คู่มือการสร้างจดหมายขอบคุณสำหรับการบริจาคที่สมบูรณ์แบบ

หากคุณเคยใช้เวลาในการระดมทุน คุณรู้ว่าการขอบคุณผู้บริจาคเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของธุรกิจ

ท้ายที่สุด ความชื่นชมจากผู้บริจาคเป็นองค์ประกอบพื้นฐานที่จำเป็นต่อการขยายองค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรโดยการเพิ่มการรักษาผู้บริจาคและเพิ่มรายได้การระดมทุน

นั่นเป็นเหตุผลที่เราได้จัดทำคู่มือที่ครอบคลุมสำหรับการเขียนจดหมายขอบคุณบริจาคนี้ ขณะที่เราอธิบายแต่ละหัวข้อต่อไปนี้ คุณสามารถสร้างความเข้าใจที่ดีขึ้นเกี่ยวกับงานที่จะนำไปสู่การขอบคุณผู้บริจาคเป็นการส่วนตัวสำหรับการมีส่วนร่วมในภารกิจของคุณ:

• ทำไมต้องส่งจดหมายขอบคุณสำหรับการบริจาค?
• ส่วนประกอบของจดหมายขอบคุณการบริจาค
• แม่แบบจดหมายขอบคุณบริจาค
• ตัวอย่างจดหมายขอบคุณการบริจาคที่น่าประทับใจ
• จดหมายโดยตรงเทียบกับจดหมายขอบคุณทางอีเมล

การประดิษฐ์จดหมายขอบคุณการบริจาคที่สมบูรณ์แบบ

ไม่ว่าคุณจะเพิ่งเริ่มต้นองค์กรไม่แสวงหากำไรหรือคุณดำเนินการองค์กรที่จัดตั้งขึ้นเพื่อแสวงหาเงินทุนในช่วงเวลาที่ยากลำบาก นี่คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางส่วนที่คุณสามารถปฏิบัติตามเพื่อให้มั่นใจว่าจะประสบความสำเร็จ พร้อมที่จะเริ่มต้นหรือยัง กระโดดเข้าไปกันเถอะ!

1. ทำไมต้องส่งจดหมายขอบคุณสำหรับการบริจาค?

จดหมายขอบคุณสำหรับการบริจาคเป็นการตอบรับอย่างง่าย ๆ สำหรับของขวัญที่บุคคลหรือองค์กรได้รับ โดยทั่วไปแล้วจดหมายขอบคุณจะมีความยาวเพียงไม่กี่ย่อหน้าเท่านั้น เปิดโอกาสให้องค์กรต่างๆ ได้แสดงความขอบคุณและแสดงให้เห็นถึงผลกระทบของการบริจาคแต่ละครั้ง

แม้ว่าทุกคนจะส่งจดหมายขอบคุณสำหรับการบริจาค (รวมถึงการระดมทุนสำหรับบุคคลเพื่อเดินทางไปปฏิบัติภารกิจ ค่ารักษาพยาบาล หรือค่าใช้จ่ายอื่นๆ จำนวนมาก) จดหมายประเภทนี้มักเขียนและส่งโดยองค์กรไม่แสวงหากำไรและองค์กรการกุศลอื่นๆ

ต่อไปนี้คือเหตุผลหลักบางประการที่องค์กรไม่แสวงหากำไรในการส่งจดหมายขอบคุณการบริจาค:

• แสดงความกตัญญูของคุณ: ผู้บริจาคที่ไม่รู้สึกว่าการบริจาคของพวกเขาได้รับการชื่นชมอย่างเพียงพอ ไม่น่าจะกลับมาบริจาคเพื่อติดตามผล นอกจากนี้ยังเป็นความเหมาะสมขั้นพื้นฐานของมนุษย์ที่จะขอบคุณใครสักคนสำหรับของขวัญ!
• ให้ผู้บริจาคกลับมา: ในทางกลับกัน ผู้บริจาคที่ รู้สึก ซาบซึ้งมักจะกลายเป็นผู้บริจาคซ้ำและแม้กระทั่งผู้บริจาคซ้ำ การเพิ่มอัตราการรักษาผู้บริจาคของคุณเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการนำเงินทุนที่สม่ำเสมอโดยไม่ต้องหาผู้บริจาครายใหม่อย่างต่อเนื่อง
• แชร์ผลกระทบจากการบริจาค: การแสดงผลกระทบที่การบริจาคแต่ละครั้งมีต่อภารกิจโดยรวมขององค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณโดยเฉพาะ จะช่วยให้ผู้บริจาคเห็นภาพการมีส่วนร่วมในองค์กรได้ดีขึ้น การรวมรูปภาพและคำรับรองเป็นวิธีที่ดีในการยกตัวอย่างผลกระทบนี้
• ให้ความสำคัญกับองค์กรของคุณอยู่เสมอ: คุณไม่ต้องการให้ผู้บริจาคลืมเกี่ยวกับองค์กรของคุณทันทีที่พวกเขาคลิกส่ง ให้เตือนพวกเขาถึงงานที่ดีที่คุณทำ ร่วมกัน เช่นเดียวกับโอกาสเพิ่มเติมสำหรับการมีส่วนร่วม

การส่งจดหมายขอบคุณส่วนบุคคลไปยังผู้บริจาคแต่ละราย แสดงว่าองค์กรของคุณใส่ใจกับการบริจาคแต่ละครั้ง ไม่ว่าขนาดจะใหญ่แค่ไหน สิ่งนี้ไม่เพียงแต่จะช่วยเพิ่มความพยายามในการระดมทุนของคุณ แต่ยังช่วยกระชับความสัมพันธ์กับผู้สนับสนุนด้วย

2. ส่วนประกอบของจดหมายขอบคุณบริจาค

หากคุณยังใหม่กับการเขียนจดหมายขอบคุณการบริจาค อาจดูเหมือนเป็นงานที่น่ากลัว อย่างไรก็ตาม จดหมายขอบคุณที่ปรับให้เหมาะสมที่สุดสามารถทำให้ง่ายขึ้นและแบ่งออกเป็นองค์ประกอบสำคัญแปดอย่าง ทำให้กระบวนการง่ายขึ้นและจัดการได้ง่ายยิ่งขึ้น

ต่อไปนี้คือองค์ประกอบแปดประการที่จะรวมไว้ในจดหมายขอบคุณการบริจาคที่มีประสิทธิภาพ:

• คำทักทายในแบบของคุณ: การเริ่มต้นโดยระบุชื่อผู้รับด้วยชื่อจะทำให้เกิดน้ำเสียงที่เป็นบวกและสบายใจสำหรับจดหมายทั้งฉบับ ใช้ฐานข้อมูลของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าคุณใช้ชื่อที่ต้องการของผู้บริจาคในจดหมาย
• แสดงความขอบคุณสำหรับของขวัญชิ้นใดชิ้นหนึ่ง: เพื่อหลีกเลี่ยงจดหมายของคุณที่ดูเหมือนจดหมายขอบคุณทั่วไปที่ส่งโดยอัตโนมัติไปยังผู้บริจาคทุกคน คุณควรขอบคุณแต่ละคนสำหรับการบริจาคเฉพาะของพวกเขา ด้วยวิธีนี้ผู้บริจาคจะรู้ว่าคุณเห็นและซาบซึ้งในของขวัญชิ้นพิเศษ ของพวกเขา
• สรุปภารกิจที่ไม่แสวงหากำไร: การรวมประโยคสองสามประโยคเพื่อสรุปภารกิจโดยรวมขององค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณเป็นวิธีที่ดีในการเตือนผู้บริจาคว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่และช่วยเหลืออย่างไร เป็นไปได้มากว่าผู้บริจาคค่อนข้างคุ้นเคยกับองค์กร ดังนั้นส่วนนี้จึงไม่จำเป็นต้องเจาะลึกมากนัก
• รายละเอียดของโครงการหรือแคมเปญปัจจุบัน: ส่วนนี้จะเจาะจงมากขึ้นในการดำเนินการในปัจจุบันที่องค์กรของคุณดำเนินการเพื่อสานต่อภารกิจของคุณ ไม่ว่าจะเป็นการจัดค่าย การจัดกิจกรรม หรือการส่งเสริมโครงการใหม่
• กล่าวถึงผลกระทบของการบริจาค: เมื่อผู้บริจาคมอบให้ นั่นเป็นเพราะพวกเขาต้องการช่วยเหลือผู้อื่น นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมการแสดงผลกระทบเฉพาะที่การบริจาคมีต่อองค์ประกอบหรือความสำเร็จในการเขียนโปรแกรมของคุณจึงเป็นสิ่งสำคัญ ไม่ว่าคุณจะทำงานกับเด็ก สัตว์ หรือผู้สูงอายุ จะเป็นความคิดที่ดีที่จะบอกเล่าเรื่องราวเชิงบวกเกี่ยวกับบุคคลที่ได้รับผลกระทบจากความเอื้ออาทรของผู้บริจาคของคุณ
• ข้อมูลติดต่อ: สิ่งสำคัญคือต้องจัดเตรียมวิธีการให้ผู้บริจาคติดต่อกับคำถามหรือข้อกังวลใดๆ เกี่ยวกับองค์กรของคุณโดยรวมหรือเกี่ยวกับของขวัญเฉพาะของพวกเขา ให้ผู้อ่านรู้ว่าทีมของคุณชอบที่จะได้ยินจากพวกเขาและให้แนวทางที่ชัดเจนในการติดต่อคุณ
• การ ปิด: อย่าลืมลงนามในจดหมายขอบคุณสำหรับการบริจาคจากบุคคลธรรมดา แทนที่จะเป็นองค์กรในฐานะนิติบุคคล สิ่งนี้นำไปสู่ความรู้สึกส่วนตัวมากขึ้น เป็นจดหมายที่เขียนจากคนหนึ่งถึงอีกคนหนึ่ง พิจารณาส่งจดหมายจากตำแหน่งผู้นำเช่นกรรมการบริหารของคุณเพื่อทำให้จดหมายของคุณโดดเด่น!
• PS: จากการศึกษาเกี่ยวกับการเคลื่อนไหวของดวงตา PS มักจะเป็นสิ่งแรกที่ผู้รับอ่านหลังจากสแกนหาชื่อของพวกเขา ซึ่งหมายความว่าสิ่งสำคัญคือต้องสร้างคำสั่ง PS ของคุณอย่างระมัดระวัง แทนที่จะปล่อยให้มันเป็นการคิดภายหลัง (หรือทั้งหมด)

แม้ว่าข้อมูลบางส่วนจะเฉพาะเจาะจงสำหรับผู้บริจาคแต่ละราย และด้วยเหตุนี้จึงปรับเปลี่ยนสำหรับจดหมายแต่ละฉบับที่คุณเขียน (เช่น คำทักทายและการขอบคุณอย่างเฉพาะเจาะจง) ข้อมูลบางส่วนจะส่งต่อจากจดหมายหนึ่งไปยังอีกฉบับหนึ่ง (ภารกิจ ผลกระทบ และโครงการปัจจุบันของคุณ)

ด้วยแหล่งข้อมูลที่เป็นประโยชน์ เช่น แพลตฟอร์มการระดมทุนออนไลน์และเครื่องมือข้อความที่จะให้ ข้อมูลจำนวนมากนี้สามารถเก็บรวบรวมโดยอัตโนมัติและดึงออกมาสำหรับจดหมายขอบคุณการบริจาคของคุณ ทำให้กระบวนการง่ายขึ้นกว่าที่เคย

3. เทมเพลตจดหมายขอบคุณบริจาค

หากคุณพร้อมที่จะเริ่มเขียนจดหมายขอบคุณการบริจาคของคุณ แต่คุณไม่แน่ใจว่าจะพูดอะไร นี่คือเทมเพลตที่สร้างขึ้นมาอย่างดีซึ่งคุณสามารถใช้สำหรับการติดต่อผู้บริจาคของคุณเอง เมื่อคุณอ่านอย่างถี่ถ้วน คุณจะเห็นว่าเทมเพลตเฉพาะนี้รวมองค์ประกอบที่จำเป็นแต่ละอย่างที่กล่าวมาของจดหมายขอบคุณการบริจาคที่มีประสิทธิภาพ:

เรียน [ชื่อผู้บริจาค],

ขอขอบคุณสำหรับการบริจาค [ขนาดของขวัญเป็นดอลลาร์] ในวันที่ [วันที่บริจาค] ที่ [ชื่อองค์กร] เราหลงใหลเกี่ยวกับ [บทสรุปสั้นๆ ของพันธกิจ]

การบริจาคด้วยความเอื้อเฟื้อของคุณส่งผลดีต่อ [เป้าหมายโดยรวม] โดย [โครงการปัจจุบัน], [โครงการปัจจุบัน] และ [โครงการปัจจุบัน] ขอบคุณเงินที่ได้รับจาก [ชื่อแคมเปญหรือกองทุนเฉพาะ] ตอนนี้ [จำนวนองค์ประกอบ] สามารถเข้าถึง [ผลประโยชน์] และ [ผลประโยชน์] ได้แล้ว

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ [ชื่อองค์กร] และของขวัญของคุณสร้างความแตกต่างในชุมชนได้อย่างไร โปรดติดต่อเราทาง [หมายเลขโทรศัพท์] หรือ [ที่อยู่อีเมล] เราชอบที่จะได้ยินจากคุณ!

ขอแสดงความนับถือ

[ชื่อเต็ม]
[ชื่อภายในองค์กร]

PS หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับข่าวล่าสุดที่ [ชื่อองค์กร] ตรวจสอบเว็บไซต์ของเราที่ [URL] หรือติดตามเราบน [แพลตฟอร์มโซเชียลมีเดีย] ที่ [ชื่อผู้ใช้]

สำหรับเทมเพลตตัวอย่างเพิ่มเติม ลองดูเทมเพลตจดหมายที่ดาวน์โหลดได้ฟรีเหล่านี้ซึ่งคุณสามารถปรับแต่งด้วยข้อมูลของคุณเองและเริ่มส่งไปยังผู้บริจาคที่มีค่า!

4. ตัวอย่างจดหมายขอบคุณการบริจาคที่น่าประทับใจ

บางครั้งวิธีที่ดีที่สุดในการทำความเข้าใจวิธีการทำบางสิ่งคือการดูตัวอย่างที่ทรงพลังที่คนอื่นเคยทำมาแล้วในอดีต นั่นเป็นเหตุผลที่เราได้รวบรวมจดหมายขอบคุณการบริจาคระดับสูงสี่ฉบับจากองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรเช่นเดียวกับคุณ อ่านตัวอย่างเหล่านี้และเลือกแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่คุณต้องการเลียนแบบในจดหมายของคุณเอง!

ผู้บริจาคเลือก

DonorsChoose ทำงานร่วมกับนักเรียนและครูทั่วโลกเพื่อรวบรวมและแจกจ่ายทรัพยากรอันมีค่าให้กับโรงเรียนที่ขาดแคลนทุนทรัพย์ จากนั้นนักเรียนที่ได้รับอุปกรณ์เหล่านี้จะส่งจดหมายขอบคุณที่เป็นส่วนตัวและอบอุ่นหัวใจกลับไปให้กับผู้บริจาคที่สนับสนุนการศึกษาของพวกเขา

ต่อไปนี้คือตัวอย่างจดหมายขอบคุณ 2 ฉบับจากเด็กประถมที่แสดงความขอบคุณสำหรับอุปกรณ์การเรียนต่างๆ ที่ได้รับบริจาค:

จดหมาย #1

เพื่อนรัก,

สมองของฉันกำลังฉลาดขึ้นจากแท็บเล็ต! ขอขอบคุณ!

รักนะ ลิเลียน่า

จดหมาย #2

ขอบคุณมากจริงๆ…[478 more “so's”]... มาก

*หอบหายใจ*

คุณควรรู้สึกพิเศษ ฉันใช้เวลา 2 ชั่วโมงกว่าจะเสร็จสิ้นทั้ง 483 "ดังนั้น"

จดหมายง่ายๆ เหล่านี้ใช้ได้ผลเพราะมาจากผู้รับเงินบริจาคโดยตรง นอกจากนี้ เด็ก ๆ ยังเพิ่มชั้นความสามารถพิเศษและการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณโดยอัตโนมัติ!

รัก146

Love146 เป็นองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรที่ต้องการยุติการค้าเด็กโดยให้การศึกษาด้านการป้องกันที่ครอบคลุมและทำงานร่วมกับเหยื่อและผู้รอดชีวิตจากการค้าเด็ก

นี่คือตัวอย่างจดหมายขอบคุณการบริจาคจากองค์กรเพื่อตอบสนองต่อแคมเปญ #GivingTuesday ที่ประสบความสำเร็จ:

จดหมาย #3

คุณมีพลังที่จะสร้างการเปลี่ยนแปลง -รักแซม

เช้าวันนี้ ฉันเดินเข้าไปในสำนักงานและพบพัสดุเล็กๆ จากนักเรียนในรัฐนิวเจอร์ซีย์ พวกเขาทำการ์ดสำหรับเด็กในโครงการ Survivor Care Program ข้อความจากแซมโดดเด่น: คุณมีพลังในการสร้างการเปลี่ยนแปลง

ครู่ต่อมา เวลา 09:02 น. เราบรรลุเป้าหมายการระดมทุน #GivingTuesday ฉันไม่ได้ล้อเล่น. 9:02. เราขอขอบคุณทุกท่านที่ให้ (และแม้กระทั่งสำหรับคุณที่มีความแข็งแกร่งในการเปิดอีเมลการกุศลอีกฉบับในวันนี้และอ่าน - ไชโย) อย่างที่แซมพูด คุณมีพลังที่จะสร้างการเปลี่ยนแปลง

นับตั้งแต่เริ่มต้นในปี 2012 #GivingTuesday ได้กลายเป็นงานระดับรากหญ้าประจำปีที่ใหญ่ที่สุดงานหนึ่งสำหรับ Love146 เรารู้สึกขอบคุณสำหรับของขวัญทุกชิ้น ตั้งแต่ผู้บริจาคที่เข้าคู่กันของเรา Britton Colquitt แชมป์ซูเปอร์โบวล์และครอบครัวของเขา ไปจนถึงผู้บริจาค 10 ดอลลาร์ในเช้าวันนี้ที่บอกว่า “ฉันบริจาคเพราะเด็กๆ ควรสนุกและเล่นสนุก”

เนื่องจากความเอื้ออาทรของคุณ โครงการให้ความรู้ด้านการป้องกันและการดูแลผู้รอดชีวิตจะเข้าถึงเด็กๆ ได้มากขึ้น สิ่งสำคัญสำหรับพวกเขาแต่ละคนที่เราใช้พลังที่เรามีและใช้เพื่อสร้างการเปลี่ยนแปลง ขอบคุณที่ทำวันนี้

มาริลิน เมอร์เรย์

ผู้อำนวยการฝ่ายสื่อสาร Love146

จดหมายขอบคุณสำหรับการบริจาคนี้เขียนด้วยน้ำเสียงที่เป็นกันเอง ราวกับเขียนจากเพื่อนคนหนึ่งถึงอีกคนหนึ่ง ด้วยการใช้เทคนิคการเล่าเรื่องและอารมณ์ขัน จดหมายฉบับนั้นจึงอ่านง่าย รวดเร็ว และน่าสนใจ

นอกจากข้อความขอบคุณพื้นฐานแล้ว ผู้ส่งยังใช้เวลาในการดำดิ่งสู่ภูมิหลังขององค์กรด้วย #GivingTuesday ตลอดจนจดตัวอย่างเฉพาะเจาะจงว่าเงินทุนจะไปที่ใด

“แตก 4 พระเยซู” ค่ายคำสอน

Break for Jesus เป็นองค์กรทางศาสนาที่จัดค่ายพักฤดูใบไม้ผลิยาวหนึ่งสัปดาห์สำหรับเด็กในแคนาดา นี่คือตัวอย่างจดหมายขอบคุณการบริจาคที่เขียนถึงสปอนเซอร์หลักของพวกเขา สหภาพเครดิตยูเครน:

จดหมาย #4

ถวายเกียรติแด่พระเยซูคริสต์!

เรียน กรรมการทุกท่าน -

เราขอขอบคุณอย่างอบอุ่นสำหรับการบริจาคของคุณเพื่อสนับสนุน Break for Jesus Camp ซึ่งดำเนินการได้สำเร็จตั้งแต่วันที่ 10-16 มีนาคม คุณคือผู้สนับสนุนหลักของเรา! เด็กกว่า 60 คนเข้าร่วมสัปดาห์แห่งศรัทธา ความสนุกสนาน และมิตรภาพที่ Mount Mary Retreat Center ที่สวยงามใน Ancaster

ซิสเตอร์ให้การต้อนรับเราอย่างอบอุ่น ในขณะที่ที่ปรึกษาเยาวชนและอาสาสมัครที่เป็นผู้ใหญ่ทำงานกันอย่างหนักเพื่อทำให้สัปดาห์นี้ลูกๆ ของเราได้ค้นพบเพิ่มเติมเกี่ยวกับความเชื่อคาทอลิกในยูเครนและประเพณีไบแซนไทน์ของเรา และสนุกไปกับมัน

เด็กแต่ละคนทำไอคอนบนกระจก (ในทางกลับกัน) ฟังคำสอน สวดมนต์ ร้องเพลง เล่นเกมและเล่นกีฬา และได้เพื่อนใหม่มากมาย ไฮไลท์อยู่ที่การมาเยี่ยมของอธิการสตีเฟน เมื่อหลังจากเป็นประธานดูแลการต่ออายุคำปฏิญาณบัพติศมาและโปรยน้ำศักดิ์สิทธิ์ให้เราทุกคน อธิการมอบกล่องสมาร์ทตี้ให้ทุกคน!

B4J ไม่สามารถวิ่งได้หากไม่ได้รับความช่วยเหลือจากคุณ เรากำลังรวมรูปถ่ายลูกๆ ของเราสองสามรูป สามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ www.b4j.ca เว็บไซต์ของเรา เรากำลังดำเนินการส่งภาพถ่ายดิจิทัลเพื่อรวมบนเว็บไซต์ของคุณ และค้นหาโลจิสติกส์ของการใช้แบรนด์ที่ได้รับการรับรองจาก UCU ในสื่อการสื่อสารของเรา เช่น การยอมรับการสนับสนุนของคุณบนเว็บไซต์ของเรา

ขอขอบคุณอีกครั้งสำหรับความเอื้ออาทรของคุณ และขอให้พระเจ้าอวยพรคุณต่อไปในปีแห่งศรัทธานี้!

ของคุณในพระคริสต์

Tanya Choly (ผู้อำนวยการค่าย)

พ่อ Bohdan Choly (อนุศาสนาจารย์)

Olia Dezurevych (ผู้อำนวยการบริหาร)

แทนที่จะส่งถึงผู้รับเพียงรายเดียว ทางค่ายตัดสินใจเขียนจดหมายถึงผู้สนับสนุนองค์กรโดยรวม แม้ว่าวิธีการนี้อาจจะดูไม่ค่อยเป็นส่วนตัว แต่ก็ประกอบขึ้นด้วยรายละเอียดที่เพียงพอและบทสรุปเฉพาะของประสบการณ์ของผู้ตั้งแคมป์— และรูปถ่าย!

5. จดหมายโดยตรงและจดหมายขอบคุณทางอีเมล

เมื่อคุณรู้ว่าจะพูดอะไรในจดหมายขอบคุณการบริจาคของคุณ สิ่งสำคัญคือคุณต้องใช้ช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสมเพื่อส่งต่อข้อความของคุณ เมื่อมีการแนะนำเทคโนโลยีใหม่ วิธีที่องค์กรสัมพันธ์กับผู้สนับสนุนยังคงมีวิวัฒนาการต่อไป

จดหมายโดยตรงเป็นประเพณีที่มีมายาวนานในการส่งจดหมายจริงจากบุคคลหนึ่งไปยังอีกคนหนึ่ง อย่างไรก็ตาม การเพิ่มขึ้นของอินเทอร์เน็ตและการส่งข้อความทางอีเมลทำให้เกิดคำถามใหม่ที่คุณต้องถามตัวเองเมื่อต้องพูดถึงการสื่อสารของผู้บริจาค (และโดยเฉพาะจดหมายขอบคุณ!)

ฉันควรใช้ไดเร็คเมลหรืออีเมล?

นี่คือข้อดีหลักของแต่ละข้อ

จดหมายโดยตรง

• เป็นส่วนตัวมากขึ้น: จดหมายทางกายภาพมีแนวโน้มที่จะดึงดูดใจส่วนตัวมากกว่าอีเมลบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หากองค์กรของคุณใช้เวลาในการเขียนและ/หรือลงนามในจดหมายขอบคุณด้วยมือ!
• ตัวเตือนทางกายภาพ: หลายคนถือจดหมายเป็นเวลาหลายวันหลังจากได้รับ ไม่ว่าจะเป็นการนั่งบนเคาน์เตอร์หรือติดตู้เย็น ด้วยวิธีนี้ จดหมายของคุณจะเป็นเครื่องเตือนใจองค์กรและงานที่คุณทำอยู่เสมอ นอกจากนี้ ผลการศึกษายังระบุว่า บุคคลมักจะจำสิ่งที่เขียนบนกระดาษได้มากกว่าบนหน้าจอ!
• โดดเด่นได้ : โดยเฉพาะในยุคดิจิทัล การขจัดความยุ่งเหยิงนั้นทำได้ยาก นั่นเป็นเหตุผลที่บางครั้งจดหมายที่จับต้องได้ดีและออกแบบมาอย่างดีสามารถเป็นสิ่งที่คุณต้องการเพื่อให้ข้อความของคุณโดดเด่น

อีเมล

• ถูกกว่า: หนึ่งในข้อดีที่ใหญ่ที่สุดของอีเมลคือสามารถส่งและรับการสื่อสารของผู้บริจาคได้ ฟรี โดยไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับการซื้อซองจดหมายและแสตมป์ องค์กรของคุณสามารถประหยัดเงินพิเศษนั้นและนำไปลงทุนใหม่ได้ที่อื่น
• เร็วกว่า: แทนที่จะรอหลายวันเพื่อให้จดหมายของคุณส่งผ่านที่ทำการไปรษณีย์และรถส่งจดหมายและในที่สุดก็มาถึงกล่องจดหมายของผู้รับ ข้อความอีเมลสามารถถ่ายโอนไปยังคอมพิวเตอร์ของพวกเขาได้ในทันที
• ง่ายกว่า: สุดท้ายนี้ อีเมลสามารถส่งถึงผู้บริจาคได้ โดยที่คุณและทีมของคุณไม่ต้องเสียเวลาพิมพ์ พับ และบรรจุซองจดหมาย ทันทีที่คุณพิมพ์ข้อความออกมา สิ่งที่คุณต้องทำคือกดส่ง!

สำหรับองค์กรส่วนใหญ่ คำตอบที่ดีที่สุดคือการผสมผสานระหว่างสองสิ่งนี้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจขอให้ผู้บริจาคแต่ละรายเลือกวิธีการสื่อสารที่ต้องการภายในแบบฟอร์มการบริจาค จากนั้น คุณจะมีความรู้โดยตรงเกี่ยวกับกลยุทธ์ที่เหมาะสมกับแต่ละบุคคลมากที่สุด แค่ต้องแน่ใจว่าถ้าคุณขอวิธีการสื่อสารที่ต้องการ แสดงว่าคุณ ให้เกียรติ และสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นและยั่งยืนต่อไป

บทสรุป

มีหลายวิธีในการเขียนจดหมายขอบคุณสำหรับการบริจาค และไม่มีจดหมายสองฉบับที่เหมือนกัน จึงเป็นความคิดที่ดีที่จะทำวิจัยและตัดสินใจเลือกกลยุทธ์ที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณมากที่สุด ท้ายที่สุด ส่วนที่สำคัญที่สุดคือการทำให้แน่ใจว่าผู้บริจาครู้สึกขอบคุณและเข้าใจผลกระทบที่มีต่อภารกิจของตนเอง