Przewodnik po tworzeniu listu z podziękowaniami za idealną darowiznę

Jeśli kiedykolwiek zdarzyło Ci się zbierać fundusze, wiesz, że dziękowanie darczyńcom jest jedną z najważniejszych części biznesu.

W końcu uznanie darczyńców jest podstawowym elementem niezbędnym do rozwoju organizacji non-profit poprzez zwiększenie retencji darczyńców i zwiększenie przychodów z pozyskiwania funduszy.

Dlatego stworzyliśmy ten obszerny przewodnik po pisaniu listów z podziękowaniami za darowizny. Przechodząc przez każdy z poniższych tematów, możesz lepiej zrozumieć pracę związaną z osobistym podziękowaniem darczyńcom za ich wkład w Twoją misję:

• Po co wysyłać listy z podziękowaniami za darowizny?
• Elementy listu z podziękowaniem za darowiznę
• Szablon listu z podziękowaniami na darowiznę
• Przykłady imponujących listów z podziękowaniami za darowizny
• Poczta bezpośrednia a listy z podziękowaniami e-mailem

Tworzenie idealnego listu z podziękowaniami na darowiznę

Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz działalność non-profit, czy prowadzisz organizację o ugruntowanej pozycji, poszukującą finansowania w trudnym czasie, oto kilka najlepszych praktyk, które możesz zastosować, aby zapewnić sukces. Gotowy żeby zacząć? Wskoczmy!

1. Po co wysyłać list z podziękowaniami za darowizny?

List z podziękowaniem za darowiznę jest prostą odpowiedzią na prezent otrzymany przez osobę lub organizację. Zazwyczaj listy z podziękowaniami o długości zaledwie kilku akapitów dają organizacjom możliwość podzielenia się uznaniem i zademonstrowania wpływu każdej darowizny.

Chociaż każdy może wysłać list z podziękowaniem za darowiznę (w tym osoby indywidualne zbierające fundusze na podróż misyjną, koszty leczenia lub inne duże koszty), tego rodzaju listy są najczęściej pisane i wysyłane przez organizacje non-profit i inne organizacje charytatywne.

Oto kilka głównych powodów, dla których organizacja non-profit wysyła list z podziękowaniem za darowiznę:

• Okaż swoją wdzięczność: Darczyńcy, którzy uważają, że ich wkład nie został odpowiednio doceniony, prawdopodobnie nie wrócą po kolejną darowiznę. Poza tym to podstawowa ludzka przyzwoitość, by podziękować komuś za prezent!
• Zachęć dawców do powrotu: Z drugiej strony, dawcy, którzy czują się docenieni, częściej stają się dawcami powtarzającymi się, a nawet powracającymi. Zwiększenie wskaźnika retencji dawców to świetny sposób na zapewnienie stałego finansowania bez ciągłego poszukiwania nowych dawców.
• Podziel się wpływem darowizny: wyraźnie określając wpływ, jaki każda darowizna ma na ogólną misję Twojej organizacji non-profit, możesz pomóc darczyńcom lepiej zobrazować ich osobiste zaangażowanie w organizację. Dołączanie zdjęć i referencji to świetny sposób na zilustrowanie tego wpływu.
• Utrzymuj swoją organizację na pierwszym miejscu: nie chcesz, aby darczyńca zapomniał o Twojej organizacji, gdy tylko kliknie Prześlij. Zamiast tego przypominaj im o dobrej pracy, którą wspólnie wykonujecie , a także o dalszych okazjach do zaangażowania.

Wysyłając spersonalizowany list z podziękowaniami do każdego darczyńcy, możesz pokazać, że Twoja organizacja dba o każdą darowiznę – bez względu na jej wielkość. Pomoże to nie tylko zwiększyć wysiłki związane z pozyskiwaniem funduszy, ale także wzmocnić relacje z kibicami.

2. Elementy listu z podziękowaniem za darowiznę

Jeśli jesteś nowy w pisaniu listów z podziękowaniami za darowizny, może się to wydawać trudnym zadaniem. Jednak zoptymalizowany list z podziękowaniami można uprościć i podzielić na osiem podstawowych elementów, dzięki czemu proces ten jest znacznie prostszy i łatwiejszy w zarządzaniu.

Oto osiem elementów, które należy uwzględnić w skutecznym liście z podziękowaniem za darowiznę:

• Spersonalizowane powitanie: Rozpoczęcie od zwrócenia się do odbiorcy po imieniu nadaje pozytywny, komfortowy ton dla całego listu. Skorzystaj ze swojej bazy danych, aby upewnić się, że w liście używasz preferowanych imion darczyńców.
• Podziękuj za konkretny prezent: aby Twój list nie wyglądał jak zwykła notatka z podziękowaniem wysyłana automatycznie do wszystkich darczyńców, dobrym pomysłem jest podziękowanie każdej osobie za ich konkretny wkład. W ten sposób darczyńca wie, że widzisz i doceniasz jego szczególny dar.
• Podsumowanie misji organizacji non-profit: dołączenie kilku zdań podsumowujących ogólną misję organizacji non-profit to świetny sposób na przypomnienie darczyńcom, nad czym pracujesz i w jaki sposób pomagają. Najprawdopodobniej darczyńcy są w pewnym stopniu zaznajomieni z organizacją, więc ta część nie musi być bardzo dogłębna.
• Szczegóły aktualnego projektu lub kampanii: Ta część dotyczy dokładniej bieżących działań podejmowanych przez Twoją organizację w celu realizacji Twojej misji, niezależnie od tego, czy jest to prowadzenie obozu, organizowanie wydarzenia czy promowanie nowego projektu.
• Zajmij się wpływem, jaki wywrze darowizna: Kiedy darczyńcy dają, to dlatego, że chcą pomagać innym. Dlatego tak ważne jest zademonstrowanie konkretnego wpływu darowizny na wyborców lub sukces programistyczny. Niezależnie od tego, czy pracujesz z dziećmi, zwierzętami czy osobami starszymi, dobrym pomysłem jest opowiadanie pozytywnych historii o osobach, na które wpłynęła hojność Twoich darczyńców.
• Informacje kontaktowe: Ważne jest, aby dać darczyńcom możliwość skontaktowania się z wszelkimi pytaniami lub wątpliwościami dotyczącymi całej organizacji lub konkretnego prezentu. Poinformuj czytelnika, że ​​Twój zespół chciałby usłyszeć od nich i dać im jasny sposób dotarcia do Ciebie.
• Zakończenie: pamiętaj, aby podpisać listy z podziękowaniami za darowizny od osoby indywidualnej, a nie od organizacji jako podmiotu. Prowadzi to do bardziej osobistego odczucia, jak list pisany od jednej osoby do drugiej. Zastanów się nad wysłaniem listów ze stanowiska kierowniczego, takiego jak dyrektor wykonawczy, aby Twój list się wyróżniał!
• PS: Według badań ruchu gałek ocznych, PS jest często pierwszą rzeczą, którą odbiorca czyta po zeskanowaniu swojego nazwiska. Oznacza to, że ważne jest, aby starannie przygotować oświadczenie PS, zamiast pozostawiać je po namyśle (lub całkowicie).

Podczas gdy niektóre z tych informacji są specyficzne dla indywidualnego darczyńcy, a zatem dostosowane do każdego listu, który napiszesz (takich jak powitanie i konkretne podziękowania), niektóre będą przenoszone z listu na list (twoja misja, wpływ i bieżące projekty).

Dzięki przydatnym zasobom, takim jak internetowe platformy do zbierania funduszy i narzędzia do przesyłania tekstu, wiele z tych informacji można gromadzić automatycznie i wyodrębniać do listów z podziękowaniami za darowizny, dzięki czemu proces jest łatwiejszy niż kiedykolwiek.

3. Szablon listu z podziękowaniami na darowiznę

Jeśli jesteś gotowy, aby zacząć pisać listy z podziękowaniami za darowizny, ale nie wiesz, co powiedzieć, oto dobrze przygotowany szablon, którego możesz użyć do własnej korespondencji z darczyńcami. Gdy uważnie czytasz, możesz zauważyć, że ten konkretny szablon zawiera każdy z wyżej wymienionych podstawowych elementów skutecznego listu z podziękowaniami za darowiznę:

Drogi [imię dawcy],

Dziękujemy za hojną darowiznę w wysokości [wielkość prezentu w dolarach] w dniu [data darowizny]. W [nazwa organizacji] pasjonujemy się [krótkim podsumowaniem misji].

Twoja hojna darowizna ma pozytywny wpływ na [całkowity cel] przez [bieżący projekt], [bieżący projekt] i [bieżący projekt]. Dzięki pieniądzom zebranym za pośrednictwem [nazwa konkretnej kampanii lub zbiórki pieniędzy], [liczba członków] ma teraz dostęp do [korzyści] i [korzyści].

Aby uzyskać więcej informacji na temat [nazwa organizacji] i tego, jak Twoje prezenty zmieniły społeczność, skontaktuj się z nami pod numerem [numer telefonu] lub [adres e-mail]. Chcielibyśmy usłyszeć od Ciebie!

Z poważaniem,

[Pełne imię i nazwisko]
[Tytuł w organizacji]

PS Aby dowiedzieć się więcej o najnowszych wiadomościach na [nazwa organizacji], odwiedź naszą stronę internetową pod adresem [URL] lub śledź nas na [platformie mediów społecznościowych] pod adresem [nazwa użytkownika].

Aby uzyskać więcej przykładowych szablonów, sprawdź te bezpłatne szablony listów do pobrania, które możesz dostosować za pomocą własnych informacji i zacząć wysyłać do wartościowych darczyńców!

4. Przykłady imponujących listów z podziękowaniami za darowizny

Czasami najlepszym sposobem na zrozumienie, jak coś zrobić, jest przyjrzenie się potężnym przykładom, które inni uzupełnili w przeszłości. Dlatego przygotowaliśmy te cztery najwyższej klasy listy z podziękowaniami od organizacji non-profit, takich jak Twoja. Przeczytaj te przykłady i wybierz najlepsze praktyki, które chciałbyś naśladować własnymi literami!

DarczyńcyWybierz

DonorsChoose współpracuje z uczniami i nauczycielami na całym świecie w celu gromadzenia i dystrybucji cennych zasobów w niedofinansowanych szkołach. Następnie uczniowie, którzy otrzymują te materiały, wysyłają spersonalizowane, ciepłe podziękowania do darczyńców, którzy wspierają ich edukację.

Oto dwa przykłady listów z podziękowaniami od uczniów szkół podstawowych, które wyrażają uznanie dla różnych podarowanych przyborów szkolnych:

List #1

Drodzy przyjaciele,

Mój mózg staje się mądrzejszy od tabletu! Dziękuję Ci!

Miłość, Liliana

List #2

Dziękuję tak, więc tak sobie… [478 więcej „tak jest”]… TAK bardzo.

* Łapie oddech*

Powinieneś czuć się wyjątkowo. Zajęło mi to 2 godziny, aby ukończyć wszystkie 483 „takie”.

Te proste listy są skuteczne, ponieważ pochodzą bezpośrednio od beneficjentów darowizn. Dodatkowo dzieci automatycznie dodają dodatkową warstwę unikalnych umiejętności i personalizacji!

Miłość146

Love146 jest organizacją non-profit, której celem jest położenie kresu handlowi dziećmi poprzez prowadzenie szeroko zakrojonej edukacji prewencyjnej oraz pracę z ofiarami i ofiarami handlu dziećmi.

Oto przykład listu z podziękowaniami od organizacji w odpowiedzi na udaną kampanię #GivingTuesday:

List #3

Masz moc wprowadzania zmian. -kocham Sama.

Dziś rano wszedłem do biura i znalazłem małą paczkę od studentów z New Jersey; zrobili kartki dla dzieci w naszym Programie Opieki nad Ocalałymi. Przesłanie Sama wyróżniało się: masz moc wprowadzania zmian.

Chwilę później, o 9:02, osiągnęliśmy nasz cel #GivingTuesday na zbiórkę pieniędzy. Nie żartuję. 9:02. Jesteśmy wdzięczni za wszystkich, którzy dawali (a nawet za tych, którzy mieli siłę, by otworzyć dzisiaj jeszcze jeden charytatywny e-mail i go przeczytać - brawo). Jak powiedział Sam, masz moc wprowadzania zmian.

Od początku swojego istnienia w 2012 roku #GivingTuesday stało się jednym z największych corocznych wydarzeń oddolnych dla Love146. Jesteśmy wdzięczni za każdy prezent: od naszego pasującego darczyńcy, mistrza Super Bowl, Brittona Colquitta i jego rodziny, po darczyńcę za 10 dolarów, który powiedział dziś rano: „Darowałem, ponieważ dzieci powinny się dobrze bawić i bawić”.

Dzięki Twojej hojności, nasze programy edukacji prewencyjnej i opieki nad ofiarami dotrą do większej liczby dzieci. Dla każdego z nich ważne jest, abyśmy wzięli posiadaną moc i wykorzystali ją do tworzenia zmian. Dzięki za zrobienie tego dzisiaj.

Marilyn Murray

Dyrektor ds. Komunikacji, Love146

Ten list z podziękowaniem za darowiznę jest napisany nieformalnym, konwersacyjnym tonem — jakby pisany od jednego przyjaciela do drugiego. Dzięki wykorzystaniu humoru i technik opowiadania, list jest szybki, łatwy i interesujący.

Oprócz podstawowej wiadomości z podziękowaniami nadawca poświęca również czas na zagłębienie się w tło organizacji za pomocą #GivingTuesday, a także zanotowanie konkretnych przykładów, na które trafią fundusze.

Obóz katechetyczny „Przerwij 4 Jezusa”

Break for Jesus to organizacja religijna, która organizuje tygodniowy obóz wiosenny dla dzieci w Kanadzie. Oto przykład listu z podziękowaniami od darowizny napisanej do ich głównego sponsora, ukraińskiej unii kredytowej:

List #4

Chwała Jezusowi Chrystusowi!

Drodzy członkowie komisji -

Pragniemy wyrazić nasze najserdeczniejsze podziękowania za bardzo hojną darowiznę na wsparcie obozu Break for Jesus, który z sukcesem odbył się w dniach 10-16 marca. Jesteś naszym głównym sponsorem! Ponad 60 dzieci wzięło udział w tygodniu wiary, zabawy i przyjaźni w pięknym Ośrodku Rekolekcyjnym Mount Mary w Ancaster.

Siostry przyjęły nas ciepło, podczas gdy doradcy młodzieżowi i dorośli wolontariusze ciężko pracowali, aby był to tydzień, w którym nasze dzieci dowiedziały się więcej o swojej ukraińskiej wierze katolickiej i naszych tradycjach bizantyjskich i świetnie się przy tym bawiły.

Każde dziecko wykonało ikonę na szkle (odwróconym), słuchało nauk, modliło się, śpiewało, grało w gry i sporty oraz zawierało wielu przyjaciół. Najważniejszym wydarzeniem była wizyta naszego biskupa Stephena, kiedy po przewodniczeniu odnowieniu naszych ślubów chrzcielnych i pokropieniu nas wszystkich wodą święconą, biskup dał każdemu pudełko Smarties!

B4J nie mógłby działać bez Twojej pomocy. Dołączamy kilka zdjęć naszych dzieci. Więcej można zobaczyć na naszej stronie www.b4j.ca. Jesteśmy również w trakcie przesyłania zdjęć cyfrowych do umieszczenia na Twojej stronie internetowej oraz ustalenia logistyki wykorzystania zatwierdzonego przez UCU brandingu w naszych materiałach komunikacyjnych, tj. potwierdzenia Twojego wsparcia na naszej stronie internetowej.

Jeszcze raz dziękuję za waszą hojność i niech Bóg nadal was błogosławi w tym Roku Wiary!

Twój w Chrystusie,

Tanya Choly (dyrektor obozu)

Ks. Bohdan Choły (kapelan)

Olia Dezurevych (Dyrektor Administracyjny)

Zamiast być adresowanym do jednego odbiorcy, obóz zdecydował się napisać do swojego sponsora korporacyjnego jako całości. Chociaż takie podejście może być nieco mniej osobiste, nadrabia to dużą ilością szczegółów i szczegółowym podsumowaniem doświadczeń obozowiczów — i zdjęciami!

5. Poczta bezpośrednia a listy z podziękowaniami e-mailem

Teraz, gdy już wiesz, co powiedzieć w liście z podziękowaniem za darowiznę, równie ważne jest, abyś korzystał z właściwych kanałów komunikacji, aby przekazać swoją wiadomość. W miarę wprowadzania nowych technologii sposób, w jaki organizacje odnoszą się do osób wspierających, wciąż ewoluuje.

Direct mail to długa tradycja przekazywania fizycznych listów od jednej osoby do drugiej. Jednak rozwój Internetu i wiadomości e-mail wraz z nim doprowadził do nowego pytania, które musisz sobie zadać, jeśli chodzi o komunikację z dawcami (a konkretnie listy z podziękowaniami!).

Czy powinienem korzystać z poczty bezpośredniej czy e-maila?

Oto niektóre z głównych zalet każdego z nich.

Bezpośrednia poczta

• Bardziej osobisty: fizyczny list ma bardziej osobisty charakter niż e-mail na ekranie komputera. Jest to szczególnie ważne, jeśli Twoja organizacja poświęca czas na ręczne napisanie i/lub podpisanie listów z podziękowaniami!
• Przypomnienie fizyczne: wiele osób trzyma się listów przez kilka dni po ich otrzymaniu, niezależnie od tego, czy są one na blacie, czy przypięte do lodówki. W ten sposób Twój list będzie stale przypominał o Twojej organizacji i pracy, którą wykonujesz. Ponadto badania pokazują, że dana osoba jest bardziej skłonna zapamiętać coś zapisanego na papierze niż na ekranie!
• Może się wyróżniać: szczególnie w erze cyfrowej przebicie się przez bałagan może być trudne. Dlatego czasami ładny, dobrze wykonany fizyczny list może być dokładnie tym, czego potrzebujesz, aby Twoja wiadomość się wyróżniała.

E-mail

• Tańsze: Jedną z największych zalet wiadomości e-mail jest to, że wysyłanie i odbieranie wiadomości od darczyńców jest bezpłatne . Nie musisz martwić się kupowaniem kopert i znaczków, Twoja organizacja może zaoszczędzić dodatkowe pieniądze i zainwestować je w inne miejsce.
• Szybciej: zamiast czekać kilka dni, aż Twój list przejdzie przez pocztę i ciężarówkę pocztową i ostatecznie dotrze do skrzynki pocztowej odbiorcy, wiadomość e-mail można błyskawicznie przenieść na jego komputer.
• Łatwiejszy: Wreszcie e-mail może dotrzeć do darczyńcy bez konieczności marnowania czasu na drukowanie, składanie i wypełnianie kopert. Jak tylko napiszesz swoją wiadomość, wszystko, co musisz zrobić, to nacisnąć przycisk Wyślij!

W przypadku większości organizacji najlepszą odpowiedzią jest kombinacja tych dwóch. Na przykład możesz poprosić każdego darczyńcę o wybranie preferowanej metody komunikacji w formularzu darowizny. Wtedy będziesz mieć wiedzę z pierwszej ręki na temat strategii, które działają najlepiej dla każdej osoby. Tylko upewnij się, że jeśli poprosisz o preferowaną metodę komunikacji, szanujesz to i kontynuujesz budowanie silnych, trwałych relacji.

Wniosek

Istnieje wiele sposobów na napisanie listu z podziękowaniem za darowiznę i nie ma dwóch takich samych listów. Dlatego dobrym pomysłem jest przeprowadzenie badań i wybranie strategii, która najlepiej sprawdzi się w Twojej organizacji. W końcu najważniejsze jest upewnienie się, że darczyńcy poczują Twoje uznanie i zrozumieją swój wpływ na misję.