Şirketinizde İşlevler Arası İşbirliği için 10 İpucu

İlham, yenilik ve organizasyon – bunlar, doğru yapıldığında çapraz işlevli işbirliğinin yan ürünleridir.

Bu nedenle, Google, Netflix ve Amazon gibi modern işletmelerin, sessiz departman geleneğinden vazgeçtikleri için ekipler arası işbirliğine dönmelerine şaşmamalı.

İşlevler arası işbirliği, her biri benzersiz uzmanlığa sahip bir grup insan ortak bir hedefe ulaşmak için bir araya geldiğinde gerçekleşir. Farklı departmanlardan ekipler işbirliği yaptığında, kuruluşunuza küresel bir bakış açısı getirir. Bu, birçok işletmenin süreçlerine ve projelerine değer katacağı umuduyla neden çevrimiçi işbirliği araçlarına yatırım yapmaya istekli olduğunu açıklıyor.

Farklı uzmanlık alanlarına sahip insanları birleştirmek, daha derin kavrayışlara ve yeni bakış açılarına yol açar. Bu aynı zamanda daha hızlı inovasyon ve daha "kullanıma hazır" çözümlerle sonuçlanabilir ve işinize rekabette önemli bir pazar avantajı sağlar.

İyi haber şu ki, modern teknoloji iletişimi geliştirmek için tasarlandı ve takımlar arası işbirliğini kolaylaştıran birçok uygulama ve araç var. Örneğin, artık Slack ile büyük ekipleri yönetmek ve onlarla bağlantı kurmak veya Google Drive ile uzaktaki iş arkadaşlarınızla doküman paylaşmak mümkün – teknolojinin işbirliğini daha kolay ve verimli hale getirmesinin birçok yolundan sadece ikisi.

Ancak, bir iş gücüne yeni araçlar ve yazılımlar sunmak asla kolay değildir. Bazen, çapraz işlevli ekiplerinizin gerçekten işlevsel olabilmesi için iletişimsizlik ve verimsizlik gibi daha kişilerarası engellerin üstesinden gelinmesi gerekir. Ekipler arası işbirliğinin dağıtılmış ekipler için neden bu kadar kritik olduğunu keşfedelim ve bundan etkili bir şekilde yararlanmak için alabileceğiniz çeşitli yaklaşımlar hakkında daha fazla bilgi edinelim.

Dağıtılmış ekipler için işlevler arası işbirliği

İnsanlar sosyal hayvanlardır ve kişisel ve profesyonel yaşamlarımızda bağlantı ve işbirliğini arzu ederiz. Bu, coğrafi olarak ayrı olsalar bile ekipler oluşturmayı kolaylaştırmalıdır. Ancak doğuştan gelen doğamıza rağmen, dağıtılmış ekipler arasında işbirlikçi bir çalışma ortamı oluşturmak genellikle zordur. Bu nedenle işletmeler, üretkenliği ve uyumu kolaylaştırmak için işbirliğine ve uzaktan çalışma yazılım araçlarına yatırım yapar.

Daha fazla insan bu çözümleri tercih ediyor çünkü zorluklarına rağmen uzaktan çalışma işletmeler ve onlar için çalışan insanlar için harika. Uzaktan çalışanların yüzde seksen beşi, daha fazla esneklik ve kendi saatlerini ayarlayıp dengeli bir hayat yaşayabilmeleri gerçeğini takdir ediyor.

Şimdi, bu uzaktan çalışanları, çabalarında daha verimli olabilmeleri, birbirleriyle düzenli olarak etkileşime girebilmeleri, projelerle ilgili güncellemeleri paylaşabilmeleri ve çevrimiçi toplantılar yapabilmeleri için gerekli iletişim araçlarıyla donatmak çok önemlidir.

10 işlevler arası işbirliğine yönelik en iyi uygulamalar

Artık işlevler arası işbirliğinin işletmeler için ne anlama geldiğini net bir şekilde anladığımıza ve takdir ettiğimize göre, bunu sizin için çalıştırmanın yollarına bakalım.

1. Çeşitliliği teşvik edin

Farklı geçmişlere sahip ekip üyelerini seçmek, işlevler arası etkili işbirliği için zemin hazırlar. Bunun nedeni, çeşitli etnik kökenler ve profesyonel geçmişler, konumlar ve cinsiyetlerin ekipleri daha anlayışlı ve düşünce, beceri ve liderlik tarzı açısından daha çeşitli hale getirebilmesidir.

Araştırmalar, ekibiniz ne kadar çeşitliyse, bilgileri farklı şekillerde işlerken karar verme süreçlerinin de o kadar etkili olacağını gösteriyor. Homojen olmayan bir grup insanla çalışmak, onları önyargılarının üstesinden gelmeye ve sorun hakkında farklı bakış açıları kazanmaya zorlayarak bir bütün olarak organizasyona fayda sağlar. Farklı bir ekip oluşturduğunuzda, her birinin eşit derecede önemli ve dahil olduğunu hissettirmek zorunludur.

Aynı zamanda ekiplerinizin demografik özelliklerini seçerken ekip üyelerinizin kıdem ve uzmanlıklarının bilincinde olmalısınız. Bu, benzersiz beceri setleri ve farklı yaşam deneyimleriyle donatılmış bir ekip oluşturmanıza olanak sağlayacaktır. Genel olarak, en etkili çapraz işlevli ekipler, sorunları her açıdan değerlendirebilir ve bunları başarılı bir şekilde çözmek için çözümler üretebilir.

2. Güçlü liderlik gösterisi

Çapraz işlevli bir ekibin lideri, gruptan elde edilen faydaların, onu bir araya getirmenin risklerinden çok daha ağır basmasını sağlar. Ek olarak, ekipteki herkesi yaptıkları işten ve diğer katkılarından sorumlu tutarlar. Bu nedenle, yalnızca ekibe liderlik etmeye istekli olmayacak, aynı zamanda ekip üyeleri arasında güven ve saygı uyandıracak birini bulmak önemlidir.

Burada en iyi liderlerin, organizasyonun hedefleri ve proje girişimleriyle uyum içinde olan etkili iletişimciler olduğunu belirtmek de önemlidir. Ekip üyelerini kolayca motive edebilir, onları yolda tutabilir ve dağıtılmış ekibin düzgün çalışmasına yardımcı olabilirler.

3. Paylaşılan bilginin gücünü ortaya çıkarın

İşlevler arası projeleri başarıyla tamamlamak için ekibin belirli bir ürün veya süreç hakkında daha fazla bilgi sahibi olan kişilerle iletişim kurması gerekebilir. Ekibinizi inisiyatif almaya ve bilgilerini paylaşmak isteyen uzmanlarla iletişime geçmeye teşvik edin. Ancak aynı zamanda gruptaki herkesin de ikileme kendi uzmanlıklarıyla katkıda bulunduğundan emin olun. Ne de olsa, farklı bireyleri bir araya getirmenin bütün amacı budur.

Bilgiyi paylaşma isteksizliği yüksek maliyetlidir ve şirketinizin değerli kaynaklarının israfı olabilir. Bu nedenle, çapraz işlevli ekibinizin ilgili sorunları çözmek için benzersiz içgörülerini hızla bir araya getirebildiğinden emin olun. Sonuçta, çapraz işlevli bir ekibin amacı, bilgi paylaşımını teşvik etmektir. Bu içgörüler, genellikle bir proje üzerinde çalışmak üzere farklı bir ekibi bir araya getirmek için harcanan çabayı haklı çıkarır.

4. Kaldıraç teknolojisi

Daha önce de belirtildiği gibi, birçok işletme, çalışanları arasındaki uzaktan ekip çalışmasını geliştirmek için işbirliği araçlarına veya iletişim yazılımlarına yatırım yapıyor. Bu araçlar, dünyanın neresinde olurlarsa olsunlar, dağıtılmış ekipler için hayatı kolaylaştırmak için oluşturulmuştur.

Birçok kuruluş, işle ilgili önemli bilgileri ve belgeleri tek bir yerde depolayan merkezi sanal veritabanları da oluşturuyor. Bu veriler daha sonra kuruluşunuzun tüm çalışanları tarafından kullanılabilir hale getirilebilir. Bulut tabanlı yazılım ve uygulamalar gibi araçlar, çalışanlara uzak konumlarda olduklarında çalışmalarına erişim sağlar. Ayrıca gerçek zamanlı güncellemeleri ve iletişimi kolaylaştırırlar.

Dağıtılmış ekipler aynı coğrafi konumda bulunmadığından, ekiplerin gerçek zamanlı olarak iletişim kurmasına, ilgili belgeleri paylaşmasına ve işlevler arası projeleri birbirleriyle tartışmak için güvenilir kanallar oluşturmasına olanak tanıyan iş akışı işbirliği araçlarına ihtiyacınız olacaktır. Toplantılar için seyahat etmek yerine, teknoloji artık bir anda buluşmanıza, işbirliği yapmanıza ve hatta projeyle ilgili uzmanların görüşlerini almanıza olanak tanıyor - hepsi de doğru uygulama veya yazılımın yardımıyla.

5. Takım hedeflerini belirleyin

İşlevler arası bir ekibin üyelerinin farklı gündemleri, motivasyonları ve bakış açıları olması doğaldır. Ancak kişisel hedefleri birbiriyle çatışırsa, bu takımın bir bütün olarak performansı üzerinde önemli bir etkisi olabilir. Bu nedenle, bir ekip olarak bir araya geldikleri, bir orta yol buldukları ve işbirliği yapmayı ve işbirliği yapmayı öğrendikleri bir hedef belirleme alıştırması yapmak önemlidir.

Dağıtılmış bir ekibi bir araya getirdiğinizde, neden birlikte çalışmak için seçildiklerini, projenin ne olduğunu ve hangi hedefleri gerçekleştirmeleri gerektiğini onlara bildirin. Ayrıca, yaklaşımlarını netleştirmelerine ve bu hedeflere yönelik ilerlemelerini ölçmelerine yardımcı olacak bir süreç oluşturun. Bu tür hedefler oluşturmak, uzak ekip üyeleriniz arasında gelecekteki işbirliği, iletişim ve güvenilirlik için zemin hazırlayacaktır.

6. Proje kilometre taşlarını takdir edin

Ödüllendirici kilometre taşları, herkesin birbirinin başarılarını gözlemlemesine ve takdir etmesine izin vererek bir takım ruhunu geliştirmeye yardımcı olur. Çabaları için tanınmak, morali yükseltmeye ve üretkenliği artırmaya yardımcı olabilir.

Ekip üyeleri genellikle bir kuruluş için önemlerini ve büyük resme nasıl uyduklarını, yaptıkları iş için kendilerine nasıl değer verildiğine göre ölçer. Çabalarını takdir etmek, daha fazla güven kazanmalarına yardımcı olabilir, bu da proje tartışmalarına daha fazla girdi sağlamalarına neden olur.

Ayrıca, işlevler arası bir ortamda, tüm ekip üyeleri iş arkadaşlarına ve aldıkları ödüllere aşina değildir. Geri bildirim sağlamak ve çalışmalarını diğer tüm uzak ekip üyelerinin önünde tanımak, kuruluşun yönetimi ve liderleri için bir zorunluluktur.

Araştırmalar, yöneticileri tarafından görmezden gelinen çalışanların işlerinden kopmuş hissetme olasılıklarının iki kat daha fazla olduğunu, ancak yönetici güçlü yönlerine odaklandığında 30 kat daha fazla odaklandıklarını gösteriyor. Bu tanıma, e-posta geri bildirimi, ikramiyeler gibi finansal teşvikler veya uzak bir toplantı sırasında yapılan duyurular şeklinde olabilir.

7. KPI'ları Takip Edin

İşlevler arası ekipler ayrıca kuruluşun hedeflerine ulaşmasından sorumludur. Performansları, ilerlemelerini değerlendirmek ve çabalarından sorumlu tutmak için temel performans göstergelerine (KPI) göre ölçülmelidir.

Bu KPI'lar, size dağıtılmış ekibin kültür dinamikleri, performansı ve süreçleri hakkında kapsamlı bir görünüm sağlayan çalışan anketlerinden elde edilebilir. Bu anketler, ekibin etkinliğini sağlamak için kilometre taşlarının belirlenmesinde de kullanılabilir. Hatta kaydedilen ilerlemeyi belirlemek ve ekibi başarıdan alıkoyan herhangi bir şey olup olmadığını görmek için sonuçları düzenli olarak değerlendirebilirsiniz.

Ayrıca müşteri anketleri, uzaktaki ekip üyeleri tarafından, beklenen sonuçları getirememeleri durumunda süreçlerini belirlemek ve iyileştirmek için kullanılabilecek önemli bir KPI'dır. Bu değerlendirmeye dayalı anketler, eğitim ve işe alıştırma programlarının düzenlenmesi ve iyileştirilmesi için zemin sağlar ve ekip üyelerinin hedeflerine ulaşmasını sağlar.

8. Şeffaflığı teşvik edin

Şirketinizin işlevler arası işbirliğinin başarısını sağlamak için ekip üyeleri arasında şeffaf iletişimi teşvik etmeniz gerekir. Bu çok önemlidir çünkü uzaktaki ekipler işbirliği ve iletişimde bazen hatalara, kafa karışıklığına ve gereksiz çatışmalara yol açabilecek çok büyük zorluklarla karşı karşıyadır.

Mesafe faktörünü bir kenara koysak bile, departman sorunları genellikle sorunsuz bir iletişim akışını engeller ve ekip üyelerinin ihtiyaç duydukları bilgi ve kaynakları elde etmelerini zorlaştırır. Bu nedenle, iletişimi kolaylaştıran ve tüm ekip üyelerinin her zaman aynı sayfada olmasını sağlayan net yönergeler belirleyerek şeffaflığı sağlamak çok önemlidir.

9. Güven ve güvenilirlik oluşturun

Güven, işlevler arası projeleri etkin bir şekilde yürütmek için üyelerine güvenen dağıtılmış bir ekibin önemli bir bileşenidir. Birbirlerine güvenemezlerse birlikte üretken olamazlar – bu kadar basit. İşlevsel olmayan bir ekip, enerjilerini sağlıksız rekabet ve düşmanlığa harcamayı tercih ettikleri için eldeki projeyle ilgilenmezler.

Üyeler, takım arkadaşlarının sorumluluklarını yerine getirme konusunda şüpheciyse, ekibinizin hedeflerine ulaşması zor olabilir. Ayrıca bu üyeler farklı kişiliklere, mizaçlara ve becerilere sahip olduklarından işbirliği yapmaları zor olabilir.

Anlaşma şudur: İşlevler arası bir ekipte güven ve güvenilirlik oluşturmak biraz zaman ve çaba gerektirebilir, ancak bu kesinlikle imkansız değildir. Yüz yüze toplantılar, belirli projelerde üyeleri eşleştirmek ve grup olarak başarılarını kutlamak gibi belirli stratejiler uygulamanız gerekir.

Ekibinizi endişeleri konusunda sesini yükseltmeye teşvik edin ve tüm sorunların uygun şekilde ele alınacağı konusunda onlara güvence verin. Bu onlara, herhangi bir sorun çıkması durumunda yönetimlerine ve birbirlerine güvenmeleri için güven verecektir.

10. Projelerde iletişimi merkezileştirin

Uzak ekibinizin proje hedeflerinize odaklanmasını sağlamanın etkili bir yolu, merkezi bir sanal konumda birbirleriyle iletişim kurmalarını sağlayan proje yönetimi uygulamalarının yardımıdır. Bu uygulamalar, ekip üyelerine endişelerini tartışmak, soru sormak ve projelerle ilgili güncellemeleri paylaşmak için kolay bir yol sağlar.

Bu iletişim araçları genellikle son derece güvenlidir, özelleştirilebilir ve size her ekip üyesi için mevcut olan tüm bilgi düzeylerini kontrol etmek için tam erişim sağlar. Ayrıca, iletişimi merkezileştirmek, üyelerin özel bir konumda veya portalda işbirliği yapmasına veya toplantılar yapmasına olanak tanır. Bu, uzaktaki çalışanların birbirleriyle bağlantıda kalmasına yardımcı olan bir dostluk ve işlevler arası iletişim ortamını teşvik eder.

Çözüm

Çapraz işlevli ekipler, çeşitli beceri setleri, uzmanlık ve bakış açılarıyla donatılmıştır. Ancak etkili bir işbirliği için bir kuruluş, çabalarını ödüllendirirken güven ve hesap verebilirlik oluşturmalıdır.

Uzak ekiplerin karşılaştığı çeşitli zorluklara rağmen, etkili işbirliği stratejileri aracılığıyla şeffaf bir iletişim kültürünü kolayca teşvik edebilirsiniz. Yukarıda tartışılan taktikler, dağıtılmış ekiplerin uzak yerlerden çalışırken karşılaştıkları zorlukları ortadan kaldırmanıza yardımcı olacaktır.

Bu tür ekipler oluşturmak, kuruluşunuza üretkenliği ölçeklendirme ve şirketin amaç ve hedeflerine ulaşmaya odaklanmış, memnun ve kendini işine adamış çalışanlarla gerçek zamanlı olarak büyüme yeteneği sağladıklarından çok önemlidir.

Uzak ekiplerinizin işbirliğine dayalı, dağıtılmış bir ortamda tam olarak meşgul olmasını ve gelişmesini sağlayın. Ekibiniz için başarılı fonksiyonlar arası işbirliği hakkında daha fazla ipucu için G2'nin uzaktan çalışma merkezine göz atın!