Una guida per creare la lettera di ringraziamento per la donazione perfetta

Se hai mai dedicato del tempo alla raccolta fondi, sai che ringraziare i tuoi donatori è una delle parti più importanti dell'attività.

Dopotutto, l'apprezzamento del donatore è un elemento fondamentale necessario per far crescere un'organizzazione no profit aumentando la fidelizzazione dei donatori e aumentando le entrate della raccolta fondi.

Ecco perché abbiamo creato questa guida completa alla scrittura di lettere di ringraziamento per le donazioni. Mentre esaminiamo ciascuno dei seguenti argomenti, puoi costruire una migliore comprensione del lavoro che serve per ringraziare personalmente i donatori per il loro contributo alla tua missione:

• Perché inviare una lettera di ringraziamento per le donazioni?
• Componenti di una lettera di ringraziamento per la donazione
• Modello di lettera di ringraziamento per la donazione
• Esempi di impressionanti lettere di ringraziamento per le donazioni
• Posta diretta vs. lettere di ringraziamento via e-mail

Realizzare la perfetta lettera di ringraziamento per la donazione

Sia che tu stia appena avviando un'organizzazione no profit o gestisci un'organizzazione affermata che cerca finanziamenti in un momento difficile, queste sono alcune delle migliori pratiche che puoi seguire per assicurarti il ​​successo. Pronto per iniziare? Entriamo!

1. Perché inviare una lettera di ringraziamento per le donazioni?

Una lettera di ringraziamento per la donazione è una semplice risposta di gratitudine per un regalo ricevuto da un individuo o da un'organizzazione. Tipicamente lunghe solo pochi paragrafi, le lettere di ringraziamento offrono alle organizzazioni l'opportunità di condividere il loro apprezzamento e dimostrare l'impatto di ogni donazione.

Sebbene chiunque possa inviare una lettera di ringraziamento per la donazione (inclusa la raccolta di fondi individuali per un viaggio in missione, spese mediche o altri costi elevati), questi tipi di lettere sono più comunemente scritti e inviati da organizzazioni non profit e altre organizzazioni di beneficenza.

Ecco alcuni motivi principali per cui un'organizzazione no profit può inviare una lettera di ringraziamento per la donazione:

• Mostra la tua gratitudine: è improbabile che i donatori che non ritengono che il loro contributo sia stato adeguatamente apprezzato tornino per una donazione di follow-up. Inoltre, ringraziare qualcuno per un dono è fondamentale per la decenza umana!
• Fai in modo che i donatori tornino: d'altra parte, i donatori che si sentono apprezzati hanno maggiori probabilità di diventare donatori ricorrenti e persino ricorrenti. Aumentare il tasso di fidelizzazione dei donatori è un ottimo modo per ottenere finanziamenti coerenti senza cercare costantemente nuovi donatori.
• Condividi l'impatto della donazione: esprimendo in modo specifico l'impatto che ogni donazione ha sulla missione generale della tua organizzazione non profit, puoi aiutare i donatori a visualizzare meglio il loro coinvolgimento personale nell'organizzazione. Includere immagini e testimonianze è un ottimo modo per esemplificare questo impatto.
• Mantieni la tua organizzazione al primo posto: non vuoi che il donatore si dimentichi della tua organizzazione non appena fa clic su Invia. Invece, continua a ricordare loro il buon lavoro che state facendo insieme , nonché ulteriori opportunità di coinvolgimento.

Inviando una lettera di ringraziamento personalizzata a ciascun donatore, puoi dimostrare che la tua organizzazione tiene a ogni singola donazione, indipendentemente dalle dimensioni. Questo non solo aiuterà a rafforzare i tuoi sforzi di raccolta fondi, ma anche a rafforzare le relazioni con i sostenitori.

2. Componenti di una lettera di ringraziamento per la donazione

Se non conosci le lettere di ringraziamento per le donazioni, potrebbe sembrare un compito arduo. Tuttavia, una lettera di ringraziamento ottimizzata può essere semplificata e suddivisa in otto componenti essenziali, rendendolo un processo molto più semplice e facile da gestire.

Ecco otto elementi da includere in una lettera di ringraziamento per una donazione efficace:

• Saluto personalizzato: iniziare rivolgendosi al destinatario per nome crea un tono positivo e confortevole per l'intera lettera. Usa il tuo database per assicurarti di utilizzare i nomi preferiti dei tuoi donatori nella lettera.
• Ringrazia per un regalo specifico: per evitare che la tua lettera sembri una generica nota di ringraziamento inviata automaticamente a tutti i donatori, è una buona idea ringraziare ogni individuo per il loro contributo specifico. In questo modo il donatore sa che vedi e apprezzi il suo dono particolare.
• Riepilogo della missione non profit: includere alcune frasi che riassumono la missione generale della tua organizzazione non profit è un ottimo modo per ricordare ai donatori a cosa stai lavorando e come stanno aiutando. Molto probabilmente, i donatori hanno una certa familiarità con l'organizzazione, quindi questa parte non ha bisogno di essere estremamente approfondita.
• Dettagli del progetto o della campagna in corso: questa parte approfondisce in modo più specifico le azioni intraprese dalla tua organizzazione per promuovere la tua missione, che si tratti di gestire un campo, ospitare un evento o promuovere un nuovo progetto.
• Affronta l'impatto che avrà la donazione: quando i donatori donano, è perché vogliono aiutare gli altri. Ecco perché è così importante dimostrare l'impatto specifico di una donazione sui tuoi elettori o sul successo della programmazione. Che tu lavori con bambini, animali o anziani, è un'ottima idea raccontare storie positive su persone che sono state colpite dalla generosità dei tuoi donatori.
• Informazioni di contatto: è importante fornire ai donatori un modo per contattare qualsiasi domanda o dubbio sulla tua organizzazione nel suo insieme o sul loro dono specifico. Fai sapere al lettore che il tuo team vorrebbe ascoltarlo e dargli un modo chiaro per contattarti.
• Chiusura: assicurati di firmare le lettere di ringraziamento della tua donazione da una singola persona piuttosto che dall'organizzazione come entità. Questo porta a una sensazione più personale, come una lettera scritta da una persona all'altra. Considera l'idea di inviare le lettere da una posizione di leadership come il tuo direttore esecutivo per far risaltare la tua lettera!
• PS: Secondo gli studi sul movimento oculare, la PS è spesso la prima cosa che un destinatario legge dopo aver scansionato il proprio nome. Ciò significa che è importante elaborare con cura la tua dichiarazione PS, piuttosto che lasciarla come un ripensamento (o del tutto).

Mentre alcune di queste informazioni sono specifiche del singolo donatore e, quindi, adattate per ogni lettera che scrivi (come saluti e ringraziamenti specifici), alcune verranno riportate di lettera in lettera (la tua missione, impatto e progetti attuali).

Con risorse utili come piattaforme di raccolta fondi online e strumenti per inviare messaggi di testo, molte di queste informazioni possono essere raccolte automaticamente ed estratte per le tue lettere di ringraziamento per la donazione, rendendo il processo più semplice che mai.

3. Modello di lettera di ringraziamento per la donazione

Se sei pronto per iniziare a scrivere le tue lettere di ringraziamento per la donazione ma non sei sicuro di cosa dire, ecco un modello ben realizzato che puoi utilizzare per la tua corrispondenza con i donatori. Mentre leggi attentamente, puoi vedere che questo modello specifico incorpora ciascuno dei suddetti componenti essenziali di un'efficace lettera di ringraziamento per la donazione:

Gentile [nome del donatore],

Grazie per la tua generosa donazione di [dimensione del regalo in dollari] il [data della donazione]. Qui a [nome dell'organizzazione], siamo appassionati di [breve riassunto della dichiarazione di intenti].

La tua generosa donazione ha un impatto positivo su [obiettivo generale] di [progetto attuale], [progetto attuale] e [progetto attuale]. Grazie al denaro raccolto tramite [nome di una particolare campagna o raccolta fondi], [numero di elettori] ora ha accesso a [beneficio] e [beneficio].

Per ulteriori informazioni su [nome dell'organizzazione] e su come i tuoi regali hanno fatto la differenza nella comunità, contattaci tramite [numero di telefono] o [indirizzo e-mail]. Ci piacerebbe sentirti!

Cordialmente,

[Nome e cognome]
[Titolo all'interno dell'organizzazione]

PS Per saperne di più sulle ultime notizie su [nome organizzazione], visita il nostro sito Web all'indirizzo [URL] o seguici su [piattaforma di social media] su [nome utente].

Per altri modelli di esempio, dai un'occhiata a questi modelli di lettere scaricabili gratuitamente che puoi personalizzare con le tue informazioni e iniziare a inviare a preziosi donatori!

4. Esempi di impressionanti lettere di ringraziamento per le donazioni

A volte il modo migliore per capire come fare qualcosa è dare un'occhiata a esempi potenti che altri hanno completato in passato. Ecco perché abbiamo compilato queste quattro lettere di ringraziamento per le donazioni di alto livello provenienti da organizzazioni non profit come la tua. Leggi questi esempi e scegli alcune delle migliori pratiche che vorresti emulare nelle tue lettere!

DonatoriScegli

DonorsChoose collabora con studenti e insegnanti in tutto il mondo per raccogliere e distribuire risorse preziose alle scuole sottofinanziate. Quindi, gli studenti che ricevono queste forniture inviano lettere di ringraziamento personalizzate e commoventi ai donatori che sostengono la loro istruzione.

Ecco due esempi di lettere di ringraziamento di bambini delle scuole elementari che dimostrano il loro apprezzamento per vari materiali scolastici donati:

Lettera n. 1

Cari amici,

Il mio cervello sta diventando più intelligente dal tablet! Grazie!

Con affetto, Liliana

Lettera n. 2

Grazie così così così così…[478 più “così”]... COSÌ tanto.

*Respiro affannoso*

Dovresti sentirti speciale. Mi ci sono volute 2 ore per finire tutti i 483 "così".

Queste semplici lettere sono efficaci perché provengono direttamente dai beneficiari delle donazioni. Inoltre, i bambini aggiungono automaticamente un ulteriore livello di abilità e personalizzazione uniche!

Amore146

Love146 è un'organizzazione senza scopo di lucro che cerca di porre fine alla tratta di bambini fornendo un'ampia educazione alla prevenzione e lavorando con vittime e sopravvissuti alla tratta di bambini.

Ecco un esempio di una lettera di ringraziamento per la donazione dell'organizzazione in risposta a una campagna di successo #GivingTuesday:

Lettera n. 3

Hai il potere di creare il cambiamento. -amo Sam.

Questa mattina sono entrata in ufficio e ho trovato un piccolo pacco di studenti del New Jersey; avevano realizzato delle carte per i bambini del nostro programma di assistenza ai sopravvissuti. Il messaggio di Sam si è distinto: hai il potere di creare il cambiamento.

Qualche istante dopo, alle 9:02, abbiamo raggiunto il nostro obiettivo di raccolta fondi #GivingTuesday. Non sto scherzando. 9:02. Siamo grati per tutti voi che avete dato (e anche per voi che avete avuto la resistenza per aprire un'altra email di beneficenza oggi e leggerla - bravo). Come ha detto Sam, hai il potere di creare il cambiamento.

Da quando è iniziato nel 2012, #GivingTuesday è diventato uno dei più grandi eventi annuali di base per Love146. Siamo grati per ogni regalo: dal nostro donatore corrispondente, il campione del Super Bowl Britton Colquitt e la sua famiglia, a un donatore di $ 10 questa mattina che ha condiviso: "Ho donato perché i bambini dovrebbero divertirsi e giocare".

Grazie alla vostra generosità, più bambini saranno raggiunti dai nostri programmi di Educazione alla Prevenzione e Survivor Care. È importante per ciascuno di loro prendere il potere che abbiamo e usarlo per creare il cambiamento. Grazie per averlo fatto oggi.

Marilyn Murray

Direttore della Comunicazione, Love146

Questa lettera di ringraziamento per la donazione è scritta con un tono informale e colloquiale, come se fosse scritta da un amico all'altro. Usando l'umorismo e le tecniche di narrazione, la lettera è una lettura veloce, facile e interessante.

Oltre a un semplice messaggio di ringraziamento, il mittente si prende anche il tempo di approfondire il background dell'organizzazione con #GivingTuesday e di annotare esempi specifici di dove andrà il finanziamento.

Campo catechistico “Rompi 4 Gesù”.

Break for Jesus è un'organizzazione religiosa che ospita un campo di vacanze primaverili di una settimana per bambini in Canada. Questo è un esempio di una lettera di ringraziamento per la donazione scritta al loro principale sponsor, un'unione di credito ucraina:

Lettera n. 4

Gloria a Gesù Cristo!

Cari membri del comitato -

Desideriamo estendere i nostri più calorosi ringraziamenti per la tua generosa donazione a sostegno di Break for Jesus Camp, che si è svolto con successo dal 10 al 16 marzo. Sei il nostro sponsor principale! Oltre 60 bambini hanno partecipato a una settimana di fede, divertimento e amicizia presso il bellissimo Mount Mary Retreat Center di Ancaster.

Le suore ci hanno accolto calorosamente, mentre i consulenti per i giovani e i volontari per adulti hanno lavorato duramente per rendere questa settimana in cui i nostri bambini hanno scoperto di più sulla loro fede cattolica ucraina e sulle nostre tradizioni bizantine, e si sono divertiti molto a farlo.

Ogni bambino ha realizzato un'icona su vetro (al rovescio), ha ascoltato insegnamenti, pregato, cantato, giocato e fatto sport e fatto molti amici. Un momento clou è stata la visita del nostro Vescovo Stephen, quando dopo aver presieduto al rinnovo dei nostri voti battesimali e aver asperso tutti noi con l'acqua santa, il Vescovo ha regalato a tutti una scatola di Smarties!

B4J non potrebbe funzionare senza il tuo aiuto. Includiamo un paio di foto dei nostri bambini. Maggiori informazioni possono essere viste sul nostro sito Web www.b4j.ca. Stiamo anche inviando foto digitali da includere nel tuo sito Web e scopriamo la logistica dell'utilizzo del marchio approvato dall'UCU nei nostri materiali di comunicazione, ad esempio riconoscendo il tuo supporto sul nostro sito Web.

Grazie ancora per la vostra generosità e che Dio continui a benedirvi in ​​questo Anno della Fede!

Tuo in Cristo,

Tanya Choly (direttore del campo)

Fr. Bohdan Choly (Cappellano)

Olia Dezurevych (Direttore amministrativo)

Invece di essere indirizzato a un unico destinatario, il campo ha deciso di scrivere al loro sponsor aziendale nel suo insieme. Sebbene questo approccio possa essere leggermente meno personale, lo compensano con ampi dettagli e un riepilogo specifico dell'esperienza dei campeggiatori e delle foto!

5. Posta diretta vs. lettere di ringraziamento via e-mail

Ora che sai cosa dire nella tua lettera di ringraziamento per la donazione, è altrettanto importante utilizzare i giusti canali di comunicazione per trasmettere il tuo messaggio. Con l'introduzione di nuove tecnologie, il modo in cui le organizzazioni si relazionano con i sostenitori continua ad evolversi.

Il direct mail è una tradizione di lunga data di trasmissione di lettere fisiche da una persona all'altra. Tuttavia, l'ascesa di Internet e della messaggistica e-mail insieme ad essa ha portato a una nuova domanda che devi porti quando si tratta di comunicazioni con i donatori (e in particolare lettere di ringraziamento!).

Devo usare la posta diretta o l'e-mail?

Ecco alcuni dei principali vantaggi di ciascuno.

Posta diretta

• Più personale: una lettera fisica tende a portare un fascino più personale rispetto a un'e-mail sullo schermo di un computer. Ciò è particolarmente vero se la tua organizzazione si prende il tempo di scrivere e/o firmare a mano le tue lettere di ringraziamento!
• Promemoria fisico: molte persone si aggrappano alle lettere per giorni dopo averle ricevute, sia che si trovino su un piano di lavoro o fissate a un frigorifero. In questo modo, la tua lettera funziona come un costante promemoria della tua organizzazione e del lavoro che stai facendo. Inoltre, gli studi dimostrano che è più probabile che un individuo ricordi qualcosa di scritto su carta che su uno schermo!
• Può distinguersi: soprattutto nell'era digitale, può essere difficile sfondare il disordine. Ecco perché a volte una lettera fisica piacevole e ben realizzata può essere esattamente ciò di cui hai bisogno per far risaltare il tuo messaggio.

E-mail

• Più economico: uno dei maggiori vantaggi dell'e-mail è che è gratuito inviare e ricevere comunicazioni con i donatori. Senza doversi preoccupare di acquistare buste e francobolli, la tua organizzazione può risparmiare quei soldi extra e reinvestirli altrove.
• Più veloce: invece di aspettare diversi giorni prima che la tua lettera arrivi attraverso l'ufficio postale e il camion della posta e alla fine arrivi nella casella di posta del destinatario, un messaggio e-mail può essere trasferito al suo computer in un istante.
• Più semplice: infine, un'e-mail può arrivare al donatore senza che tu e il tuo team doveste dedicare tempo a stampare, piegare e riempire buste. Non appena hai digitato il tuo messaggio, tutto ciò che devi fare è premere invia!

Per la maggior parte delle organizzazioni, la risposta migliore prevede una sorta di combinazione dei due. Ad esempio, potresti considerare di chiedere a ciascun donatore di scegliere il metodo di comunicazione preferito all'interno del modulo di donazione. Quindi, avrai una conoscenza diretta delle strategie che funzionano meglio per ogni individuo. Assicurati solo che se chiedi un metodo di comunicazione preferito, lo onori e continui a costruire relazioni forti e durature.

Conclusione

Esistono molti modi per scrivere una lettera di ringraziamento per la donazione e non esistono due lettere uguali. Ecco perché è una buona idea fare le tue ricerche e decidere una strategia che funzioni meglio per la tua organizzazione. Dopotutto, la parte più importante è assicurarsi che i donatori sentano il tuo apprezzamento e comprendano il proprio impatto sulla missione.