10 sfaturi pentru colaborarea interfuncțională la compania dvs

Inspirație, inovație și organizare - acestea sunt produsele secundare ale colaborării interfuncționale atunci când este făcută corect.

Deci, nu este de mirare că companiile moderne precum Google, Netflix și Amazon se îndreaptă către colaborarea între echipe, deoarece renunță la tradiția departamentelor separate.

Colaborarea interfuncțională are loc atunci când un grup de oameni, fiecare cu expertiză unică, se reunesc pentru a atinge un obiectiv comun. Atunci când echipe din diferite departamente colaborează, aceasta aduce o perspectivă globală organizației dumneavoastră. Asta explică de ce multe companii sunt dispuse să investească în instrumente de colaborare online în speranța că acestea vor aduce valoare proceselor și proiectelor lor.

Unirea oamenilor cu diferite domenii de expertiză duce la perspective mai profunde și perspective noi. Acest lucru poate duce, de asemenea, la o inovare mai rapidă și la mai multe soluții „out of the box”, oferind afacerii dumneavoastră un avantaj de piață considerabil față de concurență.

Vestea bună este că tehnologia modernă este construită pentru a îmbunătăți comunicarea și există multe aplicații și instrumente care facilitează colaborarea între echipe. De exemplu, acum este posibil să gestionați și să vă conectați cu echipe mari cu Slack sau să partajați documente cu colegii de la distanță cu Google Drive - doar două dintre multele moduri în care tehnologia a făcut colaborarea mai ușoară și mai eficientă.

Cu toate acestea, introducerea de noi instrumente și software pentru forța de muncă nu este niciodată ușoară. Uneori, alte bariere interpersonale, cum ar fi comunicarea greșită și ineficiența, trebuie depășite înainte ca echipele tale interfuncționale să poată fi cu adevărat funcționale. Să explorăm de ce colaborarea între echipe este atât de esențială pentru echipele distribuite și să aflăm mai multe despre diferitele abordări pe care le puteți lua pentru a o folosi în mod eficient.

Colaborare interfuncțională pentru echipe distribuite

Ființele umane sunt animale sociale și tânjim conexiuni și colaborare în viața noastră personală și profesională. Acest lucru ar trebui să faciliteze crearea de echipe, chiar dacă acestea sunt separate geografic. Dar, în ciuda naturii noastre înnăscute, este adesea dificil să stabilim un mediu de lucru colaborativ între echipele distribuite. De aceea, companiile investesc în instrumente software de colaborare și lucru la distanță pentru a facilita productivitatea și coeziunea.

Mai mulți oameni optează pentru aceste soluții, deoarece, în ciuda provocărilor sale, munca la distanță este excelentă pentru companii și pentru oamenii care lucrează pentru ele. Optzeci și cinci la sută dintre lucrătorii de la distanță apreciază flexibilitatea mai mare și faptul că își pot face propriile ore și pot duce o viață echilibrată.

Acum, este esențial să echipați acești lucrători la distanță cu instrumentele de comunicare necesare, astfel încât să poată fi mai fructuos în eforturile lor, să interacționeze între ei în mod regulat, să împărtășească actualizări despre proiecte și să conducă întâlniri online.

10 bune practici de colaborare interfuncțională

Acum că avem o înțelegere clară și o apreciere a ceea ce înseamnă colaborarea interfuncțională pentru companii, haideți să vedem modalități de a face ca aceasta să funcționeze pentru dvs.

1. Promovați diversitatea

Selectarea membrilor echipei din medii diferite stabilește scena pentru o colaborare interfuncțională eficientă. Asta pentru că diverse etnii și medii profesionale, locații și genuri pot face echipele mai perspicace și mai diverse în gândire, abilități și stil de conducere.

Studiile sugerează că, cu cât echipa ta este mai diversă, cu atât procesul lor de luare a deciziilor va fi mai eficient, deoarece procesează informații în moduri diferite. Lucrul cu un grup neomogen de oameni îi obligă să-și depășească părtinirile și să obțină perspective diferite despre problemă, beneficiind organizația în ansamblu. Odată ce ați adunat o echipă diversă, este imperativ să faceți ca fiecare dintre ei să se simtă la fel de important și inclus.

În același timp, trebuie să fii conștient de vechimea și expertiza membrilor echipei tale în timp ce selectezi datele demografice ale echipelor tale. Acest lucru vă va permite să creați o echipă care este echipată cu seturi unice de abilități și experiențe de viață diferite. În general, cele mai eficiente echipe interfuncționale pot evalua problemele din orice unghi și pot concepe soluții pentru a le rezolva cu succes.

2. Demonstrație puternică de leadership

Liderul unei echipe interfuncționale se asigură că beneficiile derivate din grup depășesc cu mult riscurile reunirii acestuia. În plus, îi țin la răspundere pe toți cei din echipă pentru munca pe care o fac și pentru celelalte contribuții ale lor. De aceea este important să găsești pe cineva care nu numai că va fi dispus să conducă echipa, ci și să inspire încredere și respect în rândul membrilor echipei.

De asemenea, este important de menționat că cei mai buni lideri sunt comunicatori eficienți, care sunt în ton cu obiectivele organizației și inițiativele de proiect. Își pot motiva cu ușurință membrii echipei, îi pot menține pe drumul cel bun și pot ajuta la buna funcționare a echipei distribuite.

3. Deblocați puterea cunoștințelor partajate

Pentru a finaliza cu succes proiecte interfuncționale, echipa poate avea nevoie să ia legătura cu oameni care știu mai multe despre un anumit produs sau proces. Încurajează-ți echipa să ia inițiativa și să ia legătura cu experți care sunt dispuși să-și împărtășească cunoștințele. Dar apoi asigurați-vă și că toți cei din grup își contribuie și cu experiența la dilemă. Până la urmă, acesta este scopul reunirii unui set divers de indivizi.

Nedorința de a împărtăși cunoștințele are un cost ridicat și poate fi o risipă a resurselor prețioase ale companiei dvs. Așadar, asigurați-vă că echipa dvs. interfuncțională poate reuni rapid cunoștințele lor unice pentru a rezolva problemele pertinente. La urma urmei, scopul unei echipe interfuncționale este de a încuraja împărtășirea cunoștințelor. Aceste perspective justifică adesea efortul depus pentru a aduce împreună o echipă diversă pentru a lucra la un proiect.

4. Tehnologia de pârghie

După cum am menționat mai devreme, multe companii investesc în instrumente de colaborare sau software de comunicare pentru a îmbunătăți munca în echipă de la distanță între angajații lor. Aceste instrumente sunt create pentru a ușura viața echipelor distribuite oriunde s-ar afla în lume.

Multe organizații construiesc, de asemenea, baze de date virtuale centralizate care stochează informații și documentații importante legate de muncă într-un singur loc. Aceste date pot fi apoi puse la dispoziția tuturor angajaților organizației dumneavoastră. Instrumente precum software-ul și aplicațiile bazate pe cloud oferă angajaților acces la munca lor atunci când se află în locații îndepărtate. De asemenea, facilitează actualizările și comunicarea în timp real.

Deoarece echipele distribuite nu sunt situate în aceeași locație geografică, veți avea nevoie de instrumente de colaborare pentru fluxul de lucru care să permită echipelor să comunice în timp real, să partajeze documente relevante și să construiască canale de încredere pentru a discuta proiecte interfuncționale între ele. În loc să călătoriți pentru întâlniri, tehnologia vă permite acum să vă întâlniți dintr-o dată, să colaborați și chiar să obțineți informațiile experților despre proiect - totul cu ajutorul aplicației sau software-ului potrivit.

5. Stabiliți obiectivele echipei

Este firesc ca membrii unei echipe interfuncționale să aibă agende, motivații și perspective diferite. Dar dacă obiectivele lor personale sunt în conflict între ele, poate avea un impact considerabil asupra performanței acelei echipe în ansamblu. De aceea, este important să existe un exercițiu de stabilire a obiectivelor în care să se reunească ca o echipă, să găsească o cale de mijloc și să învețe să coopereze și să colaboreze.

Când reuniți o echipă distribuită, informați-i de ce au fost aleși să lucreze împreună, care este proiectul și ce obiective ar trebui să atingă. De asemenea, stabiliți un proces care să-i ajute să-și clarifice abordarea și să-și măsoare progresul către aceste obiective. Stabilirea unor astfel de obiective va pune bazele unei viitoare colaborări, comunicare și fiabilitate între membrii echipei de la distanță.

6. Apreciază etapele proiectului

Recompensarea reperelor ajută la stimularea spiritului de echipă, permițând tuturor să observe și să aprecieze realizările celuilalt. A fi recunoscut pentru eforturile lor poate ajuta la creșterea moralului și la creșterea productivității.

Membrii echipei își evaluează adesea importanța pentru o organizație și modul în care se încadrează în imaginea de ansamblu prin modul în care sunt apreciați pentru munca pe care o desfășoară. Aprecierea eforturilor lor îi poate ajuta să câștige mai multă încredere, ceea ce va avea ca rezultat o contribuție sporită în discuțiile despre proiect.

În plus, într-un mediu interfuncțional, nu toți membrii echipei sunt familiarizați cu colegii lor și cu premiile lor. Furnizarea de feedback și recunoașterea muncii lor în fața tuturor celorlalți membri ai echipei de la distanță este o necesitate pentru conducerea și liderii organizației.

Studiile sugerează că angajații care sunt ignorați de managerii lor au șanse de două ori mai mari să se simtă dezamăgiți de munca lor, dar au șanse de 30 de ori mai mari să fie foarte concentrați atunci când managerul se concentrează pe punctele lor forte. Această recunoaștere poate fi sub formă de feedback prin e-mail, stimulente financiare precum bonusuri sau strigări în timpul unei întâlniri la distanță.

7. Urmăriți KPI-urile

Echipele interfuncționale sunt, de asemenea, responsabile pentru realizarea obiectivelor organizației. Performanța lor ar trebui măsurată în raport cu indicatorii cheie de performanță (KPI) pentru a le evalua progresul și a-i trage la răspundere pentru eforturile lor.

Acești KPI-uri pot fi derivate din sondaje ale angajaților care vă oferă o imagine extinsă a dinamicii culturii, performanței și proceselor echipei distribuite. Aceste sondaje pot fi, de asemenea, folosite pentru a stabili etape pentru a asigura eficacitatea echipei. Puteți chiar să evaluați rezultatele în mod regulat pentru a determina progresul înregistrat și pentru a vedea dacă ceva împiedică echipa de la succes.

Mai mult decât atât, sondajele clienților sunt, de asemenea, un KPI important care poate fi folosit de membrii echipei de la distanță pentru a-și identifica și îmbunătăți procesele în cazul în care nu sunt capabili să obțină rezultatele așteptate. Aceste sondaje bazate pe evaluare oferă bazele pentru organizarea și îmbunătățirea programelor de formare și integrare și permit membrilor echipei să-și atingă obiectivele.

8. Promovați transparența

Pentru a asigura succesul colaborării interfuncționale a companiei dvs., trebuie să promovați o comunicare transparentă între membrii echipei. Acest lucru este vital deoarece echipele de la distanță se confruntă cu provocări imense în colaborare și comunicare, care uneori pot duce la greșeli, confuzie și conflicte inutile.

Chiar dacă lăsăm deoparte factorul distanță, problemele departamentale inhibă de obicei un flux fluid al comunicării, ceea ce face dificil pentru membrii echipei să pună mâna pe informațiile și resursele de care au nevoie. De aceea, este esențial să se asigure transparența prin stabilirea unor linii directoare clare care să faciliteze comunicarea și să se asigure că toți membrii echipei sunt mereu pe aceeași pagină.

9. Construiți încredere și fiabilitate

Încrederea este o componentă esențială a unei echipe distribuite care se bazează pe membrii săi pentru a executa proiecte interfuncționale în mod eficient. Dacă nu pot avea încredere unul în celălalt, nu pot fi productivi împreună – este la fel de simplu. O echipă disfuncțională este neinteresată de proiectul în cauză, deoarece preferă să-și pună energia în competiție nesănătoasă și animozitate.

Dacă membrii sunt sceptici cu privire la coechipierii lor care își vor îndeplini responsabilitățile, poate fi dificil pentru echipa ta să-și atingă obiectivele. Mai mult, deoarece acești membri posedă personalități, temperamente și seturi de abilități diferite, poate fi dificil pentru ei să coopereze.

Iată afacerea: construirea încrederii și a credibilității într-o echipă interfuncțională poate dura ceva timp și efort, dar cu siguranță nu este imposibil. Trebuie să folosiți strategii specifice, cum ar fi întâlnirile față în față, asociarea membrilor în anumite proiecte și sărbătorirea succesului lor ca grup.

Încurajează-ți echipa să exprime grijile lor și asigură-i că toate problemele vor fi abordate în mod corespunzător. Acest lucru le va oferi încrederea de a avea încredere în managementul lor și unul în celălalt în cazul în care apar probleme.

10. Centralizați comunicarea pe proiecte

O modalitate eficientă de a vă menține echipa de la distanță concentrată pe obiectivele proiectului este cu ajutorul aplicațiilor de management de proiect care le permit să comunice între ele într-o locație virtuală centralizată. Aceste aplicații oferă membrilor echipei o modalitate ușoară de a-și discuta preocupările, de a pune întrebări și de a împărtăși actualizări despre proiecte.

Aceste instrumente de comunicare sunt adesea foarte sigure, personalizabile și vă oferă acces complet pentru a controla toate nivelurile de informații disponibile pentru fiecare membru al echipei. Mai mult, centralizarea comunicării permite membrilor să colaboreze sau să țină întâlniri într-o locație sau portal dedicat. Acest lucru favorizează un mediu de camaraderie și comunicare interfuncțională care îi ajută pe angajații de la distanță să rămână conectați unii cu alții.

Concluzie

Echipele interfuncționale sunt echipate cu seturi de abilități, expertiză și perspective diverse. Dar pentru o colaborare eficientă, o organizație trebuie să construiască încredere și responsabilitate, în timp ce îi răsplătește pentru eforturile lor.

În ciuda diferitelor provocări cu care se confruntă echipele de la distanță, puteți promova cu ușurință o cultură a comunicării transparente prin strategii eficiente de colaborare. Tacticile discutate mai sus vă vor ajuta să eliminați provocările cu care se confruntă echipele distribuite atunci când lucrează din locații îndepărtate.

Crearea unor astfel de echipe este esențială, deoarece acestea oferă organizației dumneavoastră capacitatea de a crește productivitatea și de a crește în timp real cu angajați mulțumiți și dedicați, concentrați pe atingerea scopurilor și obiectivelor companiei.

Păstrați-vă echipele de la distanță pe deplin implicate și prospere într-un mediu colaborativ, distribuit. Consultați centrul de lucru la distanță al G2 pentru mai multe sfaturi despre colaborarea interfuncțională de succes pentru echipa dvs.!