Panduan Membuat Surat Terima Kasih Donasi yang Sempurna

Jika Anda pernah menghabiskan waktu untuk menggalang dana, Anda tahu bahwa berterima kasih kepada donatur Anda adalah salah satu bagian terpenting dari bisnis ini.

Bagaimanapun, apresiasi donor adalah elemen mendasar yang diperlukan untuk menumbuhkan organisasi nirlaba dengan meningkatkan retensi donor dan meningkatkan pendapatan penggalangan dana.

Itulah mengapa kami membuat panduan lengkap untuk menulis surat terima kasih donasi ini. Saat kita membahas masing-masing topik berikut, Anda dapat membangun pemahaman yang lebih baik tentang pekerjaan yang secara pribadi berterima kasih kepada para donor atas kontribusi mereka pada misi Anda:

• Mengapa mengirim surat terima kasih untuk sumbangan?
• Komponen surat ucapan terima kasih donasi
• Templat surat ucapan terima kasih donasi
• Contoh surat ucapan terima kasih donasi yang mengesankan
• Surat langsung vs. email surat terima kasih

Membuat surat ucapan terima kasih donasi yang sempurna

Baik Anda baru memulai organisasi nirlaba atau menjalankan organisasi mapan yang mencari pendanaan di masa sulit, berikut adalah beberapa praktik terbaik yang dapat Anda ikuti untuk memastikan kesuksesan. Siap untuk memulai? Mari kita melompat!

1. Mengapa mengirim surat terima kasih atas sumbangan?

Surat ucapan terima kasih donasi adalah tanggapan sederhana dari ucapan terima kasih atas hadiah yang diterima oleh individu atau organisasi. Biasanya hanya beberapa paragraf panjang, surat terima kasih memberikan kesempatan bagi organisasi untuk berbagi penghargaan mereka dan menunjukkan dampak dari setiap donasi.

Meskipun siapa pun dapat mengirim surat ucapan terima kasih donasi (termasuk penggalangan dana individu untuk perjalanan misi, biaya pengobatan, atau biaya besar lainnya), jenis surat ini paling sering ditulis dan dikirim oleh organisasi nirlaba dan organisasi amal lainnya.

Berikut adalah beberapa alasan utama bagi lembaga nonprofit untuk mengirimkan surat ucapan terima kasih donasi:

• Tunjukkan rasa terima kasih Anda: Donor yang merasa kontribusi mereka tidak dihargai secara memadai kemungkinan besar tidak akan kembali untuk donasi lanjutan. Plus, itu adalah kesopanan dasar manusia untuk berterima kasih kepada seseorang atas hadiah!
• Jauhkan donor kembali: Di ​​sisi lain, donor yang merasa dihargai lebih cenderung menjadi donor berulang dan bahkan berulang. Meningkatkan tingkat retensi donor Anda adalah cara yang bagus untuk mendapatkan pendanaan yang konsisten tanpa terus-menerus mencari donor baru.
• Bagikan dampak donasi: Dengan secara khusus mengungkapkan dampak setiap donasi terhadap keseluruhan misi lembaga nonprofit Anda, Anda dapat membantu donatur memvisualisasikan keterlibatan pribadi mereka dalam organisasi dengan lebih baik. Menyertakan gambar dan testimonial adalah cara yang bagus untuk menunjukkan dampak ini.
• Jaga agar organisasi Anda selalu diingat: Anda tidak ingin donatur melupakan organisasi Anda segera setelah mereka mengklik kirim. Alih-alih, terus ingatkan mereka tentang pekerjaan baik yang Anda lakukan bersama , serta peluang lebih lanjut untuk terlibat.

Dengan mengirimkan surat ucapan terima kasih yang dipersonalisasi kepada setiap donatur, Anda dapat menunjukkan bahwa organisasi Anda peduli dengan setiap donasi – berapa pun ukurannya. Ini tidak hanya akan membantu meningkatkan upaya penggalangan dana Anda, tetapi juga untuk memperkuat hubungan dengan para pendukung.

2. Komponen surat ucapan terima kasih donasi

Jika Anda baru dalam menulis surat ucapan terima kasih donasi, ini mungkin tampak seperti tugas yang menakutkan. Namun, surat terima kasih yang dioptimalkan dapat disederhanakan dan dipecah menjadi delapan komponen penting, menjadikannya proses yang lebih sederhana dan mudah dikelola.

Berikut adalah delapan elemen yang harus disertakan dalam surat ucapan terima kasih donasi yang efektif:

• Sapaan yang dipersonalisasi: Memulai dengan menyapa penerima dengan nama akan memberikan nada positif dan nyaman untuk seluruh surat. Gunakan database Anda untuk memastikan Anda menggunakan nama pilihan donor Anda dalam surat tersebut.
• Bersyukur untuk hadiah tertentu: Untuk menghindari surat Anda tampak seperti catatan terima kasih umum yang dikirim secara otomatis ke semua donor, ada baiknya untuk berterima kasih kepada setiap individu atas kontribusi khusus mereka. Dengan cara ini donor tahu bahwa Anda melihat dan menghargai hadiah khusus mereka .
• Ringkasan misi nonprofit: Menyertakan beberapa kalimat yang merangkum keseluruhan misi nonprofit Anda adalah cara yang bagus untuk mengingatkan para donatur tentang apa yang sedang Anda upayakan dan bagaimana mereka membantu. Kemungkinan besar, para donor agak akrab dengan organisasi, jadi bagian ini tidak perlu terlalu mendalam.
• Detail proyek atau kampanye saat ini: Bagian ini lebih spesifik membahas tindakan saat ini yang diambil oleh organisasi Anda untuk memajukan misi Anda, baik itu menjalankan kamp, ​​menyelenggarakan acara, atau mempromosikan proyek baru.
• Atasi dampak yang akan dihasilkan oleh donasi: Ketika donatur memberi, itu karena mereka ingin membantu orang lain. Itulah mengapa sangat penting untuk menunjukkan dampak spesifik donasi terhadap konstituen atau kesuksesan program Anda. Baik Anda bekerja dengan anak-anak, hewan, atau orang tua, merupakan ide bagus untuk menceritakan kisah-kisah positif tentang individu-individu yang telah terpengaruh oleh kemurahan hati para pendonor Anda.
• Informasi kontak: Sangatlah penting untuk menyediakan cara bagi para donor untuk menjangkau dengan pertanyaan atau kekhawatiran tentang organisasi Anda secara keseluruhan atau tentang hadiah khusus mereka. Biarkan pembaca tahu bahwa tim Anda akan senang mendengar dari mereka dan memberi mereka cara yang jelas untuk menghubungi Anda.
• Penutupan: Pastikan untuk menandatangani surat ucapan terima kasih donasi Anda dari individu dan bukan dari organisasi sebagai entitas. Ini mengarah pada perasaan yang lebih pribadi, sebagai surat yang ditulis dari satu orang ke orang lain. Pertimbangkan mengirim surat dari posisi kepemimpinan seperti direktur eksekutif Anda untuk membuat surat Anda menonjol!
• PS: Menurut studi gerakan mata, PS sering kali menjadi hal pertama yang dibaca penerima setelah memindai nama mereka. Itu berarti penting untuk menyusun pernyataan PS Anda dengan hati-hati, daripada membiarkannya sebagai renungan (atau keluar sama sekali).

Sementara beberapa informasi ini khusus untuk donor individu dan, dengan demikian, disesuaikan untuk setiap surat yang Anda tulis (seperti salam dan terima kasih khusus), beberapa akan terbawa dari surat ke surat (misi Anda, dampak, dan proyek saat ini).

Dengan sumber daya yang bermanfaat seperti platform penggalangan dana online dan alat pemberian teks, banyak informasi ini dapat dikumpulkan secara otomatis dan diekstraksi untuk surat terima kasih donasi Anda, membuat prosesnya lebih mudah dari sebelumnya.

3. Templat surat ucapan terima kasih donasi

Jika Anda siap untuk mulai menulis surat ucapan terima kasih donasi Anda tetapi Anda tidak yakin harus berkata apa, berikut adalah template yang dibuat dengan baik yang dapat Anda gunakan untuk korespondensi donor Anda sendiri. Saat Anda membaca dengan cermat, Anda dapat melihat bahwa templat khusus ini menggabungkan setiap komponen penting yang disebutkan di atas dari surat ucapan terima kasih donasi yang efektif:

Yang terhormat [nama depan donor],

Terima kasih atas donasi Anda yang murah hati [ukuran hadiah dalam dolar] pada [tanggal donasi]. Di sini, di [nama organisasi], kami sangat tertarik dengan [ringkasan singkat pernyataan misi].

Donasi Anda yang murah hati memberikan dampak positif pada [tujuan keseluruhan] oleh [proyek saat ini], [proyek saat ini], dan [proyek saat ini]. Berkat uang yang dikumpulkan melalui [nama kampanye atau penggalangan dana tertentu], [jumlah konstituen] sekarang memiliki akses ke [manfaat] dan [manfaat].

Untuk informasi lebih lanjut tentang [nama organisasi] dan bagaimana hadiah Anda membuat perbedaan di komunitas, silakan hubungi kami melalui [nomor telepon] atau [alamat email]. Kami akan senang mendengar dari Anda!

Hormat kami,

[Nama lengkap]
[Judul dalam organisasi]

PS Untuk mempelajari lebih lanjut tentang berita terbaru di [nama organisasi], lihat situs web kami di [URL] atau ikuti kami di [platform media sosial] di [nama pengguna].

Untuk lebih banyak contoh templat, lihat templat surat yang dapat diunduh gratis ini yang dapat Anda sesuaikan dengan informasi Anda sendiri dan mulai kirimkan ke donatur yang berharga!

4. Contoh surat ucapan terima kasih donasi yang mengesankan

Terkadang cara terbaik untuk memahami bagaimana melakukan sesuatu adalah dengan melihat contoh kuat yang telah diselesaikan orang lain di masa lalu. Itulah sebabnya kami telah menyusun empat surat terima kasih donasi tingkat atas ini dari lembaga nonprofit seperti milik Anda. Bacalah contoh-contoh ini dan pilih beberapa praktik terbaik yang ingin Anda tiru dalam surat Anda sendiri!

DonorPilih

DonorsChoose bekerja dengan siswa dan guru di seluruh dunia untuk mengumpulkan dan mendistribusikan sumber daya berharga ke sekolah-sekolah yang kekurangan dana. Kemudian, para siswa yang menerima perbekalan ini mengirimkan kembali surat ucapan terima kasih yang dipersonalisasi dan menghangatkan hati kepada para donatur yang mendukung pendidikan mereka.

Berikut adalah dua contoh surat ucapan terima kasih dari anak-anak sekolah dasar yang menunjukkan penghargaan mereka atas berbagai perlengkapan sekolah yang disumbangkan:

Surat #1

Teman-teman,

Otak saya semakin pintar dari tablet! Terima kasih!

Cinta, Liliana

Surat #2

Terima kasih sangat sangat…[478 lainnya “begitu”]… SANGAT BANYAK.

*Menghela nafas*

Anda harus merasa istimewa. Ini membawa saya 2 jam untuk menyelesaikan semua 483 "jadi."

Surat-surat sederhana ini efektif karena datang langsung dari penerima sumbangan. Plus, anak-anak secara otomatis menambahkan lapisan kemampuan dan personalisasi yang unik!

cinta146

Love146 adalah organisasi nirlaba yang berusaha mengakhiri perdagangan anak dengan memberikan pendidikan pencegahan ekstensif dan bekerja dengan para korban dan penyintas perdagangan anak.

Berikut adalah contoh surat ucapan terima kasih donasi dari organisasi sebagai tanggapan atas kampanye #GivingTuesday yang sukses:

Surat #3

Anda memiliki kekuatan untuk menciptakan perubahan. -cinta Sam.

Pagi ini, saya masuk ke kantor dan menemukan paket kecil dari mahasiswa di New Jersey; mereka telah membuat kartu untuk anak-anak di Program Peduli Korban kami. Pesan dari Sam menonjol: Anda memiliki kekuatan untuk menciptakan perubahan.

Beberapa saat kemudian, pada pukul 09:02, kami mencapai tujuan penggalangan dana #GivingTuesday kami. Saya tidak bercanda. 9:02. Kami berterima kasih kepada Anda semua yang memberi (dan bahkan untuk Anda yang memiliki stamina untuk membuka satu lagi email amal hari ini dan membacanya - bravo). Seperti yang Sam katakan, Anda memiliki kekuatan untuk menciptakan perubahan.

Sejak dimulai pada tahun 2012, #GivingTuesday telah menjadi salah satu acara akar rumput tahunan terbesar untuk Love146. Kami berterima kasih untuk setiap hadiah: dari donor yang cocok, Juara Super Bowl Britton Colquitt dan keluarganya, kepada donatur $10 pagi ini yang berbagi, “Saya menyumbang karena anak-anak harus bersenang-senang dan bermain.”

Karena kemurahan hati Anda, lebih banyak anak akan dijangkau oleh program Pendidikan Pencegahan dan Perawatan Korban. Penting bagi masing-masing dari mereka bahwa kita mengambil kekuatan yang kita miliki dan menggunakannya untuk menciptakan perubahan. Terima kasih telah melakukannya hari ini.

Marilyn Murray

Direktur Komunikasi, Love146

Surat ucapan terima kasih donasi ini ditulis dengan nada percakapan informal—seolah-olah ditulis dari satu teman ke teman lainnya. Dengan menggunakan humor dan teknik bercerita, surat itu cepat, mudah, dan menarik untuk dibaca.

Selain pesan dasar terima kasih, pengirim juga meluangkan waktu untuk menyelami latar belakang organisasi dengan #GivingTuesday serta mencatat contoh spesifik ke mana dana akan disalurkan.

Perkemahan Katekese “Break 4 Jesus”

Break for Jesus adalah organisasi keagamaan yang menyelenggarakan kamp liburan musim semi selama seminggu untuk anak-anak di Kanada. Ini adalah contoh surat ucapan terima kasih donasi yang ditulis kepada sponsor utama mereka, serikat kredit Ukraina:

Surat #4

Kemuliaan bagi Yesus Kristus!

Anggota komite yang terhormat -

Kami ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya atas donasi Anda yang sangat murah hati untuk mendukung Break for Jesus Camp, yang berhasil berlangsung dari 10-16 Maret. Anda adalah sponsor utama kami! Lebih dari 60 anak berpartisipasi dalam seminggu penuh iman, kesenangan dan persahabatan di Pusat Retret Mount Mary yang indah di Ancaster.

Para suster menyambut kami dengan hangat, sementara para konselor remaja dan sukarelawan dewasa bekerja keras untuk menjadikan minggu ini di mana anak-anak kami menemukan lebih banyak tentang iman Katolik Ukraina dan tradisi Bizantium kami, dan bersenang-senang melakukannya.

Setiap anak membuat ikon di kaca (terbalik), mendengarkan ajaran, berdoa, bernyanyi, bermain game dan olahraga, dan berteman. Sorotan adalah kunjungan Uskup Stephen kami, ketika setelah memimpin pembaruan sumpah baptis kami dan memerciki kami semua dengan air suci, Uskup memberi semua orang sekotak Smarties!

B4J tidak dapat berjalan tanpa bantuan Anda. Kami menyertakan beberapa foto anak-anak kami. Selengkapnya dapat dilihat di website kami www.b4j.ca. Kami juga sedang dalam proses mengirim foto digital untuk disertakan di situs web Anda, dan mencari tahu logistik penggunaan merek yang disetujui UCU dalam materi komunikasi kami, yaitu mengakui dukungan Anda di situs web kami.

Sekali lagi terima kasih atas kemurahan hati Anda, dan semoga Tuhan terus memberkati Anda di Tahun Iman ini!

Milikmu di dalam Kristus,

Tanya Choly (Direktur Perkemahan)

Fr. Bohdan Choly (Pendeta)

Olia Dezurevych (Direktur Administratif)

Alih-alih ditujukan kepada satu penerima, kamp memutuskan untuk menulis surat kepada sponsor perusahaan mereka secara keseluruhan. Meskipun pendekatan ini mungkin sedikit kurang pribadi, mereka menebusnya dengan detail yang cukup dan rekap spesifik dari pengalaman berkemah— dan foto!

5. Surat langsung vs. email surat terima kasih

Sekarang setelah Anda tahu apa yang harus dikatakan dalam surat ucapan terima kasih donasi Anda, sama pentingnya bagi Anda untuk menggunakan saluran komunikasi yang tepat untuk menyampaikan pesan Anda. Saat teknologi baru diperkenalkan, cara organisasi berhubungan dengan pendukung terus berkembang.

Surat langsung telah menjadi tradisi lama untuk mengirimkan surat fisik dari satu orang ke orang lain. Namun, munculnya internet dan perpesanan email bersama dengan itu telah menimbulkan pertanyaan baru yang perlu Anda tanyakan pada diri sendiri ketika datang ke komunikasi donor (dan khususnya surat terima kasih!).

Haruskah saya menggunakan surat langsung atau email?

Berikut adalah beberapa keuntungan utama dari masing-masing.

Surat langsung

• Lebih pribadi: Surat fisik cenderung membawa daya tarik yang lebih pribadi daripada email di layar komputer. Ini terutama benar jika organisasi Anda meluangkan waktu untuk menulis dan/atau menandatangani surat terima kasih Anda dengan tangan!
• Pengingat fisik: Banyak orang memegang surat selama berhari-hari setelah diterima, entah itu diletakkan di atas meja atau dijepit di lemari es. Dengan begitu, surat Anda berfungsi sebagai pengingat terus-menerus tentang organisasi Anda dan pekerjaan yang sedang Anda lakukan. Plus, penelitian menunjukkan bahwa seseorang lebih mungkin untuk mengingat sesuatu yang tertulis di atas kertas daripada di layar!
• Dapat menonjol: Terutama di era digital, sulit untuk menembus kekacauan. Itulah mengapa terkadang surat fisik yang bagus dan dibuat dengan baik bisa menjadi apa yang Anda butuhkan untuk membuat pesan Anda menonjol.

Surel

• Lebih murah: Salah satu keuntungan terbesar dari email adalah gratis untuk mengirim dan menerima komunikasi donor. Tanpa perlu khawatir membeli amplop dan perangko, organisasi Anda dapat menghemat uang ekstra itu dan menginvestasikannya kembali di tempat lain.
• Lebih cepat: Daripada menunggu beberapa hari sampai surat Anda sampai ke kantor pos dan truk surat dan akhirnya tiba di kotak surat penerima, pesan email dapat ditransfer ke komputer mereka dalam sekejap.
• Lebih Mudah: Akhirnya, sebuah email dapat sampai ke pendonor tanpa Anda dan tim Anda harus menghabiskan waktu untuk mencetak, melipat, dan mengisi amplop. Segera setelah Anda mengetik pesan, yang perlu Anda lakukan hanyalah menekan kirim!

Untuk sebagian besar organisasi, jawaban terbaik melibatkan semacam kombinasi dari keduanya. Misalnya, Anda dapat mempertimbangkan untuk meminta setiap donor untuk memilih metode komunikasi yang mereka sukai dalam formulir donasi. Kemudian, Anda akan memiliki pengetahuan langsung tentang strategi yang paling cocok untuk setiap individu. Pastikan bahwa jika Anda meminta metode komunikasi yang disukai, Anda menghormatinya dan terus membangun hubungan yang kuat dan langgeng.

Kesimpulan

Ada banyak cara untuk menulis surat ucapan terima kasih sumbangan, dan tidak ada dua surat yang sama. Itulah mengapa merupakan ide bagus untuk melakukan riset dan memutuskan strategi yang paling cocok untuk organisasi Anda. Bagaimanapun, bagian terpenting adalah memastikan bahwa para donor merasakan penghargaan Anda dan memahami dampak mereka sendiri terhadap misi.