Un ghid pentru elaborarea scrisorii de mulțumire pentru donația perfectă

Dacă ați petrecut vreodată timp strângând fonduri, știți că mulțumirea donatorilor este una dintre cele mai importante părți ale afacerii.

La urma urmei, aprecierea donatorilor este un element fundamental necesar pentru dezvoltarea unei organizații nonprofit prin creșterea retenției donatorilor și creșterea veniturilor din strângerea de fonduri.

De aceea am creat acest ghid cuprinzător pentru scrierea unei scrisori de mulțumire pentru donații. Pe măsură ce parcurgem fiecare dintre următoarele subiecte, puteți construi o mai bună înțelegere a muncii care implică mulțumirea personală donatorilor pentru contribuția lor la misiunea dumneavoastră:

• De ce să trimiteți o scrisoare de mulțumire pentru donații?
• Componentele unei scrisori de mulțumire pentru donație
• Model de scrisoare de mulțumire pentru donație
• Exemple de scrisori de mulțumire pentru donații impresionante
• Poștă directă vs. scrisori de mulțumire prin e-mail

Crearea unei scrisori de mulțumire pentru donație perfectă

Indiferent dacă tocmai începi o organizație nonprofit sau conduci o organizație consacrată care caută finanțare într-o perioadă dificilă, acestea sunt câteva dintre cele mai bune practici pe care le poți urma pentru a asigura succesul. Sunteți gata să începeți? Să sărim înăuntru!

1. De ce să trimiteți o scrisoare de mulțumire pentru donații?

O scrisoare de mulțumire pentru donație este un simplu răspuns de recunoștință pentru un cadou primit de o persoană sau de o organizație. De obicei, scrisorile de mulțumire de numai câteva paragrafe oferă organizațiilor o oportunitate de a-și împărtăși aprecierea și de a demonstra impactul fiecărei donații.

În timp ce oricine poate trimite o scrisoare de mulțumire de donație (inclusiv persoane fizice strângerea de fonduri pentru o călătorie de misiune, cheltuieli medicale sau un alt cost mare), aceste tipuri de scrisori sunt cel mai frecvent scrise și trimise de organizații nonprofit și alte organizații caritabile.

Iată câteva motive principale pentru care o organizație nonprofit să trimită o scrisoare de mulțumire pentru donație:

• Arată-ți recunoștința: donatorii care nu simt că contribuția lor a fost apreciată în mod adecvat nu sunt susceptibile să revină pentru o donație ulterioară. În plus, este o decență umană de bază să mulțumești cuiva pentru un cadou!
• Continuați să revină donatorii: pe de altă parte, donatorii care se simt apreciați au mai multe șanse să devină donatori repetați și chiar recurenți. Creșterea ratei de retenție a donatorilor este o modalitate excelentă de a obține o finanțare consistentă fără a căuta în mod constant noi donatori.
• Împărtășește impactul donației: exprimând în mod specific impactul pe care fiecare donație îl are asupra misiunii generale a organizației tale nonprofit, poți ajuta donatorii să își vizualizeze mai bine implicarea personală în organizație. Includerea de imagini și mărturii este o modalitate excelentă de a exemplifica acest impact.
• Păstrați-vă organizația în prim-plan: nu doriți ca donatorul să uite de organizația dvs. imediat ce face clic pe Trimitere. În schimb, reamintiți-le de munca bună pe care o faceți împreună , precum și de alte oportunități de implicare.

Trimițând o scrisoare personalizată de mulțumire fiecărui donator, puteți arăta că organizației dumneavoastră îi pasă de fiecare donație – indiferent de dimensiune. Acest lucru nu numai că vă va ajuta să vă sporiți eforturile de strângere de fonduri, ci și să vă întăriți relațiile cu susținătorii.

2. Componentele unei scrisori de mulțumire pentru donație

Dacă sunteți nou în scris scrisori de mulțumire pentru donații, poate părea o sarcină descurajantă. Cu toate acestea, o scrisoare de mulțumire optimizată poate fi simplificată și împărțită în opt componente esențiale, făcând-o un proces mult mai simplu și ușor de gestionat.

Iată opt elemente de inclus într-o scrisoare de mulțumire pentru donație eficientă:

• Salut personalizat: Începând prin adresarea numelui destinatarului stabilește un ton pozitiv și confortabil pentru întreaga scrisoare. Utilizați baza de date pentru a vă asigura că utilizați numele preferate ale donatorilor în scrisoare.
• Mulțumiți pentru un anumit cadou: pentru a evita ca scrisoarea dvs. să pară ca o scrisoare de mulțumire generică trimisă automat tuturor donatorilor, este o idee bună să mulțumiți fiecărui individ pentru contribuția sa specifică. În acest fel, donatorul știe că îi vezi și apreciezi darul special.
• Rezumatul misiunii nonprofit: includerea câtorva propoziții care rezumă misiunea generală a organizației dvs. nonprofit este o modalitate excelentă de a reaminti donatorilor la ce lucrați și cum vă ajută ei. Cel mai probabil, donatorii sunt oarecum familiarizați cu organizația, așa că această parte nu trebuie să fie extrem de aprofundată.
• Detalii despre proiectul sau campania curentă: această parte se scufundă mai precis în acțiunile curente întreprinse de organizația dvs. pentru a vă promova misiunea, fie că este derularea unei tabere, găzduirea unui eveniment sau promovarea unui nou proiect.
• Abordați impactul pe care donația îl va avea: atunci când donatorii oferă, este pentru că doresc să-i ajute pe alții. De aceea, este atât de important să demonstrezi impactul specific pe care o donație îl are asupra alegătorilor tăi sau a succesului programării. Indiferent dacă lucrați cu copii, animale sau bătrâni, este o idee grozavă să spuneți povești pozitive despre persoane care au fost afectate de generozitatea donatorilor dvs.
• Informații de contact: este important să oferiți donatorilor o modalitate de a contacta orice întrebări sau nelămuriri despre organizația dvs. în ansamblu sau despre darul lor specific. Spune-i cititorului că echipa ta i-ar plăcea să audă de la ei și oferă-i o cale clară de a ajunge la tine.
• Închidere: asigurați-vă că semnați scrisorile de mulțumire pentru donație de la o persoană individuală, mai degrabă decât de la organizație ca entitate. Acest lucru duce la un sentiment mai personal, ca o scrisoare scrisă de la o persoană la alta. Luați în considerare trimiterea scrisorilor de la o poziție de conducere, cum ar fi directorul executiv, pentru a vă face scrisoarea să iasă în evidență!
• PS: Conform studiilor privind mișcarea ochilor, PS este adesea primul lucru pe care un destinatar îl citește după ce își scanează numele. Asta înseamnă că este important să creați cu atenție declarația dvs. PS, mai degrabă decât să o lăsați ca o gândire ulterioară (sau complet).

În timp ce unele dintre aceste informații sunt specifice donatorului individual și, prin urmare, sunt ajustate pentru fiecare scrisoare pe care o scrieți (cum ar fi salutul și mulțumirile specifice), unele se vor transfera de la o scrisoare la alta (misiunea, impactul și proiectele dvs. curente).

Cu resurse utile, cum ar fi platforme online de strângere de fonduri și instrumente de text pentru a oferi, multe dintre aceste informații pot fi colectate automat și extrase pentru scrisorile de mulțumire pentru donație, făcând procesul mai ușor ca niciodată.

3. Model de scrisoare de mulțumire pentru donație

Dacă sunteți gata să începeți să scrieți scrisorile de mulțumire pentru donație, dar nu sunteți sigur ce să spuneți, iată un șablon bine conceput pe care îl puteți folosi pentru propria dvs. corespondență cu donatorii. Pe măsură ce citiți cu atenție, puteți vedea că acest șablon specific încorporează fiecare dintre componentele esențiale menționate mai sus ale unei scrisori eficiente de mulțumire pentru donație:

Stimate [prenumele donatorului],

Vă mulțumim pentru donația dvs. generoasă de [mărimea cadou în dolari] la [data donației]. Aici, la [numele organizației], suntem pasionați de [scurt rezumat al declarației de misiune].

Donația ta generoasă are un impact pozitiv asupra [obiectivului general] de către [proiectul curent], [proiectul curent] și [proiectul curent]. Datorită banilor strânși prin [numele unei anumite campanii sau strângerii de fonduri], [numărul de constituenți] au acum acces la [beneficiu] și [beneficiu].

Pentru mai multe informații despre [numele organizației] și despre modul în care cadourile dvs. au făcut diferența în comunitate, vă rugăm să ne contactați prin [număr de telefon] sau [adresă de e-mail]. Ne-am bucura sa primim vesti de la tine!

A ta cu adevărat,

[Numele complet]
[Titlul în cadrul organizației]

PS Pentru a afla mai multe despre cele mai recente știri la [numele organizației], consultați site-ul nostru la [URL] sau urmăriți-ne pe [platforma social media] la [nume utilizator].

Pentru mai multe exemple de șabloane, consultați aceste șabloane de scrisori descărcabile gratuit pe care le puteți personaliza cu propriile informații și începeți să le trimiteți donatorilor valoroși!

4. Exemple de scrisori de mulțumire pentru donații impresionante

Uneori, cel mai bun mod de a înțelege cum să faci ceva este să arunci o privire asupra exemplelor puternice pe care alții le-au completat în trecut. De aceea, am compilat aceste patru scrisori de mulțumire pentru donații de nivel superior de la organizații nonprofit la fel ca a ta. Citiți aceste exemple și alegeți câteva dintre cele mai bune practici pe care doriți să le imitați în propriile scrisori!

Donatorii Alege

DonorsChoose lucrează cu studenți și profesori din întreaga lume pentru a colecta și a distribui resurse valoroase școlilor subfinanțate. Apoi, studenții care primesc aceste rechizite trimit înapoi scrisori de mulțumire personalizate și pline de căldură donatorilor care le susțin educația.

Iată două exemple de scrisori de mulțumire de la copiii de școală elementară care demonstrează aprecierea lor pentru diverse rechizite școlare donate:

Scrisoarea #1

Dragi prieteni,

Creierul meu devine mai inteligent de pe tabletă! Mulțumesc!

Dragoste, Liliana

Scrisoarea #2

Mulțumesc atât de atât de atât de... [478 mai multe „deci”]... atât de mult.

*Gâfâie pentru respirație*

Ar trebui să te simți special. Mi-a luat 2 ore să termin toate cele 483 de „deci”.

Aceste scrisori simple sunt eficiente deoarece vin direct de la beneficiarii donațiilor. În plus, copiii adaugă automat un strat suplimentar de abilitate unică și personalizare!

Dragoste146

Love146 este o organizație nonprofit care încearcă să pună capăt traficului de copii, oferind o educație extinsă de prevenire și lucrând cu victimele și supraviețuitorii traficului de copii.

Iată un exemplu de scrisoare de mulțumire pentru donație din partea organizației ca răspuns la o campanie de succes #GivingTuesday:

Scrisoarea #3

Ai puterea de a crea schimbare. - îl iubesc pe Sam.

În această dimineață, am intrat în birou și am găsit un mic pachet de la studenți din New Jersey; făcuseră carduri pentru copii în Programul nostru de îngrijire a supraviețuitorilor. Mesajul lui Sam a ieșit în evidență: ai puterea de a crea schimbare.

Câteva clipe mai târziu, la 9:02 am, ne-am îndeplinit obiectivul de strângere de fonduri #GivingTuesday. Nu glumesc. 9:02. Suntem recunoscători pentru toți cei care au dat (și chiar și pentru voi care ați avut rezistența de a deschide încă un e-mail de caritate astăzi și de a-l citi - bravo). După cum a spus Sam, ai puterea de a crea schimbare.

De când a început în 2012, #GivingTuesday a devenit unul dintre cele mai mari evenimente anuale la nivel local pentru Love146. Suntem recunoscători pentru fiecare cadou: de la donatorul nostru potrivit, campionul la Super Bowl Britton Colquitt și familia sa, până la un donator de 10 USD în această dimineață care a spus: „Am donat pentru că copiii ar trebui să se distreze și să se joace”.

Datorită generozității tale, mai mulți copii vor fi atinși de programele noastre de educație pentru prevenire și îngrijire a supraviețuitorilor. Pentru fiecare dintre ei contează să luăm puterea pe care o avem și să o folosim pentru a crea schimbare. Mulțumesc că ai făcut asta astăzi.

Marilyn Murray

Director de comunicare, Love146

Această scrisoare de mulțumire pentru donație este scrisă pe un ton informal, conversațional, ca și cum ar fi scrisă de la un prieten la altul. Folosind umorul și tehnicile de povestire, scrisoarea este o lectură rapidă, ușoară și interesantă.

Pe lângă un mesaj de mulțumire de bază, expeditorul își face, de asemenea, timp să se arunce în trecutul organizației cu #GivingTuesday, precum și să noteze exemple specifice despre unde se va ajunge finanțarea.

Tabăra catehetică „Break 4 Jesus”.

Break for Jesus este o organizație religioasă care găzduiește o tabără de vacanță de primăvară de o săptămână pentru copiii din Canada. Acesta este un exemplu de scrisoare de mulțumire pentru donație scrisă sponsorului lor principal, o uniune de credit ucraineană:

Scrisoarea #4

Slavă lui Isus Hristos!

Dragi membri ai comisiei -

Dorim să vă mulțumim cele mai calde pentru donația dumneavoastră foarte generoasă în sprijinul Break for Jesus Camp, care a avut loc cu succes în perioada 10-16 martie. Sunteți sponsorul nostru principal! Peste 60 de copii au participat la o săptămână de credință, distracție și prietenie la frumosul Mount Mary Retreat Center din Ancaster.

Surorile ne-au primit cu căldură, în timp ce consilierii de tineri și voluntarii adulți au muncit din greu pentru a face din aceasta o săptămână în care copiii noștri au descoperit mai multe despre credința lor catolică ucraineană și tradițiile noastre bizantine și s-au distrat de minune făcând-o.

Fiecare copil a făcut o icoană pe sticlă (în sens invers), a ascultat învățăturile, s-a rugat, a cântat, a făcut jocuri și sport și și-a făcut mulți prieteni. Un punct culminant a fost vizita Episcopului nostru Stephen, când, după ce a prezidat reînnoirea jurămintelor noastre de botez și ne-a stropit pe toți cu apă sfințită, Episcopul a dăruit tuturor o cutie de Smarties!

B4J nu ar putea rula fără ajutorul tău. Includem câteva fotografii cu copiii noștri. Mai multe puteți vedea pe site-ul nostru www.b4j.ca. De asemenea, suntem în proces de trimitere a fotografiilor digitale pentru a fi incluse pe site-ul dvs. și de a afla logistica utilizării mărcii aprobate de UCU în materialele noastre de comunicare, adică recunoașterea sprijinului dvs. pe site-ul nostru.

Vă mulțumim din nou pentru generozitate și Dumnezeu să vă binecuvânteze în continuare în acest An al Credinței!

Al tău în Hristos,

Tanya Choly (director tabără)

pr. Bohdan Choly (capelan)

Olia Dezurevych (director administrativ)

În loc să fie adresată unui singur destinatar, tabăra a decis să scrie sponsorului lor corporativ în ansamblu. Deși această abordare poate fi puțin mai puțin personală, ei o compensează cu detalii ample și o recapitulare specifică a experienței camperilor - și fotografii!

5. Poștă directă vs. scrisori de mulțumire prin e-mail

Acum că știi ce să spui în scrisoarea de mulțumire pentru donație, este la fel de important să folosești canalele de comunicare potrivite pentru a-ți transmite mesajul. Pe măsură ce sunt introduse noi tehnologii, modul în care organizațiile se relaționează cu susținătorii continuă să evolueze.

Poșta directă a fost o tradiție de lungă durată a transmiterii scrisorilor fizice de la o persoană la alta. Cu toate acestea, creșterea internetului și a mesajelor prin e-mail împreună cu acestea au condus la o nouă întrebare pe care trebuie să ți-o pui atunci când vine vorba de comunicările cu donatorii (și în special scrisorile de mulțumire!).

Ar trebui să folosesc poșta directă sau e-mail?

Iată câteva dintre principalele avantaje ale fiecăruia.

Mail direct

• Mai personală: o scrisoare fizică tinde să aibă un apel mai personal decât un e-mail pe ecranul unui computer. Acest lucru este valabil mai ales dacă organizația dvs. își face timp să scrie și/sau să semneze scrisorile de mulțumire de mână!
• Memento fizic: Mulți oameni țin scrisorile zile întregi după ce au fost primite, fie că sunt așezate pe un blat sau sunt prinse de un frigider. În acest fel, scrisoarea ta funcționează ca un memento constant al organizației tale și al muncii pe care o faci. În plus, studiile arată că o persoană are mai multe șanse să-și amintească ceva scris pe hârtie decât pe un ecran!
• Poate ieși în evidență: mai ales în era digitală, poate fi greu să scapi de dezordine. De aceea, uneori, o scrisoare fizică drăguță, bine lucrată, poate fi exact ceea ce aveți nevoie pentru ca mesajul dvs. să iasă în evidență.

E-mail

• Mai ieftin: unul dintre cele mai mari avantaje ale e-mailului este că este gratuit să trimiți și să primești comunicările donatorilor. Fără să vă faceți griji cu privire la cumpărarea de plicuri și ștampile, organizația dvs. poate economisi acești bani în plus și îi poate reinvesti în altă parte.
• Mai rapid: În loc să așteptați câteva zile pentru ca scrisoarea dvs. să-și facă drum prin oficiul poștal și camionul de poștă și, în cele din urmă, să ajungă în cutia poștală a destinatarului, un mesaj de e-mail poate fi transferat pe computerul acestuia într-o clipă.
• Mai ușor: în cele din urmă, un e-mail poate ajunge donatorului fără ca dvs. și echipa dvs. să fie nevoiți să vă petreceți timp imprimând, pliați și umpluți plicuri. De îndată ce ați introdus mesajul, tot ce trebuie să faceți este să apăsați pe trimitere!

Pentru majoritatea organizațiilor, cel mai bun răspuns implică o combinație a celor două. De exemplu, puteți lua în considerare să cereți fiecărui donator să aleagă metoda preferată de comunicare în formularul de donație. Apoi, veți avea cunoștințe directe despre strategiile care funcționează cel mai bine pentru fiecare individ. Doar asigurați-vă că, dacă cereți o metodă de comunicare preferată, o respectați și continuați să construiți relații puternice și durabile.

Concluzie

Există multe modalități de a scrie o scrisoare de mulțumire pentru donație și nu există două scrisori identice. De aceea, este o idee bună să faceți cercetări și să decideți asupra strategiei care funcționează cel mai bine pentru organizația dvs. La urma urmei, cea mai importantă parte este să vă asigurați că donatorii vă simt aprecierea și își înțeleg propriul impact asupra misiunii.