10 conseils pour une collaboration interfonctionnelle dans votre entreprise

Inspiration, innovation et organisation - ce sont les sous-produits de la collaboration interfonctionnelle lorsqu'elle est bien faite.

Il n'est donc pas étonnant que des entreprises modernes comme Google, Netflix et Amazon se tournent vers la collaboration inter-équipes car elles renoncent à la tradition des départements cloisonnés.

La collaboration interfonctionnelle se produit lorsqu'un groupe de personnes, chacune avec une expertise unique, se réunit pour atteindre un objectif commun. Lorsque des équipes de différents départements collaborent, cela apporte une perspective globale à votre organisation. Cela explique pourquoi de nombreuses entreprises sont prêtes à investir dans des outils de collaboration en ligne dans l'espoir que ceux-ci apporteront de la valeur à leurs processus et projets.

Unir des personnes ayant différents domaines d'expertise conduit à des connaissances plus approfondies et à de nouvelles perspectives. Cela peut également se traduire par une innovation plus rapide et davantage de solutions « prêtes à l'emploi », donnant à votre entreprise un avantage considérable sur le marché par rapport à la concurrence.

La bonne nouvelle est que la technologie moderne est conçue pour améliorer la communication, et il existe de nombreuses applications et outils qui facilitent la collaboration entre équipes. Par exemple, il est désormais possible de gérer et de se connecter avec de grandes équipes avec Slack ou de partager des documents avec des collègues distants avec Google Drive - deux des nombreuses façons dont la technologie a rendu la collaboration plus facile et plus efficace.

Cependant, introduire de nouveaux outils et logiciels dans une main-d'œuvre n'est jamais facile. Parfois, d'autres obstacles plus interpersonnels tels que la mauvaise communication et l'inefficacité doivent être surmontés avant que vos équipes interfonctionnelles puissent être vraiment fonctionnelles. Explorons pourquoi la collaboration inter-équipes est si essentielle pour les équipes distribuées et apprenons-en plus sur les différentes approches que vous pouvez adopter pour l'exploiter efficacement.

Collaboration interfonctionnelle pour les équipes distribuées

Les êtres humains sont des animaux sociaux et nous aspirons à la connexion et à la collaboration dans nos vies personnelles et professionnelles. Cela devrait faciliter la création d'équipes même si elles sont géographiquement éloignées. Mais malgré notre nature innée, il est souvent difficile de mettre en place un environnement de travail collaboratif entre des équipes distribuées. C'est pourquoi les entreprises investissent dans des outils logiciels de collaboration et de travail à distance pour faciliter la productivité et la cohésion.

De plus en plus de personnes optent pour ces solutions car malgré ses défis, le travail à distance est formidable pour les entreprises et les personnes qui travaillent pour elles. Quatre-vingt-cinq pour cent des travailleurs à distance apprécient la plus grande flexibilité et le fait qu'ils peuvent faire leurs propres heures et mener une vie équilibrée.

Désormais, il est essentiel de doter ces travailleurs à distance des outils de communication nécessaires pour qu'ils puissent être plus fructueux dans leurs efforts, interagir régulièrement les uns avec les autres, partager des mises à jour sur les projets et organiser des réunions en ligne.

10 meilleures pratiques de collaboration interfonctionnelle

Maintenant que nous avons une compréhension et une appréciation claires de ce que signifie la collaboration interfonctionnelle pour les entreprises, examinons les moyens de la faire fonctionner pour vous.

1. Promouvoir la diversité

La sélection de membres d'équipe issus de différents horizons ouvre la voie à une collaboration interfonctionnelle efficace. En effet, diverses ethnies et origines professionnelles, lieux et sexes peuvent rendre les équipes plus perspicaces et diversifiées en termes de pensée, de compétences et de style de leadership.

Des études suggèrent que plus votre équipe est diversifiée, plus son processus de prise de décision sera efficace car elle traite les informations de différentes manières. Travailler avec un groupe non homogène de personnes les oblige à surmonter leurs préjugés et à acquérir des perspectives différentes sur le problème, au profit de l'organisation dans son ensemble. Une fois que vous avez réuni une équipe diversifiée, il est impératif que chacun d'eux se sente également important et inclus.

En même temps, vous devez être conscient de l'ancienneté et de l'expertise des membres de votre équipe tout en sélectionnant les données démographiques de vos équipes. Cela vous permettra de créer une équipe dotée de compétences uniques et d'expériences de vie différentes. En général, les équipes interfonctionnelles les plus efficaces peuvent évaluer les problèmes sous tous les angles et concevoir des solutions pour les résoudre avec succès.

2. Forte démonstration de leadership

Le chef d'une équipe interfonctionnelle s'assure que les avantages tirés du groupe l'emportent largement sur les risques de le réunir. De plus, ils tiennent tous les membres de l'équipe responsables du travail qu'ils font et de leurs autres contributions. C'est pourquoi il est important de trouver quelqu'un qui sera non seulement disposé à diriger l'équipe, mais qui inspirera également confiance et respect parmi les membres de l'équipe.

Il est également important de noter ici que les meilleurs leaders sont des communicateurs efficaces qui sont en phase avec les objectifs et les initiatives de projet de l'organisation. Ils peuvent facilement motiver les membres de leur équipe, les garder sur la bonne voie et aider au bon fonctionnement de l'équipe distribuée.

3. Libérez le pouvoir des connaissances partagées

Pour mener à bien des projets interfonctionnels, l'équipe peut avoir besoin d'entrer en contact avec des personnes qui en savent plus sur un produit ou un processus particulier. Encouragez votre équipe à prendre l'initiative et à entrer en contact avec des experts prêts à partager leurs connaissances. Mais assurez-vous également que tous les membres du groupe apportent également leur expertise au dilemme. C'est tout l'intérêt de rassembler un ensemble diversifié d'individus, après tout.

La réticence à partager les connaissances a un coût élevé et peut être un gaspillage des précieuses ressources de votre entreprise. Assurez-vous donc que votre équipe interfonctionnelle peut rapidement rassembler ses idées uniques pour résoudre les problèmes pertinents. Après tout, l'objectif d'une équipe interfonctionnelle est d'encourager le partage des connaissances. Ces idées justifient souvent les efforts déployés pour réunir une équipe diversifiée pour travailler sur un projet.

4. Tirer parti de la technologie

Comme mentionné précédemment, de nombreuses entreprises investissent dans des outils de collaboration ou des logiciels de communication pour améliorer le travail d'équipe à distance entre leurs employés. Ces outils sont créés pour faciliter la vie des équipes distribuées où qu'elles se trouvent dans le monde.

De nombreuses organisations créent également des bases de données virtuelles centralisées qui stockent des informations et des documents importants liés au travail en un seul endroit. Ces données peuvent ensuite être mises à la disposition de tous les employés de votre organisation. Des outils tels que des logiciels et des applications basés sur le cloud permettent aux employés d'accéder à leur travail lorsqu'ils sont basés à distance. Ils facilitent également les mises à jour et la communication en temps réel.

Étant donné que les équipes distribuées ne sont pas situées au même emplacement géographique, vous aurez besoin d'outils de collaboration de flux de travail qui permettent aux équipes de communiquer en temps réel, de partager des documents pertinents et de créer des canaux fiables pour discuter de projets interfonctionnels entre eux. Au lieu de vous déplacer pour des réunions, la technologie vous permet désormais de vous rencontrer à tout moment, de collaborer et même d'obtenir l'avis d'experts sur le projet, le tout à l'aide de la bonne application ou du bon logiciel.

5. Fixez des objectifs d'équipe

Il est naturel que les membres d'une équipe interfonctionnelle aient des agendas, des motivations et des perspectives différents. Mais si leurs objectifs personnels entrent en conflit, cela peut avoir un impact considérable sur la performance de cette équipe dans son ensemble. C'est pourquoi il est important d'avoir un exercice d'établissement d'objectifs où ils se réunissent en équipe, trouvent un terrain d'entente et apprennent à coopérer et à collaborer.

Lorsque vous réunissez une équipe distribuée, informez-les pourquoi ils ont été choisis pour travailler ensemble, quel est le projet et quels objectifs ils sont censés accomplir. Aussi, mettez en place un processus qui les aide à clarifier leur approche et à mesurer leurs progrès vers ces objectifs. L'établissement de tels objectifs jettera les bases d'une collaboration, d'une communication et d'une fiabilité futures entre les membres de votre équipe distante.

6. Apprécier les jalons du projet

Les jalons gratifiants contribuent à favoriser un esprit d'équipe en permettant à chacun d'observer et d'apprécier les réalisations de chacun. Être reconnu pour ses efforts peut aider à remonter le moral et à augmenter la productivité.

Les membres de l'équipe mesurent souvent leur importance pour une organisation et la façon dont ils s'intègrent dans le tableau d'ensemble par la façon dont ils sont valorisés pour le travail qu'ils font. Apprécier leurs efforts peut les aider à gagner plus de confiance, ce qui se traduira par leur participation accrue aux discussions sur le projet.

De plus, dans un environnement interfonctionnel, tous les membres de l'équipe ne connaissent pas leurs collègues et leurs distinctions. Fournir des commentaires et reconnaître leur travail devant tous les autres membres de l'équipe à distance est un must pour la direction et les dirigeants de l'organisation.

Des études suggèrent que les employés qui sont ignorés par leurs managers sont deux fois plus susceptibles de se sentir désengagés de leur travail, mais ils sont 30 fois plus susceptibles d'être très concentrés lorsque le manager se concentre sur leurs points forts. Cette reconnaissance peut prendre la forme de commentaires par e-mail, d'incitations financières telles que des bonus ou de remerciements lors d'une réunion à distance.

7. Suivre les KPI

Des équipes interfonctionnelles sont également responsables de la réalisation des objectifs de l'organisation. Leurs performances doivent être mesurées par rapport à des indicateurs de performance clés (KPI) pour évaluer leurs progrès et les tenir responsables de leurs efforts.

Ces KPI peuvent être dérivés d'enquêtes auprès des employés qui vous offrent une vue étendue de la dynamique de la culture, des performances et des processus de l'équipe distribuée. Ces enquêtes peuvent également être utilisées pour fixer des jalons afin d'assurer l'efficacité de l'équipe. Vous pouvez même évaluer les résultats régulièrement pour déterminer les progrès réalisés et voir si quelque chose empêche l'équipe de réussir.

De plus, les sondages auprès des clients sont également un indicateur de performance clé important qui peut être utilisé par les membres de l'équipe à distance pour identifier et améliorer leurs processus au cas où ils ne seraient pas en mesure d'obtenir les résultats escomptés. Ces enquêtes basées sur l'évaluation fournissent les bases pour organiser et améliorer les programmes de formation et d'intégration et permettent aux membres de l'équipe d'atteindre leurs objectifs.

8. Promouvoir la transparence

Pour assurer le succès de la collaboration interfonctionnelle de votre entreprise, vous devez favoriser une communication transparente entre les membres de l'équipe. Ceci est vital car les équipes distantes sont confrontées à d'immenses défis de collaboration et de communication qui peuvent parfois conduire à des erreurs, à de la confusion et à des conflits inutiles.

Même si nous mettons de côté le facteur distance, les problèmes du service entravent généralement une communication fluide, ce qui rend difficile pour les membres de l'équipe de mettre la main sur les informations et les ressources dont ils ont besoin. C'est pourquoi il est crucial d'assurer la transparence en établissant des directives claires qui facilitent la communication et garantissent que tous les membres de l'équipe sont toujours sur la même longueur d'onde.

9. Renforcez la confiance et la fiabilité

La confiance est un élément essentiel d'une équipe distribuée qui compte sur ses membres pour exécuter efficacement des projets interfonctionnels. S'ils ne peuvent pas se faire confiance, ils ne peuvent pas être productifs ensemble – c'est aussi simple que cela. Une équipe dysfonctionnelle n'est pas intéressée par le projet en cours car elle préfère mettre son énergie dans une compétition et une animosité malsaines.

Si les membres sont sceptiques quant à l'accomplissement de leurs responsabilités par leurs coéquipiers, il peut être difficile pour votre équipe d'atteindre ses objectifs. De plus, étant donné que ces membres possèdent des personnalités, des tempéraments et des compétences différents, il peut leur être difficile de coopérer.

Voici l'affaire : bâtir la confiance et la crédibilité dans une équipe interfonctionnelle peut prendre du temps et des efforts, mais ce n'est certainement pas impossible. Vous devez employer des stratégies spécifiques telles que des réunions en face à face, jumeler des membres sur certains projets et célébrer leur succès en tant que groupe.

Encouragez votre équipe à faire part de ses préoccupations et assurez-lui que tous les problèmes seront traités de manière appropriée. Cela leur donnera la confiance nécessaire pour se confier à leur direction et les uns aux autres en cas de problème.

10. Centraliser la communication sur les projets

Un moyen efficace de garder votre équipe distante concentrée sur les objectifs de votre projet consiste à utiliser des applications de gestion de projet qui leur permettent de communiquer entre elles dans un emplacement virtuel centralisé. Ces applications offrent aux membres de l'équipe un moyen simple de discuter de leurs préoccupations, de poser des questions et de partager des mises à jour sur les projets.

Ces outils de communication sont souvent hautement sécurisés, personnalisables et vous donnent un accès complet pour contrôler tous les niveaux d'informations disponibles pour chaque membre de l'équipe. De plus, la centralisation de la communication permet aux membres de collaborer ou de tenir des réunions dans un lieu ou un portail dédié. Cela favorise un environnement de camaraderie et de communication interfonctionnelle qui aide les employés distants à rester en contact les uns avec les autres.

Conclusion

Les équipes interfonctionnelles sont dotées de compétences, d'expertises et de perspectives diverses. Mais pour une collaboration efficace, une organisation doit instaurer la confiance et la responsabilité tout en récompensant ses efforts.

Malgré les divers défis auxquels les équipes distantes sont confrontées, vous pouvez facilement promouvoir une culture de communication transparente grâce à des stratégies de collaboration efficaces. Les tactiques décrites ci-dessus vous aideront à éliminer les défis auxquels sont confrontées les équipes distribuées lorsqu'elles travaillent à partir d'emplacements éloignés.

La création de telles équipes est essentielle car elles permettent à votre organisation d'augmenter la productivité et de croître en temps réel avec des employés satisfaits et dévoués qui se concentrent sur la réalisation des buts et objectifs de l'entreprise.

Gardez vos équipes distantes pleinement engagées et prospères dans un environnement collaboratif et distribué. Consultez le hub de travail à distance de G2 pour plus de conseils sur une collaboration interfonctionnelle réussie pour votre équipe !