Eine Anleitung zum Erstellen des perfekten Dankesschreibens für Spenden

Wenn Sie jemals Geld gesammelt haben, wissen Sie, dass es einer der wichtigsten Teile des Geschäfts ist, Ihren Spendern zu danken.

Schließlich ist die Wertschätzung der Spender ein grundlegendes Element, das notwendig ist, um eine gemeinnützige Organisation wachsen zu lassen, indem die Spenderbindung erhöht und die Einnahmen aus der Mittelbeschaffung gesteigert werden.

Aus diesem Grund haben wir diesen umfassenden Leitfaden zum Verfassen von Dankesbriefen für Spenden erstellt. Während wir jedes der folgenden Themen durchgehen, können Sie ein besseres Verständnis für die Arbeit entwickeln, die es braucht, Spendern persönlich für ihre Beiträge zu Ihrer Mission zu danken:

• Warum ein Dankesschreiben für Spenden versenden?
• Bestandteile eines Spenden-Dankesschreibens
• Vorlage Dankesschreiben für Spenden
• Beispiele eindrucksvoller Dankesbriefe für Spenden
• Direktwerbung vs. Dankesbriefe per E-Mail

Den perfekten Spenden-Dankesbrief erstellen

Unabhängig davon, ob Sie gerade eine gemeinnützige Organisation gründen oder eine etablierte Organisation leiten, die in einer schwierigen Zeit nach Finanzmitteln sucht, sind dies einige Best Practices, die Sie befolgen können, um den Erfolg sicherzustellen. Bereit anzufangen? Springen wir rein!

1. Warum ein Dankesschreiben für Spenden?

Ein Dankschreiben für eine Spende ist eine einfache Antwort der Dankbarkeit für ein Geschenk, das eine Einzelperson oder eine Organisation erhalten hat. In der Regel nur wenige Absätze lange Dankesschreiben bieten Organisationen die Möglichkeit, ihre Wertschätzung zu teilen und die Wirkung jeder Spende zu demonstrieren.

Während jeder einen Dankesbrief für eine Spende senden kann (einschließlich Spenden von Einzelpersonen für eine Missionsreise, medizinische Ausgaben oder andere große Kosten), werden diese Arten von Briefen am häufigsten von gemeinnützigen und anderen Wohltätigkeitsorganisationen geschrieben und versendet.

Hier sind einige Hauptgründe für eine gemeinnützige Organisation, einen Dankesbrief für Spenden zu versenden:

• Zeigen Sie Ihre Dankbarkeit: Spender, die das Gefühl haben, dass ihr Beitrag nicht angemessen gewürdigt wurde, werden wahrscheinlich nicht für eine Folgespende zurückkehren. Außerdem gehört es zum menschlichen Anstand, jemandem für ein Geschenk zu danken!
• Sorgen Sie dafür, dass Spender wiederkommen: Auf der anderen Seite werden Spender, die sich geschätzt fühlen, eher zu wiederkehrenden und sogar wiederkehrenden Spendern. Die Steigerung Ihrer Spenderbindungsrate ist eine großartige Möglichkeit, eine konsistente Finanzierung zu erzielen, ohne ständig nach neuen Spendern suchen zu müssen.
• Teilen Sie die Wirkung der Spende: Indem Sie ausdrücklich die Wirkung ausdrücken, die jede Spende auf die allgemeine Mission Ihrer gemeinnützigen Organisation hat, können Sie den Spendern helfen, ihre persönliche Beteiligung an der Organisation besser sichtbar zu machen. Das Einfügen von Bildern und Erfahrungsberichten ist eine großartige Möglichkeit, diese Wirkung zu veranschaulichen.
• Behalten Sie Ihre Organisation im Auge: Sie möchten nicht, dass der Spender Ihre Organisation vergisst, sobald er auf „Senden“ klickt. Erinnern Sie sie stattdessen immer wieder an die gute Arbeit, die Sie gemeinsam leisten, sowie an weitere Möglichkeiten zur Beteiligung.

Indem Sie jedem Spender ein personalisiertes Dankesschreiben zusenden, können Sie zeigen, dass sich Ihre Organisation um jede einzelne Spende kümmert – unabhängig von der Größe. Dies wird nicht nur dazu beitragen, Ihre Spendenbemühungen zu steigern, sondern auch die Beziehungen zu Unterstützern zu stärken.

2. Bestandteile eines Spenden-Dankesschreibens

Wenn Sie neu im Schreiben von Dankesbriefen für Spenden sind, mag dies wie eine entmutigende Aufgabe erscheinen. Ein optimiertes Dankesschreiben kann jedoch vereinfacht und in acht wesentliche Komponenten zerlegt werden, was es zu einem viel einfacheren und leicht zu verwaltenden Prozess macht.

Hier sind acht Elemente, die in einem effektiven Dankesschreiben für Spenden enthalten sein sollten:

• Persönliche Begrüßung: Bereits die namentliche Ansprache des Empfängers verleiht dem ganzen Brief eine positive und angenehme Grundstimmung. Verwenden Sie Ihre Datenbank, um sicherzustellen, dass Sie die bevorzugten Namen Ihrer Spender in dem Brief verwenden.
• Bedanken Sie sich für ein bestimmtes Geschenk: Um zu vermeiden, dass Ihr Brief wie eine allgemeine Dankesnachricht aussieht, die automatisch an alle Spender gesendet wird, ist es eine gute Idee, jedem Einzelnen für seinen spezifischen Beitrag zu danken. Auf diese Weise weiß der Spender, dass Sie sein besonderes Geschenk sehen und schätzen.
• Zusammenfassung der gemeinnützigen Mission: Ein paar Sätze zusammenzufassen, die die allgemeine Mission Ihrer gemeinnützigen Organisation zusammenfassen, ist eine großartige Möglichkeit, Spender daran zu erinnern, worauf Sie hinarbeiten und wie sie helfen. Höchstwahrscheinlich sind die Spender mit der Organisation einigermaßen vertraut, sodass dieser Teil nicht sehr ausführlich sein muss.
• Details des aktuellen Projekts oder der aktuellen Kampagne: Dieser Teil befasst sich genauer mit den aktuellen Maßnahmen, die Ihre Organisation zur Förderung Ihrer Mission ergriffen hat, sei es die Durchführung eines Camps, die Ausrichtung einer Veranstaltung oder die Förderung eines neuen Projekts.
• Gehen Sie auf die Wirkung der Spende ein: Wenn Spender spenden, tun sie das, weil sie anderen helfen wollen. Aus diesem Grund ist es so wichtig, die konkrete Wirkung einer Spende auf Ihre Wählerschaft oder Ihren Programmerfolg aufzuzeigen. Ob Sie mit Kindern, Tieren oder älteren Menschen arbeiten, es ist eine großartige Idee, positive Geschichten über Personen zu erzählen, die von der Großzügigkeit Ihrer Spender betroffen sind.
• Kontaktinformationen: Es ist wichtig, Spendern eine Möglichkeit zu bieten, sich mit Fragen oder Bedenken zu Ihrer Organisation als Ganzes oder zu ihrer spezifischen Spende in Verbindung zu setzen. Lassen Sie den Leser wissen, dass Ihr Team gerne von ihm hören würde, und geben Sie ihm eine klare Möglichkeit, Sie zu erreichen.
• Abschluss: Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Dankesschreiben für Spenden von einer einzelnen Person und nicht von der Organisation als Einheit unterzeichnen. Dies führt zu einem persönlicheren Gefühl, wie ein Brief, der von einer Person an eine andere geschrieben wird. Erwägen Sie, die Briefe von einer Führungsposition wie Ihrem Geschäftsführer zu versenden, um Ihren Brief hervorzuheben!
• PS: Laut Eye-Motion-Studien ist das PS oft das erste, was ein Empfänger liest, nachdem er nach seinem Namen gesucht hat. Das bedeutet, dass es wichtig ist, Ihre PS-Aussage sorgfältig zu formulieren, anstatt sie als nachträglichen Einfall (oder ganz wegzulassen) zu lassen.

Während einige dieser Informationen spezifisch für den einzelnen Spender sind und daher für jeden von Ihnen geschriebenen Brief angepasst werden (z. B. Grüße und besondere Danksagungen), werden einige von Brief zu Brief übertragen (Ihre Mission, Wirkung und aktuelle Projekte).

Mit hilfreichen Ressourcen wie Online-Fundraising-Plattformen und Text-to-Give-Tools können viele dieser Informationen automatisch gesammelt und für Ihre Spenden-Dankesschreiben extrahiert werden, was den Prozess einfacher denn je macht.

3. Vorlage für einen Spenden-Dankesbrief

Wenn Sie bereit sind, mit dem Schreiben Ihrer Dankesbriefe für Spenden zu beginnen, sich aber nicht sicher sind, was Sie sagen sollen, finden Sie hier eine gut gestaltete Vorlage, die Sie für Ihre eigene Spenderkorrespondenz verwenden können. Wenn Sie sorgfältig lesen, werden Sie feststellen, dass diese spezielle Vorlage alle oben genannten wesentlichen Bestandteile eines effektiven Dankesschreibens für Spenden enthält:

Sehr geehrte/r [Vorname des Spenders],

Vielen Dank für Ihre großzügige Spende in Höhe von [Geschenkgröße in Dollar] am [Spendendatum]. Hier bei [Name der Organisation] setzen wir uns leidenschaftlich für [kurze Zusammenfassung des Leitbilds] ein.

Ihre großzügige Spende wirkt sich positiv auf [Gesamtziel] von [aktuelles Projekt], [aktuelles Projekt] und [aktuelles Projekt] aus. Dank des durch [Name der bestimmten Kampagne oder Spendenaktion] gesammelten Geldes haben [Anzahl der Wähler] nun Zugang zu [Leistung] und [Leistung].

Für weitere Informationen über [Name der Organisation] und darüber, wie Ihre Spenden in der Gemeinschaft etwas bewirkt haben, wenden Sie sich bitte unter [Telefonnummer] oder [E-Mail-Adresse] an uns. Wir würden uns freuen, von Ihnen zu hören!

Mit freundlichen Grüßen,

[Vollständiger Name]
[Titel innerhalb der Organisation]

PS Um mehr über die neuesten Nachrichten bei [Name der Organisation] zu erfahren, besuchen Sie unsere Website unter [URL] oder folgen Sie uns auf [Social-Media-Plattform] unter [Benutzername].

Weitere Beispielvorlagen finden Sie in diesen kostenlos herunterladbaren Briefvorlagen, die Sie mit Ihren eigenen Informationen anpassen und an wertvolle Spender senden können!

4. Beispiele eindrucksvoller Dankesbriefe für Spenden

Manchmal versteht man am besten, wie man etwas macht, indem man sich eindrucksvolle Beispiele ansieht, die andere in der Vergangenheit abgeschlossen haben. Aus diesem Grund haben wir diese vier erstklassigen Dankesschreiben für Spenden von gemeinnützigen Organisationen wie Ihrer zusammengestellt. Lesen Sie diese Beispiele durch und wählen Sie einige Best Practices aus, die Sie in Ihren eigenen Briefen nachahmen möchten!

SpenderChoose

DonorsChoose arbeitet mit Schülern und Lehrern auf der ganzen Welt zusammen, um wertvolle Ressourcen zu sammeln und an unterfinanzierte Schulen zu verteilen. Anschließend senden die Schüler, die diese Materialien erhalten, personalisierte, herzerwärmende Dankesbriefe an die Spender zurück, die ihre Ausbildung unterstützen.

Hier sind zwei Beispiele für Dankesschreiben von Grundschulkindern, die ihre Wertschätzung für verschiedene gespendete Schulmaterialien zeigen:

Brief Nr. 1

Liebe Freunde,

Mein Gehirn wird durch das Tablet schlauer! Vielen Dank!

Liebe Liliana

Brief Nr. 2

Vielen Dank so so so so…[478 weitere „so's“]… SO sehr.

*schnappt nach Luft*

Sie sollen sich besonders fühlen. Ich brauchte 2 Stunden, um alle 483 „so's“ zu beenden.

Diese einfachen Briefe sind effektiv, weil sie direkt von den Empfängern der Spenden kommen. Außerdem fügen Kinder automatisch eine zusätzliche Ebene einzigartiger Fähigkeiten und Personalisierung hinzu!

Liebe146

Love146 ist eine gemeinnützige Organisation, die versucht, den Kinderhandel zu beenden, indem sie umfassende Präventionserziehung anbietet und mit Opfern und Überlebenden des Kinderhandels zusammenarbeitet.

Hier ist ein Beispiel für ein Spenden-Dankesschreiben der Organisation als Antwort auf eine erfolgreiche #GivingTuesday-Kampagne:

Brief Nr. 3

Sie haben die Macht, Veränderungen zu bewirken. -Liebe Sam.

Heute Morgen ging ich ins Büro und fand ein kleines Paket von Studenten aus New Jersey; Sie hatten Karten für Kinder in unserem Survivor Care Program gemacht. Die Botschaft von Sam stach hervor: Sie haben die Macht, Veränderungen zu bewirken.

Augenblicke später, um 9:02 Uhr, haben wir unser #GivingTuesday-Spendenziel erreicht. Ich mache keine Witze. 9:02. Wir sind dankbar für alle, die gespendet haben (und sogar für Sie, die die Ausdauer hatten, heute eine weitere Wohltätigkeits-E-Mail zu öffnen und sie zu lesen – Bravo). Wie Sam sagte, Sie haben die Macht, Veränderungen zu bewirken.

Seit seiner Einführung im Jahr 2012 hat sich der #GivingTuesday zu einem der größten jährlichen Grassroots-Events für Love146 entwickelt. Wir sind für jedes Geschenk dankbar: von unserem Matching-Spender, Super Bowl-Champion Britton Colquitt und seiner Familie, bis hin zu einem 10-Dollar-Spender heute Morgen, der sagte: „Ich habe gespendet, weil Kinder Spaß haben und spielen sollten.“

Aufgrund Ihrer Großzügigkeit werden mehr Kinder von unseren Präventionserziehungs- und Überlebenspflegeprogrammen erreicht. Für jeden von ihnen ist es wichtig, dass wir die Macht, die wir haben, nutzen und sie nutzen, um Veränderungen zu schaffen. Danke, dass du das heute machst.

Marilyn Murray

Kommunikationsdirektor, Love146

Dieser Spenden-Dankesbrief ist in einem informellen, gesprächigen Ton geschrieben – als ob er von einem Freund zum anderen geschrieben würde. Durch die Verwendung von Humor und Erzähltechniken ist der Brief schnell, einfach und interessant zu lesen.

Neben einer einfachen Dankesbotschaft nimmt sich der Absender auch die Zeit, mit #GivingTuesday in die Hintergründe der Organisation einzutauchen und konkrete Beispiele zu nennen, wohin das Geld fließen wird.

„Break 4 Jesus“ Katechetisches Camp

Break for Jesus ist eine religiöse Organisation, die ein einwöchiges Spring Break Camp für Kinder in Kanada veranstaltet. Dies ist ein Beispiel für einen Spenden-Dankesbrief an ihren Hauptsponsor, eine ukrainische Kreditgenossenschaft:

Brief Nr. 4

Ehre sei Jesus Christus!

Liebe Ausschussmitglieder -

Wir möchten Ihnen unseren herzlichsten Dank für Ihre sehr großzügige Spende zur Unterstützung des Break for Jesus Camps aussprechen, das vom 10. bis 16. März erfolgreich durchgeführt wurde. Sie sind unser Hauptsponsor! Über 60 Kinder nahmen an einer Woche voller Glauben, Spaß und Freundschaft im wunderschönen Mount Mary Retreat Center in Ancaster teil.

Die Schwestern hießen uns herzlich willkommen, während die Jugendberater und erwachsenen Freiwilligen hart daran arbeiteten, diese Woche zu einer Woche zu machen, in der unsere Kinder mehr über ihren ukrainisch-katholischen Glauben und unsere byzantinischen Traditionen erfahren und eine tolle Zeit dabei hatten.

Jedes Kind fertigte eine Ikone auf Glas an (umgekehrt), hörte Belehrungen, betete, sang, spielte Spiele und Sport und fand viele Freunde. Ein Höhepunkt war der Besuch unseres Bischofs Stephen, als er, nachdem er die Erneuerung unseres Taufgelübdes geleitet und uns alle mit Weihwasser besprengt hatte, allen eine Schachtel Smarties überreichte!

B4J könnte ohne Ihre Hilfe nicht laufen. Wir fügen ein paar Fotos unserer Kinder bei. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website www.b4j.ca. Wir sind auch dabei, Digitalfotos zu versenden, die in Ihre Website aufgenommen werden sollen, und die Logistik der Verwendung von UCU-genehmigtem Branding in unseren Kommunikationsmaterialien herauszufinden, dh Ihre Unterstützung auf unserer Website anzuerkennen.

Nochmals vielen Dank für Ihre Großzügigkeit und möge Gott Sie in diesem Jahr des Glaubens weiterhin segnen!

Dein in Christus,

Tanya Choly (Lagerleiterin)

Fr. Bohdan Choly (Kaplan)

Olia Dezurevych (Verwaltungsdirektorin)

Anstatt an einen einzelnen Empfänger gerichtet zu sein, beschloss das Camp, an seinen Firmensponsor als Ganzes zu schreiben. Obwohl dieser Ansatz etwas weniger persönlich sein mag, machen sie das mit vielen Details und einer spezifischen Zusammenfassung der Erfahrungen der Camper wieder wett – und Fotos!

5. Direktwerbung vs. Dankesbriefe per E-Mail

Jetzt, da Sie wissen, was Sie in Ihrem Spenden-Dankesschreiben sagen sollen, ist es genauso wichtig, dass Sie die richtigen Kommunikationskanäle nutzen, um Ihre Botschaft zu verbreiten. Mit der Einführung neuer Technologien entwickelt sich die Art und Weise, wie Organisationen mit Unterstützern in Beziehung treten, weiter.

Direktwerbung hat eine lange Tradition, physische Briefe von einer Person an eine andere zu übermitteln. Der Aufstieg des Internets und damit verbundener E-Mail-Nachrichten hat jedoch zu einer neuen Frage geführt, die Sie sich stellen müssen, wenn es um Spenderkommunikation geht (und insbesondere um Dankesbriefe!).

Soll ich Direktwerbung oder E-Mail verwenden?

Hier sind einige der wichtigsten Vorteile von jedem.

Direktwerbung

• Persönlicher: Ein physischer Brief hat in der Regel eine persönlichere Anziehungskraft als eine E-Mail auf einem Computerbildschirm. Dies gilt insbesondere dann, wenn sich Ihre Organisation die Zeit nimmt, Ihre Dankesbriefe von Hand zu schreiben und/oder zu unterschreiben!
• Physische Erinnerung: Viele Menschen bewahren Briefe tagelang auf, nachdem sie empfangen wurden, egal ob sie auf einer Arbeitsplatte liegen oder an einem Kühlschrank befestigt sind. Auf diese Weise dient Ihr Brief als ständige Erinnerung an Ihre Organisation und die Arbeit, die Sie leisten. Außerdem zeigen Studien, dass sich eine Person eher an etwas erinnert, das auf Papier geschrieben wurde, als auf einem Bildschirm!
• Kann auffallen: Gerade im digitalen Zeitalter kann es schwierig sein, den Durcheinander zu durchbrechen. Aus diesem Grund kann ein schöner, gut gestalteter physischer Brief manchmal genau das sein, was Sie brauchen, um Ihre Botschaft hervorzuheben.

Email

• Billiger: Einer der größten Vorteile von E-Mail ist, dass es kostenlos ist, Spendermitteilungen zu senden und zu empfangen. Ohne sich um den Kauf von Umschlägen und Briefmarken kümmern zu müssen, kann Ihre Organisation dieses zusätzliche Geld sparen und es woanders reinvestieren.
• Schneller: Anstatt mehrere Tage darauf zu warten, dass Ihr Brief das Postamt und den Postwagen passiert und schließlich im Briefkasten des Empfängers ankommt, kann eine E-Mail-Nachricht sofort auf seinen Computer übertragen werden.
• Einfacher: Endlich kann eine E-Mail den Spender erreichen, ohne dass Sie und Ihr Team Zeit mit dem Drucken, Falten und Füllen von Umschlägen verbringen müssen. Sobald Sie Ihre Nachricht eingegeben haben, brauchen Sie nur noch auf Senden zu klicken!

Für die meisten Unternehmen ist die beste Antwort eine Art Kombination aus beidem. Sie können beispielsweise erwägen, jeden Spender zu bitten, seine bevorzugte Kommunikationsmethode innerhalb des Spendenformulars auszuwählen. Dann haben Sie aus erster Hand Wissen über die Strategien, die für jeden Einzelnen am besten funktionieren. Stellen Sie nur sicher, dass Sie, wenn Sie nach einer bevorzugten Kommunikationsmethode fragen , diese respektieren und weiterhin starke, dauerhafte Beziehungen aufbauen.

Fazit

Es gibt viele Möglichkeiten, einen Dankesbrief für eine Spende zu schreiben, und kein Brief gleicht dem anderen. Aus diesem Grund ist es eine gute Idee, Ihre Nachforschungen anzustellen und sich für eine Strategie zu entscheiden, die für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Schließlich ist es am wichtigsten sicherzustellen, dass die Spender Ihre Wertschätzung spüren und ihren eigenen Einfluss auf die Mission verstehen.