完璧な寄付のお礼状を作成するためのガイド

資金調達に時間を費やしたことがある人なら、寄付者に感謝することがビジネスの最も重要な部分の 1 つであることをご存知でしょう。

結局のところ、寄付者への感謝は、寄付者の維持率を高め、募金収入を増やすことによって非営利組織を成長させるために必要な基本的な要素です。

そのため、寄付のお礼状の書き方に関する包括的なガイドを作成しました。 以下の各トピックを順を追って説明することで、ミッションへの貢献に対して寄付者に個人的に感謝する作業について理解を深めることができます。

• 寄付に対してお礼の手紙を送る理由
• 寄付感謝状の構成要素
• 寄付感謝状テンプレート
• 印象的な寄付お礼状の例
• ダイレクトメールと電子メールのお礼状

完璧な寄付感謝状の作成

非営利団体を始めたばかりでも、困難な時期に資金調達を求めている確立された組織を運営している場合でも、成功を確実にするために従うことができるいくつかのベスト プラクティスがあります。 始める準備はできましたか？ 飛び込みましょう！

1. 寄付に対してお礼の手紙を送るのはなぜですか?

寄付のお礼状は、個人または組織が受け取った贈り物に対する簡単な感謝の返事です。 通常、数段落の長さの感謝状は、組織が感謝を共有し、各寄付の影響を示す機会を提供します。

寄付のお礼状は誰でも送信できますが (伝道旅行、医療費、またはその他の多額の費用のために募金活動を行う個人を含む)、これらの種類の手紙は非営利団体やその他の慈善団体によって作成および送信されることが最も一般的です。

非営利団体が寄付のお礼状を送る主な理由は次のとおりです。

• 感謝の気持ちを示す:自分の貢献が十分に評価されていると感じていない寄付者は、追加の寄付を求めて戻ってくる可能性は低くなります。 それに、誰かに贈り物をしてくれたことに感謝するのは、基本的な人間の品位です！
• 寄付者が戻ってくるようにする:一方、感謝されていると感じている寄付者は、繰り返しの寄付者になる可能性が高く、定期的な寄付者になる可能性さえあります。 寄付者の維持率を高めることは、常に新しい寄付者を探すことなく、一貫した資金を獲得するための優れた方法です。
• 寄付の影響を共有する:各寄付が非営利団体の全体的な使命に与える影響を具体的に表現することで、寄付者が組織への個人的な関与をよりよく視覚化できるようになります。 写真や証言を含めることは、この影響を実証する優れた方法です。
• あなたの組織を常に念頭に置いてください:寄付者が [送信] をクリックした瞬間にあなたの組織のことを忘れてしまうのは望ましくありません。 代わりに、あなたが一緒に行っている良い仕事と、今後の参加の機会を彼らに思い出させ続けてください.

各寄付者に個別の感謝状を送ることで、組織が規模に関係なく、すべての寄付を気にかけていることを示すことができます。 これは、募金活動を後押しするだけでなく、サポーターとの関係を強化するのにも役立ちます。

2. 寄付お礼状の内容

寄付のお礼状を書くのが初めての場合は、大変な作業に思えるかもしれません。 ただし、最適化されたお礼状は単純化して 8 つの重要な要素に分解できるため、はるかにシンプルで管理しやすいプロセスになります。

効果的な寄付のお礼状に含める 8 つの要素を次に示します。

• パーソナライズされた挨拶:受取人に名前で宛てることから始めると、手紙全体がポジティブで快適なトーンになります。 データベースを使用して、寄付者の好みの名前を手紙に使用していることを確認してください。
• 特定の贈り物に感謝する:あなたの手紙が、すべての寄付者に自動的に送られる一般的なお礼状のように思われないようにするために、個々の個人の特定の寄付に感謝することをお勧めします。 このようにして、寄付者は、あなたが彼らの特定の贈り物を見て感謝していることを知ることができます.
• 非営利団体の使命の概要:非営利団体の全体的な使命を要約したいくつかの文を含めることは、寄付者に、あなたが何を目指し、どのように支援しているかを思い出させる優れた方法です。 ほとんどの場合、寄付者は組織にある程度精通しているため、この部分は非常に詳細である必要はありません。
• 現在のプロジェクトまたはキャンペーンの詳細:この部分では、キャンプの運営、イベントの主催、または新しいプロジェクトの促進など、ミッションを推進するために組織が行っている現在の行動をより具体的に掘り下げます。
• 寄付がもたらす影響に対処する:寄付者が寄付をするのは、他の人を助けたいからです。 そのため、寄付が有権者やプログラミングの成功に与える具体的な影響を示すことが非常に重要です。 子供、動物、高齢者のいずれを扱う場合でも、寄付者の寛大さによって影響を受けた個人について前向きな話をすることは素晴らしい考えです.
• 連絡先情報:寄付者が、組織全体または特定の寄付について質問や懸念がある場合に連絡できる方法を提供することが重要です。 あなたのチームが彼らからの連絡をお待ちしており、あなたに連絡するための明確な方法を提供することを読者に知らせてください.
• 締めくくり:組織としてではなく、個人からの寄付のお礼状に必ず署名してください。 これは、ある人から別の人に書かれた手紙のように、より個人的な感覚につながります。 あなたの手紙を目立たせるために、あなたのエグゼクティブディレクターなどのリーダーシップの位置から手紙を送ることを検討してください!
• PS:眼球運動の研究によると、多くの場合、PS は受信者が自分の名前をスキャンした後に最初に読むものです。 つまり、PS ステートメントを後付けとして (または完全に) 残すのではなく、慎重に作成することが重要です。

この情報の一部は個々の寄付者に固有であり、そのため、手紙ごとに調整されますが (挨拶や具体的な感謝など)、手紙から手紙へと引き継がれるものもあります (あなたの使命、影響、現在のプロジェクト)。

オンライン募金プラットフォームや寄付テキストツールなどの便利なリソースを使用すると、この情報の多くを自動的に収集して寄付のお礼状用に抽出できるため、プロセスがこれまでになく簡単になります。

3. 寄付お礼状テンプレート

寄付のお礼状を書き始める準備ができているが、何を言えばいいかわからない場合は、寄付者への連絡に使用できるよく練られたテンプレートを次に示します。 注意深く読むと、この特定のテンプレートには、効果的な寄付のお礼状の前述の必須コンポーネントが組み込まれていることがわかります。

[寄付者の名前] 様

[寄付日] に [贈り物のサイズ (ドル単位)] の寛大な寄付をいただき、ありがとうございます。 ここ [組織名] では、[ミッション ステートメントの簡単な要約] に情熱を注いでいます。

あなたの寛大な寄付は、[現在のプロジェクト]、[現在のプロジェクト]、および [現在のプロジェクト] によって [全体的な目標] にプラスの影響を与えます。 [特定のキャンペーンまたは募金活動の名前] を通じて集められた資金のおかげで、[有権者の数] は [特典] と [特典] にアクセスできるようになりました。

[組織名] の詳細と、あなたの寄付がコミュニティにどのように貢献したかについては、[電話番号] または [メール アドレス] までお問い合わせください。 あなたからの御一報をお待ちしています！

敬具、

[フルネーム]
【組織内の肩書き】

PS [組織名] の最新ニュースの詳細については、[URL] の Web サイトをチェックするか、[ユーザー名] の [ソーシャル メディア プラットフォーム] でフォローしてください。

テンプレートの例については、これらの無料でダウンロード可能なレター テンプレートをチェックしてください。これらのテンプレートは、独自の情報でカスタマイズして、貴重な寄付者に送信することができます!

4.印象的な寄附お礼状の例

何かを行う方法を理解する最善の方法は、他の人が過去に完成させた強力な例を見ることである場合があります。 そのため、あなたと同じような非営利団体からの 4 つの一流の寄付感謝状をまとめました。 これらの例を読んで、自分の手紙でエミュレートしたいベスト プラクティスをいくつか選んでください。

寄付者選択

DonorsChoose は、世界中の生徒や教師と協力して、貴重なリソースを収集し、資金不足の学校に配布しています。 次に、これらの物資を受け取った学生は、教育を支援する寄付者に、パーソナライズされた心温まる感謝の手紙を送り返します.

以下は、寄贈されたさまざまな学用品に対する感謝の気持ちを示す小学生からの感謝状の例です。

レター #1

親愛なる友人、

タブレットで脳が賢くなった！ ありがとうございました！

愛、リリアナ

レター #2

ありがとうございました。

*息を切らして*

あなたは特別な気分になるはずです。 483個の「そう」をすべて終えるのに2時間かかりました。

これらの簡単な手紙は、寄付の受益者から直接届くので効果的です。 さらに、子供たちは自動的にユニークな能力とパーソナライズの層を追加します!

愛146

Love146 は、広範な予防教育を提供し、児童の人身売買の被害者と生存者と協力することにより、児童の人身売買を終わらせようとしている非営利団体です。

以下は、#GivingTuesday キャンペーンの成功に対する組織からの寄付感謝状の例です。

手紙 #3

あなたには変化を生み出す力があります。 -サムが大好きです。

今朝、私はオフィスに足を踏み入れ、ニュージャージーの学生からの小さなパッケージを見つけました。 彼らは私たちのサバイバーケアプログラムで子供たちのためにカードを作っていました. サムからのメッセージは際立っていました。あなたには変化を生み出す力があります。

しばらくして、午前 9 時 2 分に #GivingTuesday の募金目標を達成しました。 冗談じゃない。 9:02。 寄付してくださったすべての皆様に感謝いたします (そして、今日もう 1 通のチャリティー メールを開いて読んでくださったスタミナのある皆様にも感謝します。ブラボーです)。 サムが言ったように、あなたには変化を生み出す力があります。

2012 年の開始以来、#GivingTuesday は Love146 にとって最大の年次草の根イベントの 1 つになりました。 マッチング寄付者であるスーパーボウル チャンピオンのブリットン コルキットとその家族から、今朝 10 ドルの寄付者まで、すべての贈り物に感謝しています。

あなたの寛大さのおかげで、より多くの子供たちが私たちの予防教育とサバイバー ケア プログラムの対象となります。 私たちが持っている力を利用して変化を生み出すことは、それぞれにとって重要です。 今日はありがとうございました。

マリリン・マレー

コミュニケーション ディレクター、Love146

この寄付のお礼状は、あたかも友人から別の友人に宛てて書かれたかのように、くだけた会話調で書かれています。 ユーモアとストーリーテリングのテクニックを使用することで、手紙はすばやく簡単に、興味深いものとして読むことができます。

感謝の基本的なメッセージに加えて、送信者は #GivingTuesday を使用して組織の背景に飛び込み、資金がどこに行くかの具体的な例にも注意を払います。

「Break 4 Jesus」カテケティカル キャンプ

Break for Jesus は、カナダの子供たちのための 1 週間の春休みキャンプを主催する宗教団体です。 これは、主要なスポンサーであるウクライナの信用組合に宛てた寄付感謝状の例です。

手紙＃4

イエス・キリストに栄光あれ！

委員会メンバー各位 -

3 月 10 日から 16 日に成功裏に開催された Break for Jesus Camp を支援するために、非常に寛大な寄付をしていただき、心から感謝いたします。 あなたは私たちの主要なスポンサーです！ 60 人以上の子供たちが、アンカスターの美しいマウント メアリー リトリート センターで行われた信仰、楽しみ、友情の 1 週間に参加しました。

シスターズは私たちを温かく迎えてくれました。若者のカウンセラーと大人のボランティアは、子供たちがウクライナのカトリック信仰とビザンチンの伝統についてより多くのことを発見し、楽しい時間を過ごせる一週間にするために一生懸命働きました。

子どもたちはそれぞれ、ガラスにイコンを作り（逆さまに）、教えを聞き、祈り、歌い、ゲームやスポーツをして、たくさんの友達を作りました。 ハイライトは、スティーブン司教の訪問でした。私たちの洗礼の誓いの更新を主宰し、私たち全員に聖水をまき散らした後、司教は全員にスマーティーの箱を贈りました!

B4J はあなたの助けがなければ実行できませんでした。 私たちの子供たちの写真がいくつか含まれています。 詳細については、当社のウェブサイト www.b4j.ca をご覧ください。 また、あなたのウェブサイトに掲載するデジタル写真を送信し、通信資料で UCU 承認のブランディングを使用するためのロジスティクスを調べています。つまり、私たちのウェブサイトでのサポートを確認しています。

あなたの寛大さに改めて感謝します。神が今年の信仰の年にあなたを祝福し続けますように！

キリストにあるあなたのもの、

ターニャ・チョリー (キャンプディレクター)

神父。 ボダン・チョリー（チャプレン）

Olia Dezurevych (事務局長)

キャンプは、単一の受取人に宛ててではなく、企業スポンサー全体に手紙を書くことにしました。 このアプローチは少し個人的ではないかもしれませんが、十分な詳細とキャンパーの経験の具体的な要約と写真で補っています!

5. ダイレクトメールとメールのお礼状

寄付のお礼の手紙で何を言うべきかがわかったので、メッセージを伝えるために適切なコミュニケーションチャネルを使用することも同様に重要です. 新しいテクノロジーが導入されるにつれて、組織とサポーターとの関わり方は進化し続けています。

ダイレクト メールは、ある人から別の人に物理的な手紙を送信する長年の伝統です。 しかし、インターネットとそれに伴う電子メール メッセージの台頭により、寄付者とのコミュニケーション (特に感謝の手紙!) に関して自問する必要がある新しい質問が生まれました。

ダイレクトメールと電子メールのどちらを使用する必要がありますか?

ここでは、それぞれの主な利点をいくつか紹介します。

ダイレクトメール

• より個人的な:物理的な手紙は、コンピューター画面上の電子メールよりも個人的な魅力を伝える傾向があります。 これは、あなたの組織が手書きでお礼状を書いたり署名したりするのに時間がかかる場合に特に当てはまります。
• 物理的なリマインダー:多くの人は、手紙を受け取ってから数日間、それがカウンターの上に置かれているか、冷蔵庫にクリップで留められているかにかかわらず、手紙を保持しています。 そうすれば、あなたの手紙は、あなたの組織とあなたが行っている仕事を常に思い出させるものとして機能します. さらに、調査によると、個人は画面よりも紙に書かれたものを覚えている可能性が高いことが示されています。
• 目立たせる:特にデジタル時代では、混乱を解消するのは難しい場合があります。 そのため、メッセージを目立たせるには、よくできた物理的な手紙が必要な場合があります。

Eメール

• 安価:電子メールの最大の利点の 1 つは、寄付者との通信を無料で送受信できることです。 封筒や切手の購入を心配する必要がないため、組織は余分なお金を節約して別の場所に再投資できます。
• より迅速:手紙が郵便局と郵便トラックを通過し、最終的に受信者のメールボックスに到着するまで数日待つ代わりに、電子メール メッセージを瞬時にコンピュータに転送できます。
• より簡単:最後に、あなたとあなたのチームが封筒の印刷、折り畳み、詰め物に時間を費やすことなく、電子メールを寄付者に届けることができます。 メッセージを入力したら、あとは送信ボタンを押すだけです。

ほとんどの組織にとって、最善の答えは、この 2 つの何らかの組み合わせです。 たとえば、各寄付者に、寄付フォーム内で希望する通信方法を選択するよう依頼することを検討できます。 次に、各個人に最適な戦略について直接の知識を得ることができます. 希望するコミュニケーション方法を尋ねた場合は、それを尊重し、強力で永続的な関係を築き続けるようにしてください.

結論

寄付のお礼状にはさまざまな書き方があり、同じものは 2 つとありません。 そのため、調査を行い、組織に最適な戦略を決定することをお勧めします。 結局のところ、最も重要な部分は、寄付者があなたの感謝を感じ、使命に対する彼ら自身の影響を理解することを確認することです.