10 wskazówek dotyczących współpracy międzyfunkcyjnej w Twojej firmie

Inspiracja, innowacyjność i organizacja — to produkty uboczne współpracy międzyfunkcyjnej, gdy jest dobrze zorganizowana.

Nic więc dziwnego, że współczesne firmy, takie jak Google, Netflix i Amazon, zwracają się ku współpracy między zespołami, ponieważ rezygnują z tradycji samodzielnych działów.

Współpraca międzyfunkcyjna ma miejsce, gdy grupa ludzi, z których każdy ma unikalną wiedzę, spotyka się, aby osiągnąć wspólny cel. Współpraca zespołów z różnych działów zapewnia Twojej organizacji globalną perspektywę. To wyjaśnia, dlaczego wiele firm chce inwestować w narzędzia do współpracy online w nadziei, że przyniosą one wartość ich procesom i projektom.

Łączenie ludzi z różnych dziedzin wiedzy prowadzi do głębszych wglądów i nowych perspektyw. Może to również skutkować szybszymi innowacjami i bardziej „niestandardowymi” rozwiązaniami, dając Twojej firmie znaczną przewagę rynkową nad konkurencją.

Dobrą wiadomością jest to, że nowoczesna technologia została stworzona w celu poprawy komunikacji, a istnieje wiele aplikacji i narzędzi ułatwiających współpracę między zespołami. Na przykład można teraz zarządzać dużymi zespołami i łączyć się z nimi za pomocą Slack lub udostępniać dokumenty zdalnym współpracownikom za pomocą Dysku Google — to tylko dwa z wielu sposobów, w jakie technologia ułatwiła i usprawniła współpracę.

Jednak wprowadzanie nowych narzędzi i oprogramowania do pracowników nigdy nie jest łatwe. Czasami inne, bardziej interpersonalne bariery, takie jak nieporozumienia i nieefektywność, muszą zostać przezwyciężone, zanim Twoje międzyfunkcyjne zespoły będą naprawdę funkcjonalne. Przyjrzyjmy się, dlaczego współpraca między zespołami jest tak ważna dla zespołów rozproszonych, i dowiedzmy się więcej o różnych podejściach, które można zastosować, aby skutecznie ją wykorzystać.

Wielofunkcyjna współpraca dla zespołów rozproszonych

Ludzie są zwierzętami społecznymi i pragniemy więzi i współpracy w naszym życiu osobistym i zawodowym. Powinno to ułatwić tworzenie zespołów, nawet jeśli są od siebie oddalone geograficznie. Jednak pomimo naszej wrodzonej natury, często trudno jest stworzyć wspólne środowisko pracy w rozproszonych zespołach. Dlatego firmy inwestują w narzędzia do współpracy i pracy zdalnej, aby zwiększyć produktywność i spójność.

Coraz więcej osób decyduje się na te rozwiązania, ponieważ pomimo wyzwań, praca zdalna jest świetna dla firm i osób w nich pracujących. Osiemdziesiąt pięć procent pracowników zdalnych docenia większą elastyczność i fakt, że mogą samodzielnie pracować i prowadzić zrównoważone życie.

Teraz ważne jest, aby wyposażyć tych pracowników zdalnych w niezbędne narzędzia komunikacyjne, aby mogli być bardziej efektywni w swoich działaniach, regularnie komunikować się ze sobą, udostępniać aktualizacje projektów i prowadzić spotkania online.

10 najlepszych praktyk współpracy międzyfunkcyjnej

Teraz, gdy dobrze rozumiemy i doceniamy znaczenie współpracy międzyfunkcyjnej dla firm, przyjrzyjmy się, jak sprawić, by działała dla Ciebie.

1. Promuj różnorodność

Wybór członków zespołu z różnych środowisk przygotowuje grunt pod efektywną współpracę międzyfunkcyjną. Dzieje się tak, ponieważ różne pochodzenie etniczne i zawodowe, lokalizacje i płcie mogą sprawić, że zespoły będą bardziej wnikliwe i zróżnicowane pod względem myśli, umiejętności i stylu przywództwa.

Badania sugerują, że im bardziej zróżnicowany jest Twój zespół, tym skuteczniejszy będzie jego proces decyzyjny, ponieważ przetwarza on informacje na różne sposoby. Praca z niejednorodną grupą ludzi zmusza ich do przezwyciężenia swoich uprzedzeń i uzyskania różnych perspektyw na problem, z korzyścią dla całej organizacji. Kiedy już skompletujesz zróżnicowany zespół, konieczne jest, aby każdy z nich czuł się równie ważny i uwzględniony.

Jednocześnie, wybierając dane demograficzne swoich zespołów, musisz mieć świadomość stażu pracy i wiedzy członków swojego zespołu. Pozwoli ci to stworzyć zespół wyposażony w unikalne zestawy umiejętności i różne doświadczenia życiowe. Ogólnie rzecz biorąc, najbardziej efektywne zespoły interdyscyplinarne mogą oceniać problemy pod każdym kątem i opracowywać rozwiązania, które skutecznie je rozwiązywają.

2. Silna demonstracja przywództwa

Lider wielofunkcyjnego zespołu upewnia się, że korzyści płynące z grupy znacznie przewyższają ryzyko jej połączenia. Ponadto rozliczają wszystkich członków zespołu z wykonywanej pracy i innych wkładów. Dlatego ważne jest, aby znaleźć kogoś, kto nie tylko będzie chętny do kierowania zespołem, ale także wzbudzi zaufanie i szacunek wśród członków zespołu.

Należy również zauważyć, że najlepsi liderzy to skuteczni komunikatorzy, którzy są w zgodzie z celami organizacji i inicjatywami projektowymi. Mogą z łatwością motywować członków swojego zespołu, utrzymywać ich na bieżąco i pomagać w prawidłowym funkcjonowaniu rozproszonego zespołu.

3. Odblokuj moc dzielonej wiedzy

Aby pomyślnie ukończyć projekty wielofunkcyjne, zespół może potrzebować skontaktować się z osobami, które wiedzą więcej o konkretnym produkcie lub procesie. Zachęć swój zespół do podjęcia inicjatywy i nawiązania kontaktu z ekspertami, którzy chętnie podzielą się swoją wiedzą. Ale następnie upewnij się, że wszyscy w grupie również wnoszą swoją wiedzę fachową do rozwiązania dylematu. W końcu na tym polega łączenie różnych grup osób.

Niechęć do dzielenia się wiedzą wiąże się z wysokimi kosztami i może być marnowaniem cennych zasobów Twojej firmy. Upewnij się więc, że Twój wielofunkcyjny zespół może szybko zebrać swoje unikalne spostrzeżenia, aby rozwiązać istotne problemy. W końcu celem wielofunkcyjnego zespołu jest zachęcanie do dzielenia się wiedzą. Te spostrzeżenia często uzasadniają wysiłek włożony w zebranie zróżnicowanego zespołu do pracy nad projektem.

4. Wykorzystaj technologię

Jak wspomniano wcześniej, wiele firm inwestuje w narzędzia do współpracy lub oprogramowanie komunikacyjne, aby usprawnić zdalną pracę zespołową między pracownikami. Narzędzia te zostały stworzone, aby ułatwić życie rozproszonym zespołom w dowolnym miejscu na świecie.

Wiele organizacji tworzy również scentralizowane wirtualne bazy danych, które przechowują w jednym miejscu ważne informacje i dokumentację związaną z pracą. Dane te mogą być następnie udostępnione wszystkim pracownikom Twojej organizacji. Narzędzia, takie jak oprogramowanie i aplikacje w chmurze, zapewniają pracownikom dostęp do swojej pracy, gdy znajdują się poza odległymi lokalizacjami. Ułatwiają również aktualizacje i komunikację w czasie rzeczywistym.

Ponieważ zespoły rozproszone nie znajdują się w tej samej lokalizacji geograficznej, będziesz potrzebować narzędzi do współpracy w ramach przepływu pracy, które pozwolą zespołom komunikować się w czasie rzeczywistym, udostępniać odpowiednie dokumenty i budować niezawodne kanały do ​​omawiania między sobą projektów międzyfunkcyjnych. Zamiast podróżować na spotkania, technologia pozwala teraz spotykać się w mgnieniu oka, współpracować, a nawet uzyskiwać spostrzeżenia ekspertów na temat projektu — wszystko za pomocą odpowiedniej aplikacji lub oprogramowania.

5. Ustal cele zespołowe

To naturalne, że członkowie zespołu wielofunkcyjnego mają różne plany, motywacje i perspektywy. Ale jeśli ich osobiste cele są ze sobą sprzeczne, może to mieć znaczny wpływ na wyniki całego zespołu. Dlatego ważne jest, aby wykonać ćwiczenie wyznaczania celów, w którym spotykają się jako zespół, znajdują kompromis i nauczą się współpracować i współpracować.

Kiedy gromadzisz rozproszony zespół, poinformuj ich, dlaczego zostali wybrani do współpracy, czym jest projekt i jakie cele mają osiągnąć. Stwórz również proces, który pomoże im wyjaśnić ich podejście i zmierzyć postępy w osiąganiu tych celów. Ustalenie takich celów położy podwaliny pod przyszłą współpracę, komunikację i niezawodność wśród członków zdalnego zespołu.

6. Doceń kamienie milowe projektu

Nagradzanie kamieni milowych pomaga rozwijać ducha zespołu, umożliwiając wszystkim obserwowanie i docenianie swoich osiągnięć. Uznanie za ich wysiłki może pomóc zwiększyć morale i zwiększyć produktywność.

Członkowie zespołu często oceniają swoje znaczenie dla organizacji i to, jak pasują do ogólnego obrazu, na podstawie tego, jak są doceniani za pracę, którą wykonują. Docenienie ich wysiłków może pomóc im w zdobyciu większej pewności siebie, co zaowocuje ich zwiększonym wkładem w dyskusje nad projektem.

Co więcej, w środowisku wielofunkcyjnym nie wszyscy członkowie zespołu znają swoich współpracowników i ich wyróżnienia. Przekazywanie informacji zwrotnej i docenianie ich pracy przed wszystkimi innymi zdalnymi członkami zespołu jest koniecznością dla kierownictwa i liderów organizacji.

Badania sugerują, że pracownicy, którzy są ignorowani przez swoich menedżerów, dwa razy częściej czują się oderwani od swojej pracy, ale 30 razy częściej są bardzo skoncentrowani, gdy menedżer skupia się na ich mocnych stronach. To uznanie może mieć formę informacji zwrotnej e-mailem, zachęt finansowych, takich jak premie, lub okrzyków podczas zdalnego spotkania.

7. Śledź KPI

Zespoły interdyscyplinarne są również odpowiedzialne za realizację celów organizacji. Ich wydajność należy mierzyć w oparciu o kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), aby ocenić ich postępy i pociągnąć ich do odpowiedzialności za swoje wysiłki.

Te kluczowe wskaźniki wydajności można uzyskać z ankiet pracowniczych, które zapewniają szeroki wgląd w dynamikę, wydajność i procesy kultury rozproszonego zespołu. Ankiety te mogą być również wykorzystywane do wyznaczania kamieni milowych w celu zapewnienia skuteczności zespołu. Możesz nawet regularnie oceniać wyniki, aby określić poczynione postępy i sprawdzić, czy coś powstrzymuje zespół przed sukcesem.

Co więcej, ankiety klientów są również ważnym KPI, które mogą być wykorzystywane przez zdalnych członków zespołu do identyfikowania i ulepszania swoich procesów w przypadku, gdy nie są w stanie przynieść oczekiwanych rezultatów. Te ankiety oparte na ewaluacji stanowią podstawę do organizowania i doskonalenia programów szkoleniowych i onboardingowych oraz umożliwiają członkom zespołu osiągnięcie ich celów.

8. Promuj przejrzystość

Aby zapewnić sukces współpracy międzyfunkcyjnej w Twojej firmie, musisz promować przejrzystą komunikację wśród członków zespołu. Jest to ważne, ponieważ zespoły zdalne stają przed ogromnymi wyzwaniami we współpracy i komunikacji, które czasami mogą prowadzić do błędów, zamieszania i niepotrzebnych konfliktów.

Nawet jeśli odłożymy na bok czynnik odległości, kwestie wydziałowe zwykle utrudniają płynny przepływ komunikacji, co utrudnia członkom zespołu uzyskanie potrzebnych informacji i zasobów. Dlatego tak ważne jest zapewnienie przejrzystości poprzez ustalenie jasnych wytycznych, które ułatwiają komunikację i zapewniają, że wszyscy członkowie zespołu są zawsze na tej samej stronie.

9. Buduj zaufanie i niezawodność

Zaufanie jest niezbędnym elementem rozproszonego zespołu, który polega na swoich członkach, aby skutecznie realizować wielofunkcyjne projekty. Jeśli nie mogą sobie ufać, nie mogą razem pracować – to takie proste. Dysfunkcyjny zespół nie jest zainteresowany obecnym projektem, ponieważ wolą wkładać energię w niezdrową rywalizację i wrogość.

Jeśli członkowie są sceptycznie nastawieni do swoich kolegów z zespołu, którzy wywiązują się ze swoich obowiązków, Twojemu zespołowi może być trudno osiągnąć swoje cele. Co więcej, ponieważ ci członkowie mają różne osobowości, temperamenty i zestawy umiejętności, współpraca może być dla nich trudna.

Oto propozycja: budowanie zaufania i wiarygodności w wielofunkcyjnym zespole może zająć trochę czasu i wysiłku, ale z pewnością nie jest niemożliwe. Musisz zastosować określone strategie, takie jak spotkania twarzą w twarz, łączenie członków w pary w niektórych projektach i świętować ich sukces jako grupa.

Zachęć swój zespół, aby głośno mówił o swoich obawach i zapewnij, że wszelkie problemy zostaną odpowiednio rozwiązane. To da im pewność, że będą mogli zaufać swojemu kierownictwu i sobie nawzajem, jeśli pojawią się jakiekolwiek problemy.

10. Scentralizuj komunikację w projektach

Skutecznym sposobem na koncentrację zdalnego zespołu na celach projektu jest użycie aplikacji do zarządzania projektami, które umożliwiają im komunikowanie się ze sobą w scentralizowanej wirtualnej lokalizacji. Te aplikacje umożliwiają członkom zespołu łatwe omawianie swoich obaw, zadawanie pytań i udostępnianie aktualizacji dotyczących projektów.

Te narzędzia komunikacyjne są często bardzo bezpieczne, konfigurowalne i zapewniają pełny dostęp do kontroli wszystkich poziomów informacji dostępnych dla każdego członka zespołu. Co więcej, centralizacja komunikacji umożliwia członkom współpracę lub prowadzenie spotkań w dedykowanej lokalizacji lub portalu. Sprzyja to środowisku koleżeństwa i komunikacji międzyfunkcyjnej, która pomaga zdalnym pracownikom pozostawać ze sobą w kontakcie.

Wniosek

Wielofunkcyjne zespoły są wyposażone w różnorodne umiejętności, wiedzę i perspektywy. Aby jednak współpraca była skuteczna, organizacja musi budować zaufanie i odpowiedzialność, jednocześnie nagradzając ich za ich wysiłki.

Pomimo różnych wyzwań, przed jakimi stają zespoły zdalne, możesz z łatwością promować kulturę przejrzystej komunikacji dzięki skutecznym strategiom współpracy. Omówione powyżej taktyki pomogą Ci wyeliminować wyzwania, przed którymi stoją rozproszone zespoły pracujące z odległych miejsc.

Tworzenie takich zespołów jest niezbędne, ponieważ zapewniają Twojej organizacji możliwość skalowania produktywności i wzrostu w czasie rzeczywistym dzięki zadowolonym i zaangażowanym pracownikom, którzy są skoncentrowani na osiąganiu celów i zadań firmy.

Utrzymuj pełne zaangażowanie i rozwój swoich zdalnych zespołów we współpracującym, rozproszonym środowisku. Sprawdź centrum pracy zdalnej G2, aby uzyskać więcej wskazówek na temat udanej współpracy międzyfunkcyjnej dla Twojego zespołu!