10 Tips Kolaborasi Lintas Fungsional di Perusahaan Anda

Inspirasi, inovasi, dan organisasi – ini adalah produk sampingan dari kolaborasi lintas fungsi jika dilakukan dengan benar.

Jadi, tidak heran jika bisnis modern seperti Google, Netflix, dan Amazon beralih ke kolaborasi lintas tim karena mereka mengabaikan tradisi departemen yang tertutup.

Kolaborasi lintas fungsi terjadi ketika sekelompok orang, masing-masing dengan keahlian unik, berkumpul untuk mencapai tujuan bersama. Ketika tim dari departemen yang berbeda berkolaborasi, itu membawa perspektif global ke organisasi Anda. Itu menjelaskan mengapa banyak bisnis bersedia berinvestasi dalam alat kolaborasi online dengan harapan alat ini akan memberi nilai pada proses dan proyek mereka.

Menyatukan orang-orang dengan bidang keahlian yang berbeda mengarah pada wawasan yang lebih dalam dan perspektif yang segar. Hal ini juga dapat menghasilkan inovasi yang lebih cepat dan solusi yang lebih “out of the box”, memberikan bisnis Anda keuntungan pasar yang cukup besar dibandingkan pesaing.

Kabar baiknya adalah bahwa teknologi modern dibangun untuk meningkatkan komunikasi, dan ada banyak aplikasi dan alat di luar sana yang memfasilitasi kolaborasi lintas tim. Misalnya, sekarang dimungkinkan untuk mengelola dan terhubung dengan tim besar dengan Slack atau berbagi dokumen dengan rekan kerja jarak jauh dengan Google Drive – hanya dua dari banyak cara teknologi membuat kolaborasi menjadi lebih mudah dan lebih efisien.

Namun, memperkenalkan alat dan perangkat lunak baru kepada tenaga kerja tidak pernah mudah. Terkadang, hambatan antarpribadi lainnya seperti miskomunikasi dan inefisiensi harus diatasi sebelum tim lintas fungsi Anda dapat benar-benar berfungsi. Mari kita pelajari mengapa kolaborasi lintas tim sangat penting untuk tim terdistribusi dan pelajari lebih lanjut tentang berbagai pendekatan yang dapat Anda ambil untuk memanfaatkannya secara efektif.

Kolaborasi lintas fungsi untuk tim terdistribusi

Manusia adalah makhluk sosial, dan kami mendambakan koneksi dan kolaborasi dalam kehidupan pribadi dan profesional kami. Itu seharusnya memudahkan untuk membuat tim bahkan jika mereka terpisah secara geografis. Namun terlepas dari sifat bawaan kita, seringkali sulit untuk menyiapkan lingkungan kerja kolaboratif di antara tim terdistribusi. Itulah mengapa bisnis berinvestasi dalam kolaborasi dan perangkat lunak kerja jarak jauh untuk memfasilitasi produktivitas dan keterpaduan.

Lebih banyak orang memilih solusi ini karena terlepas dari tantangannya, pekerjaan jarak jauh sangat bagus untuk bisnis dan orang-orang yang bekerja untuk mereka. Delapan puluh lima persen pekerja jarak jauh menghargai fleksibilitas yang lebih besar dan fakta bahwa mereka dapat mengatur waktu sendiri dan menjalani kehidupan yang seimbang.

Sekarang, sangat penting untuk melengkapi pekerja jarak jauh ini dengan alat komunikasi yang diperlukan sehingga mereka dapat lebih bermanfaat dalam upaya mereka, berinteraksi satu sama lain secara teratur, berbagi pembaruan tentang proyek, dan melakukan rapat online.

10 praktik terbaik kolaborasi lintas fungsi

Sekarang setelah kita memiliki pemahaman dan apresiasi yang jelas tentang arti kolaborasi lintas fungsi bagi bisnis, mari kita lihat cara untuk membuatnya bekerja untuk Anda.

1. Mempromosikan keragaman

Memilih anggota tim dari latar belakang yang berbeda menetapkan panggung untuk kolaborasi lintas fungsi yang efektif. Itu karena berbagai etnis dan latar belakang profesi, lokasi, dan jenis kelamin dapat membuat tim lebih berwawasan dan beragam dalam pemikiran, keterampilan, dan gaya kepemimpinan.

Studi menunjukkan bahwa semakin beragam tim Anda, semakin efektif proses pengambilan keputusan mereka karena mereka memproses informasi dengan cara yang berbeda. Bekerja dengan sekelompok orang yang tidak homogen memaksa mereka untuk mengatasi bias mereka dan mendapatkan perspektif yang berbeda tentang masalah, menguntungkan organisasi secara keseluruhan. Setelah Anda membentuk tim yang beragam, sangat penting untuk membuat masing-masing dari mereka merasa sama pentingnya dan disertakan.

Pada saat yang sama, Anda harus menyadari senioritas dan keahlian anggota tim Anda saat memilih demografi tim Anda. Ini akan memungkinkan Anda untuk membuat tim yang dilengkapi dengan keahlian unik dan pengalaman hidup yang berbeda. Secara umum, tim lintas fungsi yang paling efektif dapat menilai masalah dari setiap sudut dan merancang solusi untuk menyelesaikannya dengan sukses.

2. Demonstrasi kepemimpinan yang kuat

Pemimpin tim lintas fungsi memastikan bahwa manfaat yang diperoleh dari kelompok jauh lebih besar daripada risiko menyatukannya. Selain itu, mereka meminta semua orang di tim bertanggung jawab atas pekerjaan yang mereka lakukan dan kontribusi lainnya. Inilah sebabnya mengapa penting untuk menemukan seseorang yang tidak hanya bersedia memimpin tim tetapi juga menginspirasi kepercayaan dan rasa hormat di antara anggota tim.

Penting juga untuk dicatat di sini bahwa pemimpin terbaik adalah komunikator efektif yang selaras dengan tujuan organisasi dan inisiatif proyek. Mereka dapat dengan mudah memotivasi anggota tim mereka, menjaga mereka di jalur, dan membantu berfungsinya tim yang didistribusikan.

3. Buka kekuatan pengetahuan bersama

Agar berhasil menyelesaikan proyek lintas fungsi, tim mungkin perlu berhubungan dengan orang-orang yang tahu lebih banyak tentang produk atau proses tertentu. Dorong tim Anda untuk mengambil inisiatif dan berhubungan dengan para ahli yang bersedia berbagi pengetahuan mereka. Tetapi kemudian pastikan juga bahwa setiap orang dalam kelompok menyumbangkan keahlian mereka untuk dilema tersebut juga. Itulah inti dari menyatukan beragam individu.

Keengganan untuk berbagi pengetahuan datang dengan biaya tinggi dan dapat membuang-buang sumber daya berharga perusahaan Anda. Jadi, pastikan tim lintas fungsi Anda dapat dengan cepat menyatukan wawasan unik mereka untuk memecahkan masalah terkait. Bagaimanapun, tujuan dari tim lintas fungsi adalah untuk mendorong berbagi pengetahuan. Wawasan ini sering membenarkan upaya yang dilakukan untuk menyatukan tim yang beragam untuk mengerjakan sebuah proyek.

4. Memanfaatkan teknologi

Seperti disebutkan sebelumnya, banyak bisnis berinvestasi dalam alat kolaborasi atau perangkat lunak komunikasi untuk meningkatkan kerja tim jarak jauh antara karyawan mereka. Alat-alat ini dibuat untuk membuat hidup lebih mudah bagi tim terdistribusi di mana pun mereka berada.

Banyak organisasi juga membangun database virtual terpusat yang menyimpan informasi dan dokumentasi penting terkait pekerjaan di satu tempat. Data ini kemudian dapat tersedia untuk semua karyawan organisasi Anda. Alat seperti perangkat lunak dan aplikasi berbasis cloud memberi karyawan akses ke pekerjaan mereka saat mereka berada di luar lokasi terpencil. Mereka juga memfasilitasi pembaruan dan komunikasi waktu nyata.

Karena tim terdistribusi tidak berada di lokasi geografis yang sama, Anda memerlukan alat kolaborasi alur kerja yang memungkinkan tim untuk berkomunikasi secara real-time, berbagi dokumen yang relevan, dan membangun saluran yang andal untuk mendiskusikan proyek lintas fungsi satu sama lain. Alih-alih bepergian untuk rapat, teknologi sekarang memungkinkan Anda untuk bertemu pada saat itu juga, berkolaborasi, dan bahkan mendapatkan wawasan dari para ahli tentang proyek – semuanya dengan bantuan aplikasi atau perangkat lunak yang tepat.

5. Tetapkan tujuan tim

Wajar jika anggota tim lintas fungsi memiliki agenda, motivasi, dan perspektif yang berbeda. Tetapi jika tujuan pribadi mereka bertentangan satu sama lain, itu mungkin memiliki dampak yang cukup besar pada kinerja tim itu secara keseluruhan. Itulah mengapa penting untuk memiliki latihan penetapan tujuan di mana mereka berkumpul sebagai sebuah tim, menemukan jalan tengah, dan belajar bekerja sama dan berkolaborasi.

Saat Anda menyatukan tim terdistribusi, beri tahu mereka mengapa mereka dipilih untuk bekerja bersama, apa proyeknya, dan tujuan apa yang seharusnya mereka capai. Juga, atur proses yang membantu mereka memperjelas pendekatan mereka dan mengukur kemajuan mereka menuju tujuan ini. Menetapkan tujuan seperti itu akan meletakkan dasar bagi kolaborasi, komunikasi, dan keandalan di masa mendatang di antara anggota tim jarak jauh Anda.

6. Hargai pencapaian proyek

Menghargai tonggak membantu menumbuhkan semangat tim dengan memungkinkan setiap orang untuk mengamati dan menghargai pencapaian satu sama lain. Diakui atas upaya mereka dapat membantu meningkatkan moral dan meningkatkan produktivitas.

Anggota tim sering mengukur pentingnya mereka bagi sebuah organisasi dan bagaimana mereka masuk ke dalam gambaran besar dengan bagaimana mereka dihargai untuk pekerjaan yang mereka lakukan. Menghargai upaya mereka dapat membantu mereka mendapatkan lebih banyak kepercayaan diri, yang akan menghasilkan peningkatan masukan mereka dalam diskusi proyek.

Selain itu, dalam lingkungan lintas fungsi, tidak semua anggota tim akrab dengan rekan kerja dan penghargaan mereka. Memberikan umpan balik dan mengakui pekerjaan mereka di depan semua anggota tim jarak jauh lainnya adalah suatu keharusan bagi manajemen dan pemimpin organisasi.

Studi menunjukkan bahwa karyawan yang diabaikan oleh manajer mereka dua kali lebih mungkin untuk merasa terlepas dari pekerjaan mereka, tetapi mereka 30 kali lebih mungkin untuk sangat fokus ketika manajer berfokus pada kekuatan mereka. Pengakuan ini bisa dalam bentuk umpan balik email, insentif keuangan seperti bonus, atau teriakan selama rapat jarak jauh.

7. Lacak KPI

Tim lintas fungsi juga bertanggung jawab untuk mencapai tujuan organisasi. Kinerja mereka harus diukur dengan indikator kinerja utama (KPI) untuk menilai kemajuan mereka dan meminta pertanggungjawaban mereka atas upaya mereka.

KPI ini dapat diturunkan dari survei karyawan yang memberi Anda pandangan luas tentang dinamika budaya, kinerja, dan proses tim terdistribusi. Survei ini juga dapat digunakan dalam menetapkan tonggak untuk memastikan efektivitas tim. Anda bahkan dapat menilai hasil secara teratur untuk menentukan kemajuan yang dicapai dan melihat apakah ada sesuatu yang menghambat keberhasilan tim.

Selain itu, survei klien juga merupakan KPI penting yang dapat digunakan oleh anggota tim jarak jauh untuk mengidentifikasi dan meningkatkan proses mereka jika mereka tidak dapat memberikan hasil yang diharapkan. Survei berbasis evaluasi ini memberikan dasar untuk mengatur dan meningkatkan program pelatihan dan orientasi dan memungkinkan anggota tim untuk mencapai tujuan mereka.

8. Promosikan transparansi

Untuk memastikan keberhasilan kolaborasi lintas fungsi perusahaan Anda, Anda perlu mempromosikan komunikasi yang transparan di antara anggota tim. Ini penting karena tim jarak jauh menghadapi tantangan besar dalam kolaborasi dan komunikasi yang terkadang dapat menyebabkan kesalahan, kebingungan, dan konflik yang tidak perlu.

Bahkan jika kita mengesampingkan faktor jarak, masalah departemen biasanya menghambat kelancaran arus komunikasi, sehingga menyulitkan anggota tim untuk mendapatkan informasi dan sumber daya yang mereka butuhkan. Itulah mengapa sangat penting untuk memastikan transparansi dengan menetapkan pedoman yang jelas yang memfasilitasi komunikasi dan memastikan semua anggota tim selalu berada di halaman yang sama.

9. Bangun kepercayaan dan keandalan

Kepercayaan adalah komponen penting dari tim terdistribusi yang mengandalkan anggotanya untuk menjalankan proyek lintas fungsi secara efektif. Jika mereka tidak bisa saling percaya, mereka tidak bisa produktif bersama – sesederhana itu. Tim yang disfungsional tidak tertarik dengan proyek yang ada karena mereka lebih suka menggunakan energi mereka untuk persaingan dan permusuhan yang tidak sehat.

Jika anggota skeptis tentang rekan satu tim mereka yang menyelesaikan tanggung jawab mereka, mungkin sulit bagi tim Anda untuk mencapai tujuannya. Selain itu, karena anggota ini memiliki kepribadian, temperamen, dan keahlian yang berbeda, mungkin sulit bagi mereka untuk bekerja sama.

Inilah masalahnya: membangun kepercayaan dan kredibilitas dalam tim lintas fungsi dapat memakan waktu dan usaha, tetapi itu tentu saja bukan tidak mungkin. Anda perlu menggunakan strategi khusus seperti pertemuan tatap muka, memasangkan anggota pada proyek tertentu, dan merayakan kesuksesan mereka sebagai sebuah kelompok.

Dorong tim Anda untuk menyuarakan keprihatinan mereka dan meyakinkan mereka bahwa setiap dan semua masalah akan ditangani dengan tepat. Ini akan memberi mereka kepercayaan diri untuk menceritakan manajemen mereka dan satu sama lain jika ada masalah yang muncul.

10. Sentralisasi komunikasi pada proyek

Cara efektif untuk menjaga tim jarak jauh Anda tetap fokus pada tujuan proyek Anda adalah dengan bantuan aplikasi manajemen proyek yang memungkinkan mereka untuk berkomunikasi satu sama lain di lokasi virtual terpusat. Aplikasi ini memberi anggota tim cara mudah untuk mendiskusikan masalah mereka, mengajukan pertanyaan, dan berbagi pembaruan tentang proyek.

Alat komunikasi ini seringkali sangat aman, dapat disesuaikan, dan memberi Anda akses lengkap untuk mengontrol semua tingkat informasi yang tersedia untuk setiap anggota tim. Selain itu, komunikasi terpusat memungkinkan anggota untuk berkolaborasi atau mengadakan pertemuan di lokasi atau portal khusus. Ini menumbuhkan lingkungan persahabatan dan komunikasi lintas fungsi yang membantu karyawan jarak jauh tetap terhubung satu sama lain.

Kesimpulan

Tim lintas fungsi dilengkapi dengan beragam keahlian, keahlian, dan perspektif. Tetapi untuk kolaborasi yang efektif, sebuah organisasi harus membangun kepercayaan dan akuntabilitas sambil memberi penghargaan atas upaya mereka.

Terlepas dari berbagai tantangan yang dihadapi tim jarak jauh, Anda dapat dengan mudah mempromosikan budaya komunikasi transparan melalui strategi kolaborasi yang efektif. Taktik yang dibahas di atas akan membantu Anda menghilangkan tantangan yang dihadapi oleh tim terdistribusi saat mereka bekerja dari lokasi yang jauh.

Menciptakan tim seperti itu sangat penting karena mereka memberi organisasi Anda kemampuan untuk meningkatkan produktivitas dan tumbuh secara real-time dengan karyawan yang puas dan berdedikasi yang fokus pada pencapaian tujuan dan sasaran perusahaan.

Jaga agar tim jarak jauh Anda tetap terlibat dan berkembang dalam lingkungan yang kolaboratif dan terdistribusi. Lihat hub kerja jarak jauh G2 untuk kiat lebih lanjut tentang kolaborasi lintas fungsi yang sukses untuk tim Anda!