10 نصائح للتعاون متعدد الوظائف في شركتك

الإلهام والابتكار والتنظيم - هذه هي المنتجات الثانوية للتعاون متعدد الوظائف عندما يتم بشكل صحيح.

لذلك لا عجب أن الشركات الحديثة مثل Google و Netflix و Amazon تتجه إلى التعاون بين الفرق لأنها تتخلى عن تقليد الأقسام المنعزلة.

يحدث التعاون متعدد الوظائف عندما تجتمع مجموعة من الأشخاص ، يتمتع كل منهم بخبرة فريدة ، لتحقيق هدف مشترك. عندما تتعاون فرق من أقسام مختلفة ، فإنها تجلب منظورًا عالميًا لمؤسستك. وهذا يفسر سبب رغبة العديد من الشركات في الاستثمار في أدوات التعاون عبر الإنترنت على أمل أن تحقق هذه الأدوات قيمة لعملياتها ومشاريعها.

يؤدي توحيد الأشخاص ذوي مجالات الخبرة المختلفة إلى رؤى أعمق ووجهات نظر جديدة. يمكن أن يؤدي هذا أيضًا إلى ابتكار أسرع والمزيد من الحلول الجاهزة ، مما يمنح عملك ميزة سوقية كبيرة على المنافسة.

والخبر السار هو أن التكنولوجيا الحديثة مصممة لتحسين الاتصال ، وهناك العديد من التطبيقات والأدوات التي تسهل التعاون بين الفريق. على سبيل المثال ، أصبح من الممكن الآن إدارة الفرق الكبيرة والتواصل معها باستخدام Slack أو مشاركة المستندات مع زملاء العمل عن بُعد باستخدام Google Drive - اثنان فقط من الطرق العديدة التي جعلت التكنولوجيا التعاون أسهل وأكثر كفاءة.

ومع ذلك ، فإن تقديم أدوات وبرامج جديدة للقوى العاملة ليس بالأمر السهل أبدًا. في بعض الأحيان ، يجب التغلب على المزيد من الحواجز الشخصية الأخرى مثل سوء التواصل وعدم الكفاءة قبل أن تتمكن فرقك متعددة الوظائف من العمل حقًا. دعنا نستكشف سبب أهمية التعاون بين الفريق للفرق الموزعة ومعرفة المزيد حول الأساليب المختلفة التي يمكنك اتباعها للاستفادة منها بشكل فعال.

تعاون متعدد الوظائف للفرق الموزعة

البشر حيوانات اجتماعية ، ونحن نتوق إلى التواصل والتعاون في حياتنا الشخصية والمهنية. هذا من شأنه أن يجعل من السهل إنشاء فرق حتى لو كانت منفصلة جغرافياً. ولكن على الرغم من طبيعتنا الفطرية ، غالبًا ما يكون من الصعب إنشاء بيئة عمل تعاونية بين الفرق الموزعة. لهذا السبب تستثمر الشركات في أدوات برامج العمل التعاونية والعمل عن بُعد لتسهيل الإنتاجية والتماسك.

يختار المزيد من الأشخاص هذه الحلول لأنه على الرغم من التحديات ، يعد العمل عن بُعد رائعًا للشركات والأشخاص الذين يعملون لديهم. يقدر خمسة وثمانون في المائة من العمال عن بُعد المرونة الأكبر وحقيقة أنهم يستطيعون قضاء ساعات عملهم الخاصة والعيش حياة متوازنة.

الآن ، من الضروري تزويد هؤلاء العمال عن بعد بأدوات الاتصال اللازمة حتى يكونوا أكثر فائدة في مساعيهم ، والتفاعل مع بعضهم البعض بانتظام ، ومشاركة التحديثات حول المشاريع ، وعقد الاجتماعات عبر الإنترنت.

أفضل 10 ممارسات تعاون متعددة الوظائف

الآن بعد أن أصبح لدينا فهم وتقدير واضحان لما يعنيه التعاون متعدد الوظائف للشركات ، دعنا نلقي نظرة على طرق لجعله يعمل من أجلك.

1. تعزيز التنوع

اختيار أعضاء الفريق من خلفيات مختلفة يمهد الطريق لتعاون فعال متعدد الوظائف. ذلك لأن الأعراق المختلفة والخلفيات المهنية والمواقع والأجناس يمكن أن تجعل الفرق أكثر ثاقبة وتنوعًا في الفكر والمهارة وأسلوب القيادة.

تشير الدراسات إلى أنه كلما كان فريقك أكثر تنوعًا ، زادت فعالية عملية اتخاذ القرار لديهم حيث يقومون بمعالجة المعلومات بطرق مختلفة. إن العمل مع مجموعة غير متجانسة من الأشخاص يجبرهم على التغلب على تحيزاتهم واكتساب وجهات نظر مختلفة حول المشكلة ، مما يعود بالفائدة على المنظمة ككل. بمجرد تجميع فريق متنوع ، من الضروري جعل كل منهم يشعر بنفس القدر من الأهمية والشمول.

في الوقت نفسه ، يجب أن تكون مدركًا لأقدمية أعضاء فريقك وخبراتهم أثناء اختيار التركيبة السكانية لفرقك. سيسمح لك ذلك بإنشاء فريق مجهز بمجموعات مهارات فريدة وخبرات حياة مختلفة. بشكل عام ، يمكن للفرق متعددة الوظائف الأكثر فاعلية تقييم المشكلات من كل زاوية ووضع حلول لحلها بنجاح.

2. إظهار قوي للقيادة

يتأكد قائد الفريق متعدد الوظائف من أن الفوائد المستمدة من المجموعة تفوق بكثير مخاطر الجمع بينها. بالإضافة إلى ذلك ، فإنهم يحاسبون كل فرد في الفريق على العمل الذي يقومون به ومساهماتهم الأخرى. هذا هو السبب في أنه من المهم العثور على شخص ليس فقط على استعداد لقيادة الفريق ولكن أيضًا يلهم الثقة والاحترام بين أعضاء الفريق.

من المهم أيضًا أن نلاحظ هنا أن أفضل القادة هم جهات اتصال فعالة تتوافق مع أهداف المنظمة ومبادرات المشروع. يمكنهم بسهولة تحفيز أعضاء فريقهم ، وإبقائهم على المسار الصحيح ، والمساعدة في الأداء السليم للفريق الموزع.

3. إطلاق العنان لقوة المعرفة المشتركة

لإكمال المشاريع متعددة الوظائف بنجاح ، قد يحتاج الفريق إلى التواصل مع الأشخاص الذين يعرفون المزيد عن منتج أو عملية معينة. شجع فريقك على أخذ زمام المبادرة والتواصل مع الخبراء المستعدين لمشاركة معارفهم. ولكن بعد ذلك تأكد أيضًا من أن كل فرد في المجموعة يساهم بخبراتهم في هذه المعضلة أيضًا. هذا هو بيت القصيد من الجمع بين مجموعة متنوعة من الأفراد ، بعد كل شيء.

يأتي عدم الرغبة في مشاركة المعرفة بتكلفة عالية ويمكن أن يكون مضيعة لموارد شركتك الثمينة. لذا تأكد من أن فريقك متعدد الوظائف يمكنه الجمع بسرعة بين رؤاهم الفريدة لحل المشكلات ذات الصلة. بعد كل شيء ، الهدف من فريق متعدد الوظائف هو تشجيع تبادل المعرفة. غالبًا ما تبرر هذه الأفكار الجهد المبذول في جمع فريق متنوع معًا للعمل في مشروع.

4. الاستفادة من التكنولوجيا

كما ذكرنا سابقًا ، تستثمر العديد من الشركات في أدوات التعاون أو برامج الاتصال لتحسين العمل الجماعي عن بُعد بين موظفيها. تم إنشاء هذه الأدوات لتسهيل الحياة للفرق الموزعة أينما كانوا في العالم.

تقوم العديد من المنظمات أيضًا ببناء قواعد بيانات افتراضية مركزية تخزن المعلومات والوثائق المهمة المتعلقة بالعمل في مكان واحد. يمكن بعد ذلك إتاحة هذه البيانات لجميع موظفي مؤسستك. تتيح أدوات مثل البرامج والتطبيقات المستندة إلى السحابة للموظفين الوصول إلى عملهم عندما يكونون خارج مواقع بعيدة. كما أنها تسهل التحديثات والتواصل في الوقت الفعلي.

نظرًا لأن الفرق الموزعة ليست موجودة في نفس الموقع الجغرافي ، فستحتاج إلى أدوات تعاون سير العمل التي تسمح للفرق بالتواصل في الوقت الفعلي ومشاركة المستندات ذات الصلة وإنشاء قنوات موثوقة لمناقشة المشاريع متعددة الوظائف مع بعضها البعض. بدلاً من السفر لحضور الاجتماعات ، تتيح لك التكنولوجيا الآن الاجتماع في أي لحظة والتعاون والحصول على رؤى الخبراء في المشروع - كل ذلك بمساعدة التطبيق أو البرنامج المناسب.

5. تحديد أهداف الفريق

من الطبيعي أن يكون لأعضاء الفريق متعدد الوظائف أجندات ودوافع ووجهات نظر مختلفة. ولكن إذا تعارضت أهدافهم الشخصية مع بعضها البعض ، فقد يكون لها تأثير كبير على أداء الفريق ككل. لهذا السبب من المهم أن يكون لديك تمرين لتحديد الأهداف حيث يجتمعون كفريق واحد ، ويجدون أرضية مشتركة ، ويتعلمون التعاون والتعاون.

عندما تجمع فريقًا موزعًا ، أخبرهم عن سبب اختيارهم للعمل معًا ، وما هو المشروع ، والأهداف التي من المفترض أن يحققوها. أيضًا ، قم بإعداد عملية تساعدهم في توضيح نهجهم وقياس تقدمهم نحو هذه الأهداف. سيؤدي إنشاء مثل هذه الأهداف إلى إرساء الأساس للتعاون والتواصل والموثوقية في المستقبل بين أعضاء فريقك عن بُعد.

6. تقدير معالم المشروع

تساعد مكافأة المعالم على تعزيز روح الفريق من خلال السماح للجميع بمراقبة إنجازات بعضهم البعض وتقديرها. يمكن أن يساعد الاعتراف بجهودهم في رفع الروح المعنوية وزيادة الإنتاجية.

غالبًا ما يقيس أعضاء الفريق أهميتهم بالنسبة لمنظمة ما وكيف يتناسبون مع الصورة الكبيرة من خلال كيفية تقديرهم للعمل الذي يقومون به. يمكن أن يساعد تقدير جهودهم في اكتساب المزيد من الثقة ، مما سيؤدي إلى زيادة مساهمتهم في مناقشات المشروع.

علاوة على ذلك ، في بيئة متعددة الوظائف ، ليس كل أعضاء الفريق على دراية بزملائهم في العمل وجوائزهم. يعد تقديم التعليقات والاعتراف بعملهم أمام جميع أعضاء الفريق البعيدين الآخرين أمرًا ضروريًا لإدارة المنظمة وقادتها.

تشير الدراسات إلى أن الموظفين الذين يتجاهلهم مدرائهم هم أكثر عرضة بمرتين للشعور بالابتعاد عن عملهم ، لكنهم أكثر عرضة بنسبة 30 مرة للتركيز الشديد عندما يركز المدير على نقاط قوتهم. يمكن أن يكون هذا الاعتراف في شكل تعليقات عبر البريد الإلكتروني ، أو حوافز مالية مثل المكافآت ، أو صرخات خلال اجتماع بعيد.

7. تتبع KPIs

الفرق متعددة الوظائف مسؤولة أيضًا عن تحقيق أهداف المنظمة. يجب قياس أدائهم مقابل مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لتقييم تقدمهم ومحاسبتهم على جهودهم.

يمكن اشتقاق مؤشرات الأداء الرئيسية هذه من استبيانات الموظفين التي توفر لك رؤية شاملة لديناميكيات ثقافة الفريق الموزع وأدائه وعملياته. يمكن أيضًا استخدام هذه الاستطلاعات في تحديد المعالم لضمان فعالية الفريق. يمكنك حتى تقييم النتائج بانتظام لتحديد التقدم المحرز ومعرفة ما إذا كان هناك أي شيء يمنع الفريق من النجاح.

علاوة على ذلك ، تعد استبيانات العملاء أيضًا من أهم مؤشرات الأداء الرئيسية التي يمكن لأعضاء الفريق البعيدين استخدامها لتحديد عملياتهم وتحسينها في حالة عدم تمكنهم من تحقيق النتائج المتوقعة. توفر هذه الاستطلاعات القائمة على التقييم الأساس لتنظيم وتحسين برامج التدريب والإعداد وتمكين أعضاء الفريق من تحقيق أهدافهم.

8. تعزيز الشفافية

لضمان نجاح التعاون متعدد الوظائف لشركتك ، تحتاج إلى تعزيز التواصل الشفاف بين أعضاء الفريق. هذا أمر حيوي لأن الفرق البعيدة تواجه تحديات هائلة في التعاون والتواصل والتي يمكن أن تؤدي في بعض الأحيان إلى الأخطاء والارتباك والصراع غير الضروري.

حتى إذا وضعنا عامل المسافة جانبًا ، فإن مشكلات الأقسام عادةً ما تمنع التدفق السلس للتواصل ، مما يجعل من الصعب على أعضاء الفريق الحصول على المعلومات والموارد التي يحتاجون إليها. لهذا السبب من الأهمية بمكان ضمان الشفافية من خلال وضع إرشادات واضحة تسهل التواصل وتضمن أن يكون جميع أعضاء الفريق دائمًا على نفس الصفحة.

9. بناء الثقة والموثوقية

الثقة هي عنصر أساسي في الفريق الموزع الذي يعتمد على أعضائه لتنفيذ مشاريع متعددة الوظائف بشكل فعال. إذا لم يتمكنوا من الوثوق ببعضهم البعض ، فلن يتمكنوا من أن يكونوا منتجين معًا - الأمر بهذه البساطة. الفريق المختل غير مهتم بالمشروع المطروح لأنهم يفضلون وضع طاقتهم في منافسة غير صحية وعداء.

إذا كان الأعضاء متشككين بشأن وفاء زملائهم في الفريق بمسؤولياتهم ، فقد يكون من الصعب على فريقك تحقيق أهدافه. علاوة على ذلك ، نظرًا لأن هؤلاء الأعضاء يمتلكون شخصيات ومزاجًا ومجموعات مهارات مختلفة ، فقد يكون من الصعب عليهم التعاون.

ها هي الصفقة: قد يستغرق بناء الثقة والمصداقية في فريق متعدد الوظائف بعض الوقت والجهد ، لكنه بالتأكيد ليس مستحيلًا. تحتاج إلى استخدام استراتيجيات محددة مثل الاجتماعات وجهاً لوجه ، وإقران الأعضاء في مشاريع معينة ، والاحتفال بنجاحهم كمجموعة.

شجع فريقك على التحدث بصوت عالٍ بشأن مخاوفهم وأكد لهم أنه سيتم التعامل مع أي وجميع القضايا بشكل مناسب. هذا سيمنحهم الثقة ليثقوا في إدارتهم وبعضهم البعض في حالة ظهور أي مشاكل.

10. مركزية الاتصال على المشاريع

تتمثل إحدى الطرق الفعالة للحفاظ على تركيز فريقك البعيد على أهداف مشروعك بمساعدة تطبيقات إدارة المشاريع التي تمكنهم من التواصل مع بعضهم البعض في موقع افتراضي مركزي. تمنح هذه التطبيقات أعضاء الفريق طريقة سهلة لمناقشة مخاوفهم وطرح الأسئلة ومشاركة التحديثات حول المشاريع.

غالبًا ما تكون أدوات الاتصال هذه آمنة للغاية وقابلة للتخصيص وتمنحك وصولاً كاملاً للتحكم في جميع مستويات المعلومات المتاحة لكل عضو في الفريق. علاوة على ذلك ، يتيح مركزية الاتصال للأعضاء التعاون أو عقد اجتماعات في موقع أو بوابة مخصصة. هذا يعزز بيئة من الصداقة الحميمة والتواصل متعدد الوظائف الذي يساعد الموظفين عن بعد على البقاء على اتصال مع بعضهم البعض.

استنتاج

تم تجهيز الفرق متعددة الوظائف بمجموعات مهارات وخبرات ووجهات نظر متنوعة. ولكن من أجل التعاون الفعال ، يجب على المنظمة بناء الثقة والمساءلة بينما تكافئهم على جهودهم.

على الرغم من التحديات المختلفة التي تواجهها الفرق البعيدة ، يمكنك بسهولة الترويج لثقافة التواصل الشفاف من خلال استراتيجيات التعاون الفعالة. ستساعدك التكتيكات التي تمت مناقشتها أعلاه على التخلص من التحديات التي تواجهها الفرق الموزعة عندما يعملون من مواقع بعيدة.

يعد إنشاء مثل هذه الفرق أمرًا ضروريًا لأنها توفر لمؤسستك القدرة على توسيع نطاق الإنتاجية والنمو في الوقت الفعلي مع موظفين راضين ومخلصين يركزون على تحقيق أهداف الشركة وأهدافها.

حافظ على مشاركة فرقك البعيدة وازدهارها بالكامل في بيئة تعاونية وموزعة. تحقق من مركز العمل عن بُعد الخاص بـ G2 للحصول على مزيد من النصائح حول التعاون متعدد الوظائف الناجح لفريقك!