melhor resposta envolve algum tipo de combinação dos dois. Por exemplo, você pode pedir a cada doador que escolha seu método de comunicação preferido no formulário de doação. Então, você terá conhecimento em primeira mão sobre as estratégias que funcionam melhor para cada indivíduo. Apenas certifique-se de que, se você pedir um método de comunicação preferido, você o honrará e continuará construindo relacionamentos fortes e duradouros.

Conclusão

Há muitas maneiras de escrever uma carta de agradecimento de doação, e não há duas letras iguais. É por isso que é uma boa ideia fazer sua pesquisa e decidir sobre a estratégia que funciona melhor para sua organização. Afinal, a parte mais importante é garantir que os doadores sintam seu apreço e compreendam seu próprio impacto na missão.