Una guía para elaborar la carta de agradecimiento de donación perfecta

Si alguna vez ha pasado tiempo recaudando fondos, sabe que agradecer a sus donantes es una de las partes más importantes del negocio.

Después de todo, la apreciación de los donantes es un elemento fundamental necesario para hacer crecer una organización sin fines de lucro al aumentar la retención de donantes y aumentar los ingresos por recaudación de fondos.

Es por eso que hemos creado esta guía completa para escribir cartas de agradecimiento por donaciones. A medida que analicemos cada uno de los siguientes temas, puede comprender mejor el trabajo que implica agradecer personalmente a los donantes por sus contribuciones a su misión:

• ¿Por qué enviar una carta de agradecimiento por las donaciones?
• Componentes de una carta de agradecimiento por donación
• Modelo de carta de agradecimiento por donación
• Ejemplos de impresionantes cartas de agradecimiento por donaciones
• Correo directo versus cartas de agradecimiento por correo electrónico

Elaboración de la carta de agradecimiento de donación perfecta

Ya sea que recién esté iniciando una organización sin fines de lucro o dirija una organización establecida que busca financiamiento en un momento difícil, estas son algunas de las mejores prácticas que puede seguir para garantizar el éxito. ¿Preparado para comenzar? ¡Saltamos!

1. ¿Por qué enviar una carta de agradecimiento por las donaciones?

Una carta de agradecimiento por donación es una simple respuesta de agradecimiento por un regalo recibido por un individuo o una organización. Por lo general, solo unos pocos párrafos, las cartas de agradecimiento brindan una oportunidad para que las organizaciones compartan su agradecimiento y demuestren el impacto de cada donación.

Si bien cualquiera puede enviar una carta de agradecimiento por donación (incluida la recaudación de fondos individuales para un viaje misionero, gastos médicos u otro costo importante), este tipo de cartas suelen escribirse y enviarse por organizaciones sin fines de lucro y otras organizaciones benéficas.

Estas son algunas de las razones principales por las que una organización sin fines de lucro debe enviar una carta de agradecimiento por donación:

• Muestre su gratitud: es probable que los donantes que no sientan que su contribución fue apreciada adecuadamente no regresen para una donación de seguimiento. ¡Además, es decencia humana básica agradecer a alguien por un regalo!
• Haga que los donantes regresen: por otro lado, los donantes que se sienten apreciados tienen más probabilidades de convertirse en donantes recurrentes e incluso recurrentes. Aumentar su tasa de retención de donantes es una excelente manera de obtener financiamiento constante sin buscar constantemente nuevos donantes.
• Comparta el impacto de la donación: al expresar específicamente el impacto que cada donación tiene en la misión general de su organización sin fines de lucro, puede ayudar a los donantes a visualizar mejor su participación personal en la organización. Incluir fotos y testimonios es una excelente manera de ejemplificar este impacto.
• Mantenga a su organización en la mente: no quiere que el donante se olvide de su organización tan pronto como haga clic en Enviar. En su lugar, siga recordándoles el buen trabajo que están haciendo juntos , así como otras oportunidades de participación.

Al enviar una carta de agradecimiento personalizada a cada donante, puede demostrar que su organización se preocupa por todas y cada una de las donaciones, sin importar el tamaño. Esto no solo ayudará a impulsar sus esfuerzos de recaudación de fondos, sino también a fortalecer las relaciones con los seguidores.

2. Componentes de una carta de agradecimiento por donación

Si eres nuevo en escribir cartas de agradecimiento por donaciones, puede parecer una tarea desalentadora. Sin embargo, una carta de agradecimiento optimizada se puede simplificar y dividir en ocho componentes esenciales, lo que lo convierte en un proceso mucho más simple y fácil de administrar.

Aquí hay ocho elementos para incluir en una carta de agradecimiento de donación efectiva:

• Saludo personalizado: Comenzar dirigiéndose al destinatario por su nombre establece un tono positivo y cómodo para toda la carta. Utilice su base de datos para asegurarse de que está utilizando los nombres preferidos de sus donantes en la carta.
• Dé las gracias por un regalo específico: para evitar que su carta parezca una nota de agradecimiento genérica enviada automáticamente a todos los donantes, es una buena idea agradecer a cada individuo por su contribución específica. De esta manera el donante sabe que ves y aprecias su regalo particular.
• Resumen de la misión de la organización sin fines de lucro: Incluir algunas oraciones que resuman la misión general de su organización sin fines de lucro es una excelente manera de recordar a los donantes para qué está trabajando y cómo están ayudando. Lo más probable es que los donantes estén algo familiarizados con la organización, por lo que esta parte no necesita ser muy profunda.
• Detalles del proyecto o campaña actual: esta parte se sumerge más específicamente en las acciones actuales tomadas por su organización para promover su misión, ya sea organizar un campamento, organizar un evento o promover un nuevo proyecto.
• Aborde el impacto que tendrá la donación: cuando los donantes dan, es porque quieren ayudar a los demás. Por eso es tan importante demostrar el impacto específico que tiene una donación en sus electores o en el éxito de la programación. Ya sea que trabaje con niños, animales o ancianos, es una gran idea contar historias positivas sobre personas que se han visto impactadas por la generosidad de sus donantes.
• Información de contacto: es importante proporcionar una forma para que los donantes se comuniquen con cualquier pregunta o inquietud sobre su organización en general o sobre su donación específica. Hágale saber al lector que a su equipo le encantaría saber de ellos y bríndeles una forma clara de comunicarse con usted.
• Cierre: asegúrese de firmar las cartas de agradecimiento de su donación de una persona individual en lugar de la organización como entidad. Esto lleva a una sensación más personal, como una carta escrita de una persona a otra. ¡Considere enviar las cartas desde una posición de liderazgo como su director ejecutivo para que su carta se destaque!
• PD: Según los estudios de movimiento ocular, la PD suele ser lo primero que lee un destinatario después de buscar su nombre. Eso significa que es importante elaborar cuidadosamente su declaración de PS, en lugar de dejarla como una idea de último momento (o descartarla por completo).

Si bien parte de esta información es específica para el donante individual y, por lo tanto, se ajusta a cada carta que escriba (como un saludo y un agradecimiento específico), otra parte se transferirá de una carta a otra (su misión, impacto y proyectos actuales).

Con recursos útiles como plataformas de recaudación de fondos en línea y herramientas de envío de mensajes de texto, gran parte de esta información se puede recopilar automáticamente y extraer para sus cartas de agradecimiento por donación, lo que hace que el proceso sea más fácil que nunca.

3. Plantilla de carta de agradecimiento por donación

Si está listo para comenzar a escribir las cartas de agradecimiento de su donación pero no está seguro de qué decir, aquí tiene una plantilla bien diseñada que puede usar para su propia correspondencia de donante. Mientras lee detenidamente, puede ver que esta plantilla específica incorpora cada uno de los componentes esenciales antes mencionados de una carta de agradecimiento de donación efectiva:

Estimado [nombre del donante],

Gracias por su generosa donación de [tamaño del regalo en dólares] el [fecha de la donación]. Aquí en [nombre de la organización], nos apasiona [breve resumen de la declaración de misión].

Su generosa donación tiene un impacto positivo en [objetivo general] por [proyecto actual], [proyecto actual] y [proyecto actual]. Gracias al dinero recaudado a través de [nombre de la campaña o recaudación de fondos en particular], [número de electores] ahora tiene acceso a [beneficio] y [beneficio].

Para obtener más información sobre [nombre de la organización] y cómo sus donaciones han marcado una diferencia en la comunidad, comuníquese con nosotros por [número de teléfono] o [dirección de correo electrónico]. ¡Nos encantaría saber de usted!

Atentamente,

[Nombre completo]
[Título dentro de la organización]

PD Para obtener más información sobre las últimas noticias en [nombre de la organización], consulte nuestro sitio web en [URL] o síganos en [plataforma de redes sociales] en [nombre de usuario].

Para obtener más plantillas de ejemplo, consulte estas plantillas de cartas descargables gratuitas que puede personalizar con su propia información y comenzar a enviarlas a valiosos donantes.

4. Ejemplos de impresionantes cartas de agradecimiento por donaciones

A veces, la mejor manera de entender cómo hacer algo es echar un vistazo a ejemplos poderosos que otros han completado en el pasado. Es por eso que hemos compilado estas cuatro cartas de agradecimiento de donaciones de primer nivel de organizaciones sin fines de lucro como la suya. Lea estos ejemplos y seleccione algunas de las mejores prácticas que le gustaría emular en sus propias cartas.

DonantesElegir

DonorsChoose trabaja con estudiantes y profesores de todo el mundo para recopilar y distribuir recursos valiosos a escuelas con fondos insuficientes. Luego, los estudiantes que reciben estos suministros envían cartas de agradecimiento personalizadas y conmovedoras a los donantes que apoyan su educación.

Aquí hay dos ejemplos de cartas de agradecimiento de niños de escuela primaria que demuestran su agradecimiento por varios útiles escolares donados:

Carta #1

Queridos amigos,

¡Mi cerebro se está volviendo más inteligente con la tableta! ¡Gracias!

Con amor, Liliana

Carta #2

Muchísimas gracias…[478 más “así”]... MUCHÍSIMAS.

*jadea para respirar*

Deberías sentirte especial. Esto me tomó 2 horas para terminar los 483 "así que".

Estas cartas simples son efectivas porque vienen directamente de los beneficiarios de las donaciones. ¡Además, los niños agregan automáticamente una capa adicional de habilidad y personalización únicas!

amor146

Love146 es una organización sin fines de lucro que busca terminar con el tráfico de niños brindando una amplia educación preventiva y trabajando con víctimas y sobrevivientes del tráfico de niños.

Este es un ejemplo de una carta de agradecimiento por donación de la organización en respuesta a una exitosa campaña #GivingTuesday:

Carta #3

Tienes el poder de generar cambios. -Amo a Sam.

Esta mañana, entré a la oficina y encontré un pequeño paquete de estudiantes en Nueva Jersey; habían hecho tarjetas para niños en nuestro Programa de Atención a Sobrevivientes. El mensaje de Sam se destacó: tienes el poder de crear cambios.

Momentos después, a las 9:02 am, cumplimos nuestra meta de recaudación de fondos #GivingTuesday. No estoy bromeando. 9:02. Estamos agradecidos por todos los que donaron (e incluso por ustedes que tuvieron la energía para abrir un correo electrónico de caridad más hoy y leerlo - bravo). Como dijo Sam, tienes el poder de crear cambios.

Desde que comenzó en 2012, #GivingTuesday se ha convertido en uno de los mayores eventos anuales de base para Love146. Estamos agradecidos por cada regalo: desde nuestro donante equivalente, el campeón del Super Bowl Britton Colquitt y su familia, hasta un donante de $10 esta mañana que compartió: "Doné porque los niños deben divertirse y jugar".

Gracias a su generosidad, nuestros programas de Educación para la Prevención y Atención al Sobreviviente llegarán a más niños. Es importante para cada uno de ellos que tomemos el poder que tenemos y lo usemos para crear cambios. Gracias por hacer eso hoy.

marilyn murray

Director de Comunicaciones, Love146

Esta carta de agradecimiento por donación está escrita en un tono informal y coloquial, como si la escribiera un amigo a otro. Mediante el uso de técnicas de narración y humor, la carta es una lectura rápida, fácil e interesante.

Además de un mensaje básico de agradecimiento, el remitente también se toma el tiempo para profundizar en los antecedentes de la organización con #GivingTuesday y para anotar ejemplos específicos de dónde se destinarán los fondos.

Campamento Catequético “Break 4 Jesus”

Break for Jesus es una organización religiosa que organiza un campamento de vacaciones de primavera de una semana para niños en Canadá. Este es un ejemplo de una carta de agradecimiento por donación escrita a su principal patrocinador, una cooperativa de ahorro y crédito ucraniana:

Carta #4

¡Gloria a Jesucristo!

Estimados miembros del comité:

Deseamos extender nuestro más cálido agradecimiento por su generosa donación en apoyo del Campamento Break for Jesus, que se llevó a cabo con éxito del 10 al 16 de marzo. ¡Eres nuestro principal patrocinador! Más de 60 niños participaron en una semana de fe, diversión y amistad en el hermoso Centro de Retiros Mount Mary en Ancaster.

Las Hermanas nos dieron una cálida bienvenida, mientras que los consejeros juveniles y los adultos voluntarios trabajaron arduamente para que esta semana nuestros niños descubrieran más sobre su fe católica ucraniana y nuestras tradiciones bizantinas, y se divirtieran mucho haciéndolo.

Cada niño hizo un ícono en vidrio (al revés), escuchó enseñanzas, oró, cantó, jugó y se divirtió e hizo muchos amigos. Lo más destacado fue la visita de nuestro obispo Stephen, cuando después de presidir la renovación de nuestros votos bautismales y rociarnos a todos con agua bendita, ¡el obispo les dio a todos una caja de Smarties!

B4J no podría funcionar sin tu ayuda. Incluimos un par de fotos de nuestros hijos. Se puede ver más en nuestro sitio web www.b4j.ca. También estamos en el proceso de enviar fotos digitales para incluirlas en su sitio web y averiguar la logística del uso de la marca aprobada por la UCU en nuestros materiales de comunicación, es decir, reconocer su apoyo en nuestro sitio web.

¡Gracias de nuevo por su generosidad y que Dios les siga bendiciendo en este Año de la Fe!

Suyo en Cristo,

Tanya Choly (Directora del campamento)

Padre Bohdan Choly (capellán)

Olia Dezurevych (Directora Administrativa)

En lugar de dirigirse a un solo destinatario, el campamento decidió escribir a su patrocinador corporativo en su conjunto. Si bien este enfoque puede ser un poco menos personal, lo compensan con muchos detalles y un resumen específico de la experiencia de los campistas, ¡y fotos!

5. Cartas de agradecimiento por correo directo o por correo electrónico

Ahora que sabe qué decir en su carta de agradecimiento por donación, es igual de importante que utilice los canales de comunicación correctos para transmitir su mensaje. A medida que se introducen nuevas tecnologías, la forma en que las organizaciones se relacionan con los seguidores continúa evolucionando.

El correo directo ha sido una larga tradición de transmitir cartas físicas de una persona a otra. Sin embargo, el auge de Internet y la mensajería de correo electrónico ha llevado a una nueva pregunta que debe hacerse en lo que respecta a las comunicaciones con los donantes (¡y específicamente las cartas de agradecimiento!).

¿Debo usar correo directo o correo electrónico?

Estas son algunas de las principales ventajas de cada uno.

Correo directo

• Más personal: una carta física tiende a tener un atractivo más personal que un correo electrónico en la pantalla de una computadora. ¡Esto es especialmente cierto si su organización se toma el tiempo de escribir y/o firmar sus cartas de agradecimiento a mano!
• Recordatorio físico: muchas personas conservan las cartas durante días después de recibirlas, ya sea sobre un mostrador o sujetas a un refrigerador. De esa manera, su carta funciona como un recordatorio constante de su organización y el trabajo que está haciendo. Además, los estudios muestran que es más probable que una persona recuerde algo escrito en papel que en una pantalla.
• Puede sobresalir: especialmente en la era digital, puede ser difícil abrirse paso entre el desorden. Es por eso que a veces una carta física agradable y bien elaborada puede ser exactamente lo que necesita para que su mensaje se destaque.

Correo electrónico

• Más barato: una de las mayores ventajas del correo electrónico es que es gratis enviar y recibir comunicaciones de donantes. Sin necesidad de preocuparse por comprar sobres y sellos, su organización puede ahorrar ese dinero extra y reinvertirlo en otro lugar.
• Más rápido: en lugar de esperar varios días para que su carta pase por la oficina de correos y el camión de correo y finalmente llegue al buzón del destinatario, un mensaje de correo electrónico puede transferirse a su computadora en un instante.
• Más fácil: finalmente, un correo electrónico puede llegar al donante sin que usted y su equipo tengan que perder tiempo imprimiendo, doblando y rellenando sobres. ¡Tan pronto como haya escrito su mensaje, todo lo que necesita hacer es enviar!

Para la mayoría de las organizaciones, la mejor respuesta implica algún tipo de combinación de las dos. Por ejemplo, puede considerar pedirle a cada donante que elija su método de comunicación preferido dentro del formulario de donación. Luego, tendrá conocimiento de primera mano sobre las estrategias que funcionan mejor para cada individuo. Solo asegúrese de que si solicita un método de comunicación preferido, lo respete y continúe construyendo relaciones sólidas y duraderas.

Conclusión

Hay muchas maneras de escribir una carta de agradecimiento por donación, y no hay dos cartas iguales. Por eso es una buena idea investigar y decidir la estrategia que funcione mejor para su organización. Después de todo, la parte más importante es asegurarse de que los donantes sientan su aprecio y comprendan su propio impacto en la misión.